Buzz
4 phương pháp quản lý là những trách nhiệm cốt lõi mà một người quản lý cần thực hiện để đạt được các mục tiêu và hướng dẫn nhóm một cách tốt nhất. Cùng Fastdo tìm hiểu ngay về 4 phương pháp quản lý thông qua bài viết dưới đây!
1. Lập Kế Hoạch
Lập kế hoạch là phương pháp quản lý đầu tiên trong 4 phương pháp quản lý, đóng vai trò quan trọng. Kết quả của giai đoạn lập kế hoạch là một bản kế hoạch chi tiết với các mục tiêu quan trọng. Để thực hiện kế hoạch, người quản lý cần xây dựng một lộ trình hành động hợp lý.
Để soạn thảo một kế hoạch hiệu quả, người quản lý cần chú ý các vấn đề: sự phù hợp giữa mục tiêu của kế hoạch và tầm nhìn doanh nghiệp. Ngoài ra, các yếu tố tác động từ bên trong và bên ngoài cũng cần được xem xét kỹ lưỡng. Hơn nữa, người quản lý cần thiết lập các thời hạn rõ ràng và cân nhắc nguồn lực quan trọng cho kế hoạch.
Có 3 loại kế hoạch phổ biến trong quản lý bao gồm:
Chiến lược:
Chiến thuật:
Hoạt động:
1.1 Gợi ý để thực hiện hoạch định hiệu quả
Để thực hiện chức năng hoạch định hiệu quả, người quản lý cần:
1.1.1 Đánh giá các khung thời gian
Khi lập kế hoạch chiến lược, quản lý cần suy xét kỹ lưỡng về việc đặt ra thời hạn cho từng nhiệm vụ. Một lịch trình không hợp lý sẽ dẫn đến nhiều khó khăn trong việc thực thi kế hoạch. Việc chậm trễ một công việc cụ thể có thể kéo theo sự trì hoãn của nhiều công việc khác, gây ra tình trạng một số nhân viên có thời gian rảnh rỗi trong khi những người khác lại bị áp lực công việc quá lớn.
1.1.2 Tiến hành phân tích SWOT
Phân tích SWOT sẽ giúp người quản lý hiểu rõ về các điểm mạnh, điểm yếu và các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình phát triển của tổ chức. Khi nhận biết được điểm mạnh, người quản lý có thể xây dựng các chiến lược để tận dụng những điểm mạnh này. Ngược lại, việc nhận biết điểm yếu và các rủi ro sẽ giúp người quản lý đề xuất các chiến lược dài hạn nhằm phòng tránh các tình huống không mong muốn.
2. Vai trò của Tổ chức
Là một nhà quản lý, bạn cần có khả năng tổ chức và phân bổ các nguồn lực về vật chất, con người và tài chính một cách hiệu quả. Đây là chức năng vô cùng quan trọng vì mọi doanh nghiệp đều gặp phải sự hạn chế về nguồn lực. Việc tổ chức tốt và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nhanh chóng đạt được các kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.
Chức năng Tổ chức được thể hiện qua các hoạt động sau:
- Xác định tất cả các bước cần thiết để thực hiện kế hoạch
- Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch.
- Thiết lập các phân quyền và trách nhiệm cho mọi cá nhân và bộ phận liên quan.
2.1 Đề xuất cách thực hiện chức năng Tổ chức một cách hiệu quả
Thực hiện chức năng Tổ chức một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một doanh nghiệp. Khi phân bổ nguồn lực không hiệu quả, việc thực hiện chiến lược sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Để thực hiện tốt chức năng này, nhà lãnh đạo có thể tham khảo các gợi ý sau đây:
2.1.1 Xác định và phân loại các hoạt động
Trước khi giao việc, quản lý cần xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cho từng vị trí liên quan. Điều này giúp lãnh đạo lựa chọn được nhân sự phù hợp cho từng công việc. Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần xác định các công việc có thể tự động hóa để tiết kiệm thời gian và chi phí, không cần phải giao cho nhân viên.
