Buzz
Excel luôn là một công cụ hữu ích cho công việc văn phòng, và việc biết các thủ thuật cơ bản sẽ giúp bạn sử dụng Excel một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Hãy đọc bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết về những thủ thuật đó.
1. Mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc
Vấn đề: Trong quá trình làm việc, bạn có thể cần phải mở nhiều bảng tính Excel để so sánh dữ liệu.
Giải pháp: Nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó chọn các file Excel bạn muốn mở và nhấn Enter.
2. Xem thống kê nhanh chóng
Lưu ý: Các hàm Tổng (Sum), Trung bình (Average), Min và Max chỉ hoạt động đúng với dữ liệu số.
Excel cũng giúp bạn thực hiện thống kê dữ liệu một cách nhanh chóng như sau:
Quét toàn bộ cột bạn muốn xem và Excel sẽ thống kê cho bạn
Trong đó:
- Trung bình: Giá trị trung bình của các dữ liệu số.
- Đếm: Đếm tổng số ô bạn đã quét.
- Tổng: Tổng của các dữ liệu số bạn đã nhập.
- Đếm số: Đếm số lượng ô chứa dữ liệu số.
- Giá trị nhỏ nhất: Giá trị nhỏ nhất trong dữ liệu.
- Giá trị lớn nhất: Giá trị lớn nhất trong dữ liệu.
3. Hiển thị công thức một cách nhanh chóng
Vấn đề: Muốn kiểm tra công thức nhưng có quá nhiều dữ liệu và không thể kiểm tra từng cái một.
Giải pháp: Chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ là bạn có thể xem các công thức một cách nhanh chóng.
4. Tự động điền dữ liệu
Vấn đề: Phải nhập từng dữ liệu giống nhau thủ công vào các ô trong Excel.
Giải pháp: Bạn chỉ cần nhập dữ liệu đó 1 lần sau đó nhấn và giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô đó và kéo xuống.
5. Nhập ngày tháng nhanh chóng với phím tắt
Vấn đề: Phải nhìn xuống đồng hồ ở góc phải dưới màn hình để nhập ngày tháng từng ô hoặc sử dụng công thức.
Giải pháp: Bạn chỉ cần chọn các ô cần nhập > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ;
6. Tự động tính tổng mà không cần sử dụng hàm =Sum
Có thể bạn đã biết đến hàm =Sum để tính tổng trong Excel, tuy nhiên còn một cách tính tổng cực kỳ nhanh mà bạn cũng nên biết đến!
Bạn chỉ cần chọn toàn bộ cột bạn muốn tính tổng > Nhấn tổ hợp phím Alt + =
7. Biến cột thành dòng và dòng thành cột
Vấn đề: Không thể chuyển đổi tiêu đề từ dòng thành cột một cách tự động mà phải thực hiện thủ công từng bước.
Giải pháp: Bạn chỉ cần thực hiện như sau:
Quét chọn toàn bộ bảng dữ liệu bạn muốn thay đổi > Nhấn chuột phải chọn Copy > Chọn 1 ô bất kỳ > Nhấn chuột phải chọn Paste Special > Tích chọn ô Tranpose.
8. Ẩn hàng và cột theo nhóm
Vấn đề: Bạn muốn ẩn các cột và hàng nhưng chỉ ẩn được một ô dữ liệu trên hàng và trên cột:
Giải pháp: Bạn hãy thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn toàn bộ dòng và cột bạn muốn ẩn > Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải > Hộp thoại Group hiện lên chọn nhóm theo cột (Columns) hoặc theo dòng (Row)
Chọn toàn bộ dòng và cột bạn muốn ẩn > Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải
Bước 2: Trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu trừ '-', để hiện dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu cộng '+'.
Trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu trừ
Bước 2: Để hiện dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu cộng '+'.
Để hiện dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu cộng
9. Giữ nguyên dòng và cột tiêu đề
Vấn đề: Khi làm việc với nhiều dữ liệu, khi kéo xuống để điền dữ liệu bạn thường mất đi dòng và cột tiêu đề và không biết phải điền vào đâu.
Giải pháp: Đừng lo, hãy sử dụng công cụ Frezze Panes để giải quyết vấn đề này!
Để giữ nguyên dòng tiêu đề của bảng tính, vào thẻ View > chọn Freeze Top Row.
Vào thẻ View > chọn Freeze Top Row
Để giữ nguyên cột tiêu đề, vào thẻ View > Chọn Freeze First Columns.
Vào thẻ View > Chọn Freeze First Columns
Tham khảo: Cách để cố định hoặc bỏ cố định dòng và cột trong Excel
10. Sao chép dữ liệu một cách nhanh chóng
Để sao chép dữ liệu nhanh chóng chỉ với 4 thao tác bạn hãy thực hiện như sau:
Chọn toàn bộ dữ liệu cần sao chép > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C > Chọn ô cần dán > Nhấn Ctrl + V.
11. In 1 vùng tùy chọn trong Excel
Vấn đề: Bạn chỉ muốn in 1 phần trong các dữ liệu của file Excel nhưng khi in thì lại hiển thị hết cả trang tính.
Giải pháp: Bạn chỉ cần làm theo các bước sau đây:
Bước 1: Chọn vùng in.
Chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in.
Chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in
Bước 2: Đặt vùng in
Để in được vùng đã chọn ở Bước 1, bạn cần thực hiện như sau: Vào Page layout > Print Aria > Set Print Aria.
Vào Page layout > Print Aria > Set Print Aria
Bước 3: In vùng đã chọn
Sau khi đã đặt vùng in, bạn có thể tiến hành in như bình thường, và có thể căn chỉnh như in các văn bản khác trước khi in nếu cần.
12. Chuyển đổi giữa các Tab, các Sheet làm việc một cách nhanh chóng
Vấn đề: Bạn muốn chuyển qua lại giữa các trang tính nhưng sử dụng chuột sẽ mất thời gian.
Giải pháp: Sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Pg Up và Ctrl + Pg Down
13. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter
Vấn đề: Khi nhập dữ liệu và nhấn Enter, con trỏ chuột di chuyển lên xuống giữa các ô khác. Tuy nhiên, bạn muốn con trỏ di chuyển sang trái phải để nhập dữ liệu ngang dòng.
Giải pháp: Bạn chỉ cần thực hiện như sau:
Bước 1: Nhấn vào thẻ File.
Nhấn vào File
Bước 2: Chọn Options.
Chọn Options
Bước 3: Chọn mục Advanced > chọn After Pressing Enter move Selection > ở phần Direction chọn vị trí con trỏ chuột.
Chọn mục Advanced
Đây là những mẹo cơ bản trong Excel vô cùng hữu ích mà nhân viên văn phòng cần biết để làm việc một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp, hãy tham khảo nhé. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận dưới đây. Chúc bạn thành công!!!
