Buzz
Covid-19 đã khiến việc làm từ xa trở thành hiện thực với rất nhiều người, nhưng với tôi, đó là việc thông thường. Tôi đã không làm việc tại văn phòng thực tế trong một khoảng thời gian dài. Trên thực tế, trong vài năm, tôi đã làm việc từ bất kỳ đâu ngoại trừ văn phòng thực tế. Trên ba lục địa và vài nơi làm việc khác nhau (bao gồm cả công ty của mình), tôi đã mang theo nơi làm việc của mình và trong quá trình đó, tôi đã duy trì được hiệu suất mặc dù có rất nhiều sự xao lãng xuất hiện để thách thức sự sản xuất của tôi. Dưới đây chỉ là một số điều tôi làm để tổ chức và làm cho việc làm từ xa trở thành một lựa chọn khả thi đối với tôi.
Có một Khu vực Làm việc Được Định rõ Không Phải Nơi Bạn Ngủ
Có một câu nói cũ rằng giường chỉ nên được sử dụng cho hai việc. Làm việc không phải là một trong những việc đó. Không gian ngủ của bạn nên là một nơi linh hồn, một nơi thư giãn và giải tỏa, và nếu bạn dành ngày ngày của mình với laptop ở giữa gối, bạn không thể thư giãn. Trên thực tế, bạn đang dạy bản thân rằng giường là một không gian bận rộn và có thể gây căng thẳng.
Thay vào đó, chỉ định một khu vực làm việc hoàn toàn riêng biệt. Không cần phải là một văn phòng hoàn chỉnh hoặc thậm chí là một bàn làm việc. Khi tôi ban đầu làm việc từ nhà, thường tôi ngồi trên sofa hoặc sàn và làm việc từ bàn cà phê. Tôi không nhất thiết khuyên bạn làm như vậy - điều đó không tốt cho lưng của tôi - nhưng nó giữ được khoảng cách cần thiết giữa giường và không gian làm việc của tôi. Khoảng cách đó giúp tôi tập trung vào công việc, và vào cuối ngày, khi tôi nằm dưới chăn của mình, rất dễ để bỏ lại những suy nghĩ về công việc đó sau lưng.
Nếu bạn muốn đi một bước xa hơn, hãy làm như một người bạn của tôi khi làm việc từ nhà: Anh ta thức dậy vào cùng một thời gian mỗi ngày, tắm rửa, và sau đó mặc quần áo trang trí công sở trước khi ngồi xuống máy tính. Anh ta nói việc mặc quần áo phong cách làm việc, thay vì chỉ việc bò ra khỏi giường và làm việc trong bộ đồ ngủ của mình, giúp anh ta duy trì một ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Anh ta tập trung hoàn toàn vào công việc khi ở trong 'chế độ làm việc', và anh ta duy trì hiệu suất suốt cả ngày.
Sử dụng Ứng dụng và Công cụ khác nhau để Giữ Kết nối
Một lời phàn nàn lớn mà nhiều người có về việc làm từ xa là cảm giác cô lập. Một số người nhớ việc giao tiếp xã hội tại văn phòng, nói chuyện qua bàn làm việc với đồng nghiệp, thậm chí là các buổi tiệc sinh nhật ở phòng nghỉ. Tôi là một người hướng nội và không nhớ bất cứ điều gì, nhưng tôi hiểu về sự thiếu kết nối. Cảm giác cô lập có thể dẫn đến sự phân tán, thiếu hiệu quả và không có tổ chức. Để khắc phục điều này, hãy tận dụng các ứng dụng mà nơi làm việc cung cấp để kết nối.
Khi tôi làm việc trong môi trường doanh nghiệp, chúng tôi sử dụng Slack, Microsoft Teams, Zoom, GoTo Meeting và các công cụ khác cho trò chuyện văn bản, cuộc gọi nhóm và hội nghị video. (Tôi rùng mình mỗi khi có cuộc họp 'bật camera', nhưng đó chỉ là quan điểm cá nhân của tôi.) Khi làm việc cho riêng mình, tôi heavily dựa vào Discord để kết nối với mọi người trên khắp thế giới. Điều đó làm tôi cảm thấy an lòng khi biết rằng tôi có thể liên hệ với nhiều người khác nhau vào các thời điểm khác nhau để nhờ giúp đỡ, tư vấn hoặc chỉ đơn giản là trò chuyện nhẹ nhàng.
Cần một tệp tin cho một nhiệm vụ? Muốn phản hồi về điều gì đó bạn đang làm? Bối rối về việc dự án vẫn đang theo kế hoạch hay không? Công cụ nhắn tin là quan trọng. Làm việc từ xa không nhất thiết phải cô lập. Khi chúng ta duy trì kết nối qua các nền tảng, chúng ta truyền đạt tốt hơn, tổ chức công việc tốt hơn và cảm thấy ít cô đơn hơn. Bạn có thể tổ chức tiệc sinh nhật ở phòng nghỉ, miễn là bạn không phiền phức khi tự mình chuẩn bị bánh sinh nhật.
