15 mẹo và thủ thuật Excel giúp tăng hiệu suất làm việc

Buzz

Đọc tóm tắt

- Đối với những người làm văn phòng, việc sử dụng Excel giúp cải thiện hiệu suất công việc.
- Bài viết giới thiệu 15 mẹo và thủ thuật Excel hữu ích.
- Một số mẹo bao gồm sử dụng thanh Status Bar, phím tắt điều hướng, cố định các dòng, chọn nhanh công thức, tự động điền thông tin.
- Tạo macro để tự động hóa tác vụ, tạo bảng tính nhanh chóng, sử dụng công cụ Go To để tìm kiếm ô cụ thể.
- Thay đổi cách phím Enter hoạt động và sao chép dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc.

Đối với những người làm việc văn phòng, đặc biệt là kế toán, việc sử dụng Excel không chỉ giúp cải thiện hiệu suất mà còn nâng cao hiệu quả công việc đáng kể. Dưới đây là 15 mẹo và thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích mà bạn nên biết.

Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu và hướng dẫn cho bạn 15 mẹo và thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích mà ai cũng nên biết. Hãy tham khảo thêm các bài viết khác trên Mytour để tìm hiểu thêm về phím tắt Excel giúp nâng cao hiệu suất làm việc của bạn.

15 mẹo và thủ thuật Excel giúp tăng hiệu suất công việc

Danh sách nội dung:
1. Sử dụng thanh Status Bar trên Excel
2. Sử dụng phím tắt để điều hướng nhanh hơn
3. Cố định các dòng
4. Chọn nhanh các công thức
5. Tự động điền thông tin
6. Tạo macro để tự động hóa tác vụ
7. Tạo bảng tính chỉ trong vài giây
8. Sử dụng công cụ Go To để tìm các ô cụ thể
9. Thay đổi cách phím Enter hoạt động
10. Sao chép một dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc

Dưới đây là 10 mẹo và thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích mà bạn nên biết, đặc biệt là đối với dân kế toán và văn phòng:

1. Sử dụng thanh Status Bar trên Excel

Khi bạn chọn một dãy số, thanh Status Bar ở góc dưới cùng của Excel sẽ hiển thị các thông tin hữu ích như tổng, trung bình và tổng số lượng số trong dãy.

Khi kích chuột phải vào thanh Status Bar, bạn có thể hiển thị thêm nhiều tính năng khác trên màn hình, ví dụ như thêm các giá trị tối đa và tối thiểu trong một phạm vi.

2. Sử dụng phím tắt để điều hướng nhanh hơn

Để điều hướng nhanh qua một trang tính, bạn có thể sử dụng các phím tắt. Dưới đây là một số phím tắt giúp điều hướng nhanh hơn trên bảng tính:

- Ctrl + End: điều hướng đến ô cuối cùng chứa nội dung trên bảng tính.

- Ctrl + Home: di chuyển đến ô đầu tiên của bảng tính.

- Ctrl + mũi tên phải: di chuyển sang bên phải của ô.

- Ctrl + mũi tên trái: di chuyển sang bên trái của ô.

- Ctrl + mũi tên lên: di chuyển đến góc trên cùng của bảng tính Excel.

- Ctrl + mũi tên xuống: di chuyển xuống góc dưới cùng của bảng tính Excel.

3. Cố định các dòng

Để cố định các dòng ở đầu bảng tính Excel mỗi khi bạn cuộn quá xa, bạn có thể làm như sau: trước tiên, chọn các hàng bằng cách nhấp vào chữ cái của hàng ở phía bên trái, sau đó nhấp vào

View ở góc trên cùng, và chọn Freeze Panes. Màn hình sẽ hiển thị các tùy chọn sau:

- Freeze Panes: Cố định tất cả các dòng dựa trên chế độ xem hiện tại.

- Freeze Top Row: Cố định chỉ các hàng trên cùng của bảng tính.

- Freeze First Column: Cố định chỉ cột đầu tiên.

=>Tô màu xen kẽ trong excel

4. Chọn nhanh các công thức

Mẹo này giúp bạn tiết kiệm thời gian khi nhập các công thức. Bạn có thể sử dụng các phím mũi tên lên / xuống để cuộn qua các công thức được đề xuất và sử dụng phím Tab để tự động chọn. Mẹo này nhanh hơn nhiều so với việc gõ đầy đủ từng công thức.

5. Tự động điền thông tin

Nếu bạn cần điền thông tin vào một loạt các ô dữ liệu trên bảng tính, bạn có thể chọn các ô này, sau đó kéo xuống để tự động điền thông tin vào các ô. Điều này giúp cải thiện hiệu suất làm việc của bạn, ví dụ, tự động nhập các ngày liên tiếp.

Excel dự đoán thông tin mà người dùng muốn tự động điền.

6. Tạo macro để tự động hóa tác vụ

Nếu bạn cần thực hiện liên tục một tác vụ nào đó trong bảng tính Excel, bạn có thể tạo macro để tự động hóa quy trình này. Để làm điều này, bạn thực hiện các bước sau:

- Click chọn File.

- Click chọn Options.

- Click chọn Customize Ribbon.

- Trên tab Main, đánh dấu chọn hộp để kích hoạt Developer.

- Click chọn OK.

- Click chọn tab Developer ở góc trên của thanh Ribbon Excel.

