3 mẫu biên bản ghi lại công việc mới nhất

Sau mỗi cuộc họp hay buổi trao đổi để bàn bạc công việc giữa các bên với nhau, thường người ta sẽ lưu lại thông tin trong các biên bản làm việc. Ngoài việc tóm tắt nội dung cuộc họp như một nhật ký, biên bản này còn được sử dụng để đối chiếu và rà soát lại thông tin quan trọng khi cần thiết. Trong bài viết này, Mytour sẽ giới thiệu đến bạn 3 mẫu biên bản mới nhất năm 2023, mời bạn tham khảo!

Mẫu biên bản làm việc là gì?

Biên bản làm việc (hay còn gọi là nhật ký cuộc họp) là một loại tài liệu được dùng để ghi lại quá trình làm việc và nội dung trao đổi giữa các thành phần tham gia. 

Nhìn chung, mẫu biên bản này thường không có giá trị pháp lý mà được sử dụng chủ yếu để ghi chép, lưu trữ và làm cơ sở chứng thực cho các sự kiện hoặc thỏa thuận đã đạt được trong quá trình làm việc. 

Mẫu biên bản làm việc thường được áp dụng trong một số trường hợp như sau:

• Biên bản giữa các đối tác (thường là doanh nghiệp - doanh nghiệp).
• Biên bản giữa đại diện phía doanh nghiệp và đại diện phía người lao động.
• Biên bản giữa các cơ quan chức năng với người dân.
• Biên bản giữa ban giám hiệu nhà trường và đại diện của học sinh/hội phụ huynh học sinh. 
• Biên bản giữa các cơ quan nội bộ của nhà nước.
• …

Mẫu biên bản làm việc cần đáp ứng những yêu cầu nào?

Như đã đề cập ở trên, biên bản làm việc thường không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, khi lập biên bản, bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau:

• Phạm vi làm việc và nội dung trao đổi trong buổi họp phải phù hợp với luật pháp hiện hành.
• Không được thỏa thuận, trao đổi các nội dung vi phạm luật pháp.
• Các sự kiện, thông tin và số liệu trong biên bản phải chính xác và đầy đủ.
• Thông tin ghi chép cần được trình bày đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan.
• Trọng tâm của buổi họp cần được nêu rõ trong biên bản. Các lời nói, phát biểu hay thỏa thuận quan trọng nên được trích dẫn nguyên văn để dễ hiểu.
• Trình bày rõ ràng, theo dõi diễn biến của buổi làm việc.
• Ngôn ngữ trong biên bản làm việc cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
• Phần kết luận cần tổng hợp những vấn đề đã thống nhất để thực hiện cam kết.
• Cuối buổi, người lập biên bản cần đọc lại để xác nhận thông tin một lần nữa.
• Trong mẫu biên bản cần có chữ ký của các bên để xác nhận thông tin là chính xác và các bên sẵn sàng thực hiện cam kết của mình. 

Ví dụ:

• Trong cuộc họp hay buổi trao đổi làm việc giữa hai công ty là đối tác kinh doanh, biên bản phải có chữ ký của người đại diện theo quy định pháp luật (thường là Giám đốc/tổng giám đốc) từ các bên liên quan. Trường hợp người tham gia được ủy quyền, cần có giấy ủy quyền hợp pháp, được ghi chú cụ thể trong nội dung biên bản.
• Đối với biên bản làm việc giữa công ty và người lao động, cần có chữ ký của người đại diện công ty (tuân thủ quy định pháp luật) hoặc người được công ty ủy quyền và chữ ký của đại diện người lao động. 

Nội dung cần có trong mẫu biên bản làm việc?

Hiện nay, các công ty, tổ chức có thể tự soạn thảo biên bản cuộc họp theo yêu cầu và mục đích riêng của mình. Mặc dù không bắt buộc tuân thủ một quy chuẩn chung nào, nhưng để đảm bảo nội dung đầy đủ và chính xác, một mẫu biên bản làm việc cần bao gồm các thành phần cơ bản sau: 

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Tên của biên bản.
• Thời gian và địa điểm lập biên bản.
• Danh sách các thành viên tham dự buổi làm việc (bao gồm họ tên, chức vụ, thuộc bên nào…).
• Nội dung của buổi làm việc: Bao gồm các sự kiện diễn ra, các nội dung quan trọng và các thỏa thuận đạt được.
• Tóm tắt và kết luận về nội dung của buổi làm việc. 
• Thời gian kết thúc buổi làm việc. 
• Số trang và số bản của biên bản. 
• Chữ ký của đại diện các bên liên quan và chữ ký của người viết biên bản.

3 mẫu biên bản làm việc tiêu biểu năm 2023

Dưới đây là 3 mẫu biên bản làm việc được nhiều đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng trong thời gian gần đây.

Lưu ý: 3 mẫu biên bản dưới đây chỉ mang tính tham khảo. Khi lập biên bản, bạn có thể điều chỉnh hoặc tự soạn thảo phù hợp với yêu cầu và mục đích cụ thể của buổi họp.

Mẫu số 1

QUỐC HỘI XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tự do – Dân chủ – Hạnh phúc

………, ngày…… tháng …… năm ……

BIÊN BẢN HỌP CÔNG TÁC 

Về việc (1)………………………..

Hôm nay, vào khoảng … giờ … phút, ngày … tháng … năm …

I. Danh sách các thành viên tham dự (2):

1. Ông/bà: ……………………………………………… Chức danh:……………………………………………………………………………………..

Đơn vị công tác: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………

2. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….…………………………………………………………….

Phòng/ban: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

3. Ông/bà: ……………………………………………… Chức vụ:……………………….…………………………………………………………….

