Buzz
Điều quan trọng với một doanh nghiệp là kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng. Trong bài viết này, FASTDO chia sẻ 5 mẹo giúp nâng cao kỹ năng này, mục đích làm chuyên nghiệp hơn. Cùng khám phá ngay dưới đây nhé!
1. Tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Trước khi bắt tay vào quá trình nghiên cứu và tìm hiểu, nhà tuyển dụng cần thấu hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng để tìm ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
Buổi phỏng vấn hiệu quả là khi nhà tuyển dụng đã hiểu rõ khả năng, kinh nghiệm, thái độ và tính cách của ứng viên đến công ty. Điều này giúp giảm thiểu sai lầm trong tuyển dụng và giảm thiểu tổn thất cho công ty.
Về phía ứng viên, buổi phỏng vấn hiệu quả giúp họ có cái nhìn tích cực về doanh nghiệp và cảm nhận được sự chuyên nghiệp trong văn hóa làm việc.
Doanh nghiệp cần đầu tư và thực hiện nghiêm túc quy trình tuyển dụng, lên kế hoạch chi tiết cho từng vị trí cụ thể, nắm rõ kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp để buổi phỏng vấn diễn ra thành công.
2. Các loại hình phỏng vấn tuyển dụng phổ biến
Dưới đây là các loại hình và một số câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn tuyển dụng mà mọi nhà tuyển dụng nên biết để đánh giá ứng viên chính xác nhất.
2.1 Phỏng vấn theo kỹ năng
Loại hình này cũng được gọi là phỏng vấn năng lực, chuyên môn của ứng viên. Hình thức này áp dụng cho phỏng vấn trực tiếp và đi sâu vào kiến thức chuyên ngành hoặc các kỹ năng liên quan đến vị trí đó.
Ví dụ về các câu hỏi mà nhà tuyển dụng thường hỏi như: “Theo bạn, kỹ năng nào quan trọng nhất cho vị trí chúng tôi đang tuyển dụng? Bạn có kỹ năng này không?” Ngoài ra, nhà tuyển dụng còn muốn ứng viên đánh giá trình độ và kỹ năng của mình bằng cách hỏi: “Theo bạn, kỹ năng nào mà bạn tự tin nhất?”, …
2.2 Phỏng vấn đánh giá kỹ năng thực hành
Trong phỏng vấn đánh giá kỹ năng thực hành, yêu cầu cao hơn và chính xác hơn. Chỉ qua việc làm thực tế, nhà tuyển dụng mới có thể đánh giá chính xác trình độ chuyên môn của từng ứng viên.
Hình thức phỏng vấn kỹ thuật có thể yêu cầu ứng viên thực hiện một công việc cụ thể liên quan đến vị trí công việc. Ví dụ, với vị trí content marketing, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên viết một bài viết mẫu; trong các vị trí khác có thể là: viết mã code, thiết kế, lập bản báo cáo,… Đây là những yêu cầu chuyên môn đặc biệt trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Với hình thức này, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên thực hiện cùng một nhiệm vụ để so sánh và đánh giá năng lực của họ, từ đó tạo ra sự công bằng trong quá trình đánh giá.
2.3 Phương pháp phỏng vấn đánh giá hành vi
Dường như không quan trọng nhưng thực tế, hình thức này lại được rất nhiều công ty quan tâm và quan sát kỹ. Đặc biệt với các công việc ít yêu cầu trình độ chuyên môn cao, hành vi và thái độ sẽ là yếu tố quan trọng nhất để nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp nhất.
Trong phỏng vấn đánh giá hành vi, nhà tuyển dụng sẽ đặt ra các tình huống giả định và quan sát thái độ, cách xử lý của ứng viên để đưa ra quyết định hợp lý nhất. Ngoài ra, có thể có các bài kiểm tra về tâm lý, tính cách để hiểu rõ hơn về ứng viên trong một số trường hợp.
2.4 Phỏng vấn với hội đồng
Phỏng vấn hội đồng thường có nhiều hơn 2 nhà tuyển dụng, tùy thuộc vào từng kịch bản phỏng vấn của doanh nghiệp. Có thể lên đến 4-5 người, giúp đánh giá ứng viên một cách khách quan và công bằng hơn, đảm bảo tính chính xác trong việc lựa chọn người phù hợp cho vị trí tuyển dụng.
Mục đích của phỏng vấn hội đồng là đưa ra cái nhìn toàn diện về năng lực và phẩm chất của ứng viên. Đây cũng là cơ hội để ứng viên và nhà tuyển dụng trao đổi thông tin, thảo luận để hiểu nhau rõ hơn.
