Buzz
Brainstorm là phương pháp tuyệt vời để khám phá nhiều ý tưởng mới trong thời gian ngắn.
Khi được thực hiện đúng cách, buổi brainstorming có thể xây dựng sự kết nối có ích giữa các thành viên trong nhóm.
Tuy nhiên, nếu không quản lý tốt, buổi brainstorming có thể gây nản lòng cho các thành viên trong nhóm.
Brainstorm không phải là điều phức tạp, nhưng để thành công, luôn tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng.
Quy tắc quan trọng nhất để bắt đầu một buổi brainstorming suôn sẻ là lên kế hoạch cẩn thận.
Bằng việc tôn trọng và áp dụng 18 nguyên tắc của việc nghĩ cùng nhau, bạn sẽ thu hoạch được những ý tưởng sáng tạo và tiềm năng, đồng thời tạo điều kiện để đội ngũ làm việc đoàn kết và nhiệt tình hơn. Hãy chuẩn bị tinh thần và sẵn sàng cho một buổi brainstorm thành công.
CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU (TRƯỚC BUỔI TẬP TRUNG BRAINSTORM)
Trước khi bắt đầu cuộc họp tập trung ý tưởng, hãy tập trung vào một số nguyên tắc quan trọng. Hãy đảm bảo rằng mục tiêu của bạn được xác định rõ ràng và rằng có một vấn đề cụ thể cần được giải quyết. Việc này sẽ giúp các ý tưởng phát sinh từ cuộc tập trung này có ý nghĩa và áp dụng được vào thực tế. Bạn cũng cần một người dẫn dắt (facilitator) có kỹ năng, một nhóm đồng đội phù hợp và một môi trường thuận lợi để đảm bảo buổi họp diễn ra một cách hiệu quả nhất.
1. Xác định một câu hỏi hoặc mục tiêu cụ thể và khả thi
Quan trọng nhất là nếu bạn không rõ ràng về lý do tổ chức cuộc họp tập trung ý tưởng, thì tốt nhất hãy tránh. Điều này là một nguyên tắc quan trọng trong việc nghĩ cùng nhau. Mục tiêu của bạn cần phải được phân biệt rõ trong một câu văn và dễ hiểu cho tất cả mọi người tham gia.
Mục tiêu cũng cần phải có thể thực hiện được. Khi cuộc họp kết thúc, bạn cần có một số ý tưởng mới để cải thiện hoặc thay đổi tình hình. Hãy tránh những câu hỏi đơn giản có thể trả lời là có hoặc không ('Chúng ta nên dừng việc mặc đồng phục hay không?') vì chúng không thúc đẩy được ý tưởng trong cuộc họp tập trung ý tưởng!
Nhược điểm của một phiên brainstorm:
Thảo luận về các thách thức mà chúng ta đang đối mặt trong việc cung cấp dịch vụ cao cấp cho khách hàng. Khám phá vấn đề của khách hàng và phát triển các ý tưởng để cải thiện sản phẩm và dịch vụ của chúng ta.
Hãy tưởng tượng một mục tiêu rộng lớn mà không biết chính xác bạn đang tiến về đâu và thiếu đi một kế hoạch thực hiện cụ thể! Cuộc brainstorming như vậy có thể dẫn đến một danh sách hỗn độn các vấn đề liên quan đến nhiều sản phẩm, dịch vụ và kỹ thuật phục vụ khách hàng, mà không có ý tưởng rõ ràng về cách giải quyết chúng.
Một mục tiêu brainstorming hiệu quả:
Chúng ta có thể thực hiện những cải tiến nào trong quy trình phục vụ khách hàng để giảm thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng của họ?
Đây là một mục tiêu mà tất cả thành viên có thể tham gia brainstorming một cách hiệu quả. Nó đặt ra một mục tiêu cụ thể. Cuối cùng, sau phiên brainstorming, nhóm sẽ có một danh sách các ý tưởng thực tế và thực hiện được để tạo ra sự thay đổi tích cực.
2. Đảm bảo rằng câu hỏi và mục tiêu của bạn phù hợp cho phiên brainstorming
Không phải mọi câu hỏi đều có thể tìm được giải pháp thông qua brainstorming. Dù nó có thể kích thích sự sáng tạo và đồng thuận, nhưng chỉ khi các ý tưởng thực sự cần thiết và có khả năng thực hiện.
Nếu bạn hoặc đội của bạn đã đưa ra quyết định hoặc đang tiếp cận với một hướng đi sáng tạo mới, việc brainstorming có thể trở thành một hoạt động vô nghĩa. Đáng tiếc hơn, nó có thể làm cho các thành viên trong nhóm cảm thấy bị chi phối thay vì được tham gia đóng góp ý kiến.
