Buzz
“Người thành công không đợi cảm hứng, họ tự tạo ra nó bằng cách làm việc.” – Stephen King
Mọi người đều muốn tìm kiếm cách làm nhanh việc cần làm để có thêm thời gian cho sở thích cá nhân. Quản lý thời gian và làm việc hiệu quả là kỹ năng quan trọng mà ai cũng nên học.
Dù là sinh viên mới hay người đi làm lâu năm, việc tự quản lý thời gian là rất quan trọng để đạt được mục tiêu cá nhân.
Quản lý thời gian hiệu quả sẽ cải thiện mọi khía cạnh của cuộc sống – từ sức khỏe đến công việc và mối quan hệ xã hội.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp 10 phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay.
Cuộc sống chỉ dài 24 giờ mỗi ngày
Con người chúng ta có đặc điểm là thích những điều mang lại sự hạnh phúc ngay lập tức.
Khi đặt ra một mục tiêu, chúng ta thường nghĩ ngay đến những việc cần phải thực hiện và mất bao lâu để hoàn thành.
Sau khi đặt ra mục tiêu và liệt kê các công việc cần thực hiện, chúng ta thường rất nhiệt tình bắt đầu. Nhưng sau vài ngày, chúng ta lại cảm thấy mệt mỏi vì không thấy kết quả ngay lập tức như mong đợi.
Thay vì tiếp cận mục tiêu một cách truyền thống, chúng ta nên chia nhỏ mục tiêu và thực hiện chúng liên tục trong vòng 66 ngày.
Ví dụ, nếu mục tiêu là học tiếng Anh, chúng ta có thể dành một tiếng vào mỗi buổi sáng sau khi thức dậy để học. Dù bận rộn, chúng ta vẫn phải kiên nhẫn và dành thời gian học mỗi ngày.
Nếu đã gặp phải nhiều thất bại trong quá khứ, hãy để qua đi và tập trung vào hiện tại.
Đầu tư cho sức khỏe là đầu tư cho tương lai bền vững.
“Có sức khỏe và trí tuệ sáng suốt là điều quý giá nhất trong cuộc sống.” – Publilius Syrus
Khi nghĩ đến làm việc hiệu quả, hãy nhớ đảm bảo sức khỏe trước tiên.
Đôi khi chúng ta quá bận rộn với công việc và quên đi việc chăm sóc sức khỏe của bản thân.
Lý do mà chúng ta thường xao lãng sức khỏe là vì không nhìn thấy ngay lợi ích, nhưng thực sự sức khỏe là cơ sở cho mọi thành công trong cuộc sống.
Nếu có cơ hội, hãy ghé thăm bệnh viện và quan sát những người đang phải đối mặt với bệnh tật để nhận ra giá trị của sức khỏe mình.
Khi sức khỏe được cải thiện, chúng ta sẽ có thêm năng lượng để làm việc hiệu quả hơn.
Có ba điều quan trọng về sức khỏe mà bạn nên tự hỏi mình:
– Hôm nay bạn đã ngủ đủ giấc chưa?
– Hôm nay bạn đã ăn đủ chất lượng chưa?
– Hôm nay bạn đã tập luyện thể chất chưa?
Nếu bạn chưa bắt đầu làm gì cả, hãy bắt đầu ngay từ bây giờ!
Nên tạo ra một bộ thói quen buổi sáng cho bản thân.
Khi mở Facebook hoặc bước ra khỏi nhà vào buổi sáng, chúng ta thường bị phân tâm bởi những yếu tố bên ngoài.
Buổi sáng sau khi thức dậy là thời điểm mà ta có thể hoàn toàn kiểm soát thời gian của mình mà không bị ảnh hưởng bởi bất kỳ điều gì.
Nếu muốn có thêm thời gian, hãy bắt đầu bằng việc thiết lập những thói quen buổi sáng tích cực để tránh tình trạng vội vã khi ra ngoài sau khi thức dậy.
Bạn có thể xây dựng thói quen buổi sáng với hai mục đích:
– Các thói quen để cải thiện cuộc sống ngay lúc này.
– Các thói quen hỗ trợ cho tương lai của bạn.
Có sắp xếp ưu tiên cho công việc là điều quan trọng.
Đừng chỉ đơn thuần liệt kê công việc cho ngày mai, hãy ưu tiên chúng.
Khi không có thứ tự ưu tiên, ta dễ bị stress và áp lực công việc.
Buổi tối trước khi đi ngủ, hãy đặt cho mình một vài câu hỏi như:
– Nếu chỉ được chọn 3 việc để tập trung vào ngày mai, bạn sẽ chọn những việc gì?
– Trong 3 việc đó, cái nào là quan trọng nhất?
– Bạn dự định dành bao nhiêu thời gian để thực hiện những công việc đó?
Sáng mai sau khi thức dậy, hãy tuân thủ kế hoạch đã đặt ra và cảm thấy hài lòng với những gì bạn đã hoàn thành.
Cố định một khoảng thời gian riêng cho bản thân là rất quan trọng.
Bạn không thể tìm được thời gian mà bạn phải tạo ra nó cho chính mình. Mỗi người đều có cùng 24 giờ trong một ngày.
Hãy dành từ 1-3 tiếng mỗi ngày chỉ để tập trung vào mục tiêu của bạn, không bị phân tâm bởi các hoạt động khác như trò chuyện, Facebook, hoặc nhắn tin.
Tự tạo ra những trò chơi thú vị để tận hưởng thời gian của bạn.
