Buzz
Việc sử dụng Excel thành thạo mang lại nhiều lợi ích to lớn, đặc biệt là với những thủ thuật Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc đáng kể, không phân biệt bạn làm trong lĩnh vực kinh doanh, tài chính hay quản lý dự án,... Excel là công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp bạn tổ chức và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó hỗ trợ bạn ra các quyết định thông minh và nhanh chóng. Hôm nay Mytour giới thiệu đến bạn 10 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích, nên ghi nhớ để công việc của bạn trở nên trơn tru hơn.
Chọn tất cả dữ liệu
Thay vì dùng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính, bạn có thể sử dụng thủ thuật chọn tất cả bằng cách bấm vào nút tam giác 'Select all' ở góc trên bên trái của bảng tính. Đây là cách nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều.
Khi bạn bấm vào tam giác ở góc trên bên trái như hình minh họa dưới đây, ô này sẽ trở thành nút “Chọn tất cả”. Khi nhấn vào nút này, toàn bộ dữ liệu trong bảng tính sẽ được chọn, bao gồm cả các ô trống và ô có dữ liệu. Một lợi ích của phương pháp này là bạn không cần phải di chuyển chuột hoặc sử dụng bàn phím nhiều, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc với Excel.
Chuyển giữa các bảng tính Excel nhanh hơn
Thủ thuật Excel sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Tab giúp bạn chuyển đổi giữa các bảng tính một cách nhanh chóng. Bằng cách nhấn tổ hợp phím này, Excel sẽ chuyển đổi ngay lập tức đến bảng tính tiếp theo trong danh sách các bảng tính đang mở. Điều này rất đơn giản và tiện lợi, chỉ cần nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó nhấn liên tục phím Tab để di chuyển qua các bảng tính khác. Khi đến bảng tính bạn mong muốn, thả cả hai phím để chọn nó.
Thủ thuật Excel tự động nhập dữ liệu
Một trong những thủ thuật Excel quan trọng là sử dụng tính năng kéo và sao chép (Fill Handle), giúp bạn nhanh chóng nhập dữ liệu đồng nhất vào các ô liên tiếp. Để làm điều này, bạn chỉ cần cập nhật dữ liệu đầu tiên vào ô đầu tiên của loạt dữ liệu cần sao chép. Sau đó, di chuột vào góc nhỏ ở phía dưới bên phải của ô vuông chứa dữ liệu, và kéo chuột xuống hoặc sang các ô tiếp theo mà bạn muốn điền dữ liệu. Excel sẽ tự động điền các giá trị liên tiếp dựa trên mẫu dữ liệu ban đầu.
Nếu có mẫu hoặc quy tắc trong dữ liệu ban đầu, Excel sẽ áp dụng chúng cho các ô mới. Khi đến ô cuối cùng của loạt dữ liệu bạn muốn điền, thả chuột để hoàn tất quá trình sao chép. Tính năng này cũng hỗ trợ các loại dữ liệu như ngày tháng, số, văn bản và chuỗi ký tự. Việc sử dụng tính năng kéo và sao chép giúp tiết kiệm thời gian và giảm công sức khi phải nhập dữ liệu giống nhau vào nhiều ô trong Excel.
Nhập ngày tháng một cách nhanh chóng với Excel
Để nhập ngày tháng nhanh chóng vào các ô trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ; (Ctrl + dấu chấm phẩy). Đây là một trong những thủ thuật Excel phổ biến, bạn chỉ cần đặt con trỏ vào ô đầu tiên trong cột ngày tháng cần nhập, giữ phím Ctrl và nhấn dấu chấm phẩy (;), ngày tháng hiện tại sẽ tự động nhập vào ô đó. Sau đó, bạn có thể áp dụng thủ thuật “Tự động nhập dữ liệu” để điền tiếp cho các ô khác.
Phím tắt Ctrl + ; chỉ nhập ngày tháng hiện tại và không thay đổi sau khi bạn mở lại file Excel sau một thời gian. Để nhập các ngày tháng khác nhau, bạn cần thay đổi thủ công hoặc sử dụng các công thức khác như công thức DATE trong Excel.
Thủ thuật Excel tự động tính tổng
Trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + = (Alt + dấu bằng) để tự động tính tổng một cột dữ liệu. Đặt con trỏ vào ô trống dưới cùng của cột dữ liệu cần tính tổng, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + =. Excel sẽ tự động chọn dải dữ liệu từ ô đầu cột đến ô hiện tại và hiển thị kết quả tổng ở ô đó. Bạn có thể nhấn Enter để xác nhận kết quả hoặc di chuyển đến cột khác để tính tổng cho dữ liệu khác.
Phím tắt Alt + = là một cách nhanh chóng để tính tổng và tiết kiệm thời gian so với việc sử dụng hàm SUM truyền thống. Tuy nhiên, lưu ý rằng phím tắt này chỉ tính tổng các giá trị trong cùng một cột và không xử lý các trường hợp đặc biệt như ô trống hoặc dữ liệu không hợp lệ.
Đổi cột thành dòng và ngược lại
Để đổi cột thành dòng và ngược lại trong Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Transpose. Thủ thuật Transpose được thực hiện bằng cách chọn toàn bộ bảng dữ liệu mà bạn muốn thay đổi, bao gồm cả tiêu đề và dữ liệu, sau đó nhấn chuột phải và chọn “Copy” (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C) để sao chép bảng dữ liệu.
Tiếp theo, bạn chọn một ô nơi bạn muốn dán bảng dữ liệu mới và nhấn chuột phải, sau đó chọn “Paste Special” (hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V). Trong hộp thoại “Paste Special”, đánh dấu vào ô “Transpose” (hoặc “Chuyển vị” trong phiên bản tiếng Việt). Nhấn “OK” để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Sau khi thực hiện các bước trên, cột sẽ được chuyển thành dòng và dòng sẽ được chuyển thành cột. Đồng thời, tiêu đề cũng sẽ được xử lý theo cách tương ứng. Tuy nhiên, tính năng Transpose chỉ hoạt động khi kích thước và định dạng bảng dữ liệu mới phù hợp với dữ liệu ban đầu. Hãy chắc chắn rằng ô đích có đủ không gian để chứa dữ liệu sau khi chuyển đổi.
Cố định dòng và cột tiêu đề
Để cố định dòng tiêu đề hoặc cột tiêu đề trong bảng tính Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Freeze Panes. Trong đó:
Để cố định dòng tiêu đề, bạn phải đảm bảo rằng dòng tiêu đề của bạn nằm ở hàng đầu tiên trong bảng tính. Bạn chọn thẻ “View” trên thanh menu, trong đó trong nhóm “Window”, bạn sẽ thấy nút “Freeze Panes”. Nhấn vào mũi tên bên cạnh nút đó, trong danh sách các tùy chọn, chọn “Freeze Top Row” (Cố định dòng trên cùng). Sau khi thực hiện các bước này, dòng tiêu đề sẽ được cố định và luôn hiển thị khi bạn cuộn xuống dưới.
Để cố định cột tiêu đề bạn cần đảm bảo rằng cột tiêu đề của bạn nằm ở cột đầu tiên trong bảng tính. Chọn thẻ “View” trên thanh menu, tương tự như trên bạn nhấn chọn mũi tên bên cạnh nút “Freeze Panes” và chọn “Freeze First Column” (Cố định cột đầu tiên) trong danh sách tùy chọn. Sau khi thực hiện các bước này, cột tiêu đề sẽ được cố định và luôn hiển thị khi bạn cuộn sang phải.
Tính năng Freeze Panes chỉ áp dụng cho dòng tiêu đề đầu tiên hoặc cột tiêu đề đầu tiên. Nếu bạn muốn cố định cả dòng tiêu đề và cột tiêu đề, bạn có thể đặt con trỏ vào ô bên dưới ô tiêu đề đầu tiên và sau đó áp dụng tính năng Freeze Panes.
Thủ thuật Excel sao chép dữ liệu nhanh chóng
Để sao chép dữ liệu nhanh chóng, bạn có thể sử dụng các phím tắt thủ thuật Excel. Đầu tiên bạn quét toàn bộ dữ liệu mà bạn muốn sao chép sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + C trên bàn phím để sao chép dữ liệu vào Clipboard. Kế tiếp, bạn chọn ô nơi bạn muốn dán dữ liệu sao chép sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + V trên bàn phím để dán dữ liệu từ Clipboard vào ô đã chọn.
Sau khi thực hiện các thao tác trên, dữ liệu sẽ được sao chép và dán vào ô mục tiêu một cách nhanh chóng. Phím tắt Ctrl + C được sử dụng để sao chép (Copy) và phím tắt Ctrl + V được sử dụng để dán (Paste) trong hầu hết các ứng dụng trên máy tính, không chỉ riêng trong Excel. Vì vậy, bạn có thể sử dụng cách này để sao chép và dán dữ liệu trong nhiều tình huống khác nhau.
Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc
Bạn muốn mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc bằng thủ thuật Excel? Để mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc, đầu tiên hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trong thư mục chứa các tệp tin Excel mà bạn muốn mở. Sau đó nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím. Trong khi giữ phím Ctrl, nhấp chuột trái vào các tệp tin Excel mà bạn muốn mở. Bạn có thể chọn nhiều tệp tin cùng một lúc. Các tệp tin mà bạn đã chọn sẽ được làm nổi bật. Khi bạn đã chọn tất cả các tệp tin Excel cần mở, nhấn Enter trên bàn phím.
Sau khi thực hiện các bước trên, các tệp tin Excel mà bạn đã chọn sẽ được mở cùng một lúc và hiển thị trên màn hình. Bạn có thể chuyển đổi giữa các bảng tính bằng cách chọn tab tương ứng với từng bảng tính. Phương pháp này chỉ áp dụng cho việc mở nhiều tệp tin Excel từ cùng một thư mục hoặc thư mục con. Nếu tệp tin Excel nằm ở các thư mục khác nhau, bạn cần điều hướng đến từng thư mục và lặp lại quy trình trên.
Thủ thuật Excel Ctrl + ~
Để hiển thị công thức trong Excel một cách nhanh chóng, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ~ (dấu chấm ngã). Đầu tiên bạn mở bảng tính Excel chứa các công thức mà bạn muốn hiển thị sau đó nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím. Trong khi giữ phím Ctrl, nhấn phím ~ (dấu chấm ngã) trên bàn phím. Các ô trong bảng tính sẽ chuyển sang chế độ hiển thị công thức. Các công thức sẽ được hiển thị trong ô thay vì kết quả tính toán. Để quay lại chế độ hiển thị giá trị kết quả, bạn chỉ cần thực hiện lại phím tắt Ctrl + ~.
Khi bạn sử dụng phím tắt này, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra và xem các công thức trong bảng tính một cách nhanh chóng. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn đảm bảo tính đúng đắn của các công thức hoặc phát hiện lỗi trong công thức mà không cần kiểm tra từng ô một.
Chốt lại
Excel là một trong những công cụ mạnh mẽ và hữu dụng nhất được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực xử lý dữ liệu và tính toán. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa khám phá hết tiềm năng và các tính năng hữu ích mà Excel mang lại. Với bài viết này, Mytour đã giúp bạn khám phá thêm 10 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích. Hãy ghi nhớ chúng và theo dõi để biết thêm nhiều mẹo sử dụng Excel để làm việc hiệu quả hơn.
