5 Cách để Làm Việc Từ Xa (và Hiệu Quả) Trong Thời Gian Dài

Covid-19 đã biến việc làm từ xa thành hiện thực đối với nhiều người, nhưng đối với tôi, đó là công việc bình thường. Tôi đã không làm việc tại văn phòng vật lý trong một khoảng thời gian dài. Thực tế, trong vài năm, tôi đã làm việc từ bất kỳ đâu ngoại trừ văn phòng vật lý. Trên ba lục địa và một vài địa điểm làm việc (bao gồm cả bản thân tôi), tôi đã mang theo nơi làm việc của mình, và trên đường đi, tôi đã giữ được sự tổ chức và làm cho việc làm từ xa trở thành một lựa chọn khả thi đối với tôi.

Hãy Có Một Không Gian Làm Việc Riêng Biệt Không Phải Nơi Bạn Ngủ

Có một câu nói cũ rằng giường nên chỉ được sử dụng cho hai việc. Làm việc không phải là một trong những việc đó. Không gian ngủ của bạn nên là một nơi thiêng liêng, nơi thư giãn và nghỉ ngơi, và nếu bạn dành ngày của mình dựa vào gối với laptop, bạn đang không thư giãn. Trên thực tế, bạn đang dạy bản thân rằng giường là một không gian bận rộn và có thể làm tăng căng thẳng.

Thay vào đó, hãy chọn một không gian làm việc hoàn toàn riêng biệt. Nó không cần phải là một văn phòng hoàn chỉnh hoặc thậm chí là một bàn làm việc. Khi tôi đầu tiên làm việc từ nhà, tôi thường ngồi trên sofa hoặc sàn nhà và làm việc từ bàn cà phê. Tôi không nhất thiết khuyến khích điều đó—nó không tốt cho cơ lưng của tôi—nhưng nó giữ khoảng cách cần thiết giữa giường và không gian làm việc của tôi. Khoảng cách đó giúp tôi tập trung vào công việc của mình, và vào cuối ngày, khi tôi nằm dưới chăn trên giường, nó dễ dàng hơn để bỏ lại những suy nghĩ công việc đó.

Nếu bạn muốn đi một bước xa hơn, hãy làm như một người bạn của tôi khi làm việc từ nhà: Anh ta thức dậy vào cùng một thời gian mỗi ngày, tắm rửa, sau đó mặc trang phục công sở trước khi ngồi xuống máy tính. Anh ta nói rằng quá trình mặc trang phục giống như làm việc với loại trang phục công việc, thay vì tỉnh giấc và đi làm với đồ ngủ, giúp anh ta duy trì ranh giới cứng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Anh ta hoàn toàn tập trung vào công việc khi anh ta đang ở trong 'chế độ làm việc,' và anh ta duy trì năng suất suốt cả ngày.

Sử dụng Ứng Dụng và Công Cụ Khác Nhau để Giữ Kết Nối

Một phàn nàn lớn mà nhiều người có về việc làm từ xa là sự cô lập. Một số người nhớ những buổi giao tiếp tại văn phòng, nói chuyện qua bàn làm việc với đồng nghiệp, thậm chí là có tiệc sinh nhật ở phòng nghỉ. Tôi là người hướng nội mạnh mẽ và không nhớ bất kỳ điều nào, nhưng tôi hiểu về sự thiếu kết nối. Cảm giác cô lập có thể đồng nghĩa với việc cảm thấy rải rác, không hiệu quả và không có tổ chức. Để khắc phục điều này, hãy tận dụng ứng dụng mà nơi làm việc của bạn cung cấp để duy trì kết nối.

Khi tôi làm việc trong môi trường doanh nghiệp, chúng tôi sử dụng Slack, Microsoft Teams, Zoom, GoTo Meeting và các công cụ khác để trò chuyện qua văn bản, cuộc gọi nhóm và họp trực tuyến. (Tôi rùng mình mỗi khi chúng tôi có cuộc họp 'bật camera', nhưng đó chỉ là ý kiến cá nhân của tôi.) Khi làm việc cho bản thân, tôi phụ thuộc mạnh mẽ vào Discord để kết nối với mọi người trên khắp thế giới. Thật an tâm khi biết rằng tôi có thể liên lạc với nhiều người khác nhau vào các thời điểm khác nhau để đề xuất, tư vấn hoặc thậm chí là thăm hỏi thoải mái.

Cần một tệp tin cho công việc? Muốn nhận phản hồi về điều gì đó bạn đang làm? Bối rối về việc dự án có còn theo kế hoạch không? Các công cụ nhắn tin là chìa khóa. Việc làm từ xa không nhất thiết phải có nghĩa là cô lập. Khi chúng ta cố gắng duy trì kết nối qua các nền tảng, chúng ta giao tiếp tốt hơn, duy trì tổ chức và trên nhiệm vụ hơn, và cảm thấy ít cô đơn hơn nhiều. Bạn thậm chí có thể tổ chức tiệc sinh nhật ở phòng nghỉ, miễn là bạn không phiền lấy bánh cho dịp.

Lập Danh Sách. Nhiều Danh Sách.

Tính cách của tôi là một người lập danh sách cưỡng chế, vì vậy điều này dễ dàng với tôi, nhưng khi nói chuyện với những người làm việc từ xa khác, điều này dường như là một yếu tố chính của sự tổ chức của họ. Một trong những điều khó khăn nhất khi làm việc từ xa là duy trì sự kiểm soát với công việc của bạn. Không phải ai cũng giỏi giữ theo dõi công việc của họ, và với không có quản lý tại chỗ, có thể là một thách thức để không để bất kỳ điều gì bị bỏ sót. Vì vậy, duy trì danh sách công việc liên tục và ưu tiên chúng khi cần thiết.

