Buzz
Email sẽ trở thành bạn đồng hành quan trọng trong hành trình học tập, tìm kiếm việc làm và đặc biệt là phát triển sự nghiệp. Việc áp dụng những nguyên tắc dưới đây sẽ giúp bạn viết email một cách thuần thục và chuyên nghiệp hơn.
1. Đặt Tiêu Đề Rõ Ràng, Dễ Hiểu
Tiêu đề có nhiệm vụ tóm tắt nội dung chính của email và quyết định việc người nhận có mở ra đọc ngay hay không. Mỗi email gửi đi cần được chuẩn bị kỹ lưỡng từ tiêu đề cho đến nội dung bên trong. Đặc biệt, khi viết email xin việc, ứng viên cần đọc kỹ thông tin tuyển dụng và tuân thủ yêu cầu về cách đặt tiêu đề cụ thể nếu có. Trong trường hợp không có yêu cầu cụ thể, bạn nên sử dụng tiêu đề đầy đủ với 3 yếu tố: Họ Tên_Vị Trí Ứng Tuyển_Ngày Tháng.
2. Sử Dụng Địa Chỉ Email Chuyên Nghiệp
Nếu bạn đang làm việc cho một tổ chức nào đó, hãy sử dụng địa chỉ email của tổ chức đó để tạo sự tin cậy và chuyên nghiệp (ví dụ: @hotcourses.vn). Tuy nhiên, nếu bạn làm việc tự do (freelancer), hãy xem xét kỹ lưỡng hơn khi chọn một địa chỉ email riêng. Hãy tránh những địa chỉ email có biệt danh quá 'teen' như 'babyboy@...' hoặc 'co_gai_mong_mo@...'.
Nghĩ kỹ trước khi quyết định 'Reply All' (Trả lời tất cả)
Trong công việc, bạn có thể nhận được những email được gửi cho nhiều người cùng một lúc. Nhưng hãy nhớ rằng không phải ai cũng cần phải nhận một lúc 20 email phản hồi chồng lên nhau. Để tránh gây phiền toái cho người nhận, hãy xem xét kỹ lưỡng trước khi chọn “Reply All”, trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng mọi người trong danh sách cần phải nhận email đó.
Tận dụng chức năng chữ ký email
Thực tế, sự tin cậy của người nhận sẽ tăng lên khi họ đọc một email kết thúc bằng một phần chữ ký rõ ràng và cụ thể. Một chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp các thông tin cơ bản như họ tên, thông tin liên hệ, tên tổ chức làm việc… để giúp người đọc dễ dàng 'định vị' bạn là ai và bạn đến từ đâu. Khi tạo chữ ký email chuyên nghiệp, bạn có thể sử dụng phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm… để làm cho chữ ký email của bạn trở nên chính xác và chuyên nghiệp hơn.
Tránh sử dụng lời chào quá thân mật
Tránh sử dụng các lời chào thông thường hoặc quá thân mật như 'Hey' hoặc 'Chào bạn' trong văn phong làm việc, cũng như việc viết tắt tên của họ (thay vì nói 'Hi Michael' hãy nói 'Mike'). Điều này có thể tạo ra cảm giác thiếu tôn trọng nếu người nhận không quen biết bạn đủ lâu. Nếu gửi email cho một tổ chức hoặc một đối tác lớn tuổi hơn, hãy sử dụng kính ngữ để thể hiện sự tôn trọng. Nắm vững vai trò và mục đích của bạn để sử dụng lời chào phù hợp với từng đối tượng.
Hạn chế việc sử dụng dấu chấm than
Nhiều người có thói quen dùng quá nhiều dấu chấm than, làm cho email trở nên quá đầy cảm xúc và thỉnh thoảng có vẻ như đang ra lệnh. Chỉ sử dụng dấu chấm than khi thực sự cần thiết. Nếu muốn sử dụng, hãy giữ cho mỗi câu chỉ có một dấu chấm than để thể hiện sự phấn khích và tránh việc cho thấy sự mất kiểm soát về cảm xúc.
Ngoài ra, việc sử dụng các 'thán từ' để thể hiện cảm xúc có thể dẫn đến hiểu nhầm ý nghĩa của email. Ví dụ, câu 'Tôi muốn có bản báo cáo này ngay và luôn' có thể làm người đọc hiểu lầm rằng bạn đang tức giận.
Hài hước đúng lúc
Những điều có vẻ hài hước khi nói nhưng có thể trở thành khó hiểu và không hề hài hước khi viết ra và dễ gây hiểu nhầm. Vì vậy, trong các tương tác yêu cầu tính chuyên nghiệp, nên tránh sử dụng hài hước và đùa cợt trong email trừ khi bạn biết chắc về người nhận.
Chú ý đến sự khác biệt văn hóa
Khi viết email, điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên văn hóa và hiểu biết về người nhận để tránh hiểu nhầm trong giao tiếp. Một nguyên tắc quan trọng là, với các văn hóa phụ thuộc vào ngữ cảnh, như Nhật Bản, Ả Rập hoặc Trung Quốc, mọi người muốn hiểu rõ về bạn trước khi hợp tác. Khi gửi email cho đối tác từ những quốc gia này, cung cấp nhiều thông tin về bạn và hỏi thăm sức khỏe. Ngược lại, với các văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh như Đức, Mỹ hay các quốc gia Scandinavia, bạn có thể trực tiếp vào vấn đề với lời diễn giải ngắn gọn.
Đọc kỹ lại email trước khi gửi
Lỗi chính tả là điều cần hạn chế khi viết email, vì chỉ cần một vài lỗi chính tả nhỏ cũng có thể làm người nhận cảm thấy bạn thiếu chuyên nghiệp. Hãy đọc lại email một vài lần trước khi gửi để tránh những sai sót không đáng có.
Chỉ nhập địa chỉ sau khi hoàn thành email
Hãy chờ đến khi bạn hoàn thành và kiểm tra lại nội dung trước khi nhập địa chỉ email người nhận. Rèn luyện thói quen xóa địa chỉ người nhận khi trả lời email và chỉ thêm vào khi email sẵn sàng.
Chú ý cách trình bày email
Trình bày email chuyên nghiệp là điều quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn. Bôi đậm phần lời chào và những thông tin quan trọng, dãn cách dòng trong email để dễ dàng theo dõi. Tránh việc viết dài và không có đoạn cách dòng, khiến người đọc mất hứng thú.
Giữ tinh thần thoải mái khi viết email
Hãy giữ tinh thần thoải mái và tránh việc phản hồi email khi cảm thấy giận dữ, để tránh gây ra những hậu quả không mong muốn. Đọc lại email trước khi gửi để đảm bảo không có lời nói cay đắng hay giọng điệu không phù hợp.
