Buzz
Việc soạn thảo văn bản trên Word đã trở thành việc rất phổ biến với mọi người, nhưng để thao tác nhanh và chuyên nghiệp trên Word là điều không hề dễ dàng. Đừng lo lắng, hãy đọc bài viết này để khám phá những mẹo và thủ thuật để trở nên chuyên nghiệp hơn nhé.
I. Lợi ích của việc biết các thủ thuật trong Word
Việc biết các thủ thuật trong Word mang lại nhiều lợi ích cho công việc và học tập, bao gồm:
- Giúp thao tác nhanh, tiết kiệm thời gian khi soạn thảo văn bản.
- Giúp xử lý tình huống nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Giúp soạn thảo, kiểm tra văn bản một cách toàn diện nhất.
II. Các thủ thuật trong Word khi soạn thảo văn bản
1. Chuyển đổi nhanh đoạn chữ thường sang chữ viết hoa
Việc chuyển đổi chữ thường sang chữ hoa trên Word có thể thực hiện dễ dàng mà không cần sử dụng các thao tác phức tạp như trên Excel hay PowerPoint. Bạn chỉ cần làm theo các bước sau:
Mở file Word > Tô đen dòng chữ cần viết hoa > Chọn thẻ Home > Ở mục Font > Chọn Change Case (Aa).
Trong đó:
- Sentence case: Viết hoa chữ cái đầu, các chữ còn lại viết thường.
- lowercase: Viết thường toàn bộ chữ cái.
- UPPERCASE: Viết hoa toàn bộ chữ cái.
- Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu của từng từ, các chữ còn lại viết thường.
- tOGGLE cASE: Viết thường chữ cái đầu của từng từ, các chữ còn lại viết hoa.
2. Dịch văn bản bằng Microsoft Translation
Việc dịch văn bản trên Word trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết với chức năng dịch trực tiếp được tích hợp sẵn trong Word. Bạn có thể thực hiện như sau:
Mở file Word > Tô đen dòng chữ hoặc từ cần dịch > Chọn thẻ Review > Ở mục Language > Nhấn vào Translate.
Trong đó:
- Translate Document: Dịch toàn văn bản.
- Translate Selected Text: Dịch đoạn văn bản đã chọn.
- Mini Translator: Mở cửa sổ dịch nhanh trong Word.
3. Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại trong Word
Để thêm ngày giờ hiện tại vào Word nhanh chóng, bạn chỉ cần làm như sau:
Mở thẻ Insert > Ở mục Text > Chọn Date and Time > Hộp thoại Date and Time hiện lên > Chọn định dạng ngày giờ bạn muốn thêm vào > Nhấn OK.
Để cập nhật ngày và giờ, bạn chỉ cần nhấn chuột trái vào ngày giờ đã tạo và chọn Update hoặc nhấn F9.
4. Tính năng chụp màn hình (Screenshoot) trên Word 2013
Việc sử dụng tính năng chụp ảnh màn hình (screenshot) trong Word sẽ giúp người dùng tiện lợi hơn. Để chụp màn hình nhanh trên Word, bạn có thể làm như sau:
Mở file Word > Chọn thẻ Insert > Ở mục Illustrations > Chọn Screenshoot > Chọn Screen Clipping > Nhấn chuột trái vào màn hình.
Sau khi chụp xong, bạn chỉ cần vào lại thẻ Insert > Mục Illustrations > Nhấn vào Screenshot và chọn hình bạn vừa chụp.
5. Ẩn nội dung trong văn bản Word
Word cung cấp tính năng giấu nội dung văn bản một cách thuận tiện. Để ẩn các đoạn văn bản, từ hoặc dòng chữ, bạn có thể thực hiện như sau:
Mở file Word > Tô đen chữ, ký tự hoặc đoạn văn bạn muốn giấu > Vào thẻ Home > Ở mục Font nhấn vào dấu mũi tên chéo xuống > Trong cửa sổ hiện lên, chọn thẻ Font > Chọn Hidden > Nhấn OK.
Để hiển thị nội dung ẩn, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8.
6. Chỉnh sửa file PDF trực tiếp trên Word
Việc chỉnh sửa file PDF trực tiếp trên Word có thể nghe có vẻ mới mẻ, nhưng thực tế lại khá đơn giản. Bạn có thể làm như sau:
Mở file Word mới > Vào thẻ File > Chọn Open > Chọn file PDF cần chỉnh sửa > Word sẽ yêu cầu mở file Word mới > Chọn OK > Tiến hành chỉnh sửa trực tiếp.
7. Gõ văn bản ở bất kỳ vị trí nào trong trang
Để gõ văn bản ở bất kỳ vị trí nào trong trang Word, bạn có thể sử dụng một phím tắt đơn giản như sau:
Nhấp đúp chuột vào bất kỳ điểm nào trên trang Word, con trỏ sẽ di chuyển đến vị trí đó và bạn có thể bắt đầu gõ văn bản ngay tại đó.
8. Kiểm tra tương thích ngược với các văn bản cũ
Nếu muốn kiểm tra văn bản xem có lỗi font chữ hay tương thích với các phiên bản Word cũ không, bạn có thể làm như sau:
Vào thẻ File > Chọn mục Info > Chọn Inspect Document > Chọn Check Compatibility > Chọn phiên bản Word cần kiểm tra.
9. Tính các phép tính trên Word
Việc tính toán trực tiếp trên Word sẽ tiện lợi như thế nào? Bạn có thể làm như sau:
Mở file Word > Nhập phép toán muốn tính > Tô đen phép toán > Chuột phải > Chọn Search > Word sẽ tính toán và hiển thị kết quả.
10. Đổi kiểu (style) và định dạng (format) cho chữ
Để đổi kiểu và định dạng chữ, bạn chỉ cần làm như sau:
Mở file Word > Tô đen chữ cần thay đổi > Chọn thẻ Home > Ở mục Font > Chọn mũi tên chéo xuống > Thực hiện chỉnh sửa ở hộp thoại Font hiện lên.
11. Hiện các kí tự bị ẩn
Việc sử dụng nhiều lệnh tab hoặc enter, ngắt dòng trong Word có thể làm cho văn bản trở nên rối rắm và khó tìm kiếm. Để hiển thị các dòng bị ẩn, bạn làm như sau:
Mở file Word cần hiện các lệnh tab, enter hoặc ngắt dòng > Chọn thẻ File > Chọn Option > Ở mục Display > Phần Alway show these formatting marks on the screen > Tích chọn Show all formatting marks.
12. Mở 2 file Word cùng lúc trên màn hình
Việc mở 2 file Word cùng lúc trên một màn hình là rất tiện lợi. Để thực hiện điều này, bạn làm như sau:
Đối với file Word đã có trên thanh taskbar, bạn có thể thực hiện như sau:
Mở trước 1 file Word bạn muốn mở > Nhấn giữ Shift + nhấp chuột trái vào biểu tượng Word dưới thanh Taskbar.
Đối với file Word có sẵn trên màn hình Desktop, bạn làm như sau:
Mở trước 1 file Word bạn muốn mở > Thu nhỏ màn hình file Word đó lại > Nhấp 2 lần chuột trái vào file Word có trên Desktop.
Và đó là những mẹo và thủ thuật giúp bạn sử dụng Word một cách chuyên nghiệp và xử lý tình huống nhanh chóng. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!!!
