Buzz
Khám Phá Cách Tốt Hơn Để Đánh Dấu Tệp Đính Kèm Trong Email Với Hướng Dẫn Của Chúng Tôi
Dù việc thông báo cho người nhận về tệp đính kèm trong email là cần thiết, nhưng “vui lòng xem tệp đính kèm” có vẻ đã lỗi thời và cứng nhắc. May mắn thay, có nhiều cách diễn đạt khác để truyền đạt cùng một ý nghĩa một cách tự nhiên hơn. Tiếp tục đọc để tìm hiểu các biến thể tốt nhất của “vui lòng xem tệp đính kèm” và cách sử dụng chúng trong email của bạn.
Có đúng không nếu nói “vui lòng xem tệp đính kèm”?
Bạn có thể sử dụng “vui lòng xem tệp đính kèm” để chỉ đến một tệp đính kèm trong email, nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết. Nếu bạn gửi một tài liệu quan trọng như sơ yếu lý lịch hoặc CV, hãy sử dụng một biến thể của cụm từ này. Thay vào đó, hãy sử dụng “Đây là…”, “Tôi đã đính kèm…”, hoặc “Tôi đang chia sẻ…” để nghe tự nhiên hơn.
Các Bước
Các Cách Thay Thế Để Nói “Vui Lòng Xem Tệp Đính Kèm”
“Đây là…” Cụm từ này nghe tự nhiên hơn và giúp email của bạn ngắn gọn và rõ ràng hơn.
- Ví dụ: Đây là bản nháp đầu tiên của kế hoạch kinh doanh mà bạn yêu cầu.
“Tôi đã đính kèm…” Nếu bạn cần một cách diễn đạt phù hợp cho cả email thông thường và chuyên nghiệp, “Tôi đã đính kèm” là sự lựa chọn hoàn hảo.
- Ví dụ: Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của mình để bạn có thể xem xét trình độ của tôi.
“Tôi đang chia sẻ…” Mặc dù cụm từ này có phần hơi thân mật, nhưng vẫn phù hợp với mọi loại email mà bạn viết.
- Ví dụ: Tôi đang chia sẻ đoạn video giới thiệu của mình để bạn có thể dễ dàng xem các ví dụ về công việc của tôi.
“Đính kèm trong email này…” Sử dụng cụm từ nhanh và thông dụng này để nhanh chóng thông báo có tệp đính kèm ở cuối email.
- Ví dụ: Đính kèm trong email này là các báo cáo sản phẩm từ tháng trước.
“Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm…” Đây là cách lịch sự để đề cập đến tệp đính kèm của bạn và cho người nhận biết những gì bạn đã gửi cho họ.
- Ví dụ: Xin vui lòng xem tài liệu dự án đính kèm để có thông tin cần thiết để bắt đầu.
“Bạn sẽ tìm thấy tệp đính kèm bên dưới.” Hướng dẫn đơn giản để người nhận biết rằng tệp đính kèm nằm ở cuối email, giúp họ không quên kiểm tra sau này.
- Ví dụ: Cảm ơn bạn đã bắt đầu dự án này. Bạn sẽ tìm thấy các ghi chú mà chúng ta đã thảo luận ở dưới đây.
“Tôi đã liên kết… ” Dù bạn đính kèm một tệp hoặc một liên kết đến tệp lớn hơn, cụm từ này rất phù hợp cho cả email công việc và email cá nhân.
- Ví dụ: Tôi đã liên kết một vài hình ảnh để giúp tạo thêm cảm hứng.
“Tôi rất vui được chia sẻ…” Khi bạn đã làm việc chăm chỉ trên một cái gì đó và rất háo hức chia sẻ, hãy thể hiện sự phấn khích của bạn để khiến người nhận cũng cảm thấy hào hứng.
- Ví dụ: Tôi rất vui được chia sẻ portfolio của mình để bạn có thể xem các tác phẩm của tôi.
“Xin hãy xem qua tài liệu đính kèm…” Nếu bạn muốn chỉ dẫn một cách lịch sự đến tệp đính kèm, hãy yêu cầu người nhận mở và xem qua nó.
- Ví dụ: Xin hãy xem qua ngân sách đính kèm mà chúng tôi đề xuất và kiểm tra lỗi.
“Tệp đính kèm bao gồm…” Thay vì chỉ nói tệp nào bạn đã đính kèm, hãy đề cập ngắn gọn về nội dung của nó để người nhận biết những gì mong đợi thêm.
- Ví dụ: Tệp đính kèm chứa video hướng dẫn quy trình và mẹo khắc phục sự cố bạn có thể gặp phải.
“Tôi đính kèm [x] để giúp bạn…” Thay vì đi vào các chi tiết phức tạp có thể bị lạc trong email, hãy cho người nhận biết rằng thông tin trong tệp đính kèm sẽ hỗ trợ họ.
- Ví dụ: Tôi đính kèm một infographic hướng dẫn các bước để giúp bạn hoàn thành dễ dàng hơn.
