Buzz
Whether you're looking to improve your listening skills at work or trying to focus more in conversations with friends, the 3A Active Listening technique is a great strategy. The 3A method – attitude, attention, and adjustment – helps break down the concept of active listening so you can manage every aspect of this skill and understand what others are saying. This article will answer questions about the 3A technique, providing fundamental information about active listening, common barriers you may face, and ways to apply this skill in everyday life.
Steps
What is the 3A Active Listening Skill?
Attitude. The first 'A' refers to a positive attitude when listening. Approach conversations with a positive mindset and avoid negative thoughts before the other person finishes speaking. A negative attitude can lead to biases, hindering your ability to listen or making you distracted and unresponsive.
- Even if you don't share much in common with a colleague presenting, think positively, like 'Mai has very different skills than mine; maybe today I’ll learn something valuable from her presentation.'
- This can be challenging if you're preoccupied or frustrated with the speaker, but if possible, rearrange the meeting or conversation to reduce pressure and come back with a fresh perspective.
Attention. The second 'A' refers to demonstrating to the speaker that you are actively listening. Gestures and body language that signal you are engaged encourage the speaker to continue and help you stay focused on their words. You can show attention by making eye contact, nodding while they speak, smiling encouragingly, and mirroring their body language.
- If attending a presentation, show your attention by maintaining eye contact, nodding, and jotting down key points in your notebook.
- When conversing with a colleague, try mirroring their body language. For example, if they often use hand gestures while speaking, do the same. This can help the other person feel more comfortable and strengthen the connection between you both.
- Asking follow-up questions is also a great way to show that you're listening.
Adjustment. The final 'A' refers to keeping an open mind while listening to others. When entering a meeting or even a casual conversation with friends, you may already have preconceived notions about what they will say. To truly listen, try adjusting your perspective to align with their words and remain open to changing your views. This approach helps you avoid dismissing their ideas simply because they differ from your own.
- If you often disagree with a colleague's marketing strategy, try setting aside your usual thoughts during the next meeting and give your colleague a chance. You might be surprised by their insightful ideas.
- Even if you don't agree with what someone is saying, try to listen until they've finished before responding or disregarding them. This helps you express your opinions respectfully and thoughtfully.
What is Active Listening?
It's a strategy you can use to hear (and understand) what people are saying. Active listening skills will help you absorb information through techniques like eye contact, body language, and asking follow-up questions. These tactics allow you to grasp and retain information in various situations, such as meetings and social conversations with friends.
- Passive listening occurs when you hear someone speak but don't think about or respond to what they’ve said. Active listening involves thinking about their words and responding with questions or feedback.
- Summarizing what the speaker said in your own words and reducing distractions (like turning off your phone or talking in a quiet place) are also great ways to practice active listening.
Applying the 3A Technique in Practice
Chờ cho người kia nói hết mới phản hồi. Để hoàn toàn chú tâm vào người đang nói chuyện, bạn cần tránh nghĩ đến việc phản hồi như thế nào hoặc ngắt lời họ. Có thể họ có điểm nào đó quan trọng chưa kịp nói, và bạn có thể hiểu lầm nếu họ chưa nói xong.
- Giả sử như bạn muốn gây ấn tượng với sếp bằng một phản hồi tốt trong cuộc họp. Thay vì suy tính lời phản hồi khi họ đang nói, bạn hãy nghe họ nói hết và dành vài giây để cân nhắc câu trả lời sau khi họ nói xong.
- Đôi khi điều này xảy ra khi bạn quá hào hứng với chủ đề đang nói. Nếu bạn của bạn nhắc đến một ban nhạc mà bạn hâm mộ chẳng hạn, bạn sẽ rất dễ ngắt lời họ và nói về những bài hát của ban nhạc đó. Để tỏ thái độ lắng nghe tôn trọng, bạn hãy chờ người kia nói xong đã.
Đặt câu hỏi. Nếu bạn không chắc người kia vừa nói gì, hãy đặt các câu hỏi tiếp nối để làm rõ ý của họ và củng cố những gì bạn hiểu. Bạn cũng có thể hỏi một câu nào đó như một cách để cho người kia biết rằng bạn đang ngẫm nghĩ về lời nói của họ.
