Buzz
Google Sheets, hay còn được gọi là “Excel online” của Google, không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn hỗ trợ các hàm tính toán, tiện ích không kém cạnh Excel Office 2016. Dưới đây là 5 mẹo sử dụng Google Sheets mà bạn nên biết khi làm việc với nó.
5 bí kíp sử dụng Google Sheets bạn không thể bỏ qua
1. Đóng băng hàng và cột
Khi làm việc trên bảng tính, có những cột/hàng bạn muốn luôn hiển thị. Ví dụ, hàng chứa tiêu đề của bảng hoặc cột chứa thông tin nhân viên khi bạn cần xem ngày công/lương. Để làm điều này, bạn cần sử dụng tính năng đóng băng hàng/cột.
Trên thanh công cụ của Google Sheets, nhấn vào View => Freeze và chọn số hàng hoặc cột bạn muốn đóng băng (tính từ hàng 1/cột 1). Nếu bạn đã chọn một ô trước khi nhấn View, bạn cũng có thể đóng băng tất cả các hàng/cột từ đầu đến ô bạn đã chọn (Up to current row/Up to current column).
2. Tính tổng nhanh
Một tính năng khá thông minh trong Google Sheets mà không phải ai cũng biết. Để cộng nhanh các giá trị trong các ô, Giữ Ctrl và click chuột trái vào các ô bạn muốn cộng. Ở góc dưới cùng bên phải sẽ hiển thị tổng (Sum).
Nếu ấn vào, bạn cũng có thêm các tùy chọn so sánh như trung bình, số nhỏ nhất/lớn nhất...
Nếu không muốn click, bạn có thể gõ vào một ô trống: =sum(C1:C5), trong đó C1 là ô bắt đầu và C5 là ô kết thúc, tổng các ô từ C1 đến C5 sẽ được tính và hiển thị trong ô đó.
3. Tạo form đăng ký bằng Google Sheets
Một tính năng phổ biến của Google Sheets là tạo biểu mẫu câu hỏi và đơn đăng ký.
Bắt đầu bằng cách mở một bảng tính Google Sheets mới, sau đó chọn Tools =>Create a form.
Quy trình làm việc với biểu mẫu khá đơn giản.
Điền thông tin tiêu đề và mô tả cho biểu mẫu bạn muốn tạo.
Nhập câu hỏi vào phần “Untitled Question', sau đó chọn loại câu trả lời như trắc nghiệm (multiple choice), tích vào câu trả lời (checkboxes) hoặc để người được hỏi tự viết câu trả lời (short answer)
Ở góc trên bên phải, bạn sẽ thấy bộ ba công cụ để tùy chỉnh giao diện của biểu mẫu.
4. Chèn hình ảnh vào ô
Khi đọc đến đây, có thể bạn nghĩ chỉ cần vào Insert -> Image là xong phải không? Nhưng thực ra thao tác này chỉ chèn ảnh vào bảng tính chứ không phải chỉ một ô.
Để chèn hình ảnh vào ô, chọn ô cần chèn và nhập:
=image('URL của ảnh cần chèn'). Hình ảnh sẽ tự điều chỉnh kích thước để vừa với ô.
Bên cạnh đó, bạn có thể điều chỉnh kích thước ảnh mà bạn muốn chèn theo một số cách sau:
=image('URL của ảnh',2) – thay đổi kích thước ảnh để vừa với ô.
=image('URL ảnh',3) – giữ nguyên kích thước ảnh nhưng không làm thay đổi kích thước ô.
5. Tạo quy luật định dạng có điều kiện (Conditional formatting)
Để tạo các quy luật định dạng cho bảng tính như font chữ, màu chữ, màu ô, bạn nhấn Format =>Conditional formatting.
Một hộp thoại sẽ hiện ra ở phía bên phải, gồm các quy luật định dạng theo điều kiện.
Ví dụ, bảng tính có thể tự đánh dấu một ô mà đã quá hạn thanh toán hoặc in đậm tên những người mang họ Trần, cũng có thể đánh dấu sinh viên có điểm tổng kết từ 8,0 trở lên...
Trên đây là 5 mẹo sử dụng Google Sheets quan trọng, giúp bạn tận dụng ứng dụng hiệu quả hơn. Ngoài ra, còn rất nhiều tính năng thú vị như Cách chèn Template trong Google Sheets để tạo bảng biểu mẫu nhanh chóng hơn, hoặc sử dụng cách tóm tắt dữ liệu bằng biểu đồ bằng Google Sheets để làm việc một cách hiệu quả.
Khi làm việc với Excel hoặc Google Sheets, bạn thường gặp trường hợp bảng dữ liệu có nhiều thông tin trùng lặp. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể tham khảo Cách xóa trùng lặp trên Google Sheets để loại bỏ các dữ liệu trùng trong bảng tính của mình.
