Buzz
Quản lý các quy trình kinh doanh là một thách thức lớn trong hầu hết các tổ chức. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng việc xây dựng hệ thống quy trình quản lý có thể tiêu tốn nhiều ngân sách hoặc chỉ cần thiết với các công ty quy mô lớn.
Tuy nhiên, nếu muốn doanh nghiệp vận hành và phát triển bền vững, thì chắc chắn không thể thiếu những quy trình làm việc chính xác và hiệu quả. Vậy quy trình quản lý là gì? Đâu là các bước cần thiết để thiết lập một quy trình quản lý tối ưu? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết ngay!
I. Ý nghĩa của quy trình quản lý doanh nghiệp
Quy trình quản lý trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một trật tự nhất định. Những quy trình này giúp mọi công việc được thực hiện một cách trơn tru và đúng thời hạn, giúp doanh nghiệp có thể thu hút vốn đầu tư và sinh lời nhanh chóng.
Một quy trình quản lý trong doanh nghiệp
Dựa vào các chức năng cơ bản, quy trình thường được phân thành 4 nhóm chính: quy trình quản lý vận hành, quản lý khách hàng, quy trình đổi mới và quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan nhà nước.
Để xây dựng quy trình quản lý lý tưởng, mỗi doanh nghiệp đều cần dành thời gian, công sức nghiên cứu. Điều này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn vững vàng. Một quy trình đáp ứng tốt yêu cầu làm việc hiện tại và tầm nhìn chiến lược dài hạn cho phép doanh nghiệp tiến xa hơn trong tương lai.
II. Vai trò của hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp
Theo thời gian, quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với sự tăng trưởng tương ứng của bộ máy nhân sự cùng khối lượng công việc. Những doanh nghiệp không có bộ quy trình làm việc tiêu chuẩn sẽ dễ phát sinh mâu thuẫn nội bộ. Tình trạng này ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ và quá trình theo đuổi mục tiêu của tổ chức.
Ngược lại, ứng dụng các quy trình quản lý phù hợp sẽ cải thiện năng suất đáng kể. Quá trình vận hành doanh nghiệp trở nên hiệu quả, giảm thiểu tối đa chi phí dư thừa.
Thực hiện quy trình đăng ký làm thêm giờ
Một số lợi ích khác mà quy trình quản lý mang lại bao gồm:
- Giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn khi làm việc vì từng đầu việc đã được chuẩn hóa rõ ràng, sắp xếp theo thứ tự cụ thể.
- Giải quyết triệt để các vướng mắc, giảm công đoạn làm việc thủ công giúp doanh nghiệp thay đổi bộ máy, đạt được bước đột phá mới.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường, hoàn thiện quy trình hiện có theo tiêu chuẩn quốc tế.
Những lợi ích trên chính là mục tiêu phát triển mà mọi doanh nghiệp đều hướng đến. Vì vậy, dù doanh nghiệp đang hoạt động trong lĩnh vực nào, người lãnh đạo, quản lý cũng cần chú trọng công tác xây dựng quy trình quản lý ngay từ thời điểm bắt đầu.
III. Các bước xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể kiểm soát quá trình xây dựng quy trình quản lý đạt chuẩn qua 5 bước sau:
Người quản lý xác định chính xác nhu cầu, phạm vi áp dụng của quy trình trên những cá nhân, phòng ban nào? Mục tiêu cuối cùng doanh nghiệp hướng đến khi lập ra các quy trình là gì?
Khi tổng hợp đầy đủ thông tin, đội ngũ thiết kế quy trình có căn cứ xây dựng luồng công việc phù hợp. Quá trình kết nối giữa các phòng ban sẽ diễn ra liên tục, thông suốt và đạt kết quả cao.
Ví dụ về quy trình tạm ứng
Đối tượng của từng bước trong quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể và ngành nghề. Thông thường, người yêu cầu tạm ứng là các nhân viên, đối tác hoặc đơn vị nội bộ trong tổ chức. Các bộ phận tài chính và quản lý của tổ chức có trách nhiệm xử lý, duyệt đề xuất tạm ứng, cung cấp tạm ứng và quản lý tạm ứng.
Quy trình tạm ứng cung cấp tiền tạm thời cho nhân viên/bộ phận nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, không bị gián đoạn. Ví dụ như tạm ứng chi phí di chuyển, thuê trang thiết bị, thuê địa điểm…
Do đó, quy trình này bao gồm các bước xem xét chi tiết như mục đích sử dụng của nhân viên, mức độ cần thiết của nhu cầu. Cụ thể:
Chú ý rằng quy trình tạm ứng có thể thay đổi tùy theo từng tổ chức và quy định nội bộ. Quan trọng là đảm bảo quy trình được thực hiện đúng, rõ ràng và tuân thủ mục đích.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn duy trì các quy trình phân phòng ban. Tuy nhiên, chúng chỉ được truyền đạt bằng lời nói không có mô tả chi tiết. Điều này gây khó khăn trong việc chuyển tiếp công việc vì thiếu sự so sánh.
Lúc này, người quản lý cần mô hình hóa các yếu tố, thao tác cần có trong quy trình thành mô tả văn bản, hình ảnh, sơ đồ… Những mô tả này sẽ được lưu trữ tập trung để nhân viên sử dụng như một khung tham chiếu. Họ có thể áp dụng thực tế và dễ dàng đề xuất chỉnh sửa để tối ưu hiệu suất.