- "Anh vừa nói là công việc này bao gồm dịch vụ khách hàng. Anh có thể cho tôi biết thêm về điểm này được không?”
- "Nghe hay đấy! Cậu có định đi chơi xa trong kỳ nghỉ này không?”
Ngẫm nghĩ về những điều đối phương vừa nói. Sau khi người kia dứt lời, rất có thể bạn sẽ nói ra ý nghĩ đầu tiên đến trong đầu. Để có phản hồi tốt hơn, bạn hãy dành vài giây nghĩ lại những gì người kia vừa nói trước khi trả lời. Điều này sẽ giúp bạn tiếp thu thông tin mà họ vừa chia sẻ. Có thể bạn nhận ra rằng nếu không dành thời gian suy nghĩ thì bạn đã phản hồi hơi khác hoặc khác xa rồi.
- Nếu một đồng nghiệp diễn giải một khái niệm mà bạn chưa biết, hãy dành vài giây để ngẫm nghĩ lời họ nói. Có thể bạn nảy ra một câu hỏi về một chi tiết nào đó hoặc bạn nhận thấy ý tưởng của họ thật độc đáo và nói lời khen.
Tóm tắt nội dung người kia vừa nói. Cách này sẽ giúp bạn hiểu chính xác những gì họ nói. Cố gắng lặp lại lời của đối phương bằng lời của chính bạn để hiểu rõ thêm ý của họ.
- "Vậy là sắp tới chúng ta sẽ thay đổi cách quản lý quan hệ khách hàng phải không?"
- "Tớ hiểu. Nghe như cậu đang muốn thử những thứ mới lạ để hướng tới cuộc sống mới hả?”
- Nếu không tóm tắt được nội dung người kia nói, bạn có thể hỏi thêm hoặc nhắc lại lần nữa.
Các rào cản đối với kỹ năng lắng nghe chủ động
Internal distractions can make it hard to hear what the other person is saying. You might be hungry, tired, ill, or stressed about something else. Everyone gets distracted by these factors at times, but it's important to find a way to schedule your day or postpone important conversations to minimize this issue.
- If you often find yourself hungry and can't focus during staff meetings, try eating lunch earlier or having a snack just before the meeting starts. Aim to get 7-8 hours of sleep each night to improve concentration.
- If you're worrying about something in your personal life, try to focus on the present moment. Focusing on your surroundings and the sensations you're experiencing right now can help you stay engaged.
External noise can also make it difficult to listen effectively. You might struggle to hear what the other person is saying when there's background noise like chatter or interruptions. If possible, try to arrange meetings or important discussions in quieter locations.
- If you're discussing something important with a friend, invite them to a quiet café or a secluded spot in a park.
- Keep your phone on silent before an important conversation to avoid distractions from notifications.
- Sometimes, you can't control external factors. If background conversations or construction noise distracts you, try focusing on the conversation using active listening techniques. If possible, you could also suggest moving to a quieter space.
Feeling bored or uninterested can make listening much harder. It's difficult to focus when you're not interested in the topic, but there are ways to overcome this challenge. Try finding an aspect of the conversation or lecture that captures your attention to make listening easier. You might be surprised to discover that you enjoy that aspect of the topic and will absorb more information.
- If your boss is presenting the company's budget and you're not interested in finance, focus on how effective budgeting contributes to the development and success of your department to gain deeper insights.
Listening can also be a challenge if you don't understand what the person is saying. Language barriers, disabilities, and learning disorders can impact your ability to listen. If you're experiencing difficulties at work, consider asking HR for support. Speak with a doctor if you suspect you have a learning disorder or disability, as they can provide tools to help you stay focused during work tasks and conversations with friends and family.
- Learning disorders and disabilities that can affect listening include language disorders, attention-deficit hyperactivity disorder (ADHD), and dyslexia. These conditions are common, and doctors can help diagnose them and develop a treatment plan.
- If you encounter language barriers at work, consider using translation services if available. Contact HR to see if the company offers support.