Hãy kiểm tra kỹ xem phiên brainstorming có giúp ích cho vấn đề hoặc câu hỏi của bạn trước khi bắt đầu tổ chức nó.
3. Tuyển dụng (hoặc trở thành) một 'người dẫn đầu' (facilitator) xuất sắc
Trừ khi bạn được huấn luyện để tổ chức phiên brainstorming một cách thuận lợi, đừng tự mình tự đặt mình vào vai trò của một 'người dẫn đầu'. Phiên brainstorming cần một người có khả năng quản lý những cá nhân với tính cách khác nhau, tổng hợp ý kiến một cách súc tích, tạo động lực cho sự hợp tác, duy trì cuộc trao đổi, rút ra kết luận và biến chúng thành danh sách các nhiệm vụ cần thực hiện.
Nếu không có một 'người dẫn đầu' phù hợp, buổi brainstorming có thể kết thúc với mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm, và trở thành một sự lãng phí thời gian không hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng bạn đã chọn được một người dẫn đầu xuất sắc để điều khiển buổi brainstorming trước khi bắt đầu thực hiện nó.
4. Lựa chọn những người tham gia phù hợp
Brainstorming chỉ có hiệu quả khi những người tham gia hiểu rõ về vấn đề và có thể đưa ra các ý kiến thông minh về các giải pháp tiềm năng hoặc câu trả lời cho các câu hỏi. Nếu vấn đề không được tiếp cận một cách hiệu quả bởi nhóm brainstorming, thì kết quả có thể không tốt và làm cho các thành viên trong nhóm cảm thấy mất lòng tin.
Ví dụ, nếu vấn đề phân phối sản phẩm liên quan đến các vấn đề ngoài sự kiểm soát của bạn, việc tập hợp một nhóm để thảo luận 'làm thế nào chúng ta có thể cải thiện tình hình phân phối sản phẩm' sẽ không hợp lý.
5. Chọn thời điểm và địa điểm phù hợp nhất
Bạn hiểu rõ về nhóm của mình cũng như hiểu về các ưu tiên tổ chức, vì vậy bạn cũng biết liệu đây có phải là thời điểm thích hợp để tổ chức một sự kiện mới không, một sự kiện sẽ chiếm đi thời gian và năng lượng cần thiết cho những deadline quan trọng hay không.
Bạn cũng hiểu những gì cần thiết để tổ chức, chi trả, và di chuyển đến một địa điểm ngoài trời. Sử dụng kiến thức của bạn để chọn thời điểm mà cả nhóm đều cảm thấy thoải mái. Ngoài ra, hãy chọn một địa điểm dễ tiếp cận và tạo điều kiện cho sự tương tác tích cực và thoải mái.
THIẾT LẬP CÁC PHIÊN LÀM VIỆC ĐỘNG NÃO CỦA BẠN ĐỂ THÀNH CÔNG
Bạn đã quyết định rằng việc tổ chức các phiên làm việc động não là lựa chọn phù hợp. Bạn đặt ra một câu hỏi lớn hoặc một mục tiêu cho các phiên làm việc động não. Bạn đã tìm ra một cơ sở vật chất phù hợp, một địa điểm tuyệt vời và một nhóm các thành viên lý tưởng. Tuyệt vời! Bây giờ là thời điểm để chuẩn bị để đạt được thành công.
Bằng cách xác định rõ ràng một quy trình, các quy tắc cơ bản, kế hoạch và các kết quả có thể xảy ra, bạn sẽ chuẩn bị cho những người tham gia một trải nghiệm tích cực. Tạo một không khí và định hướng phù hợp cho các phiên làm việc động não của bạn bằng cách tuân theo những quy tắc này.
6. Cung cấp thông tin về địa điểm, kế hoạch và lịch trình của bạn
Dường như ngớ ngẩn, nhưng hầu hết mọi người hạnh phúc nhất khi họ biết về vị trí phòng tắm, thời gian giải lao, thực đơn trưa và khi họ có thể về nhà.
Nếu bạn không cung cấp thông tin cơ bản này, người tham gia sẽ dành phần lớn thời gian brainstorm để hỏi người bên cạnh 'khi nào ăn trưa?' hoặc 'Tôi có thể về lúc 4:00?' Những ứng viên của bạn cũng cần biết bao nhiêu thời gian dành để bắt chuyện làm quen, brainstorm, chia sẻ, và kế hoạch hành động trong tương lai.