“Để tham khảo, tôi đã thêm…” Khi bạn muốn người khác nắm rõ thông tin mà không cần email dài, hãy để hướng dẫn đầy đủ trong tệp đính kèm.
- Ví dụ: Tôi biết dự án này có thể khó khăn. Để bạn tham khảo, tôi đã thêm một số tài liệu ví dụ để bạn có ý tưởng về những gì chúng tôi đang tìm kiếm.
“Xin cho tôi biết ý kiến của bạn về tài liệu đính kèm…” Nếu bạn đang tìm kiếm phản hồi hoặc ý kiến về công việc của mình, hãy đề cập ngay trong nội dung email.
- Ví dụ: Xin cho tôi biết ý kiến của bạn về tác phẩm đính kèm. Nếu bạn có bất kỳ nhận xét nào, tôi rất mong được nghe chúng.
“Xin kiểm tra tài liệu đính kèm…” Nếu bạn không muốn giải thích hướng dẫn trong email, hãy chỉ dẫn người nhận đến các tệp đính kèm.
- Ví dụ: Xin kiểm tra tài liệu đính kèm hướng dẫn bắt đầu để biết các bước tiếp theo và các phương pháp tốt nhất.
“Khi bạn xem xét tài liệu đính kèm…” Với cụm từ này, bạn có thể tóm tắt ngắn gọn thông tin trong tệp đính kèm và cho biết phản hồi bạn mong đợi.
- Ví dụ: Khi bạn xem xét các bức ảnh đính kèm, hãy cho tôi biết nếu bạn cần các góc chụp hoặc cảnh quay khác.
“Tôi đã đính kèm thông tin liên quan.” Khi tệp đính kèm của bạn chứa thông tin quan trọng mà người nhận cần đọc, hãy cho họ biết có thêm chi tiết trong các tệp.
- Ví dụ: Cảm ơn bạn đã nhận nhiệm vụ mới này. Tôi đã đính kèm thông tin liên quan để bạn có thể bắt đầu.
“Xin tham khảo tài liệu đính kèm.” Nếu bạn gửi quy tắc hoặc hướng dẫn cho một dự án mới, hoặc nếu bạn muốn cung cấp một tài liệu tham khảo trực quan, hãy thử cụm từ này.
- Ví dụ: Xin tham khảo bảng tính tôi đã đính kèm để xác nhận dữ liệu.
“Nếu bạn cần thêm chi tiết, hãy xem…” Nếu bạn đang chuyển giao thông tin về một dự án phức tạp hoặc không muốn giải thích quá nhiều trong nội dung email, hãy cho người nhận biết rằng tệp đính kèm có tất cả thông tin cần thiết.
- Ví dụ: Bắt đầu từ ngày mai, chúng tôi sẽ triển khai quy trình đánh giá mới. Nếu bạn cần thêm chi tiết, hãy xem hướng dẫn đính kèm trong email này.
“Các [x] bạn yêu cầu đã được đính kèm.” Nếu ai đó đã yêu cầu bạn gửi tệp, hãy sử dụng cụm từ này để email của bạn không bị quá cứng nhắc.
- Ví dụ: Cảm ơn bạn đã gặp tôi. Các tài liệu bạn yêu cầu từ tôi đã được đính kèm bên dưới.
“Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về…” Nếu bạn gửi một tài liệu dài hoặc khó hiểu, đừng ngần ngại mở cửa cho người khác và khuyến khích họ liên hệ với bạn.
- Ví dụ: Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về các tóm tắt bài viết tôi đã đính kèm, và tôi sẽ phản hồi ngay khi có thể.
“Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm…” Cụm từ này là sự thay thế trực tiếp tốt, nhưng có thể nghe hơi trang trọng và cứng nhắc.
- Ví dụ: Xin vui lòng xem tài liệu đính kèm sơ yếu lý lịch của tôi để bạn xem xét.
“Tài liệu đính kèm trong email này…” Trong các tình huống trang trọng nhất, hãy sử dụng ngôn ngữ chính thức để thể hiện sự chuyên nghiệp. Vì cụm từ này có phần hơi cổ điển, hãy sử dụng nó một cách tiết chế với người khác.
- Ví dụ: Tài liệu đính kèm trong email này bao gồm dữ liệu và bảng tính của quý trước.
Đính kèm tệp mà không cần giải thích. Nếu bạn đã thảo luận về việc gửi tệp đính kèm trước đó trong chuỗi email hoặc trực tiếp, không cần nhắc lại trong email của bạn. Chỉ cần chào hỏi người nhận trong nội dung email và gửi tệp đính kèm.
- Ví dụ: Cảm ơn bạn đã xem xét các tệp này cho tôi. Tôi mong nhận được phản hồi của bạn.
“Xin vui lòng tìm hiểu ý nghĩa của cụm từ ‘please find attached’?”
