Buzz
Hiện nay, Gmail là một trong những dịch vụ email được ưa chuộng trên toàn cầu. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng hết những ưu điểm của nó...
Năm 2004, Gmail đã đạt một thành tựu lớn với việc triển khai hộp thư điện tử trên nền tảng web. Việc kiểm tra email trở nên nhanh chóng hơn, giao diện dễ sử dụng hơn và dung lượng lưu trữ lên đến 1GB. Hiện nay, dung lượng lưu trữ đã tăng lên gấp 10 lần và số người dùng Gmail đã lên đến hàng triệu trên toàn thế giới.
Tuy nhiên, dù bạn sử dụng Gmail hàng ngày, kiểm tra email đều đặn, có thể bạn vẫn chưa khai thác hết tiềm năng của nó. Với những mẹo sau đây, bạn có thể hoàn toàn làm chủ Gmail theo cách riêng của mình.
1. Sử dụng bộ lọc - Filters
Quản lý hộp thư đến không phải lúc nào cũng dễ dàng, nhưng Gmail đã cung cấp công cụ hỗ trợ. Bạn có thể sử dụng bộ lọc trong quá trình tìm kiếm, ví dụ như gõ vào thanh tìm kiếm “from:Facebook”, sau đó tạo bộ lọc để đánh dấu những email gửi từ Facebook thành đã đọc (read - giả sử bạn không muốn đọc các email thông báo từ Facebook). Hoặc tạo một bộ lọc cho các email gửi từ người yêu của bạn, đánh dấu chúng là quan trọng để đảm bảo bạn không bỏ lỡ chúng. Sử dụng bộ lọc giúp bạn không bao giờ bỏ qua email quan trọng và loại bỏ email không mong muốn.
2. Tận dụng chức năng tìm kiếm
Google là một công cụ tìm kiếm tuyệt vời. Và điều này cũng đúng với Gmail. Chức năng tìm kiếm của Gmail tương tác rất tốt với người dùng: hãy nhấn vào mũi tên ở phía bên phải khung tìm kiếm, bạn sẽ thấy được nhiều lựa chọn tìm kiếm hơn. Bạn có thể tìm kiếm những email có file đính kèm, hoặc sử dụng tính năng này để xoá những email không cần thiết, giúp bạn có thêm bộ nhớ.
Nếu bạn muốn thực hiện lệnh tìm kiếm cụ thể hơn, ví dụ như tìm những email gửi trong ngày sinh nhật năm ngoái, hoặc vào bất kì năm nào, chức năng tìm kiếm cũng sẽ thực hiện tốt nhiệm vụ của nó. Tất nhiên, hiệu quả của việc tìm kiếm còn phụ thuộc vào số lượng email bạn nhận được hôm đó, cũng như số email tự động chúc mừng sinh nhật được gửi từ những diễn đàn bạn đăng kí.
3. Chia nhỏ hộp thư đến
Trong trang Gmail Settings, ở thẻ Inbox, bạn có thể tuỳ chỉnh cách sắp xếp email trong hộp thư đến và sử dụng tính năng Priority Inbox chỉ có ở Gmail. Còn nữa. Ở thẻ Labs bạn có thể tìm thấy rất nhiều chức năng kèm theo giúp bạn tuỳ biến hòm thư của mình, ví dụ như chức năng Multiple Inboxes. Nhưng hãy nhớ: bạn chỉ có thể sử dụng Multiple Inboxes khi bạn tắt chức năng Priority Inbox.
Ở phía bên trái mỗi email, bạn có thể đánh dấu và lựa chọn đánh dấu sao – starred, đánh dấu là chưa đọc – unread hoặc đánh dấu email quan trọng – important, để rồi về sau bạn có thể dùng chức năng tìm kiếm tìm lại chúng dễ dàng qua các cú pháp “is:starred”, “is:unread” và “is:important”.
