13 biện pháp bảo mật quan trọng khi sử dụng Zoom

Việc sử dụng Zoom để tổ chức cuộc họp trực tuyến và lớp học từ xa mang lại nhiều lợi ích, nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức về bảo mật. Làm thế nào để bạn có thể tin tưởng vào tính riêng tư và an toàn của cuộc trò chuyện trên Zoom? Hãy khám phá các biện pháp bảo mật chi tiết để đảm bảo an ninh cho cuộc họp và trò chuyện của bạn.

Những chi tiết và thủ thuật bảo mật tài khoản Zoom, cuộc họp online

Danh Sách Nội Dung:
1. Hạn chế chia sẻ thông tin cuộc họp Zoom trên mạng xã hội.
2. Thiết lập mật khẩu mạnh cho cuộc họp Zoom.
3. Kích hoạt tính năng Phòng Chờ.
4. Khóa cuộc họp một cách chặt chẽ.
5. Sử dụng ID cuộc họp tự động thay vì ID cá nhân.
6. Bật mã hóa đầu cuối cuộc họp.
7. Vô hiệu hóa tính năng trò chuyện riêng tư.
8. Hạn chế chia sẻ màn hình.
9. Tạm dừng hoạt động của người tham gia.
10. Luôn cập nhật Zoom lên phiên bản mới nhất.
11. Vô hiệu hóa sự tham gia lại của người bị loại bỏ.
12. Ngừng ghi âm cuộc họp khi cần thiết.
13. Kết thúc cuộc họp với quyền quản trị.

Bảo Mật Cuộc Họp trên Zoom và Những Điều Quan Trọng

1. Hạn Chế Chia Sẻ Thông Tin Cuộc Họp Zoom trên Mạng Xã Hội

Vào cuối tháng 3 năm 2020, nhiều thành viên chính phủ Anh đã thực hiện tự cách ly tại nhà. Thủ tướng Anh Boris Johnson tổ chức cuộc họp 'Nội các Kỹ Thuật Số Đầu Tiên' qua Zoom. Sau đó, ông Boris chia sẻ ảnh màn hình cuộc họp trên Twitter với ID cuộc họp đầy đủ. Tuy nhiên, anh ta may mắn vì cuộc họp đã được bảo vệ bằng mật khẩu an toàn, ngăn chặn hàng trăm người cố gắng tham gia mà không thành công.

Sự cố này là một ví dụ điển hình về nguy cơ khi bạn chia sẻ thông tin cá nhân trên mạng xã hội. Điều này mở cửa cho những người không trung thực để lợi dụng.

2. Sử dụng mật mã mạnh cho cuộc họp Zoom

Mật mã tham gia cuộc họp Zoom thường có độ dài từ 1 đến 10 ký tự. Mỗi thành viên phải nhập mật mã để tham gia cuộc họp, nhằm ngăn chặn kẻ xâm nhập và ngăn chặn Zoom-bombing. Zoom mặc định tạo mật mã 6 ký tự cho mỗi cuộc họp, nhưng bạn có thể tăng độ dài hoặc chọn một mật mã mạnh hơn cho phòng họp cá nhân bằng cách làm như sau:

Bước 1: Truy cập trang web zoom.us và đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.
Bước 2: Nhấp vào My Account (Tài khoản của tôi) ở góc phải trên màn hình.

Bước 3: Trong bảng điều khiển bên trái, chọn Meetings (Cuộc họp) ở mục Personal (Cá nhân) và chuyển sang tab Personal Room (Phòng cá nhân). 

Bước 4: Để đổi mật mã phòng cá nhân, nhấp vào nút Edit (Chỉnh sửa). 

Bước 5: Tiếp theo, nhập mật mã mới gồm từ 1 đến 10 ký tự, bao gồm số, chữ cái (viết hoa hoặc viết thường), hoặc kết hợp cả số và chữ cái vào phần Passcode (Mật mã) trong mục Security (Bảo mật).

Bước 6: Cuối cùng, nhấp vào nút Save (Lưu) để áp dụng thay đổi.

Để thay đổi mật khẩu khi tham gia cuộc họp Zoom trên iOS và Android, mở ứng dụng Zoom và chọn Schedule (Lên lịch), nhấn vào Passcode (Mật khẩu) và nhập mật khẩu mới. Cuối cùng, nhấp vào nút Save (Lưu) ở góc trên bên phải màn hình để áp dụng thay đổi.

3. Kích hoạt tính năng Phòng chờ

Tính năng Waiting Room (Phòng chờ) giúp bạn kiểm soát việc tham gia cuộc họp. Khi bật tính năng phòng chờ, người tham gia phải đợi cho đến khi người tổ chức cuộc họp cho phép họ vào phòng họp Zoom. Đối với giáo viên, phòng chờ có thể sử dụng như một nơi để điểm danh và nhắc nhở học sinh về những điều cần chuẩn bị trước khi lớp học bắt đầu.

