Buzz
Nếu bạn xuất file Excel dung lượng lớn, việc chia sẻ và biên tập có thể trở nên khó khăn. Vậy làm thế nào để giảm dung lượng file Excel online chứa ảnh và nhiều công thức? Có thể sử dụng phần mềm giảm dung lượng file Excel online miễn phí hay không? Hãy cùng khám phá nhé.
Các bước giảm dung lượng file Excel
Có nhiều cách để giảm dung lượng tệp Excel, giúp tệp trở nên nhẹ nhàng hơn để chia sẻ. Bạn có thể nén ảnh, xóa định dạng có điều kiện, cắt giảm ô tính, hay xóa named range. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Xóa định dạng có điều kiện để giảm dung lượng
Đây là phương pháp giảm dung lượng file Excel chứa nhiều công thức và định dạng điều kiện. Để thực hiện, bạn chỉ cần mở file Excel và thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn một ô bất kỳ có định dạng điều kiện
Bước 2: Trong tab “Home” > chọn mục “Conditional Formatting” > chọn “Clear Rules” > chọn “Clear Rules from selected Cells” (xóa định dạng của ô đã chọn) hoặc “Clear Rules from Entire Sheet” (xóa định dạng cho toàn bộ sheet).
Cách giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa định dạng ô
Cắt giảm ô tính ở vùng không sử dụng
Tệp Excel có quá nhiều ô tính không cần thiết cũng làm tăng dung lượng file. Vậy cách giảm dung lượng file Excel đơn giản là xóa các ô tính không cần thiết. Hướng dẫn:
Bước 1: Bôi đen các hàng/cột không sử dụng trên sheet làm việc.
Bước 2: Click chuột phải vào vị trí đã bôi đen > chọn “xóa” để xóa vùng đã chọn. Sau đó, bạn chỉ cần lưu file lại và kiểm tra dung lượng file lúc này.
Giảm dung lượng bằng cách xóa data links
Data links là các liên kết được chèn vào sheet, hỗ trợ truy cập các tài liệu ngoài Excel. Tuy nhiên, nếu có quá nhiều data links, file Excel sẽ trở nên nặng nề. Bạn nên xóa bớt các data links không cần thiết theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở file Excel bạn muốn giảm dung lượng > vào mục “Data” > chọn “Edit links”.
Bước 2: Chọn các data link mà bạn muốn xóa > nhấn nút “Break Link” để xóa ngay.
Nhấn vào “Break Link” để xóa data links và giảm dung lượng file
Nén toàn bộ ảnh trong Excel
Chèn ảnh vào Excel để hỗ trợ hiển thị thông tin trong tệp dữ liệu có thể làm tăng dung lượng file. Dưới đây là cách giảm dung lượng file Excel có ảnh một cách hiệu quả:
Bước 1: Click chuột chọn ảnh cần nén > vào “Format” > chọn “Compress Pictures”.
Bước 2: Bỏ tích ở ô “Apply only to this picture” nếu bạn muốn nén tất cả ảnh trên sheet. Sau đó, tích vào ô “Email (96 ppi): minimize document size for sharing” để giảm dung lượng ảnh. Nhấn OK để lưu.
Giảm dung lượng file bằng cách tắt Watch Window
Watch Window là một hộp thoại nhỏ hiển thị thông tin của các ô trong Excel. Tính năng này đôi khi không cần thiết, vì vậy bạn có thể tắt nó để giảm dung lượng file. Hướng dẫn:
- Trên file Excel của bạn > vào mục “Công thức” > chọn vào “Watch Window” > chọn “Xóa Watch” để loại bỏ ngay.
Loại bỏ Watch Window để giảm kích cỡ file Excel
Xóa các phạm vi có tên trong file Excel
Việc đặt tên cho các vùng trong Excel có thể làm tăng dung lượng file. Do đó, loại bỏ các phạm vi có tên cũng là cách giảm dung lượng file Excel online. Hướng dẫn:
Bước 1: Vào mục “Công thức” > chọn “Quản lý Tên” trong sheet Excel.
Bước 2: Chọn các vùng có tên muốn xóa > nhấn vào “Xóa” là xong.
Giảm dung lượng file Excel bằng Excel Binary Workbook
Excel Binary Workbook là một định dạng tệp Excel không phổ biến, nhưng có thể giảm dung lượng file. Hướng dẫn:
Bước 1: Vào “Tệp” > chọn “Lưu thành” > chọn “Duyệt” và tìm đến thư mục bạn muốn lưu tệp Excel.
Bước 2: Ở mục “Lưu dưới dạng”, chọn “Excel Binary Workbook” > nhấn “Lưu” để hoàn thành.
Chọn lưu file dưới định dạng Excel Binary Workbook
Loại bỏ định dạng trống trong hàng và cột
Bên cạnh cách giảm dung lượng file Excel trực tuyến, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để loại bỏ định dạng khỏi các hàng và ô trống:
Bước 1: Vào tab “Tìm” > “Đi đến” > mở tab “Đặc biệt”.
Bước 2: Đánh dấu vào ô “Trống” và nhấn “OK” để tìm các ô trống trên bảng tính.
Bước 3: Quay lại tab “Tìm” > chọn “Công thức” và chọn “Xóa” để xóa tất cả định dạng ở các ô trống đã chọn.
Nhấn “Xóa” để xóa tất cả định dạng ở ô trống
Sử dụng phần mềm giảm dung lượng file Excel miễn phí
Nếu không muốn giảm dung lượng bằng cách thủ công, bạn có thể thử các phần mềm chuyên dụng. Dưới đây là một số phần mềm giảm dung lượng file Excel miễn phí như:
- NXPowerLite Desktop (https://neuxpower.com/nxpowerlite-desktop/)
- FILEminimizer Office (https://balesio.com/fileminimizer/eng/index.php)
- PowerShrink (https://www.powershrink.com/)
Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel
Khi giảm dung lượng tệp, file dữ liệu Excel trở nên nhẹ hơn, giúp bạn chia sẻ tệp nhanh chóng và dễ dàng hơn qua các nền tảng. Đồng thời, bạn có thể xử lý các sheet trong tệp với tốc độ nhanh hơn. Nếu file quá nặng, bạn có thể gặp tình trạng giật lag khi thao tác trên Excel.
Hy vọng thông tin trên giúp bạn biết cách giảm dung lượng file Excel online với nhiều công thức và ảnh. Đừng quên tham khảo các phần mềm giảm dung lượng file Excel online miễn phí được gợi ý nhé.
Xem thêm bài viết trong chuyên mục: Thủ thuật Excel
