3 phương pháp lưu trữ file hiệu quả trên máy tính

3 cách lưu file trên máy tính để bạn có nhiều lựa chọn hơn trong việc quản lý dữ liệu. Bạn đã sẵn lòng thử các cách lưu file này để tối ưu hóa công việc của mình chưa? Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có nhiều ý tưởng mới để lưu trữ dữ liệu trên máy tính.

Với 3 phương pháp lưu file tốt hơn trên máy tính dưới đây, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi cần tìm kiếm một file cụ thể. Các công cụ này sẽ giúp bạn tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả, giúp bạn dễ dàng phân biệt nội dung của từng file trong kho dữ liệu của mình.

Để máy tính hoạt động ổn định, việc chọn lựa bộ nhớ hoặc ổ đĩa lưu trữ phù hợp rất quan trọng. Dung lượng bộ nhớ hoặc ổ đĩa trên mỗi máy tính có thể khác nhau, vì vậy trước khi mua bạn nên xem xét mục đích sử dụng để chọn lựa bộ nhớ phù hợp nhất. Nếu chỉ sử dụng cho việc học tập thông thường, bạn có thể chọn một máy tính có cấu hình vừa phải và dung lượng bộ nhớ không quá cao. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng máy tính cho công việc như thiết kế đồ họa hoặc chơi game, bạn cần đầu tư vào một máy tính có cấu hình mạnh mẽ hơn.

Hãy thử áp dụng thêm những phương pháp tiện ích để lưu trữ dữ liệu vào ổ D và các ổ đĩa khác trên máy tính để tổ chức file một cách hợp lý hơn.

Nhược điểm của việc lưu trữ dữ liệu trên máy tính

Việc mọi người muốn biết cách lưu vào ổ đĩa D trên máy tính là điều dễ hiểu vì nó giúp họ dễ dàng truy cập vào dữ liệu chỉ bằng một cú nhấp chuột. Tuy nhiên, theo thời gian, máy tính sẽ trở thành trung tâm lưu trữ chính với hàng ngàn tệp tin.

Tuy cách này có thể phù hợp nếu bạn chỉ lưu trữ tạm thời. Nhưng ngược lại, máy tính có thể trở nên lộn xộn và gây khó khăn trong việc tìm kiếm file mong muốn theo thời gian.

Nếu không thường xuyên dọn dẹp, bạn có thể gặp phải những vấn đề sau đây:

• Thiếu bản sao lưu file: Thường, nhiều chương trình sao lưu file sẽ bị bỏ qua khi bộ nhớ quá tải.
• Giao diện lộn xộn: Một màn hình máy tính gọn gàng sẽ giúp bạn tập trung vào công việc hơn. Nhưng khi có quá nhiều tập tin trên desktop, bạn sẽ cảm thấy không thoải mái và không hiệu quả.
• Khó sử dụng: Tìm kiếm một tập tin giữa hàng trăm file khác nhau không bao giờ dễ dàng, ngay cả khi sử dụng công cụ tìm kiếm.
• Đăng nhập chậm.

Thay vì vậy, bạn có thể áp dụng cách lưu tài liệu, dữ liệu, file vào vị trí khác để máy tính luôn gọn gàng.

Cách lưu file một cách hiệu quả, giúp truy cập nhanh hơn trên desktop

1. Sử dụng Thư viện Windows

Windows 10 tích hợp sẵn một thư mục được gọi là Thư viện. Tổ chức các thư mục này lại với nhau, giúp bạn có thể truy cập toàn bộ file từ một nơi duy nhất.

Mặc định, máy tính đã có sẵn Thư viện cho Camera Roll, Documents, Music, Pictures, Saved Pictures và Videos. Tuy chúng mang tên tương tự với các thư mục mặc định nhưng chức năng lại không giống nhau.

Để truy cập Thư viện, mở File Explorer, nhập Libraries vào thanh điều hướng và nhấn Enter. Dễ dàng duyệt qua Thư viện và click Properties. Tại đây, bạn có thể chỉ định thư mục nào nên được lưu trong Thư viện.

Click Add… để chọn thêm thư mục và sử dụng Optimize this library for nếu Thư viện chứa loại file cụ thể nào đó.

