5 cách sử dụng hàm Left trong Excel

Hàm LEFT trong Excel là một trong những hàm phổ biến nhất và thường được sử dụng để phân tích chuỗi giá trị bằng cách lấy ra một số ký tự đầu tiên của chuỗi đó. Tuy nhiên, hàm LEFT không chỉ có tác dụng phân tích chuỗi giá trị một cách nhanh chóng, mà còn có nhiều ứng dụng khác khi kết hợp với các loại hàm đặc biệt khác. Cùng Mytour khám phá tất cả các cách sử dụng hàm LEFT trong Excel chi tiết nhất trong bài viết dưới đây.

Hàm LEFT trong Excel là gì?

Trong Excel, hàm LEFT được dùng để trích xuất một phần của chuỗi ký tự từ bên trái của một ô. Cú pháp của hàm LEFT như sau:

= LEFT(text, [num_chars])

Trong đó:

• text: là chuỗi ký tự hoặc địa chỉ ô chứa ký tự cần được trích xuất.
• num_chars: là số lượng ký tự cần trích xuất từ bên trái của chuỗi. Đây là một đối số tùy chọn. Nếu không cung cấp thì giá trị mặc định là 1.
• Nếu giá trị [num_chars] lớn hơn độ dài thực tế của chuỗi ký tự đầu vào, hàm LEFT sẽ trả về toàn bộ chuỗi ký tự đầu vào.

Ví dụ, để lấy 3 ký tự đầu tiên từ chuỗi “Hello world”, bạn có thể sử dụng hàm LEFT như sau:

= LEFT(“Hello world”, 3)

Kết quả mà người dùng nhận được là chuỗi ký tự “Hel”.

Không chỉ đơn thuần là trích xuất chuỗi ký tự, hàm LEFT trong Excel còn có thể được kết hợp với các hàm khác để thực hiện các tác vụ phức tạp. Cùng khám phá chi tiết hơn trong các phần tiếp theo ngay dưới đây.

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp với các hàm khác

Hàm LEFT thường được kết hợp với các hàm như SEARCH, LEN, MID, SUBSTITUTE,… để thực hiện các tác vụ phức tạp. Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm LEFT và LEN để kiểm tra độ dài của một chuỗi và lấy ra một số ký tự đầu tiên của chuỗi đó. Bạn cũng có thể sử dụng hàm LEFT và SUBSTITUTE để thay thế một phần của chuỗi bằng một chuỗi khác. Theo dõi tiếp nội dung hướng dẫn chi tiết sau đây nhé.

Cách dùng hàm LEFT trong Excel kết hợp với hàm SEARCH

Khi kết hợp hàm LEFT và hàm SEARCH, chúng ta có thể truy xuất dữ liệu đứng trước một ký tự nhất định trong chuỗi. Cụ thể, chúng ta có thể sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí xuất hiện đầu tiên của ký tự đó trong chuỗi, sau đó sử dụng hàm LEFT để lấy ra tất cả các ký tự từ đầu chuỗi cho đến trước ký tự đó.

Ta có công thức hàm LEFT kết hợp hàm SEARCH như sau: =LEFT(text, SEARCH(”ký tự truy xuất“,text)-1).

Ví dụ, giả sử chúng ta có một danh sách tên đầy đủ của các nhân viên trong công ty và bạn chỉ muốn lấy ra họ của họ. Trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí xuất hiện đầu tiên của khoảng trắng trong chuỗi tên đầy đủ, sau đó sử dụng hàm LEFT để lấy ra tất cả các ký tự từ đầu chuỗi cho đến trước khoảng trắng đó. Kết quả sẽ là họ của nhân viên. Cụ thể các bước thực hiện được minh họa như sau:

Bước 1: Ta có bảng dữ liệu bên dưới gồm 3 cột: Họ và tên, Lớp, Mã sinh viên. Cho đề bài yêu cầu truy xuất phần Họ từ cột Họ và tên.

Bước 2: Chọn một ô trống trong bảng và nhập công thức =LEFT(B3, SEARCH(” “, B3)-1).

Bước 3: Nhấn Enter để tính toán kết quả và Excel sẽ hiển thị phần Họ của dữ liệu trong cột Họ và tên.

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp với hàm FIND

Ngoài việc sử dụng hàm FIND để tìm kiếm ký tự, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm FIND để thực hiện cùng một tác vụ. Tuy nhiên, điểm khác biệt giữa hai hàm này là hàm FIND không phân biệt chữ hoa và chữ thường trong khi hàm SEARCH lại phân biệt. Do đó, khi sử dụng hàm FIND, chúng ta có thể tìm kiếm ký tự bất kỳ trong chuỗi mà không cần quan tâm đến chữ hoa và chữ thường.

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp với hàm VALUE

Khi kết hợp hàm VALUE với hàm LEFT, bạn có thể trích xuất một số lượng ký tự từ bên trái của một chuỗi dữ liệu văn bản và chuyển đổi chúng thành giá trị số. Cụ thể, sau khi truy xuất được chuỗi ký tự cần thiết bằng hàm LEFT, bạn có thể sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi chuỗi đó thành một giá trị số tương ứng.

Ta có công thức hàm LEFT kết hợp hàm VALUE như sau: =VALUE(LEFT((text);[num_chars]))

Ví dụ, giả sử bạn có một danh sách sinh viên như bên dưới có một cột là Mã sinh viên. Bạn muốn trích xuất 2 ký tự số đầu tiên trong mỗi ô của cột Mã sinh viên này và chuyển đổi chúng thành giá trị số. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm LEFT để truy xuất một số lượng ký tự từ bên trái của chuỗi Mã sinh viên, sau đó sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi chuỗi đó thành một giá trị số.

Bước 1: Với bảng dữ liệu dưới đây, hãy trích xuất 2 ký tự số đầu tiên từ mỗi ô trong cột Mã sinh viên và chuyển đổi chúng thành giá trị số.

Bước 2: Chọn một ô bất kỳ và nhập công thức =VALUE(LEFT(D3,2)).

Bước 3: Nhấn Enter để tính toán và Excel sẽ hiển thị 2 ký tự số đã trích xuất dưới dạng giá trị có thể tính toán.

Hãy chú ý rằng khi sử dụng hàm VALUE, bạn cần đảm bảo chuỗi dữ liệu văn bản có thể chuyển đổi thành giá trị số. Nếu không thể chuyển đổi thành số, hàm VALUE sẽ trả về lỗi #VALUE!.

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel kết hợp với hàm LEN

Hàm LEN trong Excel được sử dụng để đếm số ký tự trong một chuỗi dữ liệu văn bản. Nó giúp bạn tính toán số lượng ký tự trong một ô hoặc chuỗi văn bản bất kỳ. Ngoài việc đếm tất cả các ký tự trong chuỗi, hàm LEN cũng có thể đếm số ký tự chỉ định tính từ cuối chuỗi. Điều này hữu ích khi bạn muốn loại bỏ một số ký tự cuối cùng khỏi chuỗi hoặc tính toán số lượng ký tự còn lại trong chuỗi sau khi loại bỏ đi một số ký tự cuối cùng.

Ví dụ, giả sử bạn có một danh sách tên đầy đủ của các nhân viên trong công ty và bạn muốn loại bỏ 4 ký tự cuối cùng trong Họ và tên. Cụ thể các bước thực hiện được minh họa như sau:

Bước 1: Dựa trên bảng dữ liệu bên dưới có cột Họ và tên.

Bước 2: Chọn một ô bất kỳ và nhập công thức =LEFT(B3,LEN(B3)-3).

Bước 3: Nhấn Enter để tính toán và Excel sẽ hiển thị lại Họ và tên đã được cắt bỏ 4 ký tự cuối cùng.

Chú ý rằng khi sử dụng hàm LEN để tính toán số lượng ký tự từ cuối chuỗi, bạn cần trừ đi số ký tự cần loại bỏ từ tổng số ký tự trong chuỗi.

Hàm LEFT trong Google Sheets

Hàm LEFT trong Google Sheets được dùng để trích xuất một số lượng ký tự từ bên trái của một chuỗi dữ liệu văn bản. Nó tương tự như hàm LEFT trong Excel và có thể được dùng để trích xuất các phần tử con từ chuỗi dữ liệu văn bản. Ngoài cách sử dụng thông thường tương tự như trong Excel đã được giới thiệu ở trên, bạn cũng có thể kết hợp hàm LEFT với hàm FIND để trích xuất một chuỗi con bắt đầu từ một vị trí cụ thể trong chuỗi dữ liệu văn bản.

Ta có công thức hàm LEFT kết hợp hàm FIND trong Google Sheets =LEFT(text,FIND(” “,text)-1).