“Cụm từ ‘please find attached’ có nghĩa là tin nhắn bao gồm các tệp hoặc tài liệu đính kèm.” Nếu bạn thấy cụm từ này trong một email, thì người gửi đã đính kèm tài liệu, hình ảnh, hoặc tệp quan trọng khác mà bạn cần xem. Khi ai đó nói “please find attached” hoặc một biến thể của nó, họ muốn đảm bảo rằng bạn chú ý và xem các tệp được gửi.
Có cần phải nói “Please find attached” trong email không?
Việc thông báo khi bạn đính kèm tệp trong email có thể là một ý tưởng tốt, nhưng không phải là yêu cầu bắt buộc. Nếu người nhận bận rộn, họ có thể không nhận thấy ngay tệp đính kèm. Chỉ cần đề cập nhanh đến điều đó trong email của bạn có thể giúp người nhận chậm lại và tìm thấy các tệp bạn gửi. Tuy nhiên, nếu họ đã mong đợi một tệp đính kèm từ bạn rồi, thì bạn có thể không cần phải nói gì thêm.
- Luôn sử dụng “please find attached” hoặc một sự thay thế khác nếu bạn đang gửi các tài liệu quan trọng như:
- Sơ yếu lý lịch cho đơn xin việc hoặc phỏng vấn
- Mẫu đơn quan trọng mà bạn đã ký
- Chứng chỉ cho thư giới thiệu
- Sơ yếu lý lịch của bạn cho phỏng vấn thông tin
Nhiều chuyên gia cho rằng cụm từ này là không cần thiết và quá trang trọng. Ngay cả trong email công việc, “please find attached” có thể nghe có vẻ hơi cứng nhắc và không phù hợp. Một số người có thể còn coi đó là hơi ra lệnh. Thay vào đó, hãy chọn cách giao tiếp thân mật hơn để hướng sự chú ý của người nhận đến tệp đính kèm của bạn.
- “Please find the attached…” là câu đúng ngữ pháp, vì vậy bạn có thể sử dụng nó trong email chuyên nghiệp nếu cần.
Quy tắc ứng xử với tệp đính kèm trong email
Đặt tên tệp một cách phù hợp. Thay vì để lại các tệp với tên dài hoặc khó hiểu, hãy đổi tên chúng thành tên mô tả để người nhận biết được họ đang mở cái gì. Trước khi đính kèm tệp, nhấp chuột phải vào nó và chọn “Đổi tên” để thay đổi tên.
- Tránh thay đổi phần mở rộng của tệp vì điều đó có thể khiến tệp đính kèm không thể mở được.
Sử dụng tiêu đề đơn giản đề cập đến tệp đính kèm. Hãy làm cho người xem nhanh chóng nhận ra rằng bạn đã đính kèm một tệp trong email. Bạn có thể đề cập nội dung của tệp để người nhận biết được họ đang mở cái gì, và bao gồm một yêu cầu hành động nếu bạn cần phản hồi. Một số ví dụ bao gồm:
- John Smith - Sơ yếu lý lịch
- Trình bày từ hôm nay
- Tài liệu cho dự án mới
- Tài nguyên mới cho video
- Cần hành động: Các mẫu đơn yêu cầu chữ ký
Viết một thông điệp ngắn gọn, rõ ràng giải thích những gì bạn đã đính kèm. Khi bạn viết email, chào hỏi người nhận và tự giới thiệu lại nếu họ không biết rõ bạn. Vì ai đó có thể không thấy các tệp đính kèm trong email, hãy nhanh chóng nhắc đến chúng trong đoạn văn chính để người nhận biết những gì họ sẽ nhận được. Sau đó, kết thúc email với chữ ký của bạn.
-
Ví dụ:
Chào Ted,
Đây là Julie từ cuộc họp hôm nay. Tôi đã đính kèm bản trình bày và ghi chú để bạn có thể xem lại thông tin. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào!
Cảm ơn!
Julie Turner
Kiểm tra kỹ các tệp đính kèm trước khi gửi email. Claytor khuyên bạn nên dành thời gian khi soạn email để không đính kèm sai tệp hoặc quên chúng hoàn toàn. Đừng quên kiểm tra lại email của bạn để sửa bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào trước khi nhấp gửi.
Liên kết đến các dịch vụ chia sẻ tệp cho các tệp đính kèm lớn. Nếu bạn có các tệp lớn mà không thể gửi qua email hoặc mất nhiều thời gian để tải xuống, hãy thử tải lên các dịch vụ như Dropbox hoặc Google Drive thay vào đó. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng chia sẻ liên kết tải xuống trong email mà không cần đính kèm.
- Khi bạn liên kết đến một tệp đính kèm, bạn cũng có thể cập nhật tệp để người nhận có phiên bản mới nhất của nó. Các tệp đính kèm cũng có thể bị mất hoặc không được chú ý trong hộp thư đến của ai đó nếu họ rất bận rộn.
Cảnh báo
- Gửi một tệp đính kèm mà không có nội dung hoặc tiêu đề có thể bị đánh dấu là spam hoặc virus bởi người nhận, vì vậy hãy luôn chắc chắn rằng bạn viết một chút nội dung trong tin nhắn của mình.
