5 điều chỉnh trên Word để nâng cao khả năng làm việc

Mặc dù Word có nhiều cài đặt có thể điều chỉnh, dưới đây là 5 điều chỉnh quan trọng để tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất làm việc trên phần mềm soạn thảo văn bản này.

Những điều chỉnh này sẽ giúp tăng cường hiệu suất làm việc trong Word

5 điều chỉnh trên Word giúp tối ưu hiệu suất làm việc

1. Thiết lập chính tả, ngữ pháp và kiểm tra

Ở bước đầu tiên, chúng ta sẽ điều chỉnh cách Word xử lý chính tả và ngữ pháp.

Để thực hiện điều này, hãy mở tài liệu Word trên máy tính của bạn, sau đó chọn File =>Options =>Proofing. Lúc này, trên màn hình sẽ hiển thị tất cả các tùy chọn sửa lỗi chính tả và ngữ pháp.

Tương tự, khi mở tài liệu trên Mac, hãy chọn Word =>Preferences =>Spelling & Grammar từ menu. Ở đây sẽ xuất hiện một loạt các cài đặt trong mục Spelling & Grammar.

Đánh dấu vào ô bên cạnh để chọn (hoặc bỏ chọn) các tùy chọn, phù hợp với nhu cầu của bạn.

Bằng cách nhấp chọn nút Settings (cài đặt), bạn có thể bật hoặc tắt một số cài đặt ngữ pháp bổ sung như việc sử dụng chữ in hoa, dấu phẩy, ... .

Trong Word cho Windows, bạn có thể tìm thấy nút Settings (cài đặt) này trong mục When correcting spelling and grammar in Word và mục Grammar trên Word cho Mac.

Tuy nhiên, đôi khi trên Word, thanh công cụ của bạn có thể bất ngờ biến mất và bạn không biết làm thế nào để hiển thị nó trở lại. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây.

Xem thêm: Cách hiện thanh công cụ trong Word

2. Thiết lập AutoCorrect

Bằng cách tùy chỉnh các cài đặt AutoCorrect trên Word, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian trong quá trình soạn thảo văn bản.

Trong Word cho Windows, hãy mở và chọn File =>Options =>Proofing. Sau đó, tìm và nhấp chọn nút AutoCorrect ở góc trên cùng của cửa sổ.

Đối với Word cho Mac, hãy tìm và nhấp chọn Word từ thanh menu =>Preferences =>AutoCorrect.

Khi cửa sổ xuất hiện, bạn có thể đánh dấu vào ô kế bên để bật hoặc tắt các tùy chọn AutoCorrect. Bạn cũng có thể tạo các quy tắc ngoại lệ bằng cách nhấp chọn nút Exceptions => chọn tab Initial Caps, và nhập từ có 2 chữ cái viết hoa ở đầu bạn muốn Word bỏ qua.

Chuyển đến tab First Letter để xem các quy tắc ngoại lệ có sẵn và tab Other Corrections để kiểm tra các cài đặt khác. Sau khi hoàn tất, nhấp chọn OK.

Trở lại cửa sổ AutoCorrect, ở đây bạn có thể kiểm tra lại những thay đổi hiện tại và điều chỉnh những thay đổi mà bạn đã thêm ở góc dưới cùng cửa sổ.

3. Tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access

Thanh công cụ Quick Access Toolbar nằm góc trên cùng bên trái cửa sổ Word, mang lại cho người dùng khả năng truy cập nhanh chóng vào các công cụ.

Mặc định, thanh công cụ này chứa các nút như Save (lưu), Undo (hoàn tác) và Redo. Tuy nhiên, nếu bạn thường xuyên sử dụng các công cụ khác, bạn có thể thêm chúng vào Quick Access Toolbar để tiện lợi trong thao tác.

Trên Windows, bấm chọn Tệp =>Tùy chọn =>Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

Trên Mac, chọn Word =>Tùy chọn =>Dải & Thanh công cụ. Tiếp theo, tìm và nhấp chọn nút Thanh công cụ Truy cập Nhanh ở góc trên cùng của cửa sổ.

Trên cửa sổ hiển thị trên màn hình, ở phía trái là các lệnh bạn có thể sử dụng, và bên phải là các nút và công cụ có sẵn trên thanh công cụ. Để xóa một hành động khỏi thanh công cụ, chỉ cần chọn hành động và nhấp vào biểu tượng mũi tên Xóa (xóa) ở giữa. Tương tự, để thêm một hành động, chọn hành động từ phía trái, sau đó nhấp vào Nút Thêm ở giữa.

Bạn cũng có thể chọn các tùy chