Buzz
การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลมักประสบปัญหาหลายประการ เช่น การไม่บรรลุผลตามเป้าหมายในการสื่อสาร การสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างทั้งสองฝ่าย หรือการสื่อสารที่นำไปสู่ผลเสียหาย ดังนั้นทุกครั้งที่ทำการติดต่อสื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นเรื่องใด ต้องคำนึงถึงผลลัพธ์ที่อาจเกิดขึ้นจากการสื่อสารนั้นๆ
เมื่อพูดถึงการติดต่อสื่อสารในสถานการณ์ทางการ หรือที่เรียกกันว่า “การติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ” จะต้องคำนึงถึงบรรยากาศที่มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและความสำคัญของผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการจะเน้นไปที่ประโยชน์ของเราเองหรือองค์กรของเรา ด้วยเหตุนี้ มารยาทจึงถือเป็นสิ่งที่สำคัญในการติดต่อสื่อสารทางธุรกิจ เพราะมันช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมาย ทั้งในด้านการสื่อสารและการดำเนินอาชีพการงาน
อย่างไรก็ตาม กิจธุระ “ไม่เท่ากับ” ธุรกิจ เนื่องจาก
-ธุรกิจ คือกิจการที่มุ่งหวังผลกำไร ดังนั้นในการติดต่อธุรกิจจะมีเรื่องของผลประโยชน์ที่ทั้งสองฝ่ายจะได้รับและผลตอบแทนที่ชัดเจน
-กิจธุระ คือการติดต่อที่มีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับหน้าที่การงานบางอย่าง ซึ่งอาจมีผลประโยชน์เกี่ยวข้อง แต่ไม่จำเป็นต้องมีผลตอบแทนที่ชัดเจน เช่น การติดต่อกับหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชน การติดต่อเหล่านี้จะถือเป็นการติดต่อในเชิงกิจธุระ ซึ่งรวมไปถึงการติดต่อธุรกิจด้วยเช่นกัน
สิ่งที่ควรพิจารณาในการติดต่อสื่อสารเชิงธุรกิจ
- เป็นการติดต่อที่มีลักษณะทางการ
- วัตถุประสงค์ของการติดต่อเน้นที่เรื่องงาน
- บุคคลที่เราติดต่อด้วยไม่ใช่เพื่อนสนิท
- เป็นการติดต่อที่ต้องการความน่าเชื่อถือ
- มีผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องในบางด้าน
- ต้องใช้มารยาทในการติดต่อสื่อสาร
ประโยชน์ของการพิจารณามารยาทในการติดต่อสื่อสารเชิงธุรกิจ
- ช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือ
- สร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพ
- ทำให้เกิดความพึงพอใจในการติดต่อ ช่วยโน้มน้าวให้ปฏิบัติตาม
- สร้างความเข้าใจตรงกัน
- ช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการสื่อสาร
- เพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในเรื่องที่ติดต่อ
5 มารยาทสำคัญในการติดต่อสื่อสารในเชิงกิจธุระ
1. การเขียนจดหมายเพื่อการติดต่อทางการ
