Buzz
Even if you feel confident about your performance during the interview, you must still wait for the employer's decision. Sending a follow-up message is a great way to increase your chances of success in your career. All you need to do is send a simple email or make a brief call. Be polite and get straight to the point when inquiring about the outcome, and you'll gain more insight into your performance during the recruitment process.
Steps
Call the employer
Directly call the employer if they provided you with a contact number. Make sure to use any contact numbers you received during the interview. If the interviewer gave you their work number, you can make a positive impression by reaching out directly. Otherwise, find the company's phone number and contact someone.
- By calling the company, you may be able to reach a supervisor or manager, who will provide a more straightforward answer regarding your application status.
- Avoid using personal phone numbers, especially mobile numbers. Calling a personal number could irritate the interviewer. Instead, let the receptionist direct you to the appropriate contact number.
Reference the date and time of the interview. When the phone rings, you have a few seconds to decide what to say. Don’t let the anxiety about the incoming call throw you off. Instead, focus on the purpose of your call – to inquire about your interview results. Remind the employer of your meeting with them.
- The person on the other end may have received many applications and conducted several interviews, so you need to prompt them about when your interview took place to help them recall you.
- For example, you could say, "Hello, I interviewed with you on Tuesday, the 27th."
Reference the position you applied for. It will help reinforce the specific job you’re interested in. Sometimes, employers are also looking for candidates for different roles or multiple positions, which might make them forget the details of your application. Mentioning the position you applied for is a clear and concise way to show you’re still interested in the job.
- For example, you could say, "Hello, I’m calling to follow up on my interview for the administrator position on the 9th."
Thank the person for their time. Be respectful, regardless of whom you’re speaking with. Listen carefully and pay attention to what they have to say. Leave a positive message to demonstrate your professionalism, even if the news isn't what you expected.
- A simple thank you, like “Thank you for your time” or “Thank you for considering me,” is appropriate in most cases.
- If you know your application has been declined, you could say, “I’m sorry to hear that, but I wish you the best of luck with the new hire. If your company has any other positions available, please let me know.”
Follow up after a few days if the inquiry went well. If you’re informed that your application hasn’t been rejected or that the position has yet to be filled, you still have a chance at the job. In most cases, staying in touch with the employer is the right thing to do. Listen for additional details, such as the hiring timeline, and follow up a few days after the deadline if you haven’t received an answer.
- Use your judgment. If the person on the phone sounds cold, vague, or disinterested, it’s likely that you won’t be hired, and it might be time to stop calling.
- Don’t make more than two follow-up calls. If after two attempts you haven’t heard back, it’s better to focus your efforts on other companies.
Send an email to the employer
Contact the interviewer via email if you have their email address. Thanks to its convenience, email has become a more effective way to get in touch with employers. Nowadays, many recruiters will provide you with an email address rather than a phone number. You should also reach out via email if you’ve applied through email, for example, when applying for jobs online or attending an online interview.
- Email is a great way to contact busy employers. If the interviewer is traveling, calling them might not be an option.
- Follow the interviewer's request. If they provide you with an email address, use it. If they give you a phone number, don't send an email.
Lucy Yeh
Career & Life Coach
Career & Life Coach
Expert advice: If someone within the company referred you, ask them for the best time to contact the interviewer. If not, remember that every situation is different, so make sure you pay attention to any instructions or expected timeframes mentioned at the end of the interview.
Write a specific subject line including the interview date. A tip to craft an attention-grabbing subject line is to make it appear as a response to a prior conversation. The interviewer will think you’ve been in contact with them before, and they’re more likely to open your email. Including the exact date and time of your interview helps them identify who you are.
- For example, “Re: Interview on Wednesday at 9 AM.”
Start the email with a formal greeting. Write the content of the email as you would when composing a letter. Maintain a friendly tone and treat the employer as a superior or colleague. Address them by the name they used in the interview. Then, leave a blank line between the greeting and the rest of the email content.
- You may use a less formal greeting, like “Hello, Name.” Write the interviewer's name where “Name” is. Overly formal greetings may come across as unnatural, so it’s perfectly fine to use this simple greeting.
- For a more formal greeting, “Dear Mr./Ms. [Last Name].” Ensure you use the appropriate pronoun and replace “Human Resources Manager” with the interviewer’s name.
Cảm ơn nhà tuyển dụng hay trưởng phòng nhân sự vì cơ hội phỏng vấn. Sử dụng phần nội dung email để cung cấp ngữ cảnh. Hãy viết phần mở đầu lịch sự và chuyên nghiệp để bạn trở thành một ứng viên tiềm năng. Cách viết lý tưởng là hãy đề cập đến cuộc phỏng vấn, và gửi email để hỏi thăm. Cân nhắc nói đến vị trí mà bạn đã ứng tuyển để nhấn mạnh công việc mơ ước của bạn.