Lập Danh Sách. Rất Nhiều Danh Sách.
Tự nhiên tôi thích việc lập danh sách, nên điều này dễ dàng với tôi. Nhưng khi nói chuyện với những người làm việc từ xa khác, điều này dường như là một yếu tố quan trọng của sự tổ chức của họ. Một trong những điều khó nhất khi làm việc từ xa là duy trì được sự kiểm soát với công việc của bạn. Không phải ai cũng giỏi trong việc theo dõi khối lượng công việc của mình, và không có quản lý tại chỗ, việc không để lỡ bất kỳ điều gì có thể là thách thức. Vì vậy, hãy duy trì danh sách nhiệm vụ liên tục và ưu tiên chúng khi cần thiết.
Khi nói về danh sách, tôi có nghĩa là bất kỳ định dạng nào phù hợp với bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi có một quyển sổ với danh sách công việc chính, các tờ ghi chú dán màu sắc với các nhiệm vụ ngay lập tức hơn, ứng dụng Notes trên điện thoại để ghi lại những điều tôi có thể quên, và một lịch làm việc chính trên máy tính để bàn cho tất cả các hạn chót. Tôi cũng duy trì một bảng tính về các nhiệm vụ trước đây và ngày hoàn thành để sau này có thể xem xét tình hình các dự án khác nhau. Bạn có thể thích sử dụng Trello hoặc ứng dụng tương tự để sắp xếp công việc. Tôi cũng đã có một số thành công với những công cụ như vậy. Sử dụng cái mà bạn cảm thấy tốt nhất, hoặc cái mà công ty của bạn khuyến nghị để dễ dàng cho công việc trên toàn công ty.
Quan trọng hơn cả cách bạn lập danh sách là cách bạn ưu tiên chúng. Một danh sách duy nhất với hàng nghìn nhiệm vụ có thể gây nhầm lẫn và làm cho bạn nản lòng. Thay vào đó, sử dụng màu sắc hoặc số để chỉ ra những dự án nào phải được hoàn thành trước. Thêm các công việc vào lịch của bạn không chỉ bằng thời gian đáo hạn mà còn bằng thời điểm hợp lý để bắt đầu để những công việc lớn không bất ngờ. Sắp xếp nhiệm vụ theo loại và ưu tiên những loại đó tùy thuộc vào tình hình cụ thể trong mỗi ngày.
Hơn hết, giao tiếp với đội ngũ của bạn để đảm bảo rằng các công việc đúng đắn được ưu tiên hàng đầu trong danh sách của bạn. Trong một trong những vai trò doanh nghiệp của tôi trước đây, tôi duy trì một danh sách công việc chung mà người quản lý của tôi có thể thấy, và mỗi khi cô ấy giao cho tôi một dự án mới, tôi yêu cầu cô ấy giúp đỡ đặt nó vào danh sách của tôi theo ưu tiên. Như vậy, tôi biết được mức độ quan trọng của mỗi phần trong công việc của mình, trong khi cô ấy có cái nhìn rõ ràng về mọi thứ mà tôi đang làm. Giao tiếp mở về tầm quan trọng của các công việc khác nhau là rất quan trọng để duy trì sự tổ chức với danh sách của bạn.
Nếu người quản lý của bạn nói 'mọi thứ đều quan trọng', đó là một tín hiệu đỏ.
Sao lưu các bản sao dự phòng và đặt tên chúng một cách rõ ràng
Làm việc từ xa có thể đồng nghĩa với việc làm việc ở sân bay, bếp, công viên, hoặc thậm chí là ôtô. Tôi đã làm việc ở tất cả những nơi đó và nhiều nơi khác, và đôi khi việc thiết lập trạm làm việc ở những nơi ngẫu nhiên không dễ dàng cho phần cứng. Tôi đã trải qua không chỉ một mà nhiều chiếc laptop hỏng hóc sau khi sử dụng nó, vì vậy tôi không thể khuyên bạn nhiều hơn là sao lưu tệp tin của bạn thường xuyên.
Sao lưu chúng lên đám mây, sao lưu chúng lên ổ cứng bên ngoài, sao lưu chúng ở bất cứ đâu bạn có thể. Không có gì tệ hơn việc mất hoặc hỏng hóc các tệp tin khiến mọi tình huống làm việc từ xa trở nên khó khăn. Các bản sao dự phòng cũng có nghĩa là bạn có thể truy cập vào các tệp tin của mình bất cứ nơi nào và bất cứ khi nào, điều này rất lý tưởng để duy trì sự tổ chức dù bạn ở đâu hay sử dụng máy tính nào.
Để có thêm sự rõ ràng và tổ chức, hãy sử dụng một cách đặt tên nhất quán cho các tệp tin của bạn. Trong trường hợp của tôi, tôi đảm bảo các tên tôi sử dụng rõ ràng và bao gồm ngày tháng trong tên tệp. Định dạng này là một cách tuyệt vời để giữ cho danh sách tệp tin của bạn sạch sẽ, được tổ chức và rất dễ điều hướng. Khi tôi đang làm việc trên một đồ hoạ đã qua nhiều phiên bản, ví dụ, việc nhìn vào một danh sách các tên tệp tin nói 'XYZGraphic09072023,' hoặc 'ABCLogoSummer2022,' giúp tôi biết chính xác cái nào là cái nào. Điều này chắc chắn vượt xa định dạng 'ABCLogofinalfinalFINAL' truyền thống mà chúng ta quá quen thuộc.
Tận dụng linh hoạt của việc làm việc từ xa bằng cách giữ mọi thứ bạn cần ở nhiều nơi và sử dụng quy ước đặt tên tập tin để giữ cho tệp của bạn rõ ràng và có tổ chức. Bạn không bao giờ biết khi nào bạn có thể cần lấy một tập tin cụ thể một cách vội vã khi bạn đang ngồi trong khu vực chờ sân bay.
Tận dụng Ưu điểm của Làm Việc Từ Xa (và Đừng Quá Làm Quá)
Đối với nhiều người trong chúng ta, làm việc từ xa có nghĩa là có một chút linh hoạt trong giờ làm việc của chúng ta. Nếu đó là trường hợp của bạn, hãy sử dụng linh hoạt đó để tối đa hóa năng suất và tổ chức của bạn. Bạn là loại người làm việc tốt nhất của mình trước 7 giờ sáng không? Bạn là loại người cú đêm chỉ mới đánh mắt trước khi trưa? Bất kể thời gian trong ngày mà bạn tỉnh táo và năng suất nhất là khi nào, hãy sử dụng thời gian đó. Đặt lịch trình cho bản thân mình sao cho phù hợp với tính linh hoạt của nơi làm việc của bạn và tuân theo nó để bạn có thể hoạt động tốt khi bạn đang làm việc.
Mặt khác của việc này là nhận biết khi bạn không ở trạng thái tốt nhất và có các khoảng nghỉ phù hợp. Khi bạn làm việc từ xa, có thể thúc đẩy bạn làm việc 'on' suốt thời gian. Cuối cùng, bạn sống và làm việc trong cùng một không gian, vì vậy công việc của bạn luôn ở đó, kêu gọi bạn vào bất kỳ giờ nào. Không có việc đúng giờ hay ra vào cho công việc từ 9 đến 5, và không ai đứng trên bạn để bảo bạn dừng làm việc khi kết thúc một ca làm việc. Bạn không cần tôi nói với bạn rằng cân bằng giữa công việc và cuộc sống là quan trọng và làm việc quá mức không tốt cho mọi thứ từ sức khỏe đến năng suất, nhưng tôi cũng quen với bài hát quyến rũ đó của 'có thể làm việc thêm một giờ nữa rồi tôi sẽ đi bộ đi xa'. Chỉ vì bạn có thể làm việc vào bất kỳ giờ nào không có nghĩa là bạn nên làm.
Như cách bạn có những thời điểm trong ngày khi bạn hoạt động tốt nhất, cũng có những thời điểm khi bạn có thể không hữu ích lắm. Có lẽ bạn quá mệt mỏi để tập trung, có lẽ não của bạn chỉ đơn giản là quá tải, nhưng bất kể trường hợp nào, công việc sẽ mất thời gian hơn và chất lượng sẽ giảm sút. Để tận dụng tối đa việc làm việc từ xa và duy trì năng suất và tổ chức trên con đường, hãy đảm bảo rằng bạn đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả và hiệu quả nhất có thể, và nghỉ ngơi khi bạn cần.
Không ai là máy móc—thậm chí cả những người làm việc từ ghế sofa của chúng ta cũng không phải.
Mytour đã hợp tác với Jobbio để tạo ra Mytour Hired, một thị trường việc làm dành riêng cho độc giả của Mytour. Các công ty muốn quảng cáo việc làm của họ có thể ghé thăm Mytour Hired để đăng tải các vị trí tuyển dụng, trong khi bất kỳ ai cũng có thể tìm kiếm và nộp đơn cho hàng nghìn cơ hội nghề nghiệp. Jobbio không liên quan đến câu chuyện này hoặc bất kỳ nội dung biên tập nào.
