Buzz
“Những ai thành công không chờ đợi cảm hứng, họ tự tạo ra nó bằng cách làm việc.” – Stephen King
Mọi người đều mong muốn tìm ra cách làm việc hiệu quả để dành thêm thời gian cho những điều yêu thích của mình. Quản lý thời gian và làm việc hiệu quả là hai kỹ năng quan trọng mà mọi người cần phát triển.
Dù là sinh viên mới hay những người đi làm lâu năm, việc tự quản lý thời gian là rất quan trọng để đạt được mục tiêu cá nhân.
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ cải thiện đời sống của bạn ở mọi khía cạnh - từ sức khỏe đến công việc và mối quan hệ xã hội.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 10 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay:
1. Bí mật sống cuộc đời trong 24 giờ
Con người thường thích những điều mang lại kết quả nhanh chóng. Điều này làm cho chúng ta dễ dàng tập trung hơn vào những việc có thể hoàn thành ngay lập tức.
Thường khi đặt ra mục tiêu, chúng ta tập trung vào việc cần làm và mất bao lâu để hoàn thành nó. Ví dụ, khi muốn học tiếng Anh, chúng ta nghĩ về việc học trong 6 tháng tới và lập kế hoạch cho từng phần như Reading, Writing...
Sau khi đặt mục tiêu, thường chúng ta nhanh chóng bắt tay vào thực hiện. Tuy nhiên, sau vài ngày, chúng ta cảm thấy mệt mỏi vì không thấy kết quả ngay lập tức. Chúng ta mong muốn thấy thành công ngay hôm nay, không phải đợi đến 6 tháng sau.
Thay vì tiếp cận mục tiêu một cách truyền thống, hãy chia nhỏ mục tiêu và thực hiện chúng liên tục trong 66 ngày. Ví dụ, nếu mục tiêu là học tiếng Anh, hãy dành 1 tiếng mỗi ngày sau khi thức dậy để học. Dù bận rộn, hãy dành thời gian học ít nhất 10 phút mỗi ngày.
Thực hiện việc nhỏ mỗi ngày trong 66 ngày sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình một cách hiệu quả hơn.
Nếu đã từng thất bại nhiều lần trong quá khứ, hãy để nó qua đi. Đừng lo lắng về tương lai, vì quá khứ đã qua và tương lai chưa đến. Hãy tập trung vào hiện tại.
2. Đầu tư vào sức khỏe từ bây giờ
“Sức khỏe tốt và trí tuệ sắc sảo là hai điều quý giá nhất trong cuộc sống” – Publilius Syrus
Khi nghĩ về làm việc hiệu quả, điều quan trọng nhất là sức khỏe của chúng ta.
Tiếc rằng chúng ta thường quá bận rộn với công việc, quá bận để có thời gian ngủ đủ, ăn uống lành mạnh và tập thể dục.
Lý do chúng ta thường lơ là vấn đề sức khỏe là vì chúng ta không thấy được hậu quả ngay lập tức. Ví dụ, nếu thiếu ngủ hôm nay, chúng ta vẫn sống, và nếu không tập thể dục đủ, chúng ta vẫn không đau. Vì thế, chúng ta thường bỏ qua việc chăm sóc sức khỏe.
Nếu có cơ hội, hãy dành thời gian ghé thăm bệnh viện và quan sát những người đang mắc bệnh để hiểu rõ hơn về sự quý báu của sức khỏe mà chúng ta đang có.
Khi sức khỏe được nâng cao, chúng ta sẽ có năng lượng dồi dào hơn để làm việc hiệu quả hơn.
Nói chung, có ba câu hỏi về sức khỏe mà bạn nên đặt cho bản thân:
– Hôm nay bạn đã ngủ đủ khoảng 8 tiếng chưa?
– Hôm nay bạn đã ăn đủ chất dinh dưỡng chưa?
– Hôm nay bạn đã vận động thể chất chưa?
Nếu bạn chưa bắt đầu bất cứ điều gì, hãy bắt đầu ngay từ bây giờ!
3. Tạo một bộ thói quen buổi sáng
Khi chúng ta bắt đầu mở Facebook hoặc bước chân ra khỏi nhà, chúng ta đều bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài.
