How to Write an Internship Request Email

In today's digital world, writing an internship request email has become a common practice. This article will walk you through the process.

Create a professional email address. When sending business emails, you should use a clear and professional email address. Avoid using nicknames, numbers, or unnecessary symbols. You can customize it with your name. For example, [email protected] would be a suitable email address.

• If your current email address is linked to a social media profile containing unprofessional content, create and use a new one. Also, adjust the privacy settings on your social media profile accordingly.

Research the company. Before applying for an internship, take the time to learn about the company you wish to intern with. Visit their website or read any news articles about them. If the company offers products you can access, such as media products, spend a week trying them out. Use your knowledge to craft your email. Employers value candidates who are informed about the company and can demonstrate that knowledge concisely.

Find a mutual contact. Having a contact at the company you want to intern with can be very beneficial. Search on social media platforms like LinkedIn or Facebook for connections to the company. If a contact appears, check their position within the company. Politely ask for an in-person or phone interview. Request advice on how to write your internship application.

• On LinkedIn, you can see if any of your connections work at the company. Don’t hesitate to ask someone you know to introduce you to their contacts. However, be tactful and avoid over-burdening the same person.
• Many universities provide an online alumni directory. You can use these resources to find individuals in your field or working at the company you're interested in. Alumni who provide contact information are often open to receiving emails or phone calls from students.
• When talking to your contact about the company, express your interest in interning there. Ask about the company’s structure, work environment, goals, etc.

Identify the recipient of the email. Does the internship announcement list a contact person? If so, use their name and email address. If not, call the company to inquire who is responsible for internship hiring. If no one is in charge, send your email to a senior member of the HR department. If you have communicated with someone from the company, you can reference this in the opening of your email.

• If you can’t find the name of a staff member, address the email as "Dear Sir/Madam".

Be specific with your subject line. You want your email to stand out in a crowded inbox. For example, you could write: “Application for Internship at Company X: Nguyen Van A.” If the employer has provided specific instructions for the subject line, make sure to follow them.

Greet the recipient formally. In the first line, depending on the recipient's name, position, and gender, begin the email with "Dear Sir/Madam". Avoid informal greetings like "Hi An" or "Hello". Use a formal tone, similar to what you would use in a professional letter.

• If you're unsure of the person's gender, address them by their full name. For example, "Dear Nguyen Van A".

Introduce yourself. Let the recipient know your name and your current status, such as being a third-year student at University X, majoring in Biology. Explain how you came across the internship opportunity, whether through the internet, media, or a mutual connection. If you share a contact, mention this early in the email. For example, you could write: [Program Director / Professor / etc.], [Position and Name], recommended that I reach out to you.

Mention your available internship timeframe. State the feasible start and end dates for your internship, and whether these dates are flexible. For instance, if you can intern during the spring semester and work full-time over the summer, make sure to mention this. Be specific about the number of hours per week you are available.

State your internship goals. Are you pursuing this internship to earn credit? If so, clarify that your primary goal is to gain experience, and that career responsibilities and compensation are not your top priorities. Discuss the skills you hope to acquire from this position.

Share what you admire about the company. Mention aspects you know or believe the company values about itself. Avoid referring to any negative news. Keep the tone positive in your letter. For example, you might write: [Company Name] is renowned for its excellence, and I truly admire your commitment to [sponsoring free care for abandoned animals].

Trao đổi về năng lực và kinh nghiệm của bạn. Qua vài câu, hãy chia sẻ thông tin về luận án, kinh nghiệm làm việc và bất kỳ kỹ năng phù hợp nào mà bạn có. Cho thấy kiến thức của bạn có thể đem lại lợi ích cho công ty như thế nào. Bao gồm thông tin về việc làm, hoạt động tình nguyện cũng như những kinh nghiệm ấy đã giúp bạn chuẩn bị ra sao cho vị trí này. Nhấn mạnh cách mà bạn có thể đóng góp cho tổ chức. Nhà tuyển dụng cần tin rằng bạn có thể đảm nhận những nhiệm vụ được giao.

• Mô tả kinh nghiệm làm việc bằng những động từ mạnh. Thay vì viết: "Tôi đã thực tập về tiếp thị trong hai năm", hãy tuyên bố "Với tư cách là một thực tập sinh tiếp thị, tôi đã tạo ra những nội dung tươi mới, thiết kế sách quảng cáo in và điện tử cũng như quản lý các phương tiện truyền thông đại chúng cho doanh nghiệp với năm mươi nhân viên".
• Kỹ năng có thể bao gồm truyền thông đại chúng, tổ chức sự kiện hay vô số những điều khác.