- Hãy viết, “Tôi đã rất hân hạnh được gặp chị vào tuần trước và tôi muốn nói rằng mình rất yêu thích vị trí quản lý văn phòng”.
- Bạn có thể nhắc đến ngày phỏng vấn của mình. Nếu đã viết nó trong chủ đề, bạn không cần phải đề cập lại trong nội dung.
Hỏi rõ ràng và ngắn gọn về kết quả phỏng vấn. Hãy để họ hiểu rằng bạn muốn biết tiến độ tuyển dụng. Bạn nên trình bày rõ ràng, tuy nhiên tránh đòi hỏi câu trả lời. Đây là phần trọng tâm của email và bạn nên giới hạn nó trong vòng 1-3 đoạn văn ngắn.
- Chẳng hạn bạn có thể viết, “Tôi xin phép được hỏi về kết quả phỏng vấn của mình”.
- Bạn có thể liệt kê một vài lý do mà bạn là ứng viên phù hợp, tuy vậy hãy viết ngắn gọn. Ví dụ, hãy thử viết, “Anh đã nói rằng công ty đang cần một người làm việc chăm chỉ. Tôi tự tin rằng mình luôn chăm chỉ, do đó tôi hy vọng sẽ có cơ hội để chứng minh năng lực của mình với công ty”.
Đề nghị trả lời mọi câu hỏi hoặc thắc mắc của nhà tuyển dụng. Lời đề nghị này sẽ là lý do để phỏng vấn viên liên lạc với bạn. Hãy để lời mời bỏ ngỏ, nói rằng bạn sẽ sẵn lòng trả lời bất kể họ muốn hỏi gì. Đôi khi nhà tuyển dụng sẽ gọi lại cho bạn, và giúp bạn có cơ hội nhận được thông tin phản hồi cũng như giải đáp mọi thắc mắc về hồ sơ xin việc của bạn.
- Thể hiện sự cởi mở bằng cách nói, “Xin hãy cho tôi biết nếu anh có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào mà tôi có thể giải đáp”.
- Một cách khác để tạo cho họ động lực trả lời bạn là hãy đặt câu hỏi mà bạn đã quên trong buổi phỏng vấn, chẳng hạn như “Một nhân viên sẽ cần làm gì vào cuối năm để chứng minh rằng họ là ứng viên phù hợp?”
Kết thư với họ tên đầy đủ của bạn. Viết tên của bạn ở cuối email sẽ là một cách nhắc nhà tuyển dụng nhớ đến bạn. Chắc chắn là bạn có thể bỏ qua phần này, nhất là nếu tên của bạn đã có trong địa chỉ email. Tuy nhiên, đó là cách viết tiêu chuẩn trong kinh doanh, giúp phỏng vấn viên nhận dạng và nhớ đến bạn.
- Kết thư bằng “Cảm ơn, Tên của bạn”. Về cơ bản, viết họ tên đầy đủ của bạn là cách tốt nhất vì nhà tuyển dụng không biết rõ bạn và có lẽ họ đang làm việc với rất nhiều ứng viên khác.
- Nếu bạn đã trao đổi vài email liên tục với nhà tuyển dụng, bạn không cần phải viết tên của mình trong mỗi email. Hãy viết tên của bạn trong email nếu bạn bắt đầu viết một thư mới sau vài tuần.
Giao tiếp một cách chuyên nghiệp
Hỏi thăm sau một vài ngày mà bạn đã kỳ vọng nghe được tin tức từ nhà tuyển dụng. Có lẽ phỏng vấn viên đã nói, “Chúng tôi sẽ báo cho bạn biết trong 2 tuần”. Để tránh làm phiền nhà tuyển dụng, hãy đợi 2 tuần. Đợi thêm khoảng 4-5 ngày sau một kỳ hạn cụ thể đã hẹn.
- Hỏi thông tin quá sớm có thể làm giảm cơ hội được tuyển dụng của bạn. Nếu nhà tuyển dụng cảm thấy khó chịu vì những cuộc gọi của bạn, nó sẽ tác động tiêu cực đến khả năng được tuyển dụng của bạn.
- Nhắc nhở chính mình rằng nhà tuyển dụng luôn bận rộn. Có lẽ họ vẫn đang thực hiện các cuộc phỏng vấn, đưa ra quyết định, gọi lại cho các ứng viên khác, hoặc không có mặt ở văn phòng.
- Nếu phỏng vấn viên không hẹn một kỳ hạn cụ thể để đưa ra quyết định, hãy đợi ít nhất 1 hoặc 2 tuần trước khi liên lạc với họ.
