Buzz
Bạn đã chắc chắn sử dụng hết các chức năng của Microsoft Word chưa? Hãy cùng khám phá 1 số tính năng thú vị dưới đây mà có thể bạn chưa biết.
Lưu ý: Những mẹo sau đã được kiểm tra trên Microsoft Word 2010 trên PC và Microsoft Word 2008 trên Mac. Một số chức năng có thể không có hoặc nằm ở vị trí khác trên phiên bản của bạn.
1. Word có khả năng đánh giá chính xác bài viết của bạn
Ngoài khả năng kiểm tra ngữ pháp và chính tả, Word còn có thể đánh giá độ phức tạp của văn bản. Ví dụ, nó có thể kiểm tra xem văn bản của bạn có phù hợp với độ hiểu biết của từng loại độc giả khác nhau không. Word sử dụng các bài kiểm tra ngôn ngữ như Flesh Reading Ease, dựa trên số lượng từ và câu. Điểm số càng cao, bài viết càng dễ hiểu. Theo tài liệu của Office, “Đối với hầu hết các văn bản chuẩn, điểm số trung bình là từ 60 – 70 điểm”.
Ngoài ra, Word còn cung cấp bài kiểm tra Flesh-Kincaid Grade Level, đánh giá độ khó theo tiêu chuẩn của Mỹ (điểm chuẩn rơi vào tầm 7.0 – 8.0).
Để sử dụng tính năng này, bạn vào Options => Proofing. Đánh dấu vào 2 ô “Check Grammar with Spelling” và “Show Readability Statistics” (với Mac: Word => Preferences => Spelling and Grammar). Bây giờ, mỗi khi bạn kiểm tra chính tả trên một đoạn văn bản, một hộp thoại pop-up sẽ hiển thị điểm số của bạn.
2. Tô vùng văn bản
Khi giữ phím Alt (Option trên Mac) và click chuột, một khung sẽ xuất hiện, highlight tất cả các chữ trong đó. Đây là một cách để làm nổi bật văn bản và giúp nó trở nên rõ ràng hơn.
3. Tự động sinh văn bản vô nghĩa
Nếu bạn chỉ muốn thêm các đoạn văn bản không liên quan vào tài liệu, Word có thể giúp bạn. Có một công cụ tự động gọi là Lorem Ipsum giúp tạo ra một lượng lớn văn bản Latin vô nghĩa.
Chỉ cần gõ =lorem(p,l) với “p” là số đoạn văn và “l” là số câu bạn muốn. Sau đó, di chuyển con trỏ vào cuối câu lệnh và nhấn Enter.
Hoặc bạn có thể sử dụng =rand(p,l) để tạo ra các đoạn văn bản có sẵn từ Office.
Chú ý: Trên Mac, chỉ có lệnh rand được hỗ trợ, nó sẽ tạo ra câu “The quick brown fox jumps over the lazy dog.” lặp đi lặp lại.
4. Thêm máy tính vào Word
Đôi khi bạn cần thực hiện phép toán ngay trong Word mà không muốn mở Máy tính của Windows hoặc đi lấy máy tính Casio đâu đó. Đơn giản, bạn có thể thêm một máy tính vào Word.
Trong Word, vào File => Options => Quick Access Toolbar, chọn All Commands và click vào Calculate Command. Bây giờ bạn sẽ thấy một biểu tượng vòng tròn màu xám xuất hiện trên thanh công cụ của Word. Khi bạn chọn một phép toán trong văn bản và click vào biểu tượng đó, kết quả sẽ hiển thị ngay dưới cùng của cửa sổ.
Lưu ý: Chức năng này hiện chưa có trên Mac.
5. Highlight toàn bộ câu chỉ với 1 cú click
Việc bôi đen để chỉnh sửa nhiều câu là một công việc mệt mỏi và nhàm chán. Nhưng bạn không cần phải làm điều đó. Giữ phím Ctrl (hoặc Command trên Mac) và click vào bất kỳ từ nào, Word sẽ highlight toàn bộ câu chứa từ đó. Việc chỉnh sửa văn bản sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
6. Di chuyển con trỏ đến nơi chỉnh sửa gần nhất
Nhấn tổ hợp phím Shift-F5 để quay lại những nơi bạn đã chỉnh sửa. Mẹo này thậm chí còn giúp bạn ghi nhớ thông tin khi mở lại tập tin Word trước đó.
7. Sáng tạo với văn bản ở bất kỳ đâu
Sử dụng Word như một bảng trắng và đặt văn bản ở mọi nơi trên trang dễ dàng. Chỉ cần double-click vào điểm bất kỳ trên trang và Word cho phép bạn gõ văn bản tại đó. Nếu bạn muốn thử sức làm nhà thơ, chức năng này sẽ thú vị lắm.
8. Tự động cập nhật ngày giờ
Trong văn bản như thư từ, khi bạn muốn chỉnh sửa một vài thông tin quan trọng, hãy để Word tự động cập nhật thời gian.
Dưới tab Insert, chọn nút Date & Time và một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện. Chọn định dạng thời gian bạn muốn => nhấn vào “Cập nhật tự động” ở góc dưới bên phải. Lúc này, ngày giờ trong văn bản sẽ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở (hoặc in) chúng. Trên Mac, bạn vào Insert => Date and Time.
9. Chuyển đổi sang PDF và HTML
Word có thể chuyển đổi văn bản của bạn thành file PDF hoặc HTML. Khi lưu file, bạn sẽ thấy một menu “Save as type” hiện ra với nhiều tùy chọn bao gồm PDF và Web Page.
Lưu ý rằng việc lưu thành Web Page có thể bao gồm nhiều đoạn mã phụ. Mặc dù không ảnh hưởng đến trang web, nhưng có thể gây khó khăn khi muốn chỉnh sửa code. Một lựa chọn khác là sử dụng các trang chuyển đổi miễn phí từ Word sang Clean HTML – tạo code HTML từ text được copy paste từ Word.
10. Thay đổi cách viết hoa dễ dàng
Bạn có thể thay đổi cách viết hoa của bất kì đoạn text nào chỉ với 1 click: viết thường, viết hoa đầu câu, viết hoa toàn bộ hoặc viết hoa ngược.
Bôi đen đoạn text bạn muốn sửa đổi. Trên PC, vào Tab Home, click vào menu “Aa” gần menu Font/Size. Trên Mac, tùy chọn này có ở Format => Change case.
11. Hiện kí tự ẩn
Nếu bạn đang làm việc với văn bản phức tạp, bạn có thể muốn hiển thị kí tự ẩn như tab, space. Để bật hoặc tắt chức năng này, bạn ấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-8 (trên Mac là Command-8).
Bạn sẽ cảm thấy như Neo trong series Ma trận, khi bước vào và nhìn ra thế giới thực sự là như thế nào.
12. Thay đổi Style và Format
Một điều thú vị bạn có thể làm với chức năng Replace là thay đổi định dạng. Ví dụ, để chuyển các đoạn chữ màu xanh thành màu tím, vào Find => Advanced Find => More => Format => Font rồi chọn màu xanh. Tiếp theo, làm tương tự với Replace with và chọn màu tím. Cuối cùng, click vào Replace All. Ngoài ra, bạn còn có thể chỉnh sửa lề, font và khoảng cách giữa các dòng…
Tham khảo: Pcmag
Viết Blog với Microsoft Word 2013