Việc sử dụng Thư viện thật đơn giản vì bạn không cần làm thêm bất kỳ công việc nào. Thay vì lưu trữ trên desktop, bạn chỉ cần đưa tập tin vào các thư mục bạn chọn. Windows Libraries linh hoạt và tổ chức rất tốt.

2. Sử dụng Thư mục Windows

Tương tự như Windows Libraries nhưng phổ biến hơn, đó là các thư mục. Có nhiều lý do cho sự tồn tại của thư mục và một trong số đó là sự tổ chức.

Đơn giản là, desktop chính là một thư mục. Bạn có thể mở File Explorer và truy cập Desktop để xem mọi thứ được lưu ở đó. Sau đó, bạn có thể duyệt qua nó giống như một thư mục - phân loại, tìm kiếm, tạo mới...

Tuy nhiên, lợi ích là gì ở đây? Nếu thực hiện như vậy, bạn sẽ có một thư mục thực sự mà không làm bừa bộn desktop.

Windows có các thư mục mặc định để lưu dữ liệu hoàn hảo như Documents và Pictures. Bạn có thể dễ dàng tạo thêm thư mục bên trong chúng bằng cách click New folder từ menu ở phía trên cùng hoặc click chuột phải và chọn New > Folder.

Bạn có thể tạo nhiều thư mục con mặc dù bị giới hạn tổng đường dẫn không quá 260 ký tự. Tuy nhiên, đó cũng là đủ cho cả những người có tổ chức nhất.

3. Sử dụng lưu trữ đám mây

Dịch vụ lưu trữ đám mây không chỉ bảo vệ dữ liệu của bạn bằng mã hóa end-to-end mà còn cung cấp dung lượng lưu trữ miễn phí lên đến GB và tăng thêm không gian với mức giá phải chăng. Với dữ liệu lưu trữ từ xa này, bạn có thể truy cập từ bất kỳ đâu, trên cả máy tính và thiết bị di động khi kết nối Internet.

Các dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện nay:

• iCloud: Giải pháp đám mây của Apple, cung cấp cho người dùng 5GB miễn phí. Người dùng Windows cũng có thể đồng bộ file với iCloud Drive.
• Google Drive: Dịch vụ của Google được tích hợp với thiết bị Android. Người dùng Windows và Mac có thể tải ứng dụng desktop của nó. Dịch vụ này miễn phí 15GB.
• OneDrive: Có thể truy cập qua trình duyệt file của Win 10 hoặc trên thiết bị Android và iOS.

Nhiều dịch vụ đám mây cũng cung cấp lịch sử chỉnh sửa, giúp bạn theo dõi bất kỳ thay đổi nào trên file. Nếu cần trở lại phiên bản trước đó, bạn có thể làm điều này chỉ bằng vài click chuột. Thao tác này không thể thực hiện được nếu bạn lưu tập tin trên desktop.

Cách tăng dung lượng lưu trữ trên Gmail, Drive và Google Photos

Thật đáng tiếc không có cách nào tăng dung lượng miễn phí cho Google Drive. Để thực hiện điều này, bạn cần đăng ký dịch vụ Google One.

Đầu tiên, hãy kiểm tra xem Google One có khả dụng tại quốc gia của bạn bằng cách truy cập trang hỗ trợ của Google. Nếu được hỗ trợ, hãy thực hiện các bước sau đây:

1. Truy cập https://one.google.com/.
2. Chọn Nâng cấp.
3. Chọn gói bạn muốn bằng cách nhấn vào giá của gói đó.
4. Đồng ý với các Điều khoản dịch vụ của Google One.
5. Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình mua thêm dung lượng lưu trữ.

Bạn cũng có thể tải app Google One miễn phí trên Google Play Store. Trong app Google One, nhấn Nâng cấp hoặc chuyển đến tab Cài đặt, chọn Nâng cấp thành thành viên và chọn gói bạn muốn.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Photos. Nhấn nút chuyển tài khoản ở phía trên bên phải, chọn Cài đặt ảnh > Sao lưu và đồng bộ, và chọn Mua 100GB với giá 0.99 USD/tháng. Tiếp theo, bạn sẽ được dẫn đến trang để chọn gói phù hợp.

Cuối cùng, nếu đã cài đặt Google Drive, nhấn vào menu ba dấu gạch ngang và chọn Mua lưu trữ.

