Buzz
VLOOKUP có hai cách tìm kiếm: tìm kiếm giá trị chính xác và giá trị gần đúng. Mặc định, VLOOKUP được cài đặt để tìm kiếm giá trị gần đúng. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu VLOOKUP tìm kiếm giá trị chính xác hoặc gần đúng. Trước đây, Mytour đã có bài viết 23 điều về hàm VLOOKUP mà ai cũng cần biết (Phần 1) để giúp bạn hiểu về các khái niệm cơ bản về hàm này, và bây giờ phần tiếp theo về 23 bí mật về hàm VLOOKUP mà ai cũng cần biết (Phần 2) sẽ cung cấp thêm kiến thức cho bạn.
23 bí mật về hàm VLOOKUP mà ai cũng cần biết (Phần 2)
8. Cách yêu cầu VLOOKUP tìm kiếm giá trị tương đối
Để VLOOKUP tìm kiếm giá trị tương đối, bạn có thể bỏ qua tham số thứ 4 (range_lookup) hoặc nhập TRUE hoặc 1. Dưới đây là 3 công thức tương đương:
=VLOOKUP(giá trị, dữ liệu, cột)
=VLOOKUP(giá trị, dữ liệu, cột, 1)
=VLOOKUP(giá trị, dữ liệu, cột, TRUE)
Một lời khuyên quan trọng cho bạn là dù VLOOKUP không yêu cầu, nhưng nên đặt đối số range_lookup một cách rõ ràng. Như vậy, bạn sẽ luôn nhận được một lời nhắc trực quan về kiểu tìm kiếm mà bạn mong đợi.
9. Để sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối, dữ liệu cần được sắp xếp
Nếu bạn muốn sử dụng kiểu tìm kiếm tương đối, hãy đảm bảo rằng dữ liệu đã được sắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn theo giá trị tìm kiếm. Nếu không, kết quả bạn nhận được có thể không chính xác. Ngoài ra, dữ liệu dạng văn bản cũng cần được sắp xếp theo cách tương tự mặc dù đã được sắp xếp.
10. VLOOKUP có khả năng kết hợp dữ liệu từ các bảng tính khác nhau
VLOOKUP còn được dùng để kết hợp dữ liệu từ 2 hoặc nhiều bảng tính khác nhau. Ví dụ, bạn có thể có một bảng chứa dữ liệu đơn hàng và một bảng khác chứa thông tin khách hàng. Bằng cách sử dụng VLOOKUP, bạn có thể kết hợp thông tin khách hàng vào bảng tổng hợp đơn hàng để phân tích.
Vì ID tồn tại trong cả 2 bảng nên bạn có thể sử dụng giá trị này để kết hợp dữ liệu từ bảng này sang bảng khác bằng cách sử dụng VLOOKUP. Chỉ cần thiết lập VLOOKUP để sử dụng giá trị ID trong bảng 1 và dữ liệu trong bảng 2 với chỉ số tương ứng.
Trong ví dụ dưới đây sử dụng 2 công thức VLOOKUP. Một công thức để kết hợp tên khách hàng và một công thức để kết hợp tình trạng đặt hàng của khách hàng vào bảng 1.
11. VLOOKUP có khả năng phân loại dữ liệu theo danh mục
Một trong những điều quan trọng nhất về hàm VLOOKUP mà mọi người nên biết là bạn có thể áp dụng danh mục tùy ý vào các bản ghi dữ liệu một cách dễ dàng bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP. Điều này giúp gán các danh mục cho dữ liệu bằng cách sử dụng bảng tính như một 'chìa khóa'.
Một ví dụ điển hình là việc sử dụng hàm VLOOKUP để xếp thang điểm bằng chữ dựa trên thang điểm số.
Trong trường hợp này, VLOOKUP được cấu hình để tính giá trị tương đối, vì vậy dữ liệu trong bảng tính phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng VLOOKUP để phân loại các danh mục theo ý muốn. Trong ví dụ dưới đây, VLOOKUP được áp dụng để phân loại các nhóm cho từng bộ phận, sử dụng bảng tính như 'chìa khóa' để xác định các nhóm.
12. Với tham chiếu tuyệt đối, VLOOKUP có thể di chuyển
Trong trường hợp cần lấy thông tin từ nhiều cột trong một bảng hoặc cần sao chép và dán VLOOKUP, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng tham chiếu tuyệt đối cho các giá trị tra cứu (lookup_value) và bảng dò tìm (table_array). Điều này cho phép bạn sao chép công thức và chỉ cần thay đổi chỉ số cột để tra cứu tương tự và nhận giá trị từ một cột khác.
Ví dụ, với tham chiếu tuyệt đối cho giá trị tra cứu và bảng dò tìm, bạn có thể sao chép công thức qua các cột khác nhau, sau đó chỉ cần quay lại và thay đổi các chỉ số cột nếu cần thiết.
13. Sử dụng Tên Miền giúp VLOOKUP dễ đọc và dễ di chuyển hơn
Phạm vi của tên miền trông đẹp và gọn gàng hơn so với phạm vi tuyệt đối. Điều này làm cho công thức của VLOOKUP trở nên dễ đọc và dễ hiểu hơn nhiều. Thay vì sử dụng các tham chiếu tuyệt đối, bạn nên sử dụng Tên Miền để làm cho công thức trở nên bắt mắt hơn.
Trong ví dụ về dữ liệu nhân viên, bạn có thể đặt tên cho ô nhập B3 là “mã nhân viên”, sau đó đặt tên cho bảng dữ liệu là “dữ liệu”, công thức sẽ trở nên như sau:
Không chỉ dễ đọc hơn, mà công thức này còn dễ di chuyển hơn nữa, bởi vì Tên Miền là tuyệt đối.
14. Việc chèn một cột có thể làm hỏng các công thức VLOOKUP hiện có
Nếu bảng tính đã có các công thức VLOOKUP, chúng có thể bị hỏng khi bạn chèn thêm một cột vào bảng. Điều này xảy ra vì chỉ số cột không tự động điều chỉnh khi bạn thêm hoặc xóa cột.
Trong ví dụ này, các công thức VLOOKUP cho xếp hạng (Rank) và doanh số bán hàng (Sales) đã bị hỏng khi chèn một cột mới vào giữa cột Năm (Year) và Xếp hạng (Rank). Cột Năm vẫn hoạt động vì nó nằm bên trái cột được chèn:
Để tránh tình trạng này, bạn có thể tính toán lại chỉ số cột như được mô tả trong bài viết 23 điều về hàm VLOOKUP ai cũng nên biết phần tiếp theo của Mytour.
Trong bài viết về hàm VLOOKUP - 23 điều cần biết (Phần 2) này, Mytour đã đề cập và giới thiệu một số hạn chế cũng như cách sử dụng hàm VLOOKUP. Để hiểu biết về hàm này sâu hơn, bạn có thể tham khảo một số bài tập thực hành về hàm VLOOKUP. Hy vọng bài viết sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích về hàm VLOOKUP cho bạn.
