Buzz
Mục đích của việc lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet
Lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet giúp tiết kiệm dung lượng lưu trữ và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Đối với các tài liệu về sản xuất, bảng lương,... thì tính toán phải chính xác. Ngoài ra, việc lọc trùng cho thấy sự chuyên nghiệp của người tạo bảng tính.
Ngoài ra, việc lọc dữ liệu trùng trong Google Sheet còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người đọc và xem bảng tính. Điều này giúp thống kê, xử lý và đánh giá số liệu, thông tin… trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Để trải nghiệm mượt mà với Google Sheet và các phần mềm văn phòng khác, hãy đầu tư cho một chiếc laptop cao cấp. Dòng laptop hiện đại giúp bạn sử dụng nhiều chương trình cùng một lúc mà không gặp trục trặc.
Tuy nhiên, bạn biết chưa? Có nhiều cách lọc trùng trong Google Sheet mà không phải ai cũng biết. Hãy thử xem qua 5 cách lọc trùng dưới đây để tối ưu công việc của bạn nhé.
Bắt đầu với bước đầu tiên: Tìm và đánh dấu dữ liệu trùng nhau. Điều này giúp bạn sắp xếp dữ liệu một cách rõ ràng hơn.
Vậy làm thế nào để tìm và đánh dấu dữ liệu trùng trong Google Sheet? Đơn giản thôi, bạn chỉ cần làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra, sau đó chọn Định dạng → Định dạng có điều kiện.
Nhanh chóng và hiệu quả, phải không? Hãy áp dụng ngay những cách lọc trùng này vào công việc của bạn để tiết kiệm thời gian và công sức.
Bước 2: Mở Khung Quy tắc định dạng, chọn Quy tắc định dạng, sau đó nhấp vào Công thức tùy chỉnh.
Bước 3: Nhập công thức sau: =ĐếmNếu(A:A,A1)>1.
Lưu ý: Nếu máy tính của bạn hiểu dấu ',' khác với dấu ';', hãy sửa lại. A trong công thức là cột bạn muốn lọc.
Trong ví dụ này, cột B được lựa chọn, nên công thức sẽ là: =ĐếmNếu(B:B,B1)>1. Sau đó, bạn có thể chọn Màu sắc và Font chữ để phân biệt dữ liệu.
Bước 4: Nếu thực hiện đúng, các dữ liệu trùng lặp sẽ được hiển thị theo định dạng bạn đã chọn.
Sử dụng chức năng ĐỘC ĐẸP
Để loại bỏ trùng lặp trên Google Sheet, bạn có thể sử dụng hàm độc đẹp. Chỉ cần click vào một ô trống trong bảng tính, nhập =ĐỘCĐẸP(Aa:Bb) và bấm Enter. Lưu ý, Aa và Bb là 2 vùng dữ liệu bạn chọn, ví dụ: =ĐỘCĐẸP(A2:B20).
Sau khi nhập xong và nhấn Enter, dữ liệu đã được lọc trùng sẽ được di chuyển đến vị trí mới và các dữ liệu trùng lặp sẽ bị xóa.
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp
Một cách khác để loại bỏ dữ liệu trùng lặp trên Google Sheet là kết hợp IF và COUNTIF. Bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập Google Sheet, chọn vùng dữ liệu, và nhập công thức sau: =IF(COUNTIF($B$2:B2,B2)=1,B2,'Trùng lặp'). Hàm COUNTIF dùng để đếm số lần dữ liệu xuất hiện, còn IF để lọc xem giá trị đó xuất hiện một lần sẽ giữ nguyên, ngược lại sẽ ghi là “Trùng lặp”.
Bước 2: Nhấn Enter và kéo công thức để áp dụng cho các dòng phía dưới, ví dụ:
Bước 3: Chọn hàng trên cùng để bắt đầu tạo bộ lọc → Tab Dữ liệu → Tạo bộ lọc.