Muốn truy cập nhanh vào tập tin?

Dù việc lưu nhiều thư mục và tập tin trên desktop không tiện lợi nhưng nó lại có lợi thế trong việc sử dụng phím tắt.

Bằng cách sử dụng phím tắt, bạn không cần phải mở File Explorer để tìm tập tin. Thay vào đó, bạn chỉ cần nhấp đúp vào biểu tượng shortcut để truy cập tập tin mong muốn.

Nhấp chuột phải vào desktop và chọn Mới > Shortcut để bắt đầu. Hoặc, bạn cũng có thể nhấp chuột trái và kéo một thư mục hoặc tập tin lên desktop để tạo shortcut. Ngay cả khi bạn xóa shortcut đi, tập tin gốc vẫn an toàn.

Thay vì đặt shortcut trực tiếp trên desktop, bạn có thể thực hiện một bước nữa. Nhấp chuột phải vào shortcut bất kỳ và chọn Ghim vào thanh tác vụ hoặc Ghim vào Menu Start.

Tất nhiên, bạn muốn tránh tình trạng thanh tác vụ hoặc Menu Start quá tải, nhưng chúng vẫn là nơi lý tưởng để ghim những tập tin, chương trình quan trọng nhất mà bạn thường xuyên cần truy cập.

Một số mẹo lưu file trên máy tính khác

• Bỏ qua Desktop: Tránh lưu file trực tiếp trên desktop vì điều này có thể làm cho màn hình trở nên lộn xộn. Bạn có thể kéo một tập tin từ USB lên desktop tạm thời, nhưng sau khi đã xử lý xong, hãy xóa nó ngay lập tức.
• Bỏ qua thư mục Mytour: Không để file nằm trong thư mục Mytours. Hãy đặt tập tin vào thư mục thích hợp hoặc xóa chúng đi.
• Khi tạo hoặc nhận file, hãy lưu nó vào vị trí phù hợp.
• Phân loại mọi thứ mỗi tuần một lần để kịp thời nhận ra tập tin không cần thiết, file rác và xóa chúng trước khi chúng gây ra vấn đề hoặc gây ra áp lực cho hệ thống.
• Sử dụng tên mô tả rõ ràng: Đặt tên file một cách rõ ràng và mô tả. Thay vì đặt kế hoạch tiếp thị, hãy đặt kế hoạch tiếp thị - Client X - Tháng 1, chẳng hạn.
• Tránh lạm dụng thư mục: Sử dụng quá nhiều thư mục lồng nhau có thể gây khó chịu cho người dùng. Mỗi thư mục nên chứa ít nhất 10 tập tin. Nếu chỉ có 2 hoặc 3 tập tin, bạn cần xem xét lại cấu trúc của thư mục đó.

Hướng dẫn sao chép dữ liệu vào ổ D

Nếu bạn muốn sao chép file từ ổ C sang ổ D, có nhiều cách để làm điều đó. Trong số đó, việc dùng kéo và thả file là cách đơn giản nhất.

Bước 1: Nhấp đúp vào Computer hoặc This PC để mở Windows File Explorer.

Bước 2: Điều hướng đến thư mục hoặc file bạn muốn di chuyển, click chuột phải vào chúng và chọn Sao chép hoặc Cắt từ các tùy chọn có sẵn.

Bước 3: Kế đến, tìm ổ D hoặc ổ đĩa khác để lưu file và click chuột phải vào vùng trống, sau đó chọn Dán.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể nhấn Ctrl + C (Sao chép) hoặc Ctrl + X (Cắt) sau khi chọn các file từ ổ đĩa nguồn. Sau đó, ở ổ đích, nhấn Ctrl + V để dán các file này.

Điều quan trọng:

Phương pháp này chỉ áp dụng để chuyển các file cá nhân từ ổ C sang D. Nếu sử dụng cách này để chuyển các file của chương trình, bạn sẽ không thể truy cập chúng.

Đừng xóa thư mục My Documents hoặc bất kỳ thư mục tương tự nào trên ổ D sau khi chuyển file. Nếu làm như vậy, có thể gây lộn xộn trong cấu trúc hệ thống của bạn.

Trên đây là những biện pháp hiệu quả nhất để lưu trữ file trên máy tính cá nhân. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn!