Buzz
So sánh 2 cột dữ liệu trong Excel để phát hiện sự khác biệt và thiếu sót là rất quan trọng khi làm việc với Excel. Hãy tìm hiểu cách so sánh 2 cột dữ liệu trong Excel qua bài viết này!
Bài viết được thực hiện trên máy tính chạy Windows với Excel 2016, hoặc các phiên bản Excel khác như 2007, 2010, 2013, 2019, và trên MacOS với các thao tác tương tự.
I. Khi nào cần so sánh 2 dữ liệu trên 2 cột
- Khi muốn tìm ra các phần khác nhau giữa 2 cột dữ liệu.
- Khi cần so sánh số lượng dữ liệu giữa 2 cột.
- Khi cần tìm ra các điểm trùng hay điểm chung giữa 2 cột dữ liệu.
II. Cách so sánh dữ liệu trên 2 cột trong Excel
1. Sử dụng hàm EXACT để so sánh trong Excel
- Ưu điểm: Dễ sử dụng và so sánh nhanh chóng.
- Nhược điểm: Phân biệt chữ hoa, chữ thường và chỉ so sánh được dữ liệu trên 1 hàng ngang.
Cú pháp của hàm: =EXACT(Text1;Text2)
Chi tiết cú pháp:
- Text1: Dữ liệu thứ nhất cần so sánh.
- Text2: Dữ liệu thứ hai cần so sánh.
Lưu ý:
Hàm Exact thực hiện so sánh hai chuỗi văn bản, trả về True nếu hai chuỗi trùng nhau, False nếu khác nhau.
Hàm Exact phân biệt chữ hoa, chữ thường khi so sánh.
Ở đây có 1 ví dụ như sau:
Mình sẽ so sánh 2 cột giống như trong hình.
Ví dụ
Bước 1: Tại ô cần so sánh, nhập công thức với cú pháp =Exact($A$2:$A$7;$B$2:$B$7)
Chi tiết công thức:
- $A$2:$A$7: Dữ liệu của cột 1 cần so sánh.
- $B$2:$B$7: Dữ liệu của cột 2 cần so sánh.
Lưu ý: Trong công thức này, sử dụng địa chỉ tuyệt đối để khi áp dụng cho các ô bên dưới, kết quả không bị sai.
Tại ô cần so sánh, nhập công thức theo cú pháp như hình
Bước 2: Nhấn Enter và xem kết quả như sau:
- True: Giống nhau.
- False: Khác nhau.
Nhấn Enter để xem kết quả
Bước 3: Giữ ô vuông nhỏ ở góc của ô nhập công thức > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.
Giữ ô vuông nhỏ ở góc của ô nhập công thức > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới
Sau khi nhập hàm và nhấn Enter, kết quả sẽ trả về True và False. Các loại trái cây viết in hoa toàn bộ ở cả 2 cột sẽ trả về True, còn lại sẽ trả về False.
2. Dùng hàm COUNTIF để so sánh trong Excel
- Ưu điểm: So sánh 2 cột dữ liệu chính xác, không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
- Nhược điểm: Các bước thực hiện khá dài và phức tạp.
Cú pháp của hàm: =COUNTIF(Range;Criteria)
Chi tiết cú pháp:
- Range: Vùng chứa dữ liệu cần đếm (tham số bắt buộc).
- Criteria: Điều kiện để đếm dữ liệu (tham số bắt buộc).
Hàm Countif đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong vùng dữ liệu được chọn.
Thực hiện yêu cầu trong ví dụ như sau:
Ví dụ
Bước 1: Đặt tên cho cột dữ liệu 1.
Trong bước này, bạn chọn toàn bộ cột đầu tiên chứa dữ liệu > Chọn ô địa chỉ > Nhập tên Danhsach1 > Nhấn Enter.
Đặt tên cho cột dữ liệu 1
Bước 2: Đặt tên cho cột dữ liệu 2
Trong bước này, bạn thực hiện tương tự như bước 1 nhưng áp dụng cho cột 2.
Đặt tên cho cột dữ liệu 2
Bước 3: Chọn toàn bộ Danhsach1 > Vào thẻ Home.
Chọn toàn bộ Danhsach1 > Vào thẻ Home
Bước 4: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.
Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule
Bước 5: Trong hộp thoại hiện lên, chọn Use a formula to determine which cells to format.
Trong hộp thoại hiện lên, chọn Use a formula to determine which cells to format
Bước 6: Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2,A2)=0 > Chọn Format.
Giải thích công thức:
- Công thức này có ý nghĩa là bạn đếm số lượng các loại quả trên Danhsach2 và so sánh với giá trị của Danhsach1 bắt đầu từ ô A2.
- Phần =0 trong công thức biểu thị nếu không có loại quả nào trên Danhsach2 giống với Danhsach1 thì Excel sẽ hiểu là số lượng quả đó là 0 và ta sẽ áp dụng định dạng màu cho giá trị 0 này theo màu giống như ví dụ.
Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach2,A2)=0 > Chọn Format
Bước 7: Trong hộp thoại Format Cells, chọn Fill > Chọn màu để đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống như ví dụ > Nhấn OK.
Trong hộp thoại Format Cells, chọn Fill > Chọn màu để đánh dấu loại quả không có trong Danhsach2 giống như ví dụ > Nhấn OK
Bước 8: Nhấn OK để áp dụng vào Danhsach1.
Nhấn OK để áp dụng vào Danhsach1
Bước 9: Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home.
Lựa chọn toàn bộ Danhsach2 > Chọn thẻ Home
Bước 10: Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule.
Chọn Conditional Formatting > Chọn New Rule
Bước 11: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn Use a formula to determine which cells to format.
Ở hộp thoại hiện lên chọn Use a formula to determine which cells to format
Bước 12: Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach1;C3)=0 > Chọn Format.
Giải thích công thức:
- Công thức này có ý nghĩa là bạn sẽ đếm các loại quả trên Danhsach1 và so sánh với giá trị của Danhsach2 bắt đầu từ ô C3.
- Phần =0 có nghĩa là nếu trên Danhsach1 không có loại quả giống với Danhsach2, thì Excel sẽ hiểu loại quả đó là 0 và chúng ta sẽ định dạng cho giá trị 0 đó theo màu giống ví dụ.
Nhập công thức =COUNTIF(Danhsach1;C3)=0 > Chọn Format
Bước 13: Hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn thẻ Fill > Chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach1 giống với ví dụ > Nhấn OK.
Hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn thẻ Fill > Chọn màu đánh dấu loại quả không có trong Danhsach1 giống với ví dụ > Nhấn OK
Bước 14: Nhấn OK 1 lần nữa để áp dụng vào Danhsach2.
Nhấn OK 1 lần nữa để áp dụng vào Danhsach2
Và đây là kết quả sau khi hoàn thành so sánh.
Kết quả sau khi so sánh