Bước 4: Chọn biểu tượng bộ lọc và bỏ dấu tick ở Kết quả trùng, sau đó nhấn OK. Nếu thực hiện đúng, dữ liệu trùng lặp sẽ bị xóa.
Lọc dữ liệu trùng hoặc không trùng
Để lọc dữ liệu trùng hoặc không trùng trong Google Sheet, bạn có thể làm như sau. Điều này giúp bạn dễ dàng thao tác trong việc thống kê, đánh giá, kiểm tra...
Bước 1: Đặt chuột vào ô bên phải của ô cần tìm dữ liệu trùng. Sau đó, nhập hàm =ĐếmNếu(B:B;B1)=1 (theo ví dụ). Nhấn Enter và kéo công thức để áp dụng cho các dòng còn lại trong cột.
Bước 2: Nếu muốn lọc dữ liệu không trùng, chèn một hàng ở phía trên hàng đó, nhấp chuột phải vào ô trên cùng và chọn Thêm 1 hàng lên trên.
Bước 3: Click vào hàng trống mới chèn, sau đó chọn tab Dữ liệu → Tạo bộ lọc.
Bước 4: Trên cột kết quả TRUE/FALSE, chọn biểu tượng bộ lọc, bỏ tick ở mục FALSE, sau đó nhấn OK.
Bước 5: Sau khi hoàn thành, giá trị không trùng sẽ được giữ lại là TRUE. Tương tự, nếu muốn lọc giá trị trùng, bỏ tick ở mục TRUE để giữ lại giá trị FALSE.
Sử dụng Tiện ích Tối ưu
Cách cuối cùng để loại bỏ trùng lặp trên Google Sheet là sử dụng Tiện ích Tối ưu. Thực hiện như sau:
Bước 1: Mở Google Sheet có dữ liệu cần lọc, sau đó vào Tiện ích mở rộng và Tiện ích bổ sung.
Bước 2: Trên thanh tìm kiếm, nhập từ khóa 'loại bỏ trùng' và chọn EXPAND9 (bạn cũng có thể chọn các tiện ích khác).
Bước 3: Click vào Cài đặt và làm theo hướng dẫn để hoàn tất cài đặt.
Bước 4: Sau khi tải xong, quay lại trang tính cần lọc trùng, chọn Tiện ích mở rộng và bấm vào Loại bỏ trùng. Tiếp theo, chọn Bắt đầu → Chọn cột, sau đó chọn tick hoặc bỏ tick cho các cột cần lọc, cuối cùng bấm Lưu.
Lưu ý, bạn cũng có thể chọn Bôi đậm và nhấn Tìm kiếm nếu muốn bôi đậm các dữ liệu trùng lặp từ lần 2 trở đi.
Cách loại bỏ dữ liệu trùng 2 cột trong Google Sheet
Ngoài việc loại bỏ dữ liệu trùng ở một ô, việc loại bỏ dữ liệu trùng trong Google Sheet giữa 2 cột cũng là một vấn đề được quan tâm. Bạn có thể thực hiện như sau:
Để hiển thị số lần trùng lặp giữa 2 cột, bạn có thể sử dụng hàm ĐếmNếu như sau: =ĐếmNếu(phạm_vi;điều kiện), với phạm_vi là vùng dữ liệu cần kiểm tra và điều kiện là điều kiện kiểm tra trùng với vùng dữ liệu. Ví dụ, nhập =ĐếmNếu($A$2:$A$9,B2) với $A$2:$A$9 là vùng dữ liệu và B2 là điều kiện kiểm tra trùng.
Nhập đúng công thức, nhấn Enter và kéo để áp dụng cho toàn bộ cột, bạn sẽ thấy số lần dữ liệu trùng lặp hiển thị.
Dưới đây là 5 phương pháp loại bỏ dữ liệu trùng trong Google Sheet mà Mytour đã giới thiệu chi tiết và dễ hiểu. Hy vọng những thủ thuật văn phòng này sẽ giúp bạn làm việc trên nền tảng này dễ dàng hơn. Đừng quên chia sẻ những mẹo này với bạn bè của bạn!