Phòng/ban: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

II. Nội dung làm việc (3):

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

III. Tổng kết – Tóm tắt nội dung chính

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Biên bản kết thúc vào thời điểm … giờ … ngày … tháng … năm … Các nội dung làm việc đã được ghi chép trong văn bản đã được thông qua và ký tên bởi các thành viên liên quan. 

Biên bản có hiệu lực từ khi hai bên cùng ký, với tổng cộng … trang và được lập thành … bản với nội dung và giá trị tương đương nhau. Mỗi bên sẽ giữ … bản để gửi đến các cá nhân/tổ chức liên quan để thực hiện theo quyết định cuối cùng giữa hai bên. 

Mẫu số 2

BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Hôm nay, vào thời điểm … giờ … ngày … tháng … năm …

Tại …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Danh sách tham gia gồm:

1/ ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Chức danh: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Đơn vị: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

2/ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Chức vụ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Đơn vị: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Đã có buổi làm việc với:

1/ Ông (bà): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Số CMND/CCCD: ………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Số giấy CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………………………………………………………………………………….

Ngày cấp: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nơi cấp: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

2/ Ông (bà): …………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Số CMND/CCCD: ………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Số giấy CMND/Hộ chiếu: ……………………………………………………………………………………………………………………………….

Ngày cấp: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nơi cấp: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nội dung chi tiết làm việc là:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Biên bản chính thức kết thúc vào lúc ……… giờ ……… ngày ……… tháng ……… năm ………, đã được tạo thành … bản, mỗi bản có … trang với nội dung và giá trị tương đương, được phân phối cho mỗi bên giữ … bản.

Sau khi đọc qua biên bản, những người có mặt trong biên bản đã đồng thuận thông qua và ký vào biên bản. 

Mẫu số 3

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Tự do – Độc lập – Hạnh phúc

BIÊN BẢN GHI LẠI CÔNG VIỆC

(Số: …………)

Hôm nay, đúng vào lúc ….. giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm …….

Tại …………………………., chúng tôi bao gồm:

BÊN THỨ NHẤT: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:…………. Fax: ……………………………………………………………………………………………………………………

Đại diện: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….

BÊN THỨ HAI: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

Điện thoại:…………. Số fax: ……………………………………………………………………………………………………………………

Người đại diện: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….

NỘI DUNG CUỘC HỌP

Nội dung chi tiết cuộc họp:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Tổng kết:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Buổi làm việc đã kết thúc vào lúc ……….. giờ …….. phút cùng ngày.

Biên bản này gồm … trang, đã được lập thành … bản với giá trị và nội dung tương đương nhau.

Biên bản đã được thông qua và các bên tham gia đồng ý ký xác nhận:

Hướng dẫn viết chi tiết về mẫu biên bản làm việc

Ở phần trên, Mytour đã cung cấp các mẫu biên bản làm việc phổ biến hiện nay. Ở phần này, chúng tôi sẽ tiếp tục hướng dẫn cách viết biên bản sao cho đúng chuẩn nhất.

Tương ứng với mỗi ký hiệu bên trên, ta sẽ có cách viết vào biên bản như sau:

(1) – Tên biên bản

Tên biên bản làm việc cần phải ngắn gọn, súc tích và phản ánh đầy đủ nội dung chính mà buổi làm việc đó thảo luận. Ví dụ như: Đề xuất thay đổi chính sách lương thưởng, Xây dựng nhà ở xã hội,...

Tên biên bản cần ngắn gọn, súc tích và thể hiện rõ nội dung chính

(2) – Thành phần tham dự

Cần ghi rõ đầy đủ thông tin của các thành phần tham dự trong buổi làm việc.

Lưu ý: Tùy vào tính chất của buổi làm việc mà bổ sung các thông tin liên quan đến thành phần tham dự khác nhau:

• Nếu đó là cuộc trao đổi, thỏa thuận giữa các đối tác, bạn có thể thêm thông tin chi tiết về người đại diện từng bên (chức vụ, nghề nghiệp, địa chỉ, số CMND/CCCD/Hộ chiếu, số điện thoại,…). 
• Với buổi họp giữa người lao động và người sử dụng lao động, biên bản cần ghi rõ họ tên, chức vụ của người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật và người đại diện của tập thể lao động. 

(3) – Nội dung làm việc

Nội dung làm việc cần được ghi chi tiết, cụ thể và logic theo diễn biến của buổi làm việc. Các nội dung quan trọng cần được nhấn mạnh và trình bày một cách ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. 

Trong quá trình bàn bạc, trao đổi, nếu các bên đưa ra phương án hoặc thống nhất một giải pháp, cần phải ghi vào biên bản để làm căn cứ xác thực. Đồng thời, không quên thêm các ý kiến đóng góp, xây dựng của các thành viên tham gia để làm tư liệu về sau. 

(4) Chữ ký

Biên bản cuộc họp phải có đầy đủ chữ ký (thường từ đại diện) của các bên tham gia. Đối với cá nhân hay một thành phần nào không đồng ý ký vào biên bản vì chưa đồng tình với những nội dung, thỏa thuận hay phương án được đưa ra trong cuộc họp (được thể hiện trong biên bản), người viết biên bản cũng cần ghi chép rõ lý do. 

Bài viết trên đã cung cấp 3 mẫu biên bản làm việc thông dụng và hướng dẫn cách viết biên bản một cách hiệu quả mà bạn có thể tham khảo. Có thể nói rằng, biên bản là một phần không thể thiếu trong các cuộc họp, vì vậy người viết biên bản cần nắm rõ cách viết ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ và hiệu quả nhất.