แม้ว่าการติดต่อด้วยจดหมายจะน้อยลงในปัจจุบัน แต่ยังคงมีการใช้จดหมายสำหรับการติดต่อระหว่างหน่วยงานทั้งภายในและภายนอก ซึ่งต้องเป็นเอกสารที่มีลายลักษณ์อักษร การเขียนจดหมายเพื่อกิจธุระนั้นจะต้องมีการเขียนตามแบบฟอร์มมาตรฐาน และไม่ใช่แค่กระดาษโน้ตสั้นๆ ที่ใช้เตือนความจำหรือการติดต่อในลักษณะที่ไม่เป็นทางการ
อย่างไรก็ตาม การติดต่อภายในหน่วยงานที่มีความเป็นทางการต่ำกว่า อาจไม่จำเป็นต้องเขียนจดหมายตามฟอร์มที่เข้มงวดทั้งหมด แต่ควรมีรายละเอียดที่ครบถ้วนเพื่อให้การติดต่อเป็นไปได้อย่างชัดเจน
ปัญหาที่มักเกิดจากการเขียนจดหมาย
- ไม่ระบุวันที่ของจดหมาย
- การสลับตำแหน่งระหว่าง “เรื่อง” และ “เรียน” (ควรระบุ “เรื่อง” ก่อนแล้วตามด้วย “เรียน (ชื่อ/ตำแหน่ง)”)
- ไม่ระบุเรื่องที่ต้องการติดต่ออย่างชัดเจน
- ละเลยการระบุชื่อผู้ติดต่อเป็นบุคคล
- ไม่ชี้แจงวัตถุประสงค์ของการติดต่อ
- ละเลยการแนะนำตัวเอง
- ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการติดต่อกลับ
- ขาดการขึ้นต้นและลงท้ายอย่างถูกต้อง
- จ่าหน้าซองจดหมายไม่ถูกต้อง หรือรายละเอียดการจัดส่งไม่ครบถ้วน
- เมื่อเป็นการติดต่อระหว่างองค์กร ควรมีตราประจำองค์กรเพื่อยืนยันว่าเอกสารนี้เป็นขององค์กรนั้นๆ เช่น ราชการมีตราครุฑ รัฐวิสาหกิจมีตราของหน่วยงาน และเอกชนมีตราบริษัท/ห้าง/ร้าน
2. การติดต่อทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมล)
แม้ว่าการใช้อีเมลจะเป็นเรื่องปกติในยุคปัจจุบัน แต่ก็ยังคงเป็นปัญหาสำหรับบางคน โดยเฉพาะนักศึกษาจบใหม่ที่ไม่รู้วิธีการเขียนอีเมลที่ถูกต้อง การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสำคัญมากโดยเฉพาะเมื่อใช้ในการสมัครงาน เพราะมันจะช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพและเพิ่มโอกาสในการพิจารณางาน ถึงแม้ว่าคุณจะไม่มีประสบการณ์ทำงานมาก่อนก็ตาม
ปัญหาที่พบได้บ่อยจากการเขียนอีเมล
- ขาดความเข้าใจในการใช้คำขึ้นต้น การเกริ่นนำ การชี้แจงวัตถุประสงค์ การลงท้าย การเลือกใช้คำลงท้าย การลงชื่อ และการแนบไฟล์
- ไม่ระบุเรื่องที่ต้องการติดต่ออย่างชัดเจน
- การระบุอีเมลของผู้ที่ต้องการติดต่อไม่ครบถ้วน
- ละเลยการแนะนำตัวเอง
- ไม่รู้วิธีการทำสำเนาหรือสำเนาลับในอีเมล
- ขึ้นต้นไม่เป็นทางการ ไม่ระบุผู้ที่เกี่ยวข้อง หรือไม่ระบุหัวข้อที่ติดต่อ
- ไม่มีรายละเอียดของเรื่องที่ติดต่อ
- แนบไฟล์เพียงอย่างเดียวโดยไม่มีคำอธิบาย
- ไม่มีข้อมูลติดต่อกลับที่ชัดเจน
- ใช้คำผิด สะกดผิด หรือใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ
3. การแต่งกาย
