Buzz
Email là một trong những công cụ giao tiếp quan trọng nhất trong công việc. Viết email đúng cách không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn mà còn phản ánh hình ảnh của doanh nghiệp. Dưới đây là 10 điều bạn cần lưu ý khi viết email để nâng cao kỹ năng của mình.
1. Địa Chỉ Email Thể Hiện Đẳng Cấp
Khi gửi email, địa chỉ email là điều đầu tiên mà người nhận chú ý đến. Đối với email xin việc, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá bạn dựa trên địa chỉ email này. Hãy sở hữu một địa chỉ email chuyên nghiệp, lịch sự như [email protected]. Tránh sử dụng con số hoặc biệt danh vì nó sẽ gây ấn tượng không tốt.
2. Tên Hiển Thị Email Phản Ánh Danh Tính
Tương tự như địa chỉ email, tên hiển thị email cũng quan trọng không kém. Sử dụng họ và tên thật của bạn để nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra bạn giữa đám đông ứng viên. Đặc biệt, hãy chú ý việc viết hoa chữ cái đầu của tên riêng trong phần này.
3. Tiêu Đề Thể Hiện Nội Dung
Tên Tiêu Đề
4. Chữ Ký Email - Điểm Kết Thúc Quan Trọng
Chữ ký email là phần kết thúc quan trọng của mỗi email. Để tránh thiếu sót, hãy tạo cho mình một chữ ký chứa các thông tin cơ bản như họ tên, địa chỉ email, địa chỉ liên hệ, và số điện thoại để nhà tuyển dụng có thể liên hệ với bạn dễ dàng khi cần. Dù thông tin này đã được đề cập trong email, việc có chữ ký vẫn giúp tăng tính chuyên nghiệp.
5. Bố Cục Hợp Lý
Bố cục Đúng Đắn
Bố Cục Email - Quan Trọng Không Thể Bỏ Qua
Cách Trình Bày Chuyên Nghiệp
Bạn sợ email quá ngắn gọn nên tự ý ngắt câu và xuống dòng để email “có vẻ” trông dài hơn? Hoặc ngược lại, còn quá nhiều thông tin cần trình bày mà bạn sợ email quá dài nên viết liền mạch như một đoạn văn? Cả 2 lỗi sai trình bày trên đều khiến chiếc email trở nên quá sơ sài hoặc dài dòng. Và hiển nhiên bạn sẽ mất điểm rất nhiều trong mắt các nhà tuyển dụng. Trước khi bắt tay viết, bạn cần chú ý tới dàn ý, đâu là thông tin chính và đâu là thông tin bổ trợ để ngắt dòng hợp lý. Nếu câu quá dài mà vẫn chưa thể hiện hết nội dung cần trình bày, bàn hoàn toàn có thể sử dụng dấu chấm câu và thêm từ nối, để bổ sung thông tin. Bạn cũng có thể in nghiêng, bôi đậm mục quan trọng nếu cần thiết hoặc sử dụng dấu các dấu để liệt kê chẳng hạn. Điều quan trọng không nằm ở vấn đề dài, ngắn mà là cách bạn trình bày sẽ truyền tải đến người đọc như thế nào.
Ảnh Đại Diện - Góc Nhìn Chuyên Nghiệp
Tránh Sử Dụng Từ Cảm Thán Và Emoji
Tại sao tránh sử dụng từ cảm thán và emoji? Hãy tham gia khóa học trực tuyến miễn phí để tìm hiểu thêm về cách trình bày chuyên nghiệp trong email xin việc.
Chú Ý Sai Sót Trong Chính Tả
Kiểm Tra Tài Liệu Đính Kèm
Để ghi điểm trong mắt các nhà tuyển dụng, bạn nên đính kèm CV, thư giới thiệu, Cover Letter, Portfolio và một vài tài liệu liên quan để các nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về bạn cũng như tăng cơ hội trúng tuyển. Tuy nhiên hãy lưu ý đến định dạng cũng như dung lượng tài liệu để tránh file quá nặng gây khó khăn trong việc gửi đi. Hơn nữa, đừng bỏ qua cách đặt tên cho tài liệu đính kèm cho dù bạn gửi một hay nhiều tài liệu bổ sung nhé. Việc này sẽ không thừa thãi đâu!