Ví dụ, giả sử chúng ta có một danh sách tên đầy đủ của các nhân viên trong công ty và bạn chỉ muốn lấy ra họ của họ. Trong trường hợp này, chúng ta có thể sử dụng hàm FIND để tìm vị trí xuất hiện đầu tiên của khoảng trắng trong chuỗi tên đầy đủ, sau đó sử dụng hàm LEFT để lấy ra tất cả các ký tự từ đầu chuỗi cho đến trước khoảng trắng đó. Kết quả sẽ là họ của nhân viên. Cụ thể các bước thực hiện được minh họa như sau:

Bước 1: Chọn ô chứa dữ liệu phục vụ nhu cầu truy xuất.

Bước 2: Chọn một ô ngẫu nhiên và gõ công thức =LEFT(text,FIND(' ',text)-1).

Bước 3: Nhấn Enter để tính toán và Excel sẽ hiển thị Họ từ cột Họ và tên.

Một số lưu ý khi dùng hàm Left trong Excel

Khi dùng hàm LEFT trong Excel, có một số điều cần lưu ý như sau:

• Hàm LEFT trong Excel có khả năng lấy các ký tự từ bên trái của văn bản bạn muốn trích xuất. Khi dùng hàm, bạn cần nhập văn bản cần trích và số ký tự muốn lấy vào hàm LEFT.
• Trong phần num_chars của hàm, bạn cần nhập số ký tự muốn lấy sau đó bấm dấu ngoặc phải “)” để kết thúc tham số. Nếu để trống, máy sẽ tự điền 0 hoặc 1, tuy nhiên, để tránh lỗi, nên nhập giá trị số ký tự cần trích.
• Hàm LEFT trong Excel cũng có thể trích các chữ số từ 0-9, từ các số. Tuy nhiên, nếu số định dạng trong Excel với ký hiệu tiền tệ ($) thì ký hiệu này không phải là một phần của số và không được tính hoặc trích bởi hàm LEFT.
• Nếu bạn cần trích các ký tự từ bên phải của văn bản, bạn có thể sử dụng hàm RIGHT.
• Ngoài ra, nếu bạn muốn trích một phần của văn bản từ vị trí bất kỳ, bạn có thể sử dụng hàm MID.
• Bạn cũng có thể dùng hàm LEFT để trích dữ liệu từ các ô khác trong bảng tính Excel.
• Trong quá trình dùng hàm LEFT, bạn cần kiểm tra đầu vào của hàm và đảm bảo rằng nó đúng định dạng để tránh lỗi trong công thức tính toán.

Cách xử lý các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm LEFT

Khi sử dụng hàm LEFT trong Excel, có một số vấn đề thường gặp mà người dùng cần lưu ý để tránh sai sót trong công thức tính toán:

Lỗi #VALUE!

Đây là lỗi thường gặp khi chuỗi đầu vào của hàm LEFT không phải là một giá trị văn bản, ví dụ như một giá trị số hoặc một giá trị rỗng. Để khắc phục lỗi này, bạn cần kiểm tra lại đầu vào của hàm và đảm bảo rằng nó là một giá trị văn bản. Nếu đầu vào của hàm là một giá trị số, bạn có thể sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi giá trị số sang giá trị văn bản trước khi truyền vào hàm LEFT.

Lỗi #REF!

Lỗi #REF! xảy ra khi bạn trích xuất quá nhiều ký tự hơn số ký tự có trong chuỗi ban đầu. Để khắc phục, hãy kiểm tra số ký tự cần trích và đảm bảo không vượt quá độ dài chuỗi ban đầu. Nếu cần, bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra trước khi thực hiện trích xuất.

Lỗi #NUM!

Lỗi #NUM! xảy ra khi bạn trích xuất một số ký tự âm hoặc bằng 0. Hãy kiểm tra lại số ký tự cần trích và đảm bảo rằng nó lớn hơn 0.

Lỗi #NAME?

Lỗi #NAME? xảy ra khi bạn sử dụng tên hàm không hợp lệ hoặc không tồn tại trong Excel. Hãy kiểm tra lại tên hàm và đảm bảo rằng nó được viết đúng cú pháp và là một tên hàm hợp lệ trong Excel.

Để tránh các lỗi khi sử dụng hàm LEFT, hãy kiểm tra kỹ đầu vào và đảm bảo đúng định dạng và độ dài cần thiết. Nếu gặp lỗi, bạn có thể sửa chữa công thức hoặc dùng các hàm khác để trích xuất chuỗi từ vị trí cụ thể trong đầu vào. Trường hợp khác, bạn có thể sử dụng Debugging của Excel để xác định nguyên nhân lỗi và sửa chữa công thức.