Khi tôi nói về danh sách, tôi có nghĩa là bất kỳ định dạng nào phù hợp với bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi có một quyển sổ với một danh sách công việc chính, các tờ ghi chú màu với các danh sách nhỏ hơn của các nhiệm vụ cần thực hiện ngay, ứng dụng Ghi chú trên điện thoại của tôi để ghi lại những điều tôi có thể quên nếu không, và một lịch chính trên máy tính của tôi cho tất cả các hạn chót. Tôi cũng giữ một bảng tính về các nhiệm vụ đã qua và ngày hoàn thành để sau này tôi có thể quay lại và xem tình hình các dự án khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng Trello hoặc một ứng dụng tương tự để tổ chức công việc. Tôi cũng đã có một số thành công với những cái đó. Sử dụng điều gì làm bạn cảm thấy thoải mái nhất hoặc điều gì do nơi làm việc của bạn đề xuất để dễ dàng trên toàn công ty.

Quan trọng hơn cả cách bạn tạo danh sách là cách bạn ưu tiên chúng. Một danh sách duy nhất có nghĩa là nghìn công việc có thể làm cho bạn bối rối và nản lòng. Thay vào đó, sử dụng màu sắc hoặc số để chỉ ra những dự án phải làm trước. Thêm nhiệm vụ vào lịch của bạn không chỉ bằng cách chúng đến hạn, mà còn bằng cách xác định thời điểm bắt đầu hợp lý để những nhiệm vụ lớn không bất ngờ đến với bạn. Sắp xếp các nhiệm vụ theo loại và ưu tiên các loại đó tùy thuộc vào việc gì quan trọng trong mỗi ngày cụ thể.

Quan trọng hơn tất cả, giao tiếp với đồng đội của bạn để đảm bảo rằng các nhiệm vụ đúng đầu danh sách của bạn. Trong một trong những vai trò doanh nghiệp trước đó của tôi, tôi giữ một danh sách công việc chia sẻ mà quản lý của tôi có thể nhìn thấy, và mỗi khi bà giao cho tôi một dự án mới, tôi đều yêu cầu bà giúp tôi đặt nó vào danh sách của tôi theo độ ưu tiên. Đồng thời, tôi biết được phải đặt bao nhiêu trọng lượng cho mỗi phần của công việc của mình, trong khi bà có cái nhìn rõ ràng về mọi thứ trên tay tôi. Giao tiếp mở cửa về sự quan trọng của các nhiệm vụ khác nhau là rất quan trọng để duy trì tổ chức với danh sách của bạn.

Nếu quản lý của bạn nói 'mọi thứ đều quan trọng', đó là một biểu hiện đỏ.

Sao lưu dữ liệu quan trọng và đặt tên chúng một cách thông minh

Làm việc từ xa có thể đồng nghĩa với việc làm việc tại sân bay, bếp, công viên, hoặc thậm chí là trong ô tô. Tôi đã làm việc ở tất cả những nơi đó và nhiều nơi khác nữa, và việc thiết lập máy tính ở những địa điểm ngẫu nhiên không phải lúc nào cũng dễ dàng cho phần cứng. Tôi đã trải qua nhiều lần laptop từ chối hợp tác sau khi tôi đã thử nghiệm nó, nên tôi không thể khuyên bạn đủ nhiều về việc sao lưu file đều đặn.

Sao lưu chúng lên đám mây, sao lưu chúng lên ổ cứng ngoại, sao lưu chúng ở bất kỳ đâu bạn có thể. Không có gì bằng việc mất hoặc hỏng file khiến cho tình huống làm việc từ xa tốt trở nên tồi tệ. Bản sao cũng có nghĩa là bạn có thể truy cập file từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, điều này lý tưởng để duy trì sự tổ chức bất kỳ nơi nào bạn đang ở hoặc bất kỳ máy tính nào bạn đang sử dụng.

Để thêm rõ ràng và tổ chức, hãy sử dụng một quy ước đặt tên nhất quán cho các file của bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi đảm bảo rằng các tên mà tôi sử dụng là rõ ràng và bao gồm ngày trong tên file. Định dạng này là một cách tuyệt vời để giữ cho danh sách file của bạn sạch sẽ, có tổ chức và rất dễ dàng điều hướng. Khi tôi đang làm việc trên một đồ họa đã trải qua nhiều phiên bản, ví dụ, nó giúp nhìn vào danh sách tên file như “XYZGraphic09072023” hoặc “ABCLogoSummer2022” và biết chính xác đó là cái nào. Điều này chắc chắn làm cho định dạng “ABCLogofinalfinalFINAL” truyền thống mà chúng ta quen thuộc trở nên lạc lõng.

Như cách có những thời điểm trong ngày khi bạn đang ở đỉnh cao sự sáng tạo, cũng có những thời điểm bạn có lẽ không hữu ích lắm. Có thể bạn quá mệt để tập trung, có thể tâm trí bạn đang cháy sém, nhưng dù sao đi nữa, công việc sẽ mất thời gian hơn và chất lượng sẽ giảm đi. Để tận dụng tối đa việc làm việc từ xa và duy trì hiệu suất và tổ chức trong quá trình đó, hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể, và nghỉ ngơi khi bạn cần.

Không ai là máy móc—thậm chí những người làm việc từ sofa của chúng ta cũng vậy.

MYTOUR đã hợp tác với Jobbio để tạo ra MYTOUR Hired, một thị trường nghề nghiệp dành riêng cho độc giả MYTOUR. Các công ty muốn quảng cáo công việc của họ có thể truy cập MYTOUR Hired để đăng các vị trí còn trống, trong khi bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm và nộp đơn hàng nghìn cơ hội nghề nghiệp. Jobbio không liên quan đến câu chuyện này hoặc bất kỳ nội dung biên tập nào.