Mọi người thường thích chơi game vì vui vẻ, nhưng đọc sách lại thường làm họ ngáp ngủ ngáp nghiêng.
Hãy tạo ra một trò chơi cho bản thân. Hãy in ra một lịch và đánh dấu X sau mỗi ngày mà bạn hoàn thành được 3 mục tiêu. Nếu không hoàn thành, hãy để trống. Nếu không bỏ lỡ ngày nào trong tháng, hãy thưởng cho bản thân một bữa buffet.
Loại bỏ sự trì hoãn bằng cách chia nhỏ công việc ra để dễ dàng tiếp cận.
Mặc dù đã làm việc hiệu quả, nhưng thỉnh thoảng vẫn gặp vấn đề với việc trì hoãn. Thì việc loại bỏ nó không phải là điều khả thi, nhưng bạn có thể học cách xử lý nó.
Khi bạn cảm thấy muốn trì hoãn việc chuẩn bị làm một điều gì đó, hãy chia công việc thành các phần nhỏ và bắt đầu từ phần nhỏ nhất.
Ví dụ:
– Mục tiêu ra phòng gym tập thể dục có thể được chia thành:
– Chuẩn bị đồ tập
– Mặc đồ tập
– Đi ra khỏi nhà
– Đến nơi tập
– Thay đồ (nếu cần)
– Bắt đầu với bài khởi động
– Tiến hành từng bài tập theo thứ tự
– Đi tắm sau khi tập
Nói chung, khi bắt đầu làm công việc đầu tiên trong danh sách, nó sẽ tạo ra một đàng quay giúp bạn có động lực để thực hiện những công việc tiếp theo.
Đánh bại 4 thứ gây phân tâm cho bản thân
Có nhiều thứ làm mất thời gian của chúng ta. Đó là lý do chúng ta cần học cách loại bỏ chúng. Dưới đây là 4 thứ thường gây phân tâm:
1. Phân tâm về tâm lý:
Khi tập trung, đầu óc thường bị lang thang đến những suy nghĩ không liên quan.
Cách giải quyết là viết xuống mọi suy nghĩ vào một cuốn sổ và tự nhắc rằng sẽ xem lại sau. Viết ra như đang đổ nước từ bình ra.
2. Thiền định 15 phút mỗi ngày bằng ứng dụng Headspace có thể giúp cải thiện độ tập trung lâu dài.
Bị phân tâm bởi môi trường
Khi đang tập trung, bất kỳ điều gì xung quanh cũng có thể làm bạn mất tập trung. Ví dụ, mẹ nhờ đi chợ, bạn bè rủ đi trà sữa, hoặc nhà bên cạnh hát karaoke.
Cách giải quyết là tự tạo không gian làm việc phù hợp. Có thể chia làm hai nơi làm việc: nơi làm việc chính và nơi làm việc phụ.
Nơi làm việc chính chỉ cần những vật dụng cần thiết hàng ngày như laptop và sổ ghi chú.
Những vật dụng ít sử dụng hơn như đồ ăn, máy in, sách báo sẽ được để ở nơi làm việc phụ. Giảm bớt đồ đạc giúp tăng cường tập trung.
Hãy cố định thời gian làm việc như đã hướng dẫn ở trên.
Bị phân tâm bởi công nghệ
Các ứng dụng như Facebook, Zalo, Instagram, và có thể Tinder và nhiều trang khác.
Xóa hết các ứng dụng không liên quan đến mục tiêu và gom chúng vào một thư mục để giảm phân tâm. Mở khi cần thiết.
Tắt thông báo của các ứng dụng như Facebook, Zalo, Gmail để không bị phân tâm.
Cài đặt các ứng dụng như StayFocusd hoặc Gofuckingwork trên máy tính giúp tăng cường tập trung, hoàn toàn miễn phí.
Bị phân tâm bởi con người
Việc này khó kiểm soát vì người khác thường ồ ạt nhờ bạn làm điều gì đó, nhưng bạn chỉ có thể giảm bớt sự phiền toái. Có hai cách để làm điều này:
Khi bạn mới đến nơi làm việc, hãy thông báo với mọi người về cách làm việc của bạn. Xác định thời gian tập trung và thời gian nói chuyện.
Khi bạn cần tập trung, hãy đeo tai nghe. Dù bạn không nghe gì, nhưng người khác sẽ ít làm phiền bạn hơn.
Mỗi người có thời điểm tập trung tốt khác nhau.
Trong ngày, có khoảnh khắc bạn cảm thấy tập trung cao, làm việc hiệu quả hơn. Thường thì chúng ta bỏ lỡ thời gian này.
Thường thì mọi người bỏ qua khoảnh khắc này, làm cho họ bỏ lỡ cơ hội để làm việc hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, tôi có 2 phương pháp giúp bạn tìm ra thời điểm này:
Ghi chép chi tiết từng giờ làm việc trong 1 tuần để xác định thời điểm hiệu quả nhất.
Nhận biết âm thanh khi làm việc hiệu quả, ví dụ như ngồi ở The Coffee House.
Sử dụng ứng dụng Moo-Q và thực hiện các bài kiểm tra để đánh giá thời gian hiệu quả.
Dành thời gian ghi chép và phân tích lại mỗi ngày.
Nhớ lại thói quen tốt khi còn nhỏ là viết nhật ký.
Bận rộn với cuộc sống lớn lên khiến chúng ta quên mất thói quen này.
Ghi chép và phân tích các hoạt động hàng ngày giúp ta điều chỉnh và tối ưu hiệu quả công việc.
