Buzz
1. Các dạng văn bản hành chính theo quy định hiện hành
Danh sách các dạng văn bản hành chính gồm:
+ Nghị quyết (đặc biệt) - NQ;
+ Quyết định (đặc biệt) - QĐ;
+ Chỉ thị - CT; 4. Quy chế - QC;
+ Quy định - QYĐ;
+ Thông cáo - TC;
+ Thông báo
+ Thông báo - TB;
+ Hướng dẫn - HD;
+ Chương trình - CTr;
+ Kế hoạch - KH;
+ Phương án - PA;
+ Đề án - ĐA;
+ Dự án - DA;
+ Báo cáo - BC;
+ Biên bản - BB;
+ Tờ trình - TTr;
+ Hợp đồng - HĐ;
+ Công văn - CV;
+ Công điện - CĐ;
+ Bản ghi nhớ - BGN;
+ Thỏa thuận - BTT;
+ Giấy ủy quyền - GUQ;
+ Giấy mời - GM;
+ Giấy giới thiệu - GGT;
+ Giấy phép nghỉ - GNP;
+ Phiếu gửi - PG;
+ Phiếu chuyển - PC;
+ Phiếu báo - PB;
+ Thư công vụ.
2. Soạn thảo và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư, văn bản hành chính bao gồm các loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, và thư công vụ.
- Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của văn bản hành chính là sự kết hợp của các yếu tố cấu thành văn bản. Bao gồm các thành phần chính áp dụng cho tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung tùy thuộc vào từng loại văn bản cụ thể. Khoản 2 Điều 8 của Nghị định này quy định các thành phần chính của thể thức văn bản hành chính như sau:
a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
b) Tên cơ quan hoặc tổ chức phát hành văn bản.
c) Số hiệu và ký hiệu của văn bản.
d) Địa điểm và thời gian ban hành văn bản.
d) Tên loại văn bản và tóm tắt nội dung chính.
e) Nội dung chi tiết của văn bản.
g) Chức danh, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
h) Dấu và chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức.
i) Địa chỉ nơi gửi văn bản.
Theo khoản 3 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, ngoài các thành phần chính được quy định tại khoản 2 Điều 8, văn bản còn có thể bao gồm các yếu tố bổ sung sau:
a) Phụ lục đính kèm.
b) Dấu hiệu về độ mật, mức độ khẩn, và hướng dẫn phạm vi lưu hành.
c) Ký hiệu của người soạn thảo và số lượng bản phát hành.
d) Thông tin liên hệ của cơ quan, tổ chức, bao gồm địa chỉ, email, trang web, số điện thoại và số Fax.
Theo quy định tại khoản 4 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính phải tuân thủ hướng dẫn trong Phụ lục I của Nghị định 330/2020/NĐ-CP. Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm các yếu tố sau đây.
+ Kích thước giấy, cách trình bày, lề trang, loại phông chữ, kích thước chữ, kiểu chữ, vị trí các thành phần thể thức, và số trang của văn bản.
+ Quy trình trình bày văn bản hành chính phải tuân theo hướng dẫn trong Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
+ Việc sử dụng chữ hoa trong văn bản hành chính cần tuân theo quy định trong Phụ lục II của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
+ Việc viết tắt các loại văn bản hành chính cần dựa trên hướng dẫn trong Phụ lục III của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
3. Quy định pháp lý về việc soạn thảo và ký duyệt văn bản
Theo Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về việc soạn thảo văn bản như sau:
+ Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, mục đích và nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người có thẩm quyền sẽ chỉ định đơn vị hoặc cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản.
+ Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản cần thực hiện các nhiệm vụ sau: Xác định tên loại văn bản, nội dung, mức độ mật và khẩn cấp của văn bản; thu thập và xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản theo đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, người soạn thảo cần chuyển bản thảo và tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
+ Nếu cần sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo, người có thẩm quyền phải đưa ra ý kiến trên bản thảo hoặc trên Hệ thống, sau đó gửi lại bản thảo cho lãnh đạo đơn vị chủ trì để tiếp tục chuyển cho người soạn thảo văn bản.
+ Người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi nhiệm vụ được phân công.
- Theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về ký ban hành văn bản như sau:
+ Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu có quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan; có thể ủy quyền cho cấp phó ký những văn bản thuộc lĩnh vực được giao và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Khi cấp phó được giao điều hành, họ ký thay cấp trưởng.
+ Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu ký thay mặt tập thể lãnh đạo các văn bản của cơ quan. Cấp phó của người đứng đầu có thể ký thay người đứng đầu những văn bản được ủy quyền và các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.
+ Trong những trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan có thể ủy quyền cho người đứng đầu đơn vị thuộc cơ cấu của mình ký thay một số văn bản. Việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, xác định thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ủy quyền không được chuyển quyền ký cho người khác. Văn bản ký thay ủy quyền phải theo thể thức và được đóng dấu hoặc ký số của cơ quan ủy quyền.
+ Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu các đơn vị trực thuộc ký thay một số văn bản theo lệnh. Người được ủy quyền có thể tiếp tục giao lại cho cấp phó ký thay. Việc ủy quyền này phải được nêu rõ trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
+ Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về các văn bản do mình ký. Trong khi đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm về toàn bộ các văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành.
+ Đối với văn bản giấy, khi ký cần sử dụng bút mực màu xanh, tránh dùng các loại mực dễ phai.
+ Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền phải thực hiện ký số. Vị trí và hình thức chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Theo Điều 11 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định về việc duyệt bản thảo văn bản và theo Điều 12 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quy định về kiểm tra văn bản trước khi ban hành:
+ Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền duyệt ký.
+ Nếu bản thảo đã được phê duyệt nhưng cần chỉnh sửa hoặc bổ sung, phải trình người có thẩm quyền xem xét và quyết định.
+ Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản cần kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan và pháp luật.
+ Người phụ trách kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo tính chính xác và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan cũng như pháp luật.
Trên đây là các quy định cơ bản về văn bản hành chính và cách trình bày chuẩn. Để tìm hiểu thêm về các nội dung pháp lý liên quan, tham khảo: Soạn thảo văn bản hành chính.
Xin chân thành cảm ơn!