7. Viết những nguyên tắc quan trọng xuống
Bạn hoặc người điều khiển của bạn cần phải rõ ràng về việc thiết lập các quy tắc, đặc biệt là trong những nhóm có những người có trình độ quản lý khác nhau (hoặc mối quan hệ cá nhân khác nhau).
Bao gồm tất cả mọi người
Tạm dừng tranh luận
Loại bỏ yếu tố gây nhiễu
8. Làm rõ mục tiêu và quy trình động não của bạn
Brainstorm có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Người điều khiển của bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng, hoặc từ một cá nhân khác. Cô ta có thể đề xuất những ứng viên ghi lại ý tưởng hoặc mở rộng dựa trên suy nghĩ của người khác và đóng góp ý kiến. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ những gì sẽ xảy ra, mục tiêu là gì và bao lâu sẽ kết thúc.
9. Phá vỡ không khí im lặng bằng sự lạc quan và tích cực
Brainstorm không nên là một quá trình u ám hoặc chán chường. Hãy để những ứng viên của bạn biết rằng họ có thể và nên vui vẻ, và nhận thức trong quá trình bắt đầu với hoạt động làm quen khuyến khích sự sáng tạo và làm việc nhóm. Việc bắt đầu với hoạt động làm quen cũng có thể là một công cụ tuyệt vời để thiết lập môi trường thực tế, trong quá trình brainstorm, ý kiến của tất cả mọi người luôn có giá trị như nhau.
KHUYẾN KHÍCH SỰ SÁNG TẠO TRONG PHIÊN LÀM VIỆC ĐỘNG NÃO
Nếu câu hỏi của bạn và bản tính của những ứng viên là rất sáng tạo, thì không có vấn đề gì nhiều về việc tạo ra các ý tưởng sáng tạo mới. Tuy nhiên, nếu không phải là trường hợp đó, nhóm của bạn có thể sớm cạn kiệt ý tưởng. Bạn (hoặc người điều khiển của bạn) nên có các công cụ sẵn để thúc đẩy quá trình sáng tạo.
10. Sử dụng văn bản như là một công cụ cho cảm hứng tham gia và ràng buộc
Mặc dù bạn thiết lập quy tắc, một số người có thể cảm thấy bị áp đặt hoặc cảm thấy buộc phải tuân theo. Brainwriting là một công cụ tốt cho việc tạo ý tưởng ẩn danh. Nó cũng giúp hỗ trợ quá trình phát triển ý tưởng. Hãy luôn chuẩn bị giấy và bút chì, chúng sẽ hữu ích.
11. Hãy sẵn sàng với các hoạt động tăng cường sự sáng tạo
Quan trọng nhất là 'Đừng đánh giá một ý tưởng'; tránh suy nghĩ 'ý tưởng đó không thể thực hiện', hoặc chia sẻ những sự thật như 'Bộ phận CNTT nói rằng điều đó không thể thực hiện.' Để giữ cho nhóm tập trung vào những điều tích cực và tư duy sáng tạo, hãy tập trung vào những điều có khả năng thực hiện:
Thực hiện ngược quá trình Brainstorm
Hỏi nhóm của bạn 'Làm thế nào để chúng ta có thể đạt được kết quả ngược lại từ những điều chúng ta đang tìm kiếm?'
Ví dụ, bạn có thể hỏi, 'Làm thế nào để đảm bảo rằng mỗi khách hàng phàn nàn về dịch vụ khách hàng của chúng ta và từ chối mua sản phẩm của chúng ta thêm một lần nữa?'
Hầu hết những người tham gia sẽ thích thú với những ý tưởng tiêu cực được đưa ra để tìm ra đề xuất tích cực. Ví dụ: 'thực hiện tất cả cuộc gọi tới tùy chọn menu không bao giờ kết thúc' thành 'thực hiện tất cả cuộc gọi với một người thực sự.'
Rolestorming
Thực hiện nhập vai để khơi gợi hiểu biết và ý tưởng mới. Những người tham gia có thể nhập vai vào thế giới thực (khách hàng và đại diện dịch vụ khách hàng, chẳng hạn), hoặc hỏi rằng Wonder Woman hoặc Superman sẽ làm gì để giải quyết vấn đề?
Xem xét các ý tưởng có tiềm năng thực sự
Sử dụng các quy tắc brainstorm này như hướng dẫn về cách nắm bắt, xử lý và hành động dựa trên ý tưởng của nhóm.
Hãy đảm bảo ghi lại những ý tưởng mới mà nhóm của bạn đã tạo ra, và bạn đang có ý tưởng từ tất cả ứng viên tham gia, đặc biệt là những người tham gia trong 'chiến dịch' thực hiện gần nhất các vấn đề mà bạn đang cố gắng để giải quyết.