Chỉ có vào buổi sáng, sau khi vừa thức dậy, chúng ta mới có thể hoàn toàn kiểm soát được thời gian của mình mà không bị ảnh hưởng từ bên ngoài.
Vì vậy, nếu bạn muốn có thêm thời gian, hãy bắt đầu với việc xây dựng một bộ thói quen buổi sáng tốt - để không phải dùng thời gian sáng để chuẩn bị đi làm trong sự vội vã.
Bạn có thể tạo ra các thói quen buổi sáng với hai mục tiêu chính:
– Những thói quen giúp tăng cường chất lượng cuộc sống hiện tại.
– Những thói quen giúp đầu tư vào tương lai của bản thân.
4. Xây dựng thứ tự ưu tiên cho công việc
Không chỉ đơn giản liệt kê nhiệm vụ cho ngày mai, hãy đặt ra thứ tự quan trọng cho từng công việc. Những việc quan trọng hơn sẽ được hoàn thành trước, còn những việc ít quan trọng hơn sẽ được làm sau. Phân chia thứ tự ưu tiên như vậy giúp giảm bớt căng thẳng và áp lực công việc.
Khi không có thứ tự ưu tiên, chúng ta thường làm việc dựa trên cảm xúc, kết quả là cuối ngày vẫn còn rất nhiều việc chưa hoàn thành vì đã mất thời gian vào những việc không quan trọng.
Trước khi đi ngủ, hãy tự hỏi bản thân một vài câu như sau:
– Nếu chỉ được lựa chọn 3 nhiệm vụ để tập trung vào ngày mai, bạn sẽ chọn những gì?
– Trong 3 nhiệm vụ đó, cái nào quan trọng nhất?
– Dự kiến bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó?
Sáng mai khi thức dậy, hãy tuân thủ theo thứ tự và hoàn thành công việc một cách có tổ chức. Hãy tự hào về những gì bạn đã đạt được.
5. Xác định thời gian riêng cho bản thân
Bạn không bao giờ tìm thấy thời gian, bạn phải tự tạo ra thời gian cho bản thân. Mỗi người đều có 24 giờ trong một ngày.
Dành cho bản thân khoảng 1-3 tiếng mỗi ngày để tập trung hoàn toàn vào mục tiêu của mình, không phân tâm bởi bất kỳ điều gì khác ngoài công việc.
6. Tạo ra trò chơi thời gian cho bản thân
Mọi người thường thích chơi game vì đó là lý do họ có thể ngồi chơi suốt 5-6 tiếng mà vẫn phấn khích, nhưng khi đọc sách chỉ trong vòng 5 phút thì đã cảm thấy buồn ngủ.
Hãy tự tạo cho mình một trò chơi. In lịch ra một tờ giấy lớn, dán ở nơi nào đó trong phòng. Mỗi ngày hoàn thành được 3 mục tiêu, đánh dấu X trên lịch. Nếu không hoàn thành, không đánh dấu. Mục tiêu là giữ cho không có ngày nào trống trải trong cả tháng. Nếu làm được, hãy tự thưởng cho bản thân một bữa buffet xứng đáng. Nhớ rằng cần phải có thưởng cho cả việc chơi game.
7. Loại bỏ sự trì hoãn bằng cách chia nhỏ công việc ra
Dù đã làm việc hiệu quả, nhưng đôi khi vẫn gặp vấn đề với sự trì hoãn. Sự trì hoãn là điều không thể tránh khỏi, nhưng quan trọng là cách chúng ta xử lý nó.
Khi chuẩn bị làm một việc mà cảm thấy lười hoặc muốn trì hoãn, hãy chia nó thành những phần nhỏ và bắt đầu từ phần nhỏ đầu tiên.
Ví dụ:
– Mục tiêu ra phòng gym tập thể dục sẽ được chia thành:
– Chuẩn bị đồ tập
– Mặc đồ tập
– Rời khỏi nhà
– Đến nơi tập
– Thay đồ nếu cần thiết
– Khởi động cơ thể
– Thực hiện từng bài tập theo thứ tự
– Tắm sau khi tập
Thường khi bắt đầu làm công việc đầu tiên trong danh sách, bạn sẽ tạo ra động lực để thực hiện những việc tiếp theo.