Để kích hoạt tính năng phòng chờ mặc định cho tất cả các cuộc họp trong tương lai, truy cập Zoom.us qua trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản Zoom. Tiếp theo, thực hiện các bước sau:

Thực hiện Bước 1: Nhấn vào Tài khoản của tôi ở góc phải trên màn hình và chọn

Chuyển đến Bước 2: Sau đó, điều hướng đến tab Cuộc họp. Trong phần Bảo mật, bật tính năng Phòng chờ.

Hoặc đơn giản, nhấp vào Bảo mật ở thanh công cụ dưới màn hình cuộc họp trong ứng dụng Zoom trên PC và chọn Bật tính năng Phòng chờ.

4. Đóng kín cuộc họp

Khi đủ số lượng người mời đã tham gia cuộc họp, bạn có thể khóa cuộc họp để ngăn chặn bất kỳ ai khác tham gia. Đây là một cách hiệu quả để ngăn chặn Zoom-bombing, những người không được mời. Hãy thực hiện như sau:

Thực hiện Bước 1: Trong cuộc họp Zoom, nhấp vào tùy chọn Thành viên ở thanh công cụ phía dưới màn hình.

Chuyển đến Bước 2: Một màn hình hiển thị danh sách thành viên sẽ xuất hiện bên phải. Tại đây, nhấp chuột vào biểu tượng 3 dấu chấm ở góc dưới bên phải màn hình và chọn Khóa cuộc họp.

Ngoài ra, cách khác để kích hoạt tính năng này là trong cuộc họp Zoom trên PC, nhấp vào tùy chọn Bảo mật ở thanh công cụ dưới màn hình và chọn Khóa cuộc họp.

5. Sử dụng ID cuộc họp được tạo tự động thay vì ID cá nhân

Không nên sử dụng ID cuộc họp cá nhân cho các cuộc họp nhóm, đào tạo hoặc lớp học. Nếu ai đó không quen biết có được ID cuộc họp cá nhân của bạn, họ có thể tham gia cuộc họp mà không cần báo trước. Hãy sử dụng các ID cuộc họp tự tạo, chẳng hạn bằng cách lên lịch cuộc họp, cho dù là cuộc họp một lần hay định kỳ. Có thể lên lịch cuộc họp Zoom với ID tạo tự động qua trang web Zoom.us hoặc ứng dụng Zoom cho PC. Thực hiện như sau:

- Đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn trên trang web Zoom.us, sau đó click vào My Account (Tài khoản của tôi) ở góc trên bên phải màn hình. Trong tab Upcoming (Sắp tới) của mục Meetings (Cuộc họp), nhấp chuột vào nút Schedule a meeting (Lên lịch một cuộc họp) và điền thông tin cuộc họp như chủ đề, mô tả, thời gian diễn ra. Trong mục Meeting ID (ID cuộc họp), tích chọn Generate Automatically (Tạo tự động) và nhấn Save.

- Trên ứng dụng Zoom cho PC, chọn Schedule và điền thông tin cuộc họp. Sau đó, trong mục Meeting ID, tích chọn Generate Automatically và nhấn Save.

6. Kích hoạt mã hóa End-to-End (E2E)

Hãy kích hoạt mã hóa đầu cuối (E2E) để bổ sung thêm một tầng bảo vệ cho cuộc họp của bạn. Để thực hiện điều này trong cài đặt bảo mật Zoom, bạn tuân thủ các bước sau:

Bước 1: Truy cập Zoom.us trong trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản Zoom của bạn.
Bước 2: Click vào My Account (Tài khoản của tôi) ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 3: Chọn Settings (Cài đặt) ở bảng bên trái trong mục Personal (Cá nhân).
Bước 4: Trong mục Security (Bảo mật) của tab Meeting (Cuộc họp), bật tùy chọn Allow use of end-to-end encryption (Cho phép sử dụng mã hóa đầu cuối).

Lưu ý: Khi bật mã hóa E2E, một số tính năng của Zoom sẽ bị vô hiệu hóa, bao gồm: Tham gia cuộc họp trước host, ghi âm đám mây, phát trực tuyến, phiên âm trực tiếp, chia nhóm, thăm dò ý kiến, phản ứng cuộc họp, cuộc trò chuyện riêng tư.

7. Vô hiệu hóa trò chuyện riêng

Để tập trung mọi người trong cuộc họp, hãy vô hiệu hóa tính năng trò chuyện riêng. Điều này đặc biệt hữu ích cho giáo viên, giúp học sinh tập trung vào lớp học mà ít bị xao lạc bởi trò chuyện riêng. Trong màn hình cuộc họp Zoom trên PC, bạn click vào Chat. Sau đó, tại cửa sổ trò chuyện, nhấp chuột vào biểu tượng 3 dấu chấm ở góc dưới bên phải màn hình và chọn tùy chọn theo ý muốn. Nếu bạn muốn ngăn chặn tất cả mọi người trò chuyện riêng, hãy chọn No one. Nếu bạn chỉ muốn cho phép trò chuyện với host, hãy chọn Host only.

8. Hạn chế chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình là một tính năng tiện ích của Zoom. Tuy nhiên, để tránh tình huống không mong muốn khi ai đó chia sẻ nội dung không phù hợp, bạn có thể hạn chế tùy chọn chia sẻ màn hình.