2.5 Phỏng vấn nhóm
Phỏng vấn nhóm đơn giản là ứng viên sẽ được phân vào từng nhóm, thông thường mỗi nhóm có 2-3 người. Mỗi nhóm sẽ được đặt câu hỏi trực tiếp từ nhà tuyển dụng để ứng viên trình bày quan điểm cá nhân.
Mục đích của phỏng vấn nhóm là kiểm tra sự linh hoạt, nhanh nhạy và phong cách của từng ứng viên. Đây cũng là cách tiết kiệm thời gian nếu có quá nhiều ứng viên nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đánh giá.
Trong phỏng vấn nhóm, ứng viên nên bình tĩnh và linh hoạt trong cách thức giao tiếp. Không nên cắt lời ứng viên khác để thể hiện bản thân mà nên lịch sự, chờ đợi lượt và trả lời ngắn gọn, súc tích để để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
2.6 Phỏng vấn trực tiếp
Phương thức này có thể có 1 hoặc nhiều giai đoạn khác nhau, tuỳ theo quy định và văn hóa của từng doanh nghiệp. Ứng viên sẽ được đánh giá từng giai đoạn một, nếu hoàn thành tốt nhiệm vụ và vượt qua các tiêu chuẩn, họ có thể được xem xét cho các vị trí cao hơn và sẽ tiến hành cuộc phỏng vấn trực tiếp để đưa ra quyết định.
2.7 Phỏng vấn qua điện thoại
Mục đích của phỏng vấn qua điện thoại có thể là sàng lọc trước khi có buổi hẹn gặp mặt trực tiếp hoặc để thống nhất lịch trình phù hợp. Nhà tuyển dụng có thể đặt một vài câu hỏi để đánh giá sự phù hợp của ứng viên, tùy thuộc vào quy trình và kế hoạch của từng doanh nghiệp.
Nếu bạn là ứng viên, hãy nắm bắt hình thức này để luôn sẵn sàng cho phỏng vấn và chuẩn bị kỹ càng trước mọi bất ngờ, để chắc chắn gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng nhé!
Cách áp dụng kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng chuyên nghiệp chỉ trong 4 bước
Dưới đây là 4 bước giúp nhà tuyển dụng nâng cao kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp, giúp tăng cường sự uy tín cho doanh nghiệp:
3.1 Tìm hiểu kỹ vị trí tuyển dụng
Điều quan trọng nhất mà một nhà tuyển dụng giỏi và chuyên nghiệp cần nắm rõ là vị trí tuyển dụng, bao gồm các yếu tố như: yêu cầu chuyên môn của ứng viên, kỹ năng cần thiết và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp...
Trước khi đăng tuyển, nhà tuyển dụng cần hiểu rõ về vị trí này. Nếu không rõ, hãy tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm trong ngành, để tìm hiểu về yêu cầu chuyên môn, kỹ năng cần thiết, khó khăn có thể gặp phải và mục tiêu của công việc... Hãy thiết lập tiêu chí rõ ràng cho vị trí và những gì bạn mong đợi từ ứng viên để quá trình tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
3.2 Chuẩn bị kế hoạch cho cuộc phỏng vấn
Đây là một yếu tố quan trọng quyết định thành công của các cuộc phỏng vấn. Vì thế, trước mỗi cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng nên:
Nghiên cứu và tìm hiểu kỹ về các ứng viên đăng ký:
Xác định thời gian và địa điểm phỏng vấn cụ thể:
Xác nhận lại lịch phỏng vấn:
Phát triển bộ câu hỏi và chủ đề cho cuộc phỏng vấn
Dưới đây là các câu hỏi và chủ đề thường gặp trong cuộc phỏng vấn, do nhà tuyển dụng có thể tham khảo và lựa chọn thêm:
Bộ câu hỏi phỏng vấn
Câu hỏi chung:
Mẫu câu hỏi tham khảo:
- Bạn hiểu và biết gì về công ty/ doanh nghiệp của chúng tôi?
- Hãy mô tả bản thân bạn bằng 3 tính từ?
- Bạn cho rằng điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
- Theo bạn, ở vị trí này bạn cần thực hiện những nhiệm vụ gì?
- Tại sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này?
Câu hỏi về hành vi/câu hỏi giả định tình huống:
Mẫu câu hỏi tham khảo:
- Bạn hãy kể về một lần bạn đã hoàn thành xuất sắc một nhiệm vụ được giao?
- Bạn hãy kể về một dự án lớn mà bạn đã dành nhiều tâm huyết?
