How to Edit a PDF File

This article provides a step-by-step guide on how to edit a PDF file using Adobe's Acrobat Pro DC software or convert the PDF file to a Microsoft Word format. If you're looking for a free way to edit a PDF file, you can use LibreOffice Draw, though it offers fewer features than Adobe Acrobat Pro DC.

Visit the Sejda website using your web browser. Sejda is a free online PDF editing tool that allows you to edit up to three files per hour. Files can be a maximum of 200 pages or 50MB. Files you upload for editing are usually deleted automatically after two hours.

• If two hours isn't enough to complete your edits, you can use the free LibreOffice Draw program to edit your PDF. Alternatively, you can use some features in Sejda to edit the PDF and complete the remaining work in LibreOffice Draw.

Click on the Upload PDF file button (Upload PDF file). It’s the green button located in the center of the page.

Select the PDF file and click on the Upload button (Upload). This action uploads your PDF file so you can edit it with Sejda's online tool.

Add text to the file. To insert text into the PDF file, click on the Text icon at the top of the page, then click where you want to place the text and start typing your content.

Edit existing text. Unlike many free PDF editing tools, Sejda allows you to edit both existing text and newly added text in the PDF file. To modify the text, simply click on the text you want to edit and begin typing your new content. You can add or remove text. Use the icons above the text box to adjust the text formatting. Here are some formatting options available:

• Click B to make the text bold.
• Click I to italicize the text.
• Click the "T" icon next to the arrow and use the slider to adjust the font size.
• Click Font to select a new font from the available options.
• Click Color to change the text color.
• Click the trash can icon to delete the text box.

Add a link to the page. A link allows you to provide a URL to another page. Follow these steps to add a link to your PDF file:

• Click Link at the top of the screen.
• Click and drag to select the area where you want to add the link.
• Copy and paste the URL you want to link to in the "Link to external URL" field.
• Click Apply Changes.

Insert form elements into the PDF file. Click on Forms at the top of the page to access a list of available form components you can add to your PDF file. These options include both interactive and non-interactive form elements. Simply click on any form component from the menu and click where you want to place it within the PDF. The available form elements include:

• Click the "X" icon to add an X to the PDF.
• Click the checkmark icon to add a checkbox to the PDF.
• Click the bullet point to add a bullet list to the PDF.
• Click the "ABCD" box to add a single-line text box to the PDF.
• Click the small "ABCD" box to add a multi-line text box to the PDF.
• Click the circle with a dot to create a radio button in the PDF.
• Click the checkbox icon to add a checkbox to the PDF.
• Click the dropdown menu icon to add a dropdown list to the PDF.

Add an image to the PDF file. Follow these steps to insert an image into your PDF file:

• Click on Image at the top of the page.
• Click on New Image.
• Select the image you want to add and click Open to upload it.
• Click on the location where you want to insert the image.

Add a signature to the PDF. Follow these steps to add your signature to a PDF file:

• Click on Sign at the top of the page.
• Click on New Signature.
• Type your name in the text field at the top of the page.
• Click on the signature style you prefer.
• Click Save.
• Click where you want to place your signature in the document.

Add highlighting, strikethrough, or underline to text. Follow these steps to add highlights, strikethroughs, or underlines to your PDF text:

• Click on Annotate at the top of the page.
• Click one of the color circles next to "Highlight", "Strike out", or "Underline" to select the effect you want.
• Click and drag over the text you want to highlight, strike through, or underline.

Add shapes to the PDF. To insert shapes into the PDF, click on Shapes at the top of the page and choose either Ellipse or Rectangle. Then, click and drag to place the shape where you want it. Here are the common editing options for shapes:

• Click the line icon to adjust the border thickness of the shape.
• Click the square icon to choose the border color for the shape.
• Click the circle icon to select the fill color for the shape.
• Click the two stacked square icons to duplicate the shape.
• Click the trash can icon to delete the shape.

Draw on the PDF file. Follow these steps to start drawing on your PDF file:

• Click on Annotate.
• Click one of the colored circles next to Draw.
• Click and drag your mouse to draw freely on the PDF.

Click on Insert page here to add a new page. This button is located at the top and bottom of each page. Click the top button to insert a new page before the current page, and click the bottom button to add a page after the current one.

Undo a mistake with the following steps:

• Click on More at the top of the page.
• Click on Undo.
• Select the checkbox next to the step you want to undo.
• Click on Revert selected to remove the chosen action.

Click on Apply Changes to save your edits. This green button is located at the bottom of the page. Click this button once you have finished editing your PDF, and the website will begin processing your file.

Click on Download at the top of the page to save the file. This button allows you to download the edited document to your computer.

• You can also choose to save your file to Dropbox, OneDrive, Google Drive, rename it, or print the document.

Download and install LibreOffice. LibreOffice is a free alternative to Microsoft Office. The Draw program allows you to create and edit PDFs. To download and install LibreOffice, visit https://www.libreoffice.org/ and click Download Now. Then, install the file and follow the on-screen instructions.

• You must download the complete program package to use LibreOffice Draw.

Open LibreOffice Draw. This program has an icon with a yellow triangle and circle. Click on this icon in the Start menu on Windows or the Applications folder on Mac.

• The program might be listed in the LibreOffice folder in the Start menu on Windows or the Applications folder.

Open a PDF file in LibreOffice Draw. The PDF will look different from the original version. To open a PDF file in LibreOffice Draw, follow these steps:

• Click on File.
• Click on Open.
• Select the PDF file you wish to open.
• Click Open.

Move and resize an object. When you hover the cursor over an object, it will turn into a 4-way arrow. Click on the object to select it. Then, use the following options to move and resize the object:

• Click and drag the object to move it.
• Click and drag the square handles at the corners of the object to resize it.

Adding new text. To insert new text into the content, click on the "A" icon next to the lines at the top of the page. Click where you want the text to appear and start typing. Click and drag to create a text box in the desired size. Use the formatting options displayed in the right-hand menu to adjust the text format.

Editing existing text. To edit the text in a PDF, click on the text and start typing. You can delete, add, highlight text, or change the text formatting using the options in the right-hand menu. The available options include:

• Select a font from the "Character" dropdown menu.
• Choose a font size from the adjacent dropdown.
• Click on "B" to bold the text.
• Click on "I" to italicize the text.
• Click on "U" to underline the text.
• Click on "S" to strike-through the text.
• Click on "A" to add a text shadow.
• Click on the icon with four lines under "Paragraph" to align the text left, right, center, or justify it.
• Adjust the line spacing, paragraph spacing, and indentation using the controls under "Spacing".
• Click the bullet points icon under "Lists" for bullet or dot list formatting.
• Click the number icon under "Lists" for numbered list formatting.

Inserting images into text. To add an image to the text, follow these steps:

• Click the mountain picture icon at the top of the page.
• Select the image you wish to add.
• Click Open to insert the image.
• Click and drag the image to the desired location.
• Click and drag the square handles around the image to resize it.

Adding shapes to a PDF document: Follow these steps to insert shapes:

• Click the overlapping square icon at the top of the page.
• Select a shape from the left-hand menu.
• Click and drag to draw the shape.
• Click on the color box next to "Color" in the right-hand menu.
• Choose a color for the shape.

Rotating objects. To rotate an object within the text, follow these steps:

• Click the square icon with a circular arrow at the top of the page.
• Select the object you wish to rotate.
• Click and drag the yellow dot at the corners of the object to rotate it.

Saving changes. To save your edits, follow these steps:

• Click on File.
• Click Save.

Exporting a PDF file. Use the following steps to export your document as a PDF:

• Click on File.
• Click Export as.
• Select Export as PDF.

Opening a PDF document in Adobe Acrobat Pro. To open a PDF file, click the white Adobe Acrobat application icon with the red A symbol.

• You can view the PDF file for free using Adobe Acrobat Reader DC. To edit the PDF, you must subscribe to Adobe Acrobat Pro DC. Visit acrobat.adobe.com to sign up for a paid plan.

Opening a PDF file. You can open a PDF file by clicking Open on the welcome screen of Adobe Acrobat Pro and selecting the file, or follow these steps:

• Click File in the menu bar at the top of the screen.
• Click Open.
• Select the PDF file you wish to edit.
• Click Open.

Nhấp vào Edit PDF (Chỉnh sửa tập tin PDF). Đó là biểu tượng các ô màu hồng trong thanh trình đơn bên phải. Thao tác này sẽ cho bạn thấy danh sách tất cả khung nhập văn bản và đối tượng trong tập tin PDF.

Chỉnh sửa văn bản. Để chỉnh sửa văn bản trong tập tin PDF, bạn nhấp vào văn bản trong khung nhập văn bản và bắt đầu gõ nội dung. Bạn có thể xóa hoặc thêm văn bản mới, tô sáng, hoặc dùng trình đơn FORMAT (Định dạng) hiển thị bên phải để thay đổi định dạng văn bản.

Thêm văn bản mới. Để thêm văn bản mới vào PDF, bạn nhấp vào Add Text (Thêm văn bản) trong thanh trình đơn ở đầu trang. Tiếp theo, hãy nhấp vào nơi mà bạn muốn thêm văn bản và bắt đầu nhập nội dung. Nhấp và rê chuột để định dạng kích cỡ khung nhập văn bản theo ý thích của bạn.

Dùng công cụ "FORMAT" (Định dạng) để chỉnh sửa văn bản. Công cụ Format hiển thị trong trình đơn bên phải màn hình. Hãy tô phần văn bản mà bạn muốn chỉnh sửa và dùng các công cụ sau đây để chỉnh sửa định dạng văn bản:

• Nhấp vào khung lựa chọn bên dưới "FORMAT" để thay đổi phông chữ
• Nhấp vào khung lựa chọn bên dưới phông chữ để thay đổi kích cỡ chữ
• Nhấp vào ô màu sắc bên cạnh khung kích cỡ chữ để thay đổi màu chữ.
• Nhấp vào biểu tượng chữ "T" in hoa với nhiều kiểu khác nhau để tạo định dạng in đậm, in nghiêng, gạch dưới, chỉ số dưới hoặc chỉ số trên cho văn bản.
• Nhấp vào khung lựa chọn bên cạnh biểu tượng ba gạch ngang và ba dấu chấm để tạo danh sách gạch/chấm đầu dòng.
• Nhấp vào khung lựa chọn bên cạnh biểu tượng ba gạch ngang được đánh số để tạo danh sách đánh số thứ tự.
• Nhấp vào biểu tượng 4 gạch ngang như các dòng văn bản để căn trái, căn giữa, căn phải hoặc căn đều cho văn bản.
• Nhấp vào khung lựa chọn với biểu tượng mũi tên đứng bên cạnh ba đường gạch để tăng hoặc giảm khoảng cách dòng văn bản.
• Nhấp vào khung lựa chọn bên cạnh biểu tượng mũi tên cùng với hai nhóm đường gạch để tăng hoặc giảm khoảng cách giữa các đoạn văn bản.
• Nhấp vào khung lựa chọn "Horizontal scaling" (Độ rộng của chữ) để tăng hoặc giảm độ rộng (tỉ lệ phần trăm) của các ký tự được chọn.
• Nhấp vào khung lựa chọn với biểu tượng mũi tên ngang bên dưới chữ "A" và chữ "V" để tăng hoặc giảm khoảng cách giữa các ký tự.
• Lưu ý, bạn không thể chỉnh sửa mọi thành phần trong tập tin PDF.

Thêm hình ảnh vào tập tin PDF. Các bước sau đây sẽ giúp bạn thêm hình ảnh vào tập tin PDF:

• Nhấp vào Add Image (Thêm hình ảnh) ở đầu trang.
• Chọn hình ảnh mà bạn muốn thêm.
• Nhấp vào Open (Mở).
• Nhấp vào vị trí mà bạn muốn thêm ảnh hoặc nhấp và rê chuột để chỉ định kích cỡ ảnh.
• Nhấp và kéo những chấm màu xanh dương tại các góc của khung bao quanh ảnh để thay đổi kích cỡ ảnh.

Use the "OBJECTS" tool to edit images and other elements. Select the item you want to edit and use the following tools to adjust it:

• Click the icon with two triangles pointing right to rotate the image horizontally.
• Click the icon with two triangles pointing up to flip the image vertically.
• Click the selection box next to the icon with two squares and a line to align objects closer together on the page.
• Click the counterclockwise arrow icon to rotate the object to the left.
• Click the clockwise arrow icon to rotate the object to the right.
• Click the stacked images icon to replace the image with another one.
• Click the stacked squares icon to adjust the layout of an object related to text or other elements.
• Note, not all components in a PDF file can be edited.

Click on the Fill & Sign option to add a signature to your PDF. This icon is a pencil next to the purple icon in the right menu. Use the tools at the top of the page to enter your signature, add a checkmark, or click on Sign to create or add an existing signature.

Save the PDF file as follows:

• Click on File.
• Click on Save.

Open Microsoft Word. Click on the blue app icon, which either contains or resembles the letter W.

Open a PDF file in Word. The file will be converted into editable Word text. Follow these steps to open a PDF file in Word:

• Click on File in the menu bar at the top of the screen.

Click on Open.

• Select the PDF file you wish to convert to Word.
• Click Open.
• Select OK.

Edit the file as you would any regular Word document.

• As with any PDF file conversion, the resulting file may differ from the original and may require some manual editing adjustments.