Buzz
Học cách giữ nguyên định dạng của văn bản khi bạn sao chép và dán nó
Bạn có muốn bảo tồn định dạng của văn bản khi bạn sao chép và dán nó? Đôi khi, việc sao chép và dán nội dung của một tài liệu giữa các chương trình không thể giữ nguyên được định dạng mà bạn đã làm việc chăm chỉ, điều này có thể rất khó chịu. Bài viết của Mytour này cung cấp hướng dẫn từng bước về cách bảo quản định dạng khi sao chép và dán văn bản, giúp bạn tránh khỏi việc mất công sức của mình.
Những Điều Bạn Nên Biết
- Sử dụng 'Dán Đặc Biệt'. Tùy thuộc vào chương trình của bạn, điều này có thể nằm dưới File > Edit > Paste Special, Home > Paste menu > Paste special..., hoặc Edit > Paste Special.
- Nếu HTML được hỗ trợ bởi các chương trình bạn đang sao chép/dán từ, hãy bật định dạng HTML trên cả hai và sao chép-dán định dạng phức tạp của bạn.
- Lưu tài liệu Word dưới dạng tệp HTML bằng cách đi đến File > Save As… và chọn Web Page (.htm hoặc .html).
Các Bước
Sử Dụng Dán Đặc Biệt
Cắt hoặc sao chép văn bản mong muốn. Điều này sẽ di chuyển hoặc sao chép dữ liệu vào bảng ghi tạm.
Định vị Paste Special. Paste Special là một bộ các tùy chọn để định dạng văn bản được dán trong phần mềm đích của bạn. Cách truy cập các tùy chọn này sẽ thay đổi tùy thuộc vào phần mềm đang sử dụng.
- Trong Microsoft Office 2007 và phiên bản mới hơn, điều này nằm trong Home > Paste menu (mũi tên dưới biểu tượng bảng ghi tạm) > Paste Special…
- Trong các phiên bản mới, một biểu tượng bảng ghi tạm nhỏ có thể xuất hiện ở cuối văn bản sau khi dán văn bản của bạn.
- Trong OpenOffice, điều này nằm trong File > Edit > Paste Special.
- Google Docs có một tùy chọn tương tự nằm trong Edit > Paste Special, nhưng nó chỉ hoạt động cho việc sao chép/dán trong trình duyệt.
Chọn một tùy chọn dán. Tùy thuộc vào phần mềm bạn đang sử dụng, các tùy chọn sẽ có tên khác nhau. Các tùy chọn khác nhau sẽ xử lý định dạng đã dán khác nhau.
- Để giữ nguyên tất cả định dạng từ văn bản, nhấn “Giữ Nguyên Định Dạng Nguồn” hoặc “Định Dạng HTML”
- Để giữ chỉ định dạng văn bản, nhưng không có hình ảnh, nhấn “Chỉ Giữ Văn Bản”.
- Nếu cả hai tài liệu đều có định dạng đặc biệt, như danh sách hoặc bảng bạn muốn kết hợp, nhấn “Hợp Nhất Định Dạng.”
- Nếu bạn có văn bản trong một bảng tính Excel, bạn cũng có thể sao chép và dán thông tin đó.
- Sao chép một bảng từ Word? Sử dụng Bố Cục In để có thể sao chép bảng được định dạng và dán nó vào một nơi khác.
Sử Dụng Phần Mềm Hỗ Trợ Định Dạng HTML
Kiểm tra xem phần mềm của bạn có hỗ trợ định dạng HTML không. Thiếu hỗ trợ định dạng là vấn đề phổ biến nhất gây mất định dạng khi sao chép/dán giữa phần mềm web và không phải web.
- Hầu hết các ứng dụng email hiện đại hoặc phần mềm văn phòng sẽ kích hoạt định dạng HTML mặc định, cho dù đó là một ứng dụng web, như Gmail/Google Docs, hoặc một phần mềm riêng biệt, như Microsoft Word/Outlook.
- Phần mềm cổ điển hoặc đơn giản như WordPad, Notepad, hoặc TextEdit sẽ không hỗ trợ định dạng HTML.
Kích hoạt định dạng HTML. Có thể định dạng HTML được hỗ trợ nhưng đã bị tắt. Bạn thường có thể chuyển đổi điều này bằng tay trong các tùy chọn. Kích hoạt tùy chọn này sẽ thay đổi tùy theo client đang sử dụng. Thông thường, bạn sẽ muốn tìm một tùy chọn được gắn nhãn là “HTML Format” hoặc “Rich Text” trong phần tùy chọn của client hoặc trong cửa sổ soạn thảo văn bản.
- Ví dụ, các tùy chọn định dạng có thể được bật/tắt trong Outlook tại Tools > Options > Mail Format.
Sao chép/dán định dạng phức tạp. Khi cả hai chương trình mà bạn sao chép từ và dán vào đều sử dụng định dạng HTML, bạn có thể sao chép/dán văn bản được định dạng một cách trơn tru như bất kỳ văn bản nào khác.
- Nếu bạn có một tài liệu PDF, bạn có thể sao chép nội dung và dán chúng vào một tài liệu mới.
Lưu Tệp dưới Dạng HTML
Soạn thảo văn bản của bạn bằng một trình xử lý từ. Nếu bạn không muốn thay đổi trình xử lý từ của mình và bạn không thể chuyển đổi định dạng HTML, thì bạn vẫn có thể định dạng bình thường và chuyển đổi nó thành định dạng HTML.
Lưu tệp dưới dạng trang web. Điều này sẽ chuyển đổi định dạng thành HTML và cho phép bạn sao chép định dạng đó khi bạn mở nó.
- Đi tới File > Save As… và chọn Web Page (.htm hoặc .html) từ menu “Save As Type”. Con đường này có thể thay đổi tùy theo trình soạn thảo văn bản bạn đang sử dụng.
Mở tệp với trình duyệt web của bạn. Trình duyệt web sẽ mở một trang web với văn bản đã định dạng. Nếu tệp không mở với trình duyệt theo mặc định, có hai lựa chọn khác:
- Kéo và thả tệp .html vào biểu tượng trình duyệt của bạn.
- Nhấp chuột phải vào tệp .html, chọn “Mở Bằng…” và chọn trình duyệt web của bạn từ danh sách.
Sao chép/dán văn bản từ trang web vào email của bạn. Vì trang web sẽ được định dạng HTML, không có vấn đề gì khi bạn dán nó vào máy chủ email của mình với định dạng được giữ nguyên.
- Cố gắng gửi một tệp Word lớn qua email? Lưu nó dưới dạng PDF để nó sẽ giữ nguyên định dạng khi bạn gửi cho người khác.
Mẹo
-
Cập nhật phần mềm duyệt web của bạn. Các ứng dụng email web thường gặp vấn đề khi sử dụng các phiên bản cũ của trình duyệt web. Điều này dễ dàng, miễn phí và an toàn hơn!