4. Ghép với các dịch vụ email khác
Nếu bạn thường xuyên sử dụng tài khoản Yahoo hoặc Hotmail, nay lại muốn chuyển sang Gmail, bạn hoàn toàn có thể chuyển các email từ các dịch vụ khác về hòm thư Gmail. Bạn có thể tìm thấy lựa chọn này trong thẻ Accounts and Import ở trang Settings, các bước thực hiện rất đơn giản, và bạn hoàn toàn có thể sắp xếp các thư đó như bình thường. Ngoài ra, đây cũng là lựa chọn tốt nếu bạn muốn sao lưu các email quan trọng từ một hòm thư nào đó vào hòm thư Gmail.
5. Đánh dấu sao
Các tùy chọn về việc đánh dấu sao hiển thị trong phần Cài đặt chung trên trang Cài đặt. Có đến 12 loại sao và ký hiệu có thể sử dụng, nhưng mặc định chỉ có một loại ký hiệu sao màu vàng.
Bạn có thể đánh dấu email bằng các biểu tượng khác nhau để phân biệt giữa email công việc và gia đình, hoặc để đánh dấu những email quan trọng... Mỗi loại ký hiệu hay sao đều có cú pháp tìm kiếm riêng, ví dụ như lệnh “has:green-star” sẽ giúp bạn tìm những email được đánh dấu bằng ngôi sao màu xanh lá.
6. Sử dụng nhãn – labels.
Nhãn – labels – là một trong những tính năng tốt nhất của Gmail. Sử dụng nhãn giúp bạn sắp xếp và tìm kiếm email nhanh chóng và thuận tiện hơn. Hãy thử sử dụng và bạn sẽ thấy lợi ích của nó ngay lập tức.
Hãy nhớ rằng, các bộ lọc – filters – có thể gán nhãn vào email theo ý muốn của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng tính năng này để xoá các email cũ không cần thiết đã được gán nhãn, ví dụ như lệnh “label:newsletter before:2011/11/16” giúp bạn tìm kiếm email đã được gán nhãn newsletter và được gửi trước ngày 16/11/2011, sau đó chỉ cần chọn và xoá.
7. Nâng cao hiệu quả với Gmail
Hiện nay có nhiều phần mềm từ các nhà phát triển bên thứ ba và các tiện ích mở rộng giúp tăng cường hiệu quả và khả năng hoạt động của Gmail. Ví dụ, Rapportive có thể thêm thông tin người dùng từ Facebook, LinkedIn và Twitter vào danh sách liên lạc của bạn. Ứng dụng này hoạt động nhanh, mượt mà, như là một phần của Gmail vậy. Một công cụ từ bên thứ ba khác, rất phổ biến, là Boomerang, giúp bạn đặt thời gian gửi email và nhắc nhở bạn về những email quan trọng nếu bạn quên trả lời.
8. Điều chỉnh mật độ hiển thị email
Nếu bạn không thích có quá nhiều khoảng trống giữa các email trong danh sách, bạn có thể điều chỉnh mật độ hiển thị trong phần Cài đặt, có tùy chọn để điều chỉnh số lượng thư hiển thị trên mỗi trang.
9. Hẹn giờ gửi email
Đôi khi, bạn không muốn gửi ngay một email nào đó, nhưng lại sợ bạn sẽ quên. Hãy nhấn vào nút Gửi sau ở trên cửa sổ soạn thư và chọn thời gian phù hợp.
10. Thực hành tốt các kỹ năng cơ bản
Nếu bạn muốn thực sự thành thạo Gmail, hãy nắm vững các chức năng cơ bản của Gmail. Hãy nhớ rằng trên cửa sổ soạn thư có một loạt biểu tượng tiện ích, hãy thử nhấn vào biểu tượng Liên kết, bạn có thể chèn bất kỳ liên kết nào vào email; ngoài ra, có một mẹo khác: bạn cũng có thể chèn liên kết của một email khác vào email bạn đang soạn.
Cuối cùng, một mẹo đơn giản nhưng ít người để ý. Nếu bạn muốn tìm email gửi từ một địa chỉ cụ thể, hãy nhập cú pháp “from:[email protected]” vào ô tìm kiếm.
Tham khảo: Gizmodo
