Buzz
Trên Excel, có vô số phím tắt để giúp bạn thao tác và thực hiện tính toán một cách thuận lợi. 11 phím tắt được giới thiệu dưới đây sẽ là nguồn kiến thức hữu ích giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Khám phá 11 Phím tắt Excel để tối ưu hóa công việc của bạn
1. Ctrl + PgDn và Ctrl + PgUp: Bay từ bảng tính này sang bảng tính khác
2. Ctrl + phím mũi tên: Liếc nhẹ đến khu vực dữ liệu mới
Thường bạn sử dụng phím mũi tên để nhảy giữa các ô. Nhưng để di chuyển nhanh hơn, chỉ cần giữ nút Ctrl và sử dụng mũi tên điều hướng.
3. Ctrl + Shift + phím mũi tên: Lựa chọn dữ liệu nhanh chóng
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên để mở rộng vùng lựa chọn từ ô hiện tại.
4. Click đúp chuột để nhân bản công thức xuống cuối bảng tính
Để nhân bản công thức hoặc giá trị xuống cuối bảng tính, bạn không cần phải giữ và kéo chuột. Thay vào đó, chỉ cần click đúp vào ô nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của ô.
5. Sử dụng phím tắt để định dạng giá trị nhanh chóng
Bật chế độ siêu tốc với tổ hợp phím Ctrl + Shift + ! để định dạng số với độ chính xác hai chữ số thập phân. Sử dụng Ctrl + Shift + $ để biến số liệu thành đơn vị tiền tệ với định dạng đẹp mắt và hai chữ số thập phân. Cuối cùng, nhấn Ctrl + Shift + % để hiển thị số phần trăm một cách chính xác và thuận lợi.
Bước nhanh vào thế giới công thức với phím F4! Đặt ngón tay lên phím này khi bạn sao chép công thức trong Excel. Nếu muốn di chuyển công thức một cách linh hoạt, hãy sử dụng thủ thuật khóa nhanh bằng cách thêm biểu tượng $ vào trước tên ô và số hàng. Ví dụ: =$B1. Giờ đây, bạn đã chinh phục được F4 rồi đấy!
Đôi khi, khi bạn copy công thức, bạn muốn nó giữ nguyên ở những ô đầu tiên. Nhưng cũng có khi bạn muốn nó tự do chạy mà không bị ràng buộc. Đừng lo, chỉ cần thêm biểu tượng $ vào trước tên và số hàng của ô đó, như =$B1. Nhưng nếu công việc yêu cầu bạn khóa nhiều ô, thì cứ làm theo và tận hưởng thành quả!
Nắm bắt mẹo “khóa” công thức ngay trên ô đầu vào với phím F4. Bạn chỉ cần thêm biểu tượng $ vào trước tên và số hàng của ô đầu tiên, chẳng hạn =$B1. Nếu việc khóa nhiều ô là thách thức, đừng lo, chỉ cần một vài thao tác và bạn sẽ làm được. Đã đến lúc trở thành chuyên gia Excel!
Quên đi việc thêm biểu tượng $ một cách cổ điển, chỉ cần chọn ô và nhấn F4. Phím này không chỉ thêm $, mà còn mở ra các tùy chọn khác như khóa ô, khóa số hàng, khóa cột và không khóa. Dễ dàng mà hiệu quả!
Chương 7 đưa bạn đến với thế giới tính toán dữ liệu bằng cách sử dụng hàm CountIF và hàm SumIF. CountIF đếm số lần một giá trị xuất hiện trong điều kiện đã chọn, trong khi SumIF thêm các giá trị dựa trên điều kiện của bạn. Bạn đã sẵn sàng trở thành nhà phân tích dữ liệu chưa?
Khi muốn tính toán dữ liệu, bí quyết đằng sau là hàm CountIF và hàm SumIF. CountIF đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong vùng điều kiện, còn SumIF thêm các giá trị theo điều kiện. Đừng bỏ qua cơ hội nâng cao kỹ năng tính toán của mình!
Để tính toán một cách thông minh, chỉ cần đặt hàm CountIF và SumIF vào cuộc chơi. CountIF đếm số lần xuất hiện của một giá trị, trong khi SumIF thêm các giá trị dựa trên điều kiện. Đầu vào đầu tiên là vùng điều kiện, và đầu vào thứ hai là điều kiện cụ thể bạn đang tìm kiếm. Đơn giản nhưng mạnh mẽ!
Trong ví dụ này, Mytour đang đếm số câu chuyện trong cột B, do các tác giả tài năng đầu tiên sáng tạo ra. Điều này giúp Mytour theo dõi và đánh giá đóng góp của mỗi tác giả một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Sử dụng SUMIF để mở ra thế giới tính tổng độc đáo! Trong ví dụ này, Mytour đang đếm tổng số lượt xem của từng tác giả. Phạm vi tổng hợp là chìa khóa, là sự kết hợp khéo léo giữa SUM (tổng) và IF (điều kiện). Hãy để SUMIF trở thành đồng minh tin cậy của bạn trong việc tính toán dữ liệu.
Khám phá sức mạnh của SUMIF! Trong ví dụ này, Mytour đang theo dõi số lượt xem của mỗi tác giả. Phạm vi tổng hợp là chìa khóa, giúp Mytour ghép đúng tên tác giả với số lượt xem. SUMIF không chỉ là công cụ, mà là bí mật thành công của những người làm việc với dữ liệu.
Bước vào thế giới tiện ích với hàm VLOOKUP! Kéo dữ liệu chính xác với sự giúp đỡ của hàm này. Đừng để dữ liệu lạc lõng nữa, hãy biến VLOOKUP thành đồng minh đắc lực của bạn trong việc định vị thông tin cần thiết.