8. Loại bỏ 4 thứ gây phân tâm
Trong cuộc sống hàng ngày, có nhiều yếu tố gây lãng phí thời gian của chúng ta. Dưới đây là 4 thứ phổ biến mà ta cần loại bỏ:
1. Phân tâm về tâm trí:
Khi ta tập trung vào một việc, suy nghĩ về những điều không liên quan thường xuyên xảy ra.
Cách giải quyết: Ghi chép những suy nghĩ đó vào một cuốn sổ và hứa rằng sẽ xem lại chúng sau. Việc ghi chép giúp ta như việc đổ nước từ bình ra.
2. Phân tâm bởi lo lắng:
Phân tâm bởi môi trường xung quanh:
Khi ta đang tập trung, môi trường xung quanh thường gây ra sự phân tâm. Mẹ kêu đi chợ khi ta đang học, bạn rủ đi trà sữa khi ta đang học bài, nhà bên cạnh hát karaoke khi ta đang luyện nghe. Điều này có thể ảnh hưởng đến sự tập trung của ta.
Cách giải quyết: Tự tạo ra một không gian làm việc riêng, gọi là nơi làm việc chính và nơi làm việc phụ.
Nơi làm việc chính chỉ chứa những vật dụng cần thiết hàng ngày như laptop và sổ tay.
Còn những vật dụng ít sử dụng hơn như đồ ăn, đồ uống, máy in, sách báo, nên được để ở nơi làm việc phụ. Việc giảm bớt đồ đạc giúp tăng sự tập trung.
Hơn nữa, hãy cố định thời gian như hướng dẫn ở trên để tăng cường hiệu suất làm việc.
Bị phân tâm bởi công nghệ:
Các ứng dụng như Facebook, Zalo, Instagram – có thể cả Tinder và nhiều ứng dụng khác.
Trên điện thoại, hãy xóa tất cả các ứng dụng không liên quan đến mục tiêu của bạn và gom chúng vào một thư mục để giảm phân tâm. Mở chỉ khi cần thiết.
Hãy tắt thông báo của Facebook, Zalo, Gmail để tránh bị phân tâm.
Nếu bạn làm việc trên máy tính, hãy cài đặt các ứng dụng như StayFocusd hoặc Gofuckingwork để tập trung hơn.
Bị phân tâm bởi con người:
Cái này thực sự rất khó kiểm soát, vì việc người khác gọi hay nhờ mình làm gì đó là điều không thể tránh khỏi, ta chỉ có thể giảm thiểu thôi. Có hai cách có thể áp dụng là:
– Khi bắt đầu công việc, hãy thông báo với mọi người về cách làm việc của mình, khi nào tập trung, khi nào có thể nói chuyện.
– Khi cần tập trung, đeo tai nghe làm mọi người hiểu rằng bạn đang bận.
Mỗi người hứng thú vào một thời điểm khác nhau
Trong ngày, luôn có một khoảnh khắc mà bạn cực kỳ tập trung và làm việc hiệu quả.
Thường thì chúng ta bỏ qua thời điểm quý báu này, làm cho việc trở nên kém hiệu quả.
Dù vậy, mình có 2 biện pháp để giúp bạn tìm ra thời gian này:
– Trong 1 tuần, ghi chép cẩn thận từng giờ mình làm gì, lúc nào hiệu quả, lúc nào không?
– Khi làm việc hiệu quả, bạn nghe âm thanh gì – ví dụ như mình làm việc rất tập trung khi ở The Coffee House.
Cách thứ hai, tải ứng dụng Moo-Q và thường xuyên làm các bài kiểm tra trong vòng 1 tuần để xem kết quả.
10. Sử dụng thời gian để ghi chép và phân tích hàng ngày
Trong quá khứ, chúng ta thường có thói quen tốt là ghi nhật ký.
Khi trưởng thành, vì bận rộn mà ta thường bỏ quên thói quen này.
Việc ghi chép lại những công việc đã hoàn thành hàng ngày và phân tích chúng giúp ta điều chỉnh để làm việc hiệu quả hơn.
