Buzz
Khi có quá nhiều khoảng trắng trong các ô dữ liệu, có thể gây ra vấn đề khi thực hiện các công thức và hàm trong Excel. Hãy theo dõi 4 cách đơn giản sau để xóa các khoảng trắng trong Excel cho mọi phiên bản!
Bài viết này được thực hiện trên laptop sử dụng hệ điều hành Windows và Excel 2016. Các thao tác cũng áp dụng được trên các phiên bản Excel khác như 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 và cũng trên MacOS.
I. Nguyên nhân gây ra các khoảng trắng trong Excel
- Do lỡ nhấn phím cách quá nhiều khi nhập dữ liệu.
- Do sao chép hoặc tải file Excel từ Internet hoặc từ máy khác.
- Do sự không tương thích giữa các phiên bản Excel.
II. Cách xóa khoảng trắng trong Excel
1. Sử dụng hàm TRIM để loại bỏ các khoảng trắng
- Ưu điểm: Xóa khoảng trắng chính xác, thao tác đơn giản.
- Nhược điểm: Nếu dữ liệu quá lớn, nhập hàm cho từng cột có thể mất thời gian, chỉ áp dụng khi dữ liệu là kiểu text.
Để áp dụng cách này, bạn chỉ cần sử dụng hàm =Trim(Text) với Text là ô dữ liệu kiểu chữ cần xóa khoảng trắng:
Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ.
Mở file Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ
Bước 2: Nhập hàm =Trim(ô cần xóa khoảng trắng) > Nhấn Enter.
Nhập hàm =Trim(ô cần xóa khoảng trắng) > Nhấn Enter
Bước 3: Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô đã chọn > Kéo xuống để áp dụng cho các ô bên dưới.
Kéo giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô đã chọn
Bước 4: Sao chép toàn bộ ô trong cột phụ.
Sao chép toàn bộ ô trong cột phụ
Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.
Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng
value
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F10 > Nhấn V.
Click phải chuột > Chọn mục Value trong phần Paste Options
2. Sử dụng Find & Replace để loại bỏ khoảng trắng dư thừa giữa các từ
- Ưu điểm: Không cần sử dụng hàm, thực hiện dễ dàng, nhanh chóng.
- Nhược điểm: Không thể xóa khoảng trắng ở đầu dòng.
Với phương pháp này, việc thực hiện đơn giản hơn phương pháp trước đây nhưng không thể xóa được khoảng trắng ở đầu dòng.
Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Mở file Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H
Bước 2: Ở phần Tìm kiếm nhập dấu cách (nút space trên bàn phím) > Ở phần Thay thế bằng để trống > Nhấn Thay thế tất cả.
Ở phần Thay thế bằng để trống > Nhấn Thay thế tất cả
Bước 3: Một hộp thoại thông báo sẽ hiển thị đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ.
Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các từ.
3. Xóa toàn bộ khoảng trắng giữa các số
- Ưu điểm: Không cần sử dụng hàm, thực hiện dễ dàng, nhanh chóng.
- Nhược điểm: Không thể xóa được khoảng trắng ở đầu dòng.
- Cách này tương tự như cách trên nhưng áp dụng cho dữ liệu số.
- Bạn cũng có thể kết hợp cách 2 và 3 lại với nhau để sử dụng cho trường hợp có cả số và chữ!
Bước 1: Mở file Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.
Mở tập tin Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng
Bước 2: Ở phần Tìm kiếm nhập dấu khoảng trắng (nút space trên bàn phím) > Ở phần Thay thế bằng để trống > Nhấn Thay thế tất cả.
Ở phần Tìm kiếm nhập dấu khoảng trắng (nút space trên bàn phím)
Bước 3: Một hộp thoại thông báo sẽ hiển thị đã thay thế thành công > Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các chữ số.
Nhấn OK để loại bỏ khoảng trắng giữa các chữ số
4. Sử dụng công thức để loại bỏ toàn bộ khoảng trắng
- Ưu điểm: Loại bỏ tất cả khoảng trắng.
- Nhược điểm: Hàm khá phức tạp, xử lý chậm nếu có nhiều dữ liệu.
Với phương pháp này, bạn cần sử dụng hàm SUBTITUTE với cú pháp sau đây:
=SUBTITUTE(văn_bản;chuỗi_cũ;chuỗi_mới;[số_lần_xuất_hiện])
Trong đó:
- Văn_bản: Là ô dữ liệu mà bạn muốn xóa khoảng trắng.
- Chuỗi_cũ: Ký tự cũ trong ô dữ liệu cần được thay thế.
- Chuỗi_mới: Dữ liệu mới sẽ thay thế cho dữ liệu cũ.
- [số_lần_xuất_hiện]: Số lần xuất hiện của chuỗi cũ mà bạn muốn thay thế bằng chuỗi mới.
Bước 1: Mở tệp Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng > Tạo 1 cột phụ.
Mở tệp Excel chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng
Bước 2: Nhập hàm =SUBTITUTE(ô cần xóa;' ';'') > Nhấn Enter.
Nhập hàm =SUBTITUTE(ô cần xóa;
Bước 3: Kéo xuống để áp dụng cho những ô bên dưới bằng cách nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô được chọn.
Nhấn giữ ô vuông nhỏ ở góc phải của ô được chọn
Bước 4: Copy toàn bộ ô trong cột phụ.
Copy toàn bộ ô trong cột phụ
Bước 5: Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng.
Chọn ô đầu tiên của cột chứa dữ liệu cần xóa khoảng trắng
Bước 6: Click chuột phải > Chọn mục Giá trị trong Tùy chọn Dán.
Bạn cũng có thể dùng tổ hợp phím Shift + F10 > Bấm V để thực hiện tương tự.
Chọn mục Giá trị trong Tùy chọn Dán