Sau khi đưa vào làm mới những ý tưởng, sau đó họ xem xét để thực hiện chúng. Chọn số lượng ý tưởng phù hợp để phát triển hơn-những ý tưởng có tiềm năng lớn nhất và phù hợp nhất. Sau đó gán vào nhóm công việc để chúng thành hiện thực.
12. Tạo ghi chú chất lượng cao như là một ưu tiên
Người điều khiển hoặc một người khác trong nhóm của bạn nên viết xuống mọi ý tưởng như được đề cập. Điều này đòi hỏi một số kiến thức chuyên môn, như một số ý tưởng được diễn đạt lòng vòng, và có thể khó tóm tắt.
13. Cho ứng viên thời gian để xem lại những ý tưởng
Ứng viên nên có ít nhất mười lăm phút để xem lại những ý tưởng đã được ghi nhận, để họ có thể trả lời đúng khi bạn yêu cầu họ chọn những ý tưởng tốt nhất trong danh sách. Giả sử không có cơ hội để xem lại những gì đã nói, ứng viên có khả năng chọn ý tưởng cuối cùng được đề cập hoặc ý tưởng của bản thân họ.
Yêu cầu ý kiến từ những ứng viên tham gia 'trong các chiến dịch'
Có rất nhiều ý tưởng nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết - và có thể tạo cảm giác hoàn hảo cho người quản lý. Tuy nhiên, một vài ý tưởng này có thể không thể thực hiện được vì những lý do được biết từ những người trong 'chiến dịch', cần phải biến ý tưởng thành hành động. Có thể có lý do xuất sắc tại sao những điều được thực hiện (hoặc không thực hiện) theo những cách nhất định; Hãy chắc chắn tạo một cơ hội cho tất cả mọi người để chia sẻ những hiểu biết của họ.
Xác định cả cơ hội và thách thức
Trong khi sự tích cực là điều cần thiết để brainstorm, hiện thực là điều cần thiết để thực hiện. Nếu tất cả mọi người đồng ý rằng thay đổi là một ý tưởng tốt, điều quan trọng để xác định các rào cản để thay đổi. Rào cản có thể là chính trị, công nghệ, tài chính hoặc hậu cần. Đôi khi những rào cản có thể được vượt qua hoặc đã làm việc xung quanh; thỉnh thoảng không thực hiện được.
Chọn số lượng ý tưởng hợp lý để phát triển
Sau khi brainstorm, bạn có thể có hàng tá ý tưởng khả thi - nhưng không ai có thời gian để thực hiện nhiều ý tưởng và phát triển chúng. Chỉ chọn ba trong số những ý tưởng tốt nhất cho các bước tiếp theo.
Giao nhiệm vụ cho từng nhóm thích hợp
Một khi bạn đã chọn ý tưởng để theo, bạn có thể tạo ra những nhóm làm việc cho mỗi ý tưởng. Trong một số trường hợp, có thể bạn chỉ yêu cầu cho các tình nguyện viên- nhưng thường bạn sẽ cần phải chọn các thành viên trong nhóm để mỗi nhóm bao gồm các cá nhân hiểu biết trình độ quản lý trong sắp xếp công việc.
Thiết lập các mục tiêu và thời hạn rõ ràng
Những công việc liên quan đến brainstorm sẽ chắc chắn rơi vào danh sách dưới cùng nếu không được ưu tiên. Trước khi rời khỏi buổi brainstorm, hãy chắc chắn rằng mỗi nhóm làm việc đã thiết lập ngày họp, có một mục tiêu cụ thể hoặc các sản phẩm để làm việc hướng tới, và có một hạn định cho mục tiêu đối với lộ trình của nhóm vạch ra.
KẾT LUẬN
Bằng cách làm theo các quy tắc brainstorm và các kỹ thuật trong bài viết này, bạn đang thiết lập các phiên họp thành công.
Brainstorm thực hiện đúng, có thể dẫn đến một số kết quả ấn tượng: sự thấu hiểu tuyệt vời, làm việc nhóm, và thống nhất tất cả các cấp. Tuy nhiên, brainstorm kém, có thể bị sa lầy. Tồi tệ nhất, nó có thể dẫn đến tinh thần nghiêm trọng và các vấn đề về niềm tin.
Điều gì để tạo một phiên họp brainstorm tuyệt vời? Nó thật sự đáng để lưu tâm. Tôn trọng thời gian của nhân viên, ý tưởng, sự sáng tạo và kiến thức. Khi nhân viên cảm thấy họ được tôn trọng, được xem là một phần trong một nhóm làm việc, những điều tuyệt vời có thể xảy ra.
Theo business.tutsplus.com