- Bạn hãy kể về một lần bạn phải đối mặt với áp lực trong công việc và cách bạn đã xử lý?
- Giả sử bạn thấy mọi người và đồng nghiệp có xích mích, bạn sẽ làm thế nào?
Câu hỏi đặt áp lực:
Mẫu câu hỏi tham khảo:
- Tại sao công ty của chúng tôi nên chọn bạn thay vì hàng ngàn ứng viên tiềm năng khác?
- Tại sao bạn nổi bật hơn so với những ứng viên khác?
- Tại sao bạn quyết định chuyển việc từ công ty cũ sang công ty của chúng tôi?
3.3.2 Các chủ đề
Chủ đề chuyên môn ngành nghề: Câu hỏi này giúp xác định xem ứng viên có đủ kiến thức chuyên môn để đảm nhận vị trí hay không, bao gồm các bằng cấp và chứng chỉ liên quan.
Chủ đề về kỹ năng mềm: Một số kỹ năng mềm quan trọng cho nhiều ngành nghề như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, phản biện, lập kế hoạch, quản lý thời gian,...
Chủ đề về tính cách và hành vi: Các câu hỏi liên quan đến hành vi của ứng viên, cách xử lý tình huống và giải quyết vấn đề để hiểu rõ đặc điểm cá nhân của ứng viên.
Chủ đề về văn hóa doanh nghiệp và con người: Nhà tuyển dụng nên tìm hiểu xem ứng viên có thích hợp với văn hóa và giá trị của doanh nghiệp hay không để đưa ra quyết định mang lại lợi ích cho cả hai bên.
3.4 Đảm bảo cấu trúc phỏng vấn
Dù phỏng vấn diễn ra theo hình thức nào, nhà tuyển dụng nên đảm bảo cấu trúc rõ ràng và chuyên nghiệp, gồm các phần: giới thiệu, đặt câu hỏi cho ứng viên, tổng kết và bài kiểm tra nhỏ (nếu cần).
3.5 Xây dựng hệ thống đánh giá ứng viên
Là một nhà tuyển dụng, bạn cần sử dụng hệ thống đánh giá để đảm bảo tính công bằng và hiệu quả trong việc đánh giá ứng viên, không chỉ dựa vào cảm tính hoặc sự thiên vị cá nhân.
4. Mẹo để nâng cao kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng
Bên cạnh kỹ năng chuyên môn, nhà tuyển dụng cần trang bị một số chiêu mẹo giúp nâng cao kỹ năng phỏng vấn, gây ấn tượng chuyên nghiệp với ứng viên. Dưới đây là vài chiêu mẹo mà bạn có thể áp dụng:
- Giới thiệu sơ bộ về công việc và vị trí ứng tuyển: Đưa ra nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí đó với doanh nghiệp.
- Linh hoạt trong việc sử dụng câu hỏi phỏng vấn: Chuẩn bị sẵn danh sách câu hỏi nhưng linh động thay đổi câu hỏi để phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể trong buổi phỏng vấn.
- Ghi chép thông tin chi tiết: Việc ghi chép là vô cùng quan trọng để không bỏ sót thông tin quan trọng của ứng viên khi phỏng vấn nhiều người.
- Lắng nghe hơn là hỏi: Thể hiện sự bình tĩnh, không nên quá vội vàng hỏi ứng viên, hãy để họ tự thoải mái trình bày suy nghĩ và mong muốn. Điều này giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về ứng viên.
Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cần lưu ý:
Các chuyên gia tuyển dụng cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh rủi ro và sự cố trong quá trình phỏng vấn, đảm bảo đánh giá ứng viên một cách chính xác. Phong cách phỏng vấn cũng ảnh hưởng đến thành công trong việc thu hút ứng viên tiềm năng.
Do đó, chuẩn bị kỹ lưỡng trước mỗi buổi phỏng vấn rất quan trọng. Trước khi bắt đầu phỏng vấn, bạn cần:
- Đọc kỹ CV của ứng viên và in ra bản cứng để tham khảo trong suốt buổi phỏng vấn.
- Xem lại các sản phẩm mẫu mà ứng viên đã gửi (đặc biệt quan trọng đối với các vị trí như thiết kế và marketing nội dung).
- Đọc lại mô tả công việc để có thể thảo luận về các vai trò và yêu cầu với ứng viên.
- Xây dựng danh sách câu hỏi phỏng vấn.
- Cập nhật kiến thức về các thay đổi trong giá trị, văn hóa và cấu trúc tổ chức, và nắm rõ các lợi ích và đặc quyền của vị trí tuyển dụng.
