4 Khía Cạnh Chính của Quá Trình Triển Khai ERP và Các Phương Pháp Thành Công

Chúng tôi đã chứng kiến một lượng lớn các yêu cầu về đánh giá và tái cấu trúc dự án triển khai ERP gần đây. Mặc dù các nhà cung cấp sử dụng các công nghệ tăng tốc và phương pháp phần mềm ERP hàng đầu, việc triển khai ERP ngày càng trở nên phức tạp hơn. Những nguyên nhân của điều này bao gồm sự phức tạp của hệ thống cũng như số lượng tích hợp cần thiết. Thật không may, hầu hết các kế hoạch triển khai ERP đã không thích ứng kịp thời với sự thay đổi và vẫn tiếp tục đề xuất việc triển khai công nghệ và cấu trúc dữ liệu truyền thống. Các phương pháp triển khai hàng đầu trong nhiều năm vẫn giữ được giá trị của chúng, nhưng việc ưu tiên những gì quan trọng nhất để đạt được sự thành công trong việc chuyển đổi số đang trở nên đa dạng hơn. Dưới đây là 4 điểm cốt lõi quan trọng mà bạn cần có khi triển khai công nghệ doanh nghiệp và Cách triển khai ERP của các doanh nghiệp lớn thành công. Nếu thiếu bất kỳ một điều này, dự án của bạn có thể gặp khó khăn:

4 Khía Cạnh Chính của Quá Trình Triển Khai ERP

Phương pháp triển khai ERP thành công giảm rủi ro và chi phí

Tổng Kết

4 Khía Cạnh Chính của Quá Trình Triển Khai ERP

1. Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức - Quản Lý Thay Đổi Tổ Chức (OCM)

• Tăng tính cấp thiết cho quá trình thay đổi;
• Xây dựng một liên minh mạnh mẽ để hỗ trợ và thực hiện thay đổi;
• Phát triển tầm nhìn và chiến lược;
• Truyền đạt tầm nhìn;
• Loại bỏ các rào cản và trở ngại;
• Tạo ra những thành công, chiến thắng ngắn hạn;
• Xây dựng và phân tích dựa trên những thay đổi;
• Áp dụng những thay đổi vào văn hóa của Doanh Nghiệp.

2. Tái Cấu Trúc Quy Trình Của Doanh Nghiệp

• Người dùng chính cần thiết lập Nhóm Quy Trình.
• Nhóm Quy Trình cần liệt kê tất cả các quy trình kinh doanh và cách thực hiện của chúng hiện tại.
• Nhóm Quy Trình cần thiết kế quy trình công việc sửa đổi để thực hiện tất cả các quy trình kinh doanh.
• Quy trình cần được đánh giá bởi nhiều bên liên quan và được CFO/CEO phê duyệt.

• Danh sách nhân viên
• Mã khách hàng - và danh sách khách hàng (nếu được đề xuất trong quy trình)
• Mã nhà cung cấp - và Danh sách nhà cung cấp (nếu được đề xuất trong quy trình)
• Danh sách Tài sản
• Danh sách sản phẩm - Mã vật tư
• Dữ liệu Kế toán chính - Sổ cái chung (nếu các thay đổi được đề xuất trong quy trình)

3. Quản lý chương trình tổng thể

Để làm rõ, chúng tôi không nói về “quản lý dự án”. Bạn vẫn cần các nhà quản lý dự án ERP nội bộ và bên ngoài để tự quản lý việc triển khai công nghệ và nghiệp vụ nhưng bạn cần một người quản lý chương trình tổng thể để đảm bảo tất cả các phần chuyển động đều khớp ở cuối.Bạn sẽ có các nhà cung cấp khác nhau quản lý công nghệ và nghiệp vụ, nhưng người quản lý chương trình sẽ đảm bảo rằng các tích hợp được kiểm tra, rằng luồng dữ liệu tổng thể là ổn định và an toàn cũng như giảm thiểu xung đột giữa mọi người, quy trình hoặc công nghệ. Cuối cùng, người quản lý chương trình chịu trách nhiệm đảm bảo sự thành công của dự án.Bộ kỹ năng cần thiết cho việc này không chỉ là quản lý dự án cơ bản và cần bao gồm nền tảng công nghệ cũng như đánh giá cao về quản lý thay đổi, chẳng hạn như:Việc tuỳ chỉnh và cấu hình các Mô-đun trong quá trình triển khai ERP phải được thực hiện theo một trình tự và mỗi mô-đun sẽ có chu kỳ triển khai riêng. Tài liệu Quy trình cần nắm bắt tất cả các khía cạnh của các yêu cầu về cấu hình và phát triển (nếu có)Giai đoạn Tuỳ chỉnh và cấu hình phần mềm ERP

Kiểm thử

Go-live

4. Di chuyển dữ liệu kế thừa

Nhiều năm trước, việc quản lý dữ liệu đơn giản hơn nhiều. Bạn chỉ cần xác định mức độ lịch sử dữ liệu cần lấy, xóa và di chuyển. Nhưng ngày nay, việc này phức tạp hơn rất nhiều với nhiều luồng dữ liệu, sự phức tạp của việc tiêu chuẩn hóa trên các hệ thống, xác định vị trí của dữ liệu và đảm bảo tính bảo mật cần thiết. Và đối với việc quản lý dữ liệu hiện tại, đã lâu rồi chúng tôi không đo lường dữ liệu bằng GB. Việc di chuyển dữ liệu có thể thực hiện theo các bước sau:

Phương pháp triển khai ERP thành công giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí

Triển khai một hệ thống ERP mới mang lại cơ hội lớn để chuyển đổi số. Bạn không chỉ có thể vượt qua các hạn chế về chức năng hoặc công nghệ lỗi thời của hệ thống cũ mà còn có thể tận dụng các khả năng của hệ thống ERP hiện đại để nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới.

Tuy nhiên, không phải tất cả các dự án triển khai đều suôn sẻ. Vì vậy, làm thế nào để bạn thiết lập công ty của mình để triển khai ERP thành công? Làm thế nào để bạn tránh được các chi phí và rủi ro không cần thiết? Dưới đây là một số con số thống kê để giúp bạn hiểu về những thách thức mà bạn đang phải đối mặt: 60% dự án triển khai hệ thống ERP bên ngoài không thành công, 80% khách hàng không hài lòng với quá trình triển khai, 57% dự án mất nhiều thời gian hơn dự kiến, 54% vượt quá ngân sách. (Nguồn: ERPFocus) Những phương pháp triển khai ERP tốt nhất này có thể giúp bạn tránh được những rủi ro phổ biến và thấy rõ những lợi ích của hệ thống ERP mới của bạn một cách nhanh chóng hơn.

1. Bạn nên bắt đầu dự án ERP của mình từ đâu?

Khi nghĩ về triển khai hệ thống ERP, thường người ta bắt đầu bằng việc xem xét các tính năng mà họ mong muốn. Tuy nhiên, các tính năng hoặc công nghệ mới không phải là quan trọng nhất; những gì một doanh nghiệp cần để phát triển là các quy trình kinh doanh hiện đại. Chỉ có các quy trình hiệu quả mới giúp bạn linh hoạt và phản ứng nhanh, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và dịch vụ khách hàng. Thường thì, các quy trình hiện tại không linh hoạt và không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, việc cập nhật hoặc nâng cấp chúng là rất cần thiết để đáp ứng các yêu cầu ngày càng phức tạp hoặc khám phá các cơ hội mới, như truy cập di động, cảnh báo và kinh doanh thông minh. Điều quan trọng là giữ cho các quy trình đó là trung tâm của kế hoạch triển khai của bạn.

2. Yếu tố quyết định thành công nhất là gì? Nhóm triển khai dự án

Tất cả các nghiên cứu về triển khai ERP đều nhấn mạnh một điểm: yếu tố quyết định thành công hoặc thất bại chính là nhóm triển khai. Dù phần mềm có tốt đến đâu, nó cũng chỉ hiệu quả khi được triển khai bởi một nhóm mạnh mẽ. Nếu nhóm thiếu thời gian, hỗ trợ hoặc kỹ năng để thực hiện công việc một cách hiệu quả, dự án có thể gặp trở ngại và có thể sẽ chậm trễ, tăng chi phí và/hoặc không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Các công ty đã từng gặp thất bại hoặc thất bại trong việc triển khai ERP thường chỉ tuyển dụng những nhân viên 'có thời gian' tham gia dự án. Tuy nhiên, để thành công, bạn cần tuyển dụng những người 'không thể thiếu' - những người hiểu rõ quy trình kinh doanh, làm việc hiệu quả với các thành viên khác trong tổ chức và được tôn trọng bởi quản lý. Hãy cung cấp thời gian toàn bộ hoặc càng nhiều càng tốt cho dự án. Đừng chấp nhận bất kỳ ai trong nhóm dự án nếu họ không thể dành ít nhất 25% thời gian của họ (tương đương 10 giờ) mỗi tuần cho dự án. Các thành viên dành ít hơn một phần tư thời gian của họ có thể tham gia vào các hoạt động của dự án nhưng không đóng góp nhiều giá trị cho dự án. Hỗ trợ quản lý cho nhóm của bạn cũng rất quan trọng. Trong mọi quá trình triển khai chính, các quyết định liên quan đến ưu tiên và phân phối nguồn lực phải được thực hiện. Nếu không có sự hỗ trợ và cam kết mạnh mẽ, thậm chí cả những nhóm mạnh mẽ cũng có thể gặp khó khăn. Triển khai một hệ thống ERP hiện đại một cách nhanh chóng là một trong những mục tiêu quan trọng mà một công ty có thể đạt được. Hãy cử những người giỏi nhất của bạn và tạo điều kiện cho thành công.

3. Quy trình triển khai ERP thành công

Bất kỳ kế hoạch triển khai ERP nào cũng cần có một lịch trình. Hiếm khi có một kế hoạch và quy trình triển khai ERP 'hoàn hảo', nhưng việc lập kế hoạch cẩn thận và hiểu rõ các bước triển khai sẽ tăng khả năng thành công và giúp bạn tiết kiệm ngân sách và thời gian. Lên lịch thực hiện một cách thực tế. Xem xét sự sẵn có của đội lãnh đạo, người quản lý và các chuyên gia nội bộ của bạn, những người đóng góp vào nỗ lực này. Tuy nhiên, các hoạt động chính sau đây là các bước phổ biến trong mọi hoạt động triển khai thành công:

Quá trình triển khai hệ thống ERP

Bước #1: Khám phá

• Định rõ các mục tiêu cao cấp
• Xác định phạm vi dự án
• Phát hiện hệ thống tích hợp tiềm năng
• Xác định hệ thống di chuyển
• Thực hiện phân tích FIT-GAP và thảo luận về các tùy chọn tùy chỉnh
• Lập bảng câu hỏi về quy trình kinh doanh (BPQ) do nhóm quy trình điền vào
• Thảo luận về các yêu cầu và quy trình kinh doanh

Bước #2: Lập kế hoạch

• Thiết lập thành viên chính trong nhóm và trách nhiệm (quản lý dự án, nhà đầu tư, điều hành, chuyên gia chuyên môn, nhà phát triển, nhà phân tích, và những người khác nếu cần)
• Xác định người dùng chính (người phụ trách, CIO, và những người khác nếu cần)
• Thiết lập thời gian triển khai của dự án; báo cáo hàng tuần hoặc hàng tháng với các cuộc họp, trạng thái công việc và các mốc quan trọng.
• Phác thảo cách chuyển đổi các quy trình cũ thành các quy trình mới phù hợp với phần mềm ERP
• Hoàn thành, xem xét và ký kết tài liệu Yêu cầu Kinh doanh (BRD) của các bên liên quan chính

Bước #3: Thực thi

• Di dời dữ liệu từ hệ thống trước đó, nếu cần
• Cấu hình các quy trình chính như “mua hàng để thanh toán” và “đặt hàng thanh toán tiền mặt” và các quy trình dành riêng cho doanh nghiệp khác như đã đề ra trong kế hoạch giai đoạn
• Thiết lập biểu đồ tài khoản và số dư tài khoản
• Cấu hình cài đặt ERP như các tùy chọn kế toán, vận chuyển, chi phí và bảo mật
• Thiết lập cấu hình cài đặt mô-đun ERP dựa trên các yêu cầu đã được thiết lập trong các giai đoạn trước
• Xây dựng tự động hóa, tích hợp, quy trình làm việc và tùy chỉnh theo yêu cầu
• Thiết lập vai trò và quyền hạn và nhiều hơn nữa tuỳ theo yêu cầu cụ thể

Bước #4: Đào tạo

• Các khóa học được cung cấp bởi Nhà triển khai ERP
• Hội thảo và tài liệu đào tạo được thiết lập bởi đối tác triển khai dành riêng cho người dùng
• Hướng dẫn và hướng dẫn trực tuyến

Bước #5: Kiểm thử

#6: Triển khai thành công

#7: Dịch vụ hỗ trợ sau triển khai

4. 5 Chiến lược giảm thiểu rủi ro khi triển khai ERP

#1: Chọn lựa phần mềm

#2: Không kéo dài sự lỗi thời của công nghệ ra ngoài giới hạn

#3: Trong bối cảnh kinh tế số,

#4: Tránh sự bành trướng của dự án

#5: Xác nhận rằng

5. Chiến lược để tránh tăng thêm chi phí khi triển khai ERP

#1:

#2:

#3:

#4:

#5:

Kết luận

Quá trình chuyển đổi số mang lại cơ hội để bạn hợp tác với khách hàng và nhà cung cấp để tái định hình cách hoạt động kinh doanh trong ngành của bạn. Thông thường, các dự án này đề xuất các công nghệ mới, như học máy và trí tuệ nhân tạo (AI), cũng như tích hợp với thiết bị và phương tiện sử dụng công nghệ Internet of Things (IoT) để cải thiện tốc độ và hiệu quả. Trong mỗi dự án ERP, có thể xuất hiện các vấn đề không mong muốn. Tuy nhiên, bằng cách áp dụng các phương pháp triển khai ERP hiệu quả nhất, bạn có thể nhận diện và giải quyết chúng kịp thời để quản lý rủi ro và chi phí của bạn một cách hiệu quả.

Nguồn: SmartBiz (Sbiz.vn)