2.1.2 Xác định các trạng thái báo cáo và phạm vi quyền lực
Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống quản lý và xác định rõ ràng phạm vi quyền lực cho từng vị trí và chức danh. Điều này giúp mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình và báo cáo trực tiếp lên cấp quản lý. Khi điều này được thực hiện, cấu trúc nội bộ của tổ chức sẽ trở nên chặt chẽ và hoạt động một cách trơn tru hơn.
2.1.3 Không sợ thay đổi
Nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp đạt được thành công ban đầu nhưng không thể duy trì trên thị trường lâu dài do không thích ứng tốt với sự biến đổi trong môi trường kinh doanh. Do đó, để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp cần nhận biết rõ ưu - nhược điểm của mình. Đừng ngần ngại thay đổi cấu trúc tổ chức khi cần thiết để đáp ứng với những thay đổi mới.
3. Leadership
To fulfill the leadership function, the most important task for managers at all levels is to create motivation for their personnel. Moreover, managers should help employees understand their work and provide direct guidance rather than delegating tasks vaguely.
In addition, managers should focus on other skills such as communication, empathy, active listening, transparency, empowerment,... Furthermore, flexibly combining the use of skills and leadership styles will help leaders maximize the potential of their employees.
3.1 Suggestions for effectively performing the Leadership function
4 administrative functions
3.1.1 Establishing a common vision
Để xây dựng một tầm nhìn tổng thể cho đội nhóm, người lãnh đạo cần:
- Kết nối thành công của đội nhóm với thành công của từng cá nhân.
- Ngoài việc đưa ra các phần thưởng vật chất, hãy tạo điều kiện cho nhân viên phát triển kỹ năng và bản thân. Đồng thời, quản lý cần đặt ra những thách thức để tạo động lực cho nhân viên làm việc hàng ngày và thu thập kinh nghiệm.
- Phát triển văn hóa tích cực trong đội nhóm. Đây là không gian mà mỗi thành viên có thể hỗ trợ lẫn nhau và chia sẻ thành công cá nhân.
3.1.2 Lãnh đạo qua ví dụ
Với nguyên tắc này, lãnh đạo cần chỉ rõ những phẩm chất họ muốn nhân viên phát triển. Sau đó, họ cần trở thành mô hình mà nhân viên có thể noi theo và cố gắng làm việc chăm chỉ.
Đồng thời, vai trò của nhà lãnh đạo trong việc tạo ra bầu không khí làm việc quan trọng. Khi người quản lý thể hiện thái độ tích cực, thành viên nhóm cũng sẽ phản ánh tương tự và lan tỏa năng lượng đó. Ngược lại, nếu muốn có một môi trường làm việc nghiêm túc, nhà lãnh đạo phải tạo ra áp lực.
3.1.3 Nâng cao kỹ năng giao tiếp
Truyền cảm hứng cho nhóm là trách nhiệm của nhà lãnh đạo. Điều này được thể hiện thông qua khả năng giao tiếp tốt. Để làm được điều này, nhà lãnh đạo cần:
- Kết hợp kỹ năng lắng nghe tích cực và sự thấu hiểu để nhận biết vấn đề của nhân sự.
- Đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu chung của nhóm.
- Hiểu rõ tính cách của từng cá nhân và điều chỉnh cách giao tiếp phù hợp với họ.
Ngoài ra, mỗi thành viên sẽ có đặc điểm riêng. Điều này dẫn đến việc nhóm của bạn không thể tránh khỏi mâu thuẫn do xung đột về tính cách. Là một nhà lãnh đạo xuất sắc, bạn cần có khả năng giải quyết mâu thuẫn và đảm bảo công bằng cho tất cả.
3.1.4 Tôn trọng và tin tưởng luôn luôn
Nhà lãnh đạo có thể xây dựng sự tôn trọng và niềm tin với nhân viên bằng các cách sau:
- Không can thiệp vào quản lý chi tiết. Thay vào đó, tập trung vào đánh giá hiệu suất của nhân sự.