- Tiếp theo, click chọn nút Record Macro.

- Đặt tên cho macro và chọn một phím tắt.

- Bạn cũng có thể thêm mô tả để nhận biết dễ dàng hơn.

- Sau đó, thực hiện bất kỳ tác vụ nào giống như bạn thường làm trên Excel.

- Khi đã hoàn tất, click chọn Stop Recording.

Bây giờ bạn có thể sử dụng phím tắt mới tạo để thực hiện tác vụ một cách nhanh chóng.

7. Tạo bảng tính chỉ trong vài giây

Để tạo bảng tính trực quan trong vài giây, thực hiện các bước sau:

- Chọn dữ liệu bạn muốn trong bảng tính.

- Truy cập tab Insert.

- Click chọn Table.

- Khi khu vực được chọn sẽ có đường viền bao quanh.

- Click chọn OK để tạo bảng.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng các biểu tượng bảng ở góc trên cùng bên phải để thay đổi màu sắc và sử dụng các hộp trong tab Design để thay đổi bố cục.

Di chuột qua bảng tính và click chọn biểu tượng nhỏ xuất hiện để mở menu nhỏ bao gồm các tùy chọn như tạo biểu đồ, bảng, rule, ... .

8. Sử dụng công cụ Go To để tìm các ô cụ thể

Nếu bảng tính Excel của bạn chứa khối dữ liệu lớn, việc theo dõi mọi thứ sẽ trở nên khó khăn hơn. Bạn có thể sử dụng công cụ Go To để tìm kiếm các ô cụ thể dễ dàng hơn. Công cụ Go To trong Excel hoạt động tương tự như công cụ Find trong Microsoft Word.

- Chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn tìm thông tin.

- Hoặc nhấn Ctrl + A để chọn tất cả.

- Tìm mục Edit trên tab Home ở góc trên cùng bên phải.

- Click chọn Go To.

- Sau đó nhập giá trị hoặc từ khóa, hoặc sử dụng tab Special để tìm kiếm cụ thể hơn.

Mẹo: Bạn có thể tạo nhận xét trên ô để việc tìm kiếm sau này dễ dàng hơn. Chọn mục Comment trên tab Special khi sử dụng công cụ Go To.

9. Thay đổi cách phím Enter hoạt động

Mặc định khi nhấn phím Enter, Excel chuyển xuống ô tiếp theo. Bạn có thể thay đổi cách thức phím Enter hoạt động. Truy cập File =>Options => click chọn tab Advanced.

Tại đây bạn có thể chọn cách thức phím Enter hoạt động lên, xuống, sang phải hay trái. Nếu muốn, bạn cũng có thể tắt chức năng phím Enter.

10. Sao chép một dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc

Để sao chép dữ liệu của một ô vào nhiều ô khác nhau cùng lúc, nhấn Ctrl + C trên ô muốn sao chép, sau đó chọn các ô muốn dán và nhấn Ctrl + V.

Những mẹo và thủ thuật Excel trên đây rất hữu ích. Đừng ngần ngại để lại câu hỏi hoặc ý kiến của bạn trong phần bình luận dưới bài viết nhé!

Các câu hỏi thường gặp

15 mẹo và thủ thuật Excel nào giúp tăng hiệu suất làm việc cho nhân viên văn phòng?

Bài viết giới thiệu 15 mẹo và thủ thuật Excel như sử dụng thanh Status Bar, phím tắt, tạo macro, tự động điền thông tin và cố định dòng, giúp tăng hiệu suất làm việc hiệu quả.

Cách sử dụng thanh Status Bar để cải thiện hiệu suất trong Excel như thế nào?

Thanh Status Bar hiển thị các thông tin như tổng, trung bình và số lượng của dãy số đã chọn. Bạn có thể tùy chỉnh để thêm thông tin tối đa và tối thiểu nhằm theo dõi hiệu quả hơn.

Làm thế nào để tạo macro tự động hóa tác vụ trong Excel một cách dễ dàng?

Để tạo macro, bạn cần truy cập tab Developer, chọn Record Macro, đặt tên và phím tắt cho macro. Sau đó thực hiện các tác vụ mong muốn và nhấn Stop Recording để hoàn tất.

Phím tắt nào giúp điều hướng nhanh chóng trong bảng tính Excel?

Một số phím tắt hữu ích bao gồm Ctrl + End để đến ô cuối cùng, Ctrl + Home để về đầu trang, và các phím mũi tên để di chuyển giữa các ô một cách nhanh chóng.

Tại sao cần sử dụng công cụ Go To trong Excel để tìm kiếm ô cụ thể?

Công cụ Go To giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm các ô cụ thể trong bảng tính lớn, tiết kiệm thời gian và cải thiện khả năng quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

Cách thay đổi hành vi của phím Enter trong Excel là gì?

Bạn có thể thay đổi hành vi của phím Enter bằng cách vào File, chọn Options, và điều chỉnh cài đặt trong tab Advanced để chọn hướng di chuyển phù hợp với nhu cầu của mình.

Nội dung từ Mytour nhằm chăm sóc khách hàng và khuyến khích du lịch, chúng tôi không chịu trách nhiệm và không áp dụng cho mục đích khác.

Nếu bài viết sai sót hoặc không phù hợp, vui lòng liên hệ qua email: [email protected]