Buzz
Ngay cả Tề Thiên Đại Thánh Tôn Ngộ Không với 72 phép biến hóa thần thông cũng không thể một mình phò tá Đường Tăng tới Tây Trúc thỉnh kinh, thì bạn làm sao có thể tự mình hoàn thành mọi việc để đạt tới thành công?
Có câu 'Nếu muốn đi nhanh hãy đi một mình, còn nếu muốn đi xa hãy đi cùng đội nhóm'. Đúng vậy, dù bạn có kiến thức uyên bác, kỹ năng thành thạo đến đâu cũng không thể làm hết mọi thứ một mình. Bạn cần có đội nhóm, những người hỗ trợ và cùng bạn đi tới thành công.
Sau khi đọc xong bài viết này, bạn sẽ nắm được cách thức giúp bạn làm điều đó. Cụ thể, với vai trò quản lý, bạn cần biết cách 'giao việc hiệu quả' cho nhân viên, nếu không muốn lúc nào cũng căng thẳng, công việc quá tải và tương lai mờ mịt!
Như đã nói, bạn chỉ có thể hoàn thành một số lượng công việc nhất định trong một ngày, dù bạn có chăm chỉ đến đâu.
Hơn nữa, khi bạn trở thành chuyên gia trong công việc của mình, mọi người sẽ kỳ vọng nhiều hơn từ bạn. Điều này dẫn đến áp lực và quá tải công việc: nhớ rằng, bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người, điều này gây căng thẳng, buồn rầu và cảm giác mình làm mọi người thất vọng.
Nhìn từ khía cạnh tích cực, đây là một cơ hội lớn để bạn vượt qua giới hạn của chính mình. Nếu bạn biết nắm bắt cơ hội này, bạn sẽ đạt được thành công thực sự!
Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để vượt qua giới hạn này chính là học cách giao việc cho nhân viên. Nếu giao việc một cách hiệu quả, bạn sẽ xây dựng được một đội nhóm mạnh mẽ, có thể đạt được mọi mục tiêu. Đây là lý do vì sao bạn PHẢI thành thạo kỹ năng giao việc!
Vậy làm thế nào để giao việc một cách hiệu quả? Hãy cùng bắt đầu.
TẠI SAO MỌI NGƯỜI LẠI NGẠI GIAO VIỆC?
Để biết cách giao việc hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu lý do tại sao mọi người lại ngại thực hiện việc này.
Liệu bạn có thực sự cần tự mình làm mọi việc?
Thực tế thì tự mình làm điều mình hiểu rõ sẽ dễ hơn là giải thích cho nhân viên, nhưng có hai lý do chính bạn nên giao việc:
Thứ nhất, nếu bạn có khả năng lãnh đạo một chiến dịch mới, kỹ năng của bạn sẽ phát huy tốt hơn khi bạn tập trung vào phát triển chiến lược và ý tưởng mới thay vì mất thời gian tự mình triển khai.
Thứ hai, khi cho nhân viên tham gia dự án, bạn sẽ giúp họ phát triển kỹ năng. Lần tới, nếu có dự án tương tự, họ sẽ dễ dàng thực hiện mà không cần quá nhiều sự can thiệp từ bạn. Điều này thật tuyệt, phải không?
Giao việc hiệu quả giúp bạn tối ưu hóa quỹ thời gian và kỹ năng, đồng thời giúp nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của họ cho tổ chức.
KHI NÀO BẠN CẦN GIAO VIỆC?
Giao việc hiệu quả mang lại lợi ích cho cả bạn và nhân viên. Tuy nhiên, bạn cần biết cách chọn công việc phù hợp để giao. Để làm điều này, hãy trả lời 5 câu hỏi quan trọng sau.
1. Ai là người có đủ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ này?
Đây là nhiệm vụ nhân viên có thể thực hiện, hay bạn phải tự mình hoàn thành?
2. Nhiệm vụ này có giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ không?
Đây có phải là một nhiệm vụ thường xuyên xảy ra không?
3. Bạn có đủ thời gian để giao việc hiệu quả không?
Thời gian có đủ cho việc đào tạo, kiểm tra tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết không?
4. Có nên giao nhiệm vụ này cho nhân viên không?
Các nhiệm vụ quan trọng cho sự thành công lâu dài (như tuyển dụng đúng người) thực sự cần sự chú ý của bạn.
5. Nếu câu trả lời là 'Có'
Mẹo cho bạn là hãy xác định các yếu tố khác đóng góp vào quá trình giao việc hiệu quả, bao gồm:
Thời hạn của dự án:
- Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc này?
- Có thời gian để làm lại nếu có sự cố xảy ra không?
- Hậu quả của việc không hoàn thành đúng thời hạn là gì?
Những kỳ vọng hoặc mục tiêu của bạn đối với dự án bao gồm:
- Tầm quan trọng của việc đạt được kết quả tốt nhất là gì?
- Một kết quả 'đầy đủ' liệu có đủ tốt không?
- Tỷ lệ thất bại có cao không?
- Thất bại sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố khác như thế nào?
Như đã đề cập, dù có tất cả các yếu tố trên không đảm bảo rằng nhiệm vụ được ủy thác sẽ thành công. Hãy cân nhắc kỹ trước khi quyết định giao việc cho ai và nhiệm vụ đó là gì.
BẠN GIAO VIỆC CHO AI VÀ NHƯ THẾ NÀO?
Biểu mẫu Giao việc hiệu quả
BẠN NÊN GIAO VIỆC CHO AI?
Những yếu tố cần cân nhắc ở đây bao gồm:
1. Kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ họ được giao:
- Có phù hợp với kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên hay không?
- Bạn có thời gian và tài nguyên để đào tạo khi cần thiết không?
2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên:
- Người đó có làm việc độc lập không?
- Những gì mà nhân viên mong muốn từ công việc của họ?
- Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận công việc là gì, và làm thế nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?
3. Khối lượng công việc hiện tại của cá nhân này:
- Người đó có đủ thời gian để nhận thêm công việc không?
- Việc ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ không?
Lưu ý, khi bạn giao việc lần đầu cho một người, nhân viên sẽ cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Bởi vì bạn là chuyên gia trong lĩnh vực đó trong khi họ chỉ mới bắt đầu. Hãy kiên nhẫn: nếu bạn đã chọn đúng người và giao việc một cách chính xác, họ sẽ nhanh chóng trở nên tài năng và đáng tin cậy.
BẠN NÊN GIAO VIỆC NHƯ THẾ NÀO?
Hãy áp dụng các nguyên tắc sau để giao việc thành công.
1. Trình bày rõ ràng mục tiêu bạn mong đợi
2. Xác định rõ những hạn chế và ranh giới
Đâu là những ranh giới của quyền hạn và trách nhiệm? Cá nhân đó:
- Chờ đợi để được chỉ đạo làm gì?
- Hỏi những gì cần làm?
- Được gợi ý những gì cần thực hiện, và sau đó hành động?
- Hành động, và sau đó báo cáo kết quả ngay lập tức?
- Hành động, và sau đó báo cáo định kỳ?
Xác định những công việc sẽ giao phó cho họ và khi nào
Khớp hạn mức trách nhiệm với hạn mức thẩm quyền
Giao việc từ các cấp độ thấp nhất của tổ chức
Những người gần gũi nhất với công việc, họ có kiến thức cụ thể nhất và chi tiết về công tác trong thực tế hoạt động hàng ngày. Giao việc cho các cấp này cũng làm tăng hiệu quả làm việc và phát triển bản thân.
Cung cấp đầy đủ sự hỗ trợ
Tập trung vào kết quả
Mối quan tâm chính là những gì đang thực hiện, không phải là chi tiết về cách thực hiện công việc: Phương pháp của bạn không phải là duy nhất hoặc tốt nhất! Cho phép nhân viên tìm kiếm phương pháp và quy trình riêng của họ. Điều này tạo điều kiện cho sự thành công và xây dựng niềm tin trong đội nhóm.
Tránh giao việc ngược
Nếu gặp vấn đề, không đẩy trách nhiệm trở lại nhân viên: gợi ý giải pháp nhưng không cung cấp câu trả lời cụ thể.
Xây dựng động lực và cam kết
Thảo luận về cách mà thành công này sẽ ảnh hưởng đến lợi ích tài chính, cơ hội trong tương lai, nhận thức, và tác động khác. Ghi nhận kết quả xứng đáng.
Thiết lập và duy trì kiểm soát
- Thảo luận về các mốc thời gian và thời hạn cuối; Thiết lập một lịch trình kiểm soát để xem xét tiến độ dự án; Thực hiện điều chỉnh khi cần thiết; Dành thời gian để xem xét lại tất cả các công việc nhân viên đã báo cáo.
Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các điểm quan trọng trước và trong quá trình giao việc, bạn sẽ nhận thấy rằng việc giao việc ngày càng thành công hơn.
Giữ quyền kiểm soát
Bây giờ, khi bạn đã hiểu các bước để giao việc hiệu quả, hãy chắc chắn rằng bạn chọn thành viên phù hợp. Dành thời gian để giải thích lý do chọn họ và các kỳ vọng trong dự án, bao gồm mục tiêu, thời hạn và nguồn lực họ có thể sử dụng. Tiếp theo, thống nhất về lịch trình kiểm tra và cập nhật tiến độ.
Cuối cùng, thông báo cho nhân viên biết bạn luôn sẵn lòng hỗ trợ và tìm ra giải pháp nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình triển khai.
Chúng ta đều hiểu rằng, một người quản lý cần tránh can thiệp vào công việc cụ thể của nhân viên. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn hoàn toàn từ bỏ quyền kiểm soát: trong quá trình ủy thác hiệu quả, bạn cần tìm sự cân bằng giữa việc tạo không gian cho sự phát triển tối đa của nhân viên và việc giám sát và hỗ trợ họ một cách chặt chẽ để công việc được hoàn thành đúng tiến độ và hiệu quả.
NHẬN THỰC TẾ KẾT QUẢ CÔNG VIỆC
Khi nhận lại công việc từ nhân viên, dành thời gian để xem xét kỹ lưỡng. Nếu có thể, chỉ chấp nhận chất lượng tốt và hoàn thành đầy đủ. Nếu bạn chấp nhận kết quả không đạt yêu cầu, nhân viên sẽ không học được cách thực hiện công việc đúng cách. Tệ hơn, điều này sẽ dẫn đến việc mất thời gian và không đạt được mục tiêu chung.
Tự nhiên, khi công việc được thực hiện tốt, hãy công nhận và khen ngợi nhân viên. Là một nhà lãnh đạo, hãy khen ngợi mỗi khi nhân viên tạo ra một kết quả ấn tượng. Điều này giúp bạn xây dựng niềm tin trong đội nhóm và tạo điều kiện cho đội làm việc tự tin và thành công hơn trong các nhiệm vụ tiếp theo.
Cuối cùng, cả hai bên đều có lợi.
Theo trang phamthongnhat.com