Sau khi bắt đầu cuộc họp, nhấn vào biểu tượng mũi tên gần Chia sẻ màn hình và chọn Tùy chọn Chia sẻ Nâng cao.

Ở đây, bạn có thể chọn một người chia sẻ màn hình mỗi lần và chỉ host mới có thể thực hiện chia sẻ màn hình.

9. Tạm dừng hoạt động của người tham gia

Zoom đã giới thiệu một tính năng bảo mật đơn giản cho phép host tạm dừng tất cả các hoạt động của người tham gia trong cuộc họp. Tính năng này hữu ích khi có người xa lạ gây phiền toái hoặc trong trường hợp giáo viên muốn tạm dừng mọi hoạt động do học sinh làm phiền trong lớp học trực tuyến trên Zoom. Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Trong cuộc họp hay lớp học trên Zoom, nhấp vào Bảo mật và chọn Tạm Ngưng Hoạt Động Người Tham Gia.

Bước 2: Bỏ chọn Báo Cáo Zoom nếu bạn không muốn thông báo vấn đề này với Zoom, chỉ cần nhấp vào Tạm Ngưng khi bạn muốn ngưng mọi hoạt động trong Zoom.

Sau đó, cuộc họp sẽ bị khóa và các tính năng như âm thanh, chia sẻ màn hình, trò chuyện, video, và đổi tên sẽ bị tắt. Cuộc họp/lớp học Zoom sẽ tạm dừng cho đến khi host/giáo viên cho phép các thành viên/học sinh hoạt động trở lại bằng cách chọn các tùy chọn từ danh sách Bảo Mật.

10. Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của Zoom

11. Ngăn chặn người bị xóa tham gia lại cuộc họp

Theo cài đặt mặc định, khi bạn loại bỏ một người tham gia khỏi cuộc họp, họ sẽ không thể quay lại trong phiên trực tuyến đó. Tuy nhiên, trong các cuộc họp sắp tới, họ vẫn có thể tái tham gia bằng địa chỉ email. Để hạn chế điều này, bạn có thể kích hoạt tính năng vô hiệu hóa cho phép người tham gia bị xóa tham gia lại cuộc họp. Hướng dẫn thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Zoom.us bằng tên đăng nhập và mật khẩu của bạn. Bấm vào Truy cập Nhanh Tại Đây.

Bước 2: Tại giao diện trang chủ Zoom.us, chọn 'Tài Khoản Của Tôi'.

Bước 3: Trong phần 'Cá Nhân', hãy chọn 'Cài Đặt' và sau đó chọn 'Trong Cuộc Họp (Cơ Bản)'

Bước 4: Di chuyển chuột và tắt tính năng 'Cho Phép Người Tham Gia Bị Xóa Tham Gia Lại'

12. Tắt Ghi Âm Cuộc Họp

Nếu cuộc họp của bạn chứa thông tin quan trọng và cần được bảo vệ, bạn có thể vô hiệu hóa khả năng ghi âm từ các thành viên tham gia. Thực hiện như sau:

Bước 1: Làm theo các bước từ 1 đến 3 trong hướng dẫn ở mục 11

Bước 2: Di chuyển chuột và tắt tính năng 'Trò Chuyện'. Điều này sẽ tự động vô hiệu hóa tất cả chức năng trò chuyện.

Màn hình sẽ hiển thị thông báo 'Tắt Trò Chuyện', bạn ấn 'Tắt' để vô hiệu hóa tính năng này.

Bước 3: Chuyển sang Tab 'Ghi Âm' và tắt tính năng 'Ghi Âm Cục Bộ' rồi ấn 'Lưu'.

Màn hình sẽ hiển thị thông báo 'Tắt Ghi Âm Cục Bộ', bạn chọn 'Tắt' để vô hiệu hóa tính năng này.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể bật các tính năng như 'Yêu Cầu Xác Nhận Từ Người Chủ Trì Trước Khi Bắt Đầu Ghi Âm' để kiểm soát quá trình ghi âm từ các thành viên. Ngoài ra, điều chỉnh cài đặt để nhận thông báo khi bắt đầu ghi. Kích hoạt tính năng này sẽ thông báo cho tất cả người tham dự về việc cuộc họp đang được ghi.

13. Kết Thúc Cuộc Họp Với Tư Cách Quản Trị

Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào đối với người tham gia lạ mặt, để bảo vệ thông tin, bạn có thể chấm dứt cuộc họp ngay lập tức bằng cách nhấn vào nút 'Kết Thúc Cuộc Họp' ở góc dưới bên phải màn hình.

Hãy chia sẻ bài viết này với bạn bè, gia đình, giáo viên và đồng nghiệp để họ hiểu tại sao bạn quyết định không sử dụng Zoom và không muốn tiết lộ thông tin cá nhân trong khi sử dụng nền tảng này. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về Cách Ngăn Chặn Sự Xâm Phạm Từ Những Người Lạ Trong Cuộc Họp Zoom khi bạn tham gia cuộc họp hoặc dạy học trực tuyến nhé.