Các cuộc phỏng vấn không có cấu trúc sẽ dễ dàng trở thành cuộc trò chuyện không có ý nghĩa và mất mục đích ban đầu. Mặc dù có thể làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái, nhưng chúng ít có giá trị trong quá trình tuyển dụng hiệu quả.
Hãy áp dụng một cấu trúc chặt chẽ và rõ ràng cho buổi phỏng vấn. Điều này sẽ mang lại không khí chuyên nghiệp và hiệu quả cao cho cuộc phỏng vấn của bạn. Nếu bạn không có đủ thời gian để thiết kế một khung hoàn chỉnh, hãy cố gắng mô phỏng một cấu trúc phỏng vấn càng cụ thể càng tốt bằng cách:
- Lựa chọn câu hỏi phỏng vấn một cách cẩn thận
Hạn chế sử dụng quá nhiều câu hỏi chung chung (như “Điểm yếu lớn nhất của bạn là gì?”) hoặc những câu hỏi hài hước trong quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Thay vào đó, hãy chuẩn bị một danh sách ngắn các câu hỏi phù hợp với vị trí cụ thể mà bạn đang tuyển dụng. Những câu hỏi về hành vi và tình huống sẽ giúp bạn đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên.
Ngoài ra, bạn cần đặt cùng một câu hỏi cho tất cả ứng viên. Hãy tránh những câu hỏi quá sâu vào đời sống cá nhân và những câu hỏi không phù hợp!
- Ghi chú lại thông tin quan trọng
Hãy ghi chép lại các điểm nổi bật trong câu trả lời của ứng viên. Hãy tập trung vào câu trả lời của ứng viên thay vì chỉ ghi nhận suy nghĩ của bạn. Ví dụ: Viết “Anh ấy cho biết chưa từng đối mặt với khách hàng khó tính trước đây” thay vì “Anh ấy không có kinh nghiệm”).
- Đánh giá phản hồi của ứng viên với bảng điểm
Hãy dùng bảng điểm từ mức “kém” đến “xuất sắc” để đánh giá câu trả lời của ứng viên. Để giảm thiểu tác động của ấn tượng ban đầu, hãy sử dụng ghi chép của bạn để đánh giá toàn diện các ứng viên sau khi kết thúc ngày phỏng vấn, thay vì đánh giá từng người ngay sau cuộc phỏng vấn.
Hãy đánh giá mỗi câu hỏi đối với tất cả ứng viên trước khi qua câu hỏi tiếp theo.
Quan tâm đến ứng viên sẽ tạo ra trải nghiệm tích cực cho họ và nâng cao uy tín của nhà tuyển dụng. Để đạt được điều này, bạn cần:
- Bắt đầu với sự ghi nhận tích cực
Hãy chào đón những ứng viên đến đúng giờ với sự nhiệt tình và lời chào thân thiện. Bạn có thể mỉm cười, mời họ tham gia vào các dịch vụ nhẹ nhàng như thức ăn hoặc đồ uống,...
- Giúp ứng viên tham gia vào cuộc phỏng vấn một cách dễ dàng hơn
Giới thiệu bản thân và các đồng nghiệp tham gia phỏng vấn, giải thích vị trí công việc và lý do bạn đang tuyển dụng. Sau đó, yêu cầu ứng viên tự giới thiệu và dẫn dắt họ qua các câu hỏi chi tiết hơn.
- Tập trung toàn tâm vào cuộc trò chuyện
Trong quá trình phỏng vấn, bạn cần tập trung hoàn toàn để trao đổi và lắng nghe ứng viên. Bị phân tâm bởi điện thoại hay những suy nghĩ rời rạc có thể khiến cuộc phỏng vấn không hiệu quả.
- Trả lời các câu hỏi từ ứng viên
Khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi trong suốt quá trình phỏng vấn. Việc trả lời thắc mắc một cách trung thực sẽ giúp bạn giới thiệu thêm về công ty với ứng viên.
- Dành thời gian đầy đủ cho buổi phỏng vấn
Nếu có thể, hãy tránh sắp xếp cuộc họp ngay sau khi kết thúc thời gian dự kiến cho buổi phỏng vấn. Một số ứng viên có thể có nhiều câu hỏi hơn và cần thêm thời gian để bạn có thể giải đáp.
Kỹ năng phỏng vấn là vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin hữu ích từ FASTDO, quý độc giả có thể hiểu rõ hơn về quy trình phỏng vấn và áp dụng thành công vào thực tế.