การแต่งกายเป็นการแสดงถึงบุคลิกภาพและการให้เกียรติสถานที่ เมื่อมีการติดต่อกับหน่วยงานต่างๆ ควรแต่งกายสุภาพและเหมาะสมกับสถานที่ เช่น สำหรับสถานที่ราชการ ผู้หญิงสามารถสวมกางเกงได้ แต่ต้องสุภาพและเป็นทางการ ส่วนการติดต่อกับหน่วยงานเอกชน แม้จะไม่เข้มงวดเท่าราชการ แต่ก็ต้องคำนึงถึงการให้เกียรติองค์กรนั้นๆ การใส่ชุดไปรเวทได้ แต่ไม่ควรเป็นชุดลำลอง รองเท้าไม่ควรเป็นรองเท้าแตะ กางเกงไม่ควรเป็นกางเกงขาสั้น และเสื้อไม่ควรเป็นแขนกุด เนื่องจากการติดต่อในเชิงธุรกิจควรมีความเป็นทางการ
4. การสนทนาแบบตัวต่อตัว
การสนทนาแบบตัวต่อตัวคือการที่ทั้งสองฝ่ายสามารถมองเห็นกันและกัน ซึ่งไม่เพียงแต่สื่อสารผ่านคำพูดเท่านั้น แต่ยังมีการแสดงออกทางบุคลิกภาพ การแต่งกาย และท่าทาง ซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการประเมินความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพของแต่ละฝ่าย
มารยาทในการแนะนำตัว
- เริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเองโดยใช้ชื่อ-นามสกุลจริง ถ้าต้องการให้บรรยากาศการสนทนาเป็นกันเองสามารถบอกชื่อเล่นได้ นอกจากนี้ควรแนะนำตำแหน่งงานและหน่วยงานที่ทำงานอยู่ด้วย
- คำนึงถึงความเหมาะสมตามวัยวุฒิและคุณวุฒิ
- ใช้คำทักทายที่สอดคล้องกับโอกาสและสถานการณ์
- เลือกใช้สรรพนามบุรุษที่ 1, 2 หรือ 3 อย่างเหมาะสมกับโอกาสและสถานการณ์
มารยาทในการสนทนา
- สบตาคู่สนทนาอย่างเหมาะสม
- ระมัดระวังในการแสดงสีหน้าหรือท่าทางต่างๆ
- ไม่ควรพูดหรือฟังแค่ฝ่ายเดียว ควรสลับกันพูดและฟัง
- พูดให้ชัดเจนและกระชับ ไม่เร็วเกินไปและไม่ช้าเกินไป
- แสดงความจริงใจในการสนทนา แม้จะต้องอดทนในบางสถานการณ์
- ควรพูดเรื่องทั่วไปบ้าง อย่าจดจ่อแต่เรื่องธุรกิจเพียงอย่างเดียว
- หลีกเลี่ยงการพูดเรื่องที่อาจนำไปสู่ความขัดแย้ง หรือการกล่าวถึงบุคคลที่ 3 ในทางลบ
- ใช้คำพูดและท่าทางที่แสดงถึงความภูมิฐานและความสุภาพ
- รักษามารยาททั้งในการเป็นผู้พูดและผู้ฟัง
5. การติดต่อทางโทรศัพท์
การติดต่อทางโทรศัพท์คล้ายกับการสนทนาแบบตัวต่อตัว แต่การใช้โทรศัพท์ในเชิงธุรกิจจะไม่มีการเห็นหน้าคู่สนทนา สิ่งที่แสดงออกเพียงอย่างเดียวคือเสียง ดังนั้นการใช้มารยาทผ่านน้ำเสียงจึงเป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อทางโทรศัพท์
มารยาทในการติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์
- ใช้น้ำเสียงที่สุภาพและชัดเจน ไม่ควรพูดเสียงดังเกินไปหรือกระโชกโฮกฮาก
- เลือกใช้คำพูดที่มีความเป็นทางการอย่างน้อย ไม่ใช้คำหยาบคาย
- เมื่อโทรศัพท์ไปยังผู้รับสาย ควรแนะนำตัวก่อนทุกครั้ง โดยบอกชื่อและหน่วยงานที่สังกัด
- ใช้ชื่อจริงในการติดต่อ ยกเว้นกรณีที่ติดต่อกันบ่อยและคุ้นเคยกันมาก อาจใช้ชื่อเล่นโดยการเรียก 'คุณ (ชื่อเล่น)'
- แจ้งวัตถุประสงค์ที่ต้องการติดต่อให้ชัดเจน