Đề cập đến thành công học thuật hay thành công trong các hoạt động ngoại khóa. Viết về trình độ học vấn của bạn. Nếu từng giữ vai trò lãnh đạo, hãy mô tả nhiệm vụ và/hoặc thành tựu của bạn. Bạn đã chỉ đạo một ủy ban? Bạn từng huấn luyện một đội? Hãy giữ cho những giải thích này được ngắn gọn nhằm không làm phân tán sự chú ý của người đọc.

• Thay vì dùng tính từ để mô tả bản thân, hãy đưa ra những ví dụ cụ thể, cho thấy phẩm chất của bạn. Ví dụ như, thay vì nói "Tôi là một sinh viên tham vọng", hãy viết "Tôi đã liên tục duy trì trong nhóm 10 phần trăm đứng đầu của lớp".

Nêu thời điểm mà bạn sẽ liên lạc lại. Thảo luận về thời gian và cách thức mà bạn sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng để cập nhật tình trạng hồ sơ ứng tuyển của mình. Đưa thông tin liên hệ, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại và cả thời gian có thể liên lạc với bạn. Bạn có thể viết: Quý công ty có thể liên lạc với tôi qua điện thoại và email. Trong trường hợp quý công ty không tiện hồi âm, tôi sẽ liên lạc lại vào [thứ Hai tới].

Kết thúc email. Cảm ơn người đọc đã dành thời gian xem qua thông tin về bạn. Kết thúc với lời chào thân mật, chẳng hạn như “Tôi xin chân thành cảm ơn”. Nếu từng nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại với người đó, bạn có thể sử dụng lời chào như “Trân trọng”. Đừng dùng “Cảm ơn” hay đơn giản là “Tạm biệt” để kết thúc thư tín có tính trang trọng. Dùng tên đầy đủ khi ký tên, ví dụ như Nguyễn Văn A thay vì A.

Xem xét việc đính kèm vào email. Đừng đính kèm lý lịch khi chủ động gửi email xin thực tập. Trừ khi công ty đang tìm thực tập sinh, họ có thể sẽ không muốn mở các bản đính kèm của bạn, đặc biệt là khi có chính sách công ty về đính kèm. Nếu yêu cầu tuyển dụng yêu cầu lý lịch, hãy đính kèm tài liệu ở dạng PDP (thay vì Word – với Word, định dạng có thể bị mất/điều chỉnh khi được mở trên máy khác).

• Một số công ty có thể sẽ nêu rõ họ không mở đính kèm trong email. Nếu vậy, hãy kết hợp thư giới thiệu và lý lịch trong phần nội dung của email. Đảm bảo rằng bạn đã dùng khoảng cách tách rời chúng, giúp nhà tuyển dụng dễ phân biệt từng tài liệu.

Theo dõi như đã hứa. Nếu không nhận được phản hồi từ công ty, gửi email cho họ lần nữa hoặc tốt hơn, hãy gọi cho họ. Bạn có thể viết: Kính gửi ông Lê A, tôi tên là [tên] và tôi viết email này sau khi đã gửi email đến ông vào tuần trước về vị trí thực tập (mùa thu). Tôi sẽ rất biết ơn nếu có được cơ hội thảo luận về vị trí này. Tôi xin chân thành cảm ơn, Nguyễn Văn A.

• Đính kèm thư giới thiệu đem lại sự trang trọng bởi email thường là phương thức giao tiếp thân mật, không chính thức. Nếu đính kèm thư giới thiệu, thông điệp trong email của bạn nên ngắn gọn nhưng trang trọng, đề tên nhà tuyển dụng, đề cập đến việc bạn là ai, bạn đang ứng tuyển vào vị trí gì và rằng hồ sơ cũng như thư giới thiệu của bạn được đính kèm trong email. Ký tên và cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
• Đừng khiến email của bạn trong giống như một email mẫu. Hãy tùy chỉnh từng email mà bạn gửi đi để công ty biết rằng bạn không “rải” hồ sơ một cách bừa bãi để tìm vị trí thực tập.