Buzz
A. Chuẩn bị những kỹ năng cần thiết
Trước khi bắt đầu viết email bằng tiếng Anh hãy cùng điểm qua những kỹ năng mà bạn cần trang bị. Đây chính là bước đệm để bạn có thể phát huy và cải thiện chất lượng của các email mình viết. Đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian và duy trì được tâm lý tích cực trong quá trình học tập và rèn luyện.
1. Kiểm tra năng lực bản thân
Để có thể học tập và tiến bộ, bạn trước tiên cần hiểu rõ chính mình trước. Điều bạn cần xác định trong giai đoạn đầu là khả năng sử dụng tiếng Anh của mình. Nghĩa là hơn ai hết, bạn phải hiểu rõ được ưu điểm cũng như những thiếu soát của mình. Để có được một tiêu chí đánh giá khách quan và khoa học nhất, bạn nên thực hiện các bài Test năng lực để không còn phải đắn đo.
Mời bạn tham gia bài Test TẠI ĐÂY.
2. Chuẩn bị những kỹ năng cần thiết để viết email bằng tiếng Anh
Viết email bằng tiếng Anh liên quan mật thiết đến kỹ năng viết. Do vậy, sau khi thực hiện bài test năng lực bạn cần lưu ý phần đánh giá ở 2 tiêu chí sau:
2.1. Khả năng sử dụng từ vựng:
Thể hiện sự linh hoạt của bạn trong việc sử dụng các từ ngữ để diễn đạt mà không bị các lỗi lập tự hay sai chính tả. Ngoài ra bạn cần phải lưu ý đến thời gian : liệu bạn có đang mất quá nhiều thời gian để nhớ ra một từ vựng hay không?.
Ngoài ra, viết email bằng tiếng Anh yêu cầu văn phong trang trọng. Do vậy, vốn từ vựng của bạn cũng phải đáp ứng được tiêu chí này.
2.2. Kỹ năng viết, diễn đạt
Email thường có dung lượng không quá lớn. Một email giao động từ 200 đến 500 từ là tốt để có thể truyền đạt thông tin. Cho nên bạn cũng phải rèn luyện lối hành văn ngắn gọn, súc tích.
Cấu trúc câu cũng rất quan trọng. Bạn cần viết câu chuẩn ngữ pháp cơ bản trước, tránh những lỗi sai về từ loại và vị trí các thành tố.
Cao cấp hơn bạn có thể ứng dụng những dạng ngữ pháp “xịn, nhưng đừng lạm dụng. Vì có một sự thật rằng, viết những câu ngắn cung cấp thông tin cụ thể và mạch lạc sẽ gây khiến email của bạn ghi điểm hơn.
B. Cấu trúc của email bằng tiếng Anh
1. Tìm hiểu cấu trúc của email
Để viết một email hoàn chỉnh bạn cần lưu ý những thành phần sau:
1.1. Tiêu đề email (Subject) :
Tiêu đề email phải rõ ràng và nêu được mục đích của toàn bộ email. Bạn nên dùng những cụm câu ngắn gọn và dễ hiểu nhất. Hãy làm theo Form mẫu nếu được yêu cầu để bên nhận dễ dàng phân loại email của bạn.
1.2. Nội dung email:
a. Lời mở đầu: hãy dành những lời chào lịch sự và thiện chí như
- Dùng Dear sir/ madam hay cụm To whom it may concern trong những trường hợp trang trọng
- Dùng Hi hay Dear Mr/Mrs trong những trường hợp thân thiết và thông thường hơn.
b. Nội dung chính:
- Giới thiệu về bản thân (phần này đặc biệt quan trọng khi bạn lần đầu viết thư cho họ hoặc trong các email ứng tuyển). Không cần quá chi tiết, chỉ cần thể hiện được khái quát về khả năng và vị trí của bạn.
- Trình bày ngắn gọn những thông tin và lý do bạn viết email (dung lượng khoảng từ 2 đên 3 cầu là vừa đủ)
- Bày tỏ thông tin cần thiết khác. Tùy vào mỗi loại email nội dung của phần này không giống nhau (ví dụ, với email ứng tuyển, bạn nên tóm lược lại kỹ năng và kinh nghiệm của mình). Lưu ý văn phong nghiêm chỉnh, không thể hiện quá nhiều cảm xúc và tránh lạm dụng khẩu ngữ và văn nói khi viết.
c. Phần cuối email:
Chào cuối: bạn có thể sử dụng các cụm từ như: Best, Best wishes, Regards,Take care,... cho các trường hợp thân thiết. Trang trọng hơn bạn có thể dùng Best regards, Warm regards, Yours sincerely,...
Sau cùng là để lại tên và thông tin liên lạc của bạn.
d. Tài liệu đính kèm nếu có:
Trong những trường hợp có tài liệu đính kèm, bạn nên kèm thêm vài dòng để thông tin đến người đọc:
- Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)
- Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)
C. Tiến hành viết email bằng tiếng Anh
1. 3 bước viết email bằng tiếng Anh
Theo bố cục 3 phần chính bạn sẽ tiến hành hoàn thiện nội dung của bức thứ. Để có thể viết một email chuyên nghiệp và hàm súc bạn nên:
2. Kiểm tra lại email
Ngoài việc tự mình kiểm tra lại bạn có thể sử dụng những ứng dụng hỗ trợ đắc lực:
- Grammarly: ứng dụng tích hợp sẵn trên máy tính. Nó sẽ phát hiện lỗi ngữ pháp đồng thời gợi ý sửa lỗi để hoàn thiện bài viết.
- Hemingway: bạn có thể sử dụng bằng cách dán nội dung email tại website. Ở đó web sẽ chấm điểm mức độ “dễ hiểu” cũng như ngữ pháp của câu. Đồng thời đề xuất sửa đổi để văn bản chỉnh chu hơn.
