Top 9 Key Points for Writing an Email When Submitting Your CV to Employers

After sending your email to a potential employer, check your inbox at least once every three days to stay updated with the latest information. Be sure to acknowledge receipt of emails promptly and respond as needed.

Responding to incoming emails quickly and appropriately is essential. Even if the email doesn't require a detailed reply, you should confirm receipt. Whenever possible, try to reply within 24-48 hours of receiving the message.

Bạn nên loại bỏ những câu chuyện cười và các biểu tượng cảm xúc ra khỏi các email gửi đến nhà tuyển dụng tiềm năng. Bạn cần chứng minh rằng mình rất nghiêm túc với cơ hội việc làm này. Hãy nhận ra rằng đâyy không phải trò chuyện bằng messenger hay zalo với nhà tuyển dụng mà là email. Việc bạn dùng emotion trong email sẽ trở nên phản tác dụng vì nhà tuyển dụng sẽ không hiểu những kí tự: :v; =]]; (y),... nó có một nghĩa gì.

Điều này khiến email của bạn trở nên phản cảm và vô duyên, nhà tuyển dụng sẽ thấy họ bị xúc phạm và họ không muốn phí thời gian với một cậu bé, cô bé chưa có gì ngoài sự hài hước. Tốt nhất là không đụng đến bất kỳ biểu tượng cảm xúc hay câu từ thân mật, thiếu chuyên nghiệp nào cả, vì bạn sẽ không lường trước được phản ứng của người nhận.

Writing an email is like crafting an essay. While some phrases may be repeated, never abbreviate unless you're sure the terms are commonly recognized or industry-specific. This ensures the recruiter understands exactly what you're communicating. Abbreviations should only be used for technical terms or universally accepted phrases. Always aim to present a professional image and focus on your main goal: securing the job.

Additionally, consider that potential recruiters may not be familiar with slang, especially if they aren't tech-savvy or well-versed in internet jargon. Avoid making the mistake of using abbreviations that could ruin an otherwise perfect CV.

Typically, your CV should be attached as a Word or PDF file in your email. Never make the mistake of copying the content into the email body unless the recruiter specifically requests it. Doing so not only makes your CV look unprofessional, but it can also get it discarded immediately.

After writing your subject line and greeting, double-check that you've attached your file. You might forget, so always verify before hitting 'send'.

Lỗi đặt tên file CV đầu tiên phải kể đến là việc ứng viên đặt các tên file CV kiểu rất chung chung như CV xin việc, CV kế toán, CV lễ tân… Những tên file CV kiểu này gây cho nhà tuyển dụng cực kỳ khó khăn trong việc tìm và phân loại hồ sơ.

Thông thường thì các nhà tuyển dụng bằng email sẽ có file hướng dẫn đặt tên CV file của bạn. Tuy nhiên, không hẳn là bất kì đâu cũng thế. Chính vì vậy bạn hãy nắm nguyên tắc này để đặt tên CV cho mình nhé: [TÊN BẠN] – [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN].

Lỗi chính tả làm CV của bạn kém chuyên nghiệp thậm chí là thiếu tôn trọng vì Nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn quá cẩu thả và không xem trọng công việc đang ứng tuyển.

Đừng viết hoa toàn bộ nội dung, vì cách trình bày email này tạo ấn tượng như bạn đang hét lên. Email là một công cụ mang tính cá nhân, mặc dù nó có tác dụng tốt để giao tiếp. Một nhà tuyển dụng tiềm năng, sẽ không khi nào muốn gặp bạn, nếu họ nghĩ rằng bạn đang la hét hoặc ra vẻ hạ cố với họ khi viết thư bằng rất nhiều chữ in hoa.

Your email address is the first thing a recruiter will notice when receiving your job application. It reflects whether you're a good fit for the role or not. Unlike phone numbers, you have full control over your email address, so make a smart choice. Ideally, your email should include your name or something relevant to the job you're applying for.

Make sure to choose an email address that conveys professionalism. Avoid childish addresses like [email protected] or [email protected]. Instead, opt for something with your full name, and if possible, include your area of expertise, university, or hometown.

Here are some examples of professional email addresses:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Đây là một trong những lỗi khá phổ biến mà nhà tuyển dụng đưa ra. Có thể là do bạn hồi hộp đến mức bạn quên ghi tiêu đề hoặc có thể bạn không có kinh nghiệm viết email. Hãy nhớ rằng đừng bỏ trống bất kì mục nào khi viết email. Tiêu đề email là phần quan trọng của CV gửi kèm theo, nó sẽ thông báo cho nhà tuyển dụng nội dung đó gửi với mục đích gì.

Mỗi ngày nhà tuyển dụng sẽ nhận được hàng trăm email, chính vì vậy nếu bạn không ghi rõ tiêu đề thì họ sẵn sàng bỏ qua email đó mà không cần biết nó được gửi đến từ ai. Thêm một điều nữa là bạn cũng đừng có viết sai chính tả tiêu đề nhé!

Some applicants send their CV with an empty body. Remember, even if your CV is fully detailed, you should still include a few lines introducing yourself, greeting the recruiter, and thanking them for reviewing your email.

Adding these few sentences could prompt the recruiter to respond faster than others. Keep it short and clear, and include your name and the reason for the email. That’s all!