Hàm VLOOKUP, như một chuyên viên thám tử, đi tìm giá trị ẩn sâu trong cột bên trái vùng dữ liệu, và đưa về ánh sáng bất kỳ giá trị nào ở cột bên phải.
Trong thế giới các trường đại học luật, Mytour đang sử dụng phép màu VLOOKUP để tạo ra danh sách 5 trường hàng đầu. Dữ liệu đây, kết quả đảm bảo ấn tượng!
Thách thức VLOOKUP! Đặt giá trị cần so sánh, chọn vùng dữ liệu, chỉ định số cột, và loại bảng xếp hạng bạn muốn. Đó là chìa khóa mở cánh cửa thế giới đầy sự khám phá!
Khi giá trị cần so sánh được đưa ra, VLOOKUP là bí mật giúp Mytour tìm kiếm và đem về bảng xếp hạng. Nhanh chóng và chính xác, hàm này chắc chắn là một công cụ không thể thiếu trong hộp công cụ của bạn.
Thứ hai, chúng ta nhảy vào vùng dữ liệu chứa những bí mật cần tìm trong cột bên trái và thông tin quan trọng ở những cột bên phải. Bước tiếp theo, là nhập số cột của giá trị cần trả lại.
Trong ví dụ này, mục tiêu của chúng ta là lọc ra 5 trường đại học hàng đầu về luật, và tên của những trường này đều nằm gọn trong cột thứ 2 của vùng dữ liệu.
Dữ liệu cuối cùng để nói với Excel làm thế nào để ghép kết quả một cách chính xác hoặc gần đúng. Nếu bạn muốn kết quả chính xác, đơn giản nhập FALSE hoặc 0.
9. Sử dụng & để hợp nhất chuỗi văn bản
Trong ví dụ dưới đây, bảng số liệu hiển thị một cột chứa tên và một cột chứa họ. Bạn có thể sử dụng dấu & để tạo một cột chứa họ tên đầy đủ. Trong Excel, dấu & được sử dụng để kết hợp hai hoặc nhiều đoạn văn bản với nhau. Chú ý, giữa các tên và họ tên sẽ có khoảng trắng.
Công thức bạn cần là =[Tên]&' '&[Họ tên]. Bạn có thể kết hợp các tham chiếu ô với văn bản thực tế miễn là văn bản mà bạn muốn thêm được đặt trong dấu ngoặc kép.
10. Sử dụng hàm LEFT, RIGHT và LEN để 'làm sạch' dữ liệu của bạn
Những hàm này là lựa chọn tuyệt vời để 'làm sạch' dữ liệu của bạn.
Sử dụng Hàm LEFT (chuỗi văn bản, số ký tự)
Trong ví dụ này, hãy kết hợp tên viết tắt của tiểu bang với tên đầy đủ bằng một dấu gạch ngang nằm ở giữa.
Hàm LEFT có thể được áp dụng để trả về tên viết tắt của tiểu bang. Hàm này lấy một số ký tự cụ thể từ đầu chuỗi văn bản. Đầu vào đầu tiên là chuỗi văn bản, đầu vào thứ hai là số ký tự bạn muốn lấy. Trong ví dụ này, chúng ta sử dụng 2 ký tự đầu tiên.
Sử dụng Hàm LEN (chuỗi văn bản)
Để loại bỏ tên các tiểu bang khỏi chuỗi văn bản này, bạn cần sử dụng chức năng RIGHT. RIGHT sẽ lấy một số ký tự được chỉ định từ phía cuối bên phải của chuỗi văn bản.
Câu hỏi là bạn muốn lấy bao nhiêu ký tự ở phía bên phải của chuỗi văn bản? Lấy toàn bộ và trừ đi 3, vì tất cả tên tiểu bang được đặt sau tên viết tắt của tiểu bang và một dấu gạch ngang. Ở đây, hàm LEN sẽ giúp, hàm này đếm số ký tự hoặc độ dài của chuỗi văn bản.
Sử dụng Hàm RIGHT (chuỗi văn bản, số ký tự)
Bây giờ, bạn có thể kết hợp hàm RIGHT và hàm LEN để phân tách tên tiểu bang. Vì chúng ta muốn loại bỏ 3 ký tự đầu tiên, bạn lấy chiều dài của chuỗi trừ đi 3 và kết quả là các ký tự ở phía cuối bên phải của chuỗi.
Để cắt chuỗi ký tự trong bảng tính, bạn có thể sử dụng Hàm MID để trích xuất chuỗi. Ví dụ, nếu dữ liệu trong một ô là 34567 và bạn muốn lấy 2 số 45, bạn chỉ cần sử dụng Hàm MID.
11. Tạo giá trị ngẫu nhiên với RAND
Sử dụng Hàm RAND ()
Sử dụng hàm RAND () để tạo giá trị ngẫu nhiên từ 0 đến 1. Không cần bất kỳ đầu vào nào, chỉ cần để trống trong dấu ngoặc đơn. Giá trị ngẫu nhiên sẽ được tạo mỗi khi bảng tính tính toán lại. Bạn có thể làm bảng tính tính lại bằng cách nhấn F9. Hàm RAND () cũng tự động cập nhật giá trị khi bạn thay đổi bảng tính.
Dưới đây là 11 phím tắt Excel giúp tăng cường hiệu suất làm việc của bạn. Ngoài ra, trong bảng tính, việc sử dụng 50 phím tắt Ctrl trong Excel sẽ giúp bạn thao tác nhanh và hiệu quả hơn trên bộ công cụ thống kê và bảng tính tuyệt vời này.