- Nếu nhận thấy nhân viên không làm việc hiệu quả, hãy chia sẻ và hướng dẫn họ về các giải pháp để cải thiện tình hình.
- Xây dựng mối quan hệ với nhân sự thông qua bữa ăn, các cuộc trò chuyện thân mật.
4. Quản lý
Nhiệm vụ quản lý bao gồm giám sát hiệu suất, tiến độ thực hiện dự án và thực hiện điều chỉnh khi cần. Nhà quản lý cần đảm bảo nhân sự đáp ứng kịp thời các tiến độ công việc, cân bằng giữa nguồn lực và ngân sách dự án.
Trong việc điều chỉnh, nhà quản lý cần tập trung vào Nhân sự và Ngân sách dự án. Về nhân sự, cần lập kế hoạch để đảm bảo số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực. Trong trường hợp có nhân sự rời bỏ, cần tuyển dụng và đào tạo nhanh chóng nhằm bảo đảm tiến độ dự án.
Về ngân sách, cần giám sát chi tiêu chặt chẽ. Nếu có bất thường về ngân sách so với dự tính, cần xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp phù hợp.
4.1 Đề xuất thực hiện chức năng Quản lý hiệu quả
Quản lý đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ để đạt được mục tiêu của dự án. Đồng thời, họ cũng có thể điều chỉnh linh hoạt để giải quyết các vấn đề xuất hiện.
4.1.1 Xác định tiêu chuẩn cụ thể
Để kiểm soát hiệu quả, cần phải đặt ra những tiêu chuẩn cụ thể và rõ ràng. Điều này giúp xác định tiến độ và đánh giá hiệu quả của kế hoạch, từ đó hỗ trợ quản lý trong việc tìm ra các giải pháp thích hợp.
4.1.2 Theo dõi nhưng không can thiệp quá nhiều
Trong quá trình triển khai chiến lược, việc theo dõi chất lượng và hiệu suất của nhân sự là rất quan trọng. Điều này giúp định rõ tiến độ dự án và phát hiện sớm các nguy cơ tiềm ẩn. Tuy nhiên, sự giám sát không đồng nghĩa với việc can thiệp quá mức vào công việc của nhân viên.
4.1.3 Xây dựng các chiến lược tăng cường hiệu suất là một bước quan trọng.
Trong quá trình làm việc, quản lý cần luôn sẵn sàng đối phó với các nguy cơ và lập kế hoạch phản ứng kịp thời. Đồng thời, việc đào tạo và hỗ trợ nhân viên là rất quan trọng để họ có đủ nguồn lực đối phó với các tình huống không mong muốn. Ngoài ra, việc chuẩn bị các quy trình và biện pháp thay thế cũng cần được quan tâm.
5. Mối liên kết giữa 4 chức năng quản trị.
Cho dù là doanh nghiệp ở mọi quy mô, 4 chức năng quản trị vẫn không thể tách rời và luôn liên kết với nhau. Điều này là yếu tố quan trọng giúp tổ chức quản trị tài nguyên và duy trì sự phát triển bền vững trong tương lai.
Trong các doanh nghiệp lớn, việc tổ chức và phân cấp quản lý được thực hiện một cách rõ ràng. Các nhà quản trị cấp cao tập trung vào việc quản lý các nhà quản trị cấp trung, trong khi những nhà quản trị cấp trung lại quản lý những người quản lý cấp dưới. Mỗi nhóm công việc sẽ được chỉ đạo bởi những người quản lý cấp thấp nhất.
Trong mỗi tổ chức, vai trò và vị trí của các cấp quản lý được phân chia thành nhiều cấp độ khác nhau. Với cấp độ quản lý cao hơn, chức năng hoạch định và tổ chức cũng cao hơn. Ngược lại, với cấp độ quản lý thấp hơn, chức năng điều hành và cấp quản lý cũng thấp hơn.
Tóm lại, các chức năng quản trị luôn có mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau. Khi các chức năng này được phối hợp một cách hài hòa, tổ chức sẽ phát triển và mạnh mẽ theo thời gian.