Hãy cụ thể và đi thẳng vào chủ đề khi bạn hỏi về kết quả. Việc bị gọi bất ngờ có thể khiến nhà tuyển dụng khó chịu. Tránh làm mất nhiều thời gian của họ. Sau khi chào hỏi, hãy nói rõ lý do của cuộc gọi ngay lập tức. Điều này sẽ tăng cơ hội để bạn nhận được phản hồi rõ ràng.
- Hãy nói, “Tôi rất muốn biết anh đã có thời gian xem xét hồ sơ xin việc của tôi chưa ạ”. Đó là tất cả những gì bạn cần nói để đưa ra yêu cầu của mình.
Nói bằng giọng lịch sự và chuyên nghiệp. Cho dù bạn nên làm rõ mục đích của cuộc gọi ngay lập tức, đừng bao giờ tỏ ra dồn dập hoặc hối thúc. Hãy cư xử như thể họ là đồng nghiệp mới của bạn. Đừng bao giờ thúc ép họ phải đưa ra quyết định. Thay vào đó, hãy nói rằng bạn muốn có công việc nhưng bạn không tuyệt vọng.
- Bạn có thể nói, “Tôi muốn hỏi thăm về kết quả phỏng vấn của mình và tiến độ của quá trình tuyển dụng. Sau buổi phỏng vấn, tôi đã rất mong chờ cơ hội để gia nhập công ty”.
- Đừng bao giờ buộc tội hay tấn công phỏng vấn viên, bất kể bạn thất vọng ra sao. Bạn sẽ phá huỷ mối quan hệ và đánh mất cơ hội của mình trong tương lai.
Tránh nhấn mạnh quá mức các phẩm chất của bạn như một ứng viên. Bạn không cần phải quảng cáo bản thân khi gọi điện thoại hoặc gửi email. Đó là lý do của cuộc phỏng vấn. Việc nhắc lại trình độ chuyên môn của bạn có thể khiến nhà tuyển dụng thấy nhàm chán hoặc tệ hơn là làm cho bạn có vẻ kém cỏi. Cho dù bạn phù hợp với công việc, có thể bạn quá khoe khoang và làm nhà tuyển dụng khó chịu.
- Điều này rất hiển nhiên nếu bạn nói chuyện với ai đó thay vì người đã phỏng vấn bạn. Hãy tập trung lấy thông tin về kết quả phỏng vấn. Chỉ nên nói về bản thân nếu bạn được yêu cầu.
- Bạn có thể nhấn mạnh ngắn gọn một vài phẩm chất của mình, chẳng hạn bản chất chăm chỉ và nhiệt tình làm việc. Tuy nhiên, hành động hỏi thăm sau buổi phỏng vấn đã thể hiện phẩm chất của bạn.
Cho phỏng vấn viên ít nhất 3 ngày để trả lời. Đôi khi bạn sẽ không nhận được câu trả lời từ người mà mình đã liên hệ. Có lẽ họ đang bận hoặc không có mặt ở công ty. Nếu họ không liên hệ lại, bạn có thể gọi điện thoại lại cho họ hoặc gửi email hỏi thăm. Hãy giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp cho đến khi bạn nhận được phản hồi.
- Nếu bạn vẫn không nhận được câu trả lời sau nhiều lần nỗ lực, bạn có thể liên hệ với ai đó ở vị trí cao hơn ở công ty. Thử liên lạc với trưởng phòng hoặc phòng nhân sự.
- Đôi khi bạn cần biết khi nào mình nên từ bỏ. Nhận được sự im lặng bất kể nhiều lần nỗ lực liên hệ không phải là một tín hiệu tốt, vì thế hãy cân nhắc dành năng lượng cho những cơ hội khác.
Advice
- Waiting can be challenging, but stay strong. Keep yourself busy to avoid the temptation of calling or emailing too early.
- When attending an interview, make sure you’re aware of the expected timeline. You can ask the recruiter how long you should wait to hear back from them.
- Don’t hesitate to inquire about when you’ll receive feedback. In many cases, companies can be vague about the hiring process, but you have the right to know when to expect either good or disappointing news.
- Always send a thank-you note after an interview. It’s similar to a follow-up call or email and helps the recruiter remember your application.
- Ask friends and family to review your email content or what you plan to say over the phone. They can help ensure your language is clear, polite, and professional.
- Avoid contacting the recruiter in an unprofessional manner. Reaching out via social media is often seen as intrusive and unsettling. Also, most interviewers don’t appreciate candidates showing up unannounced.
- Do not call or email repeatedly. A single phone call or follow-up email is enough. Over-contacting the recruiter may make you appear desperate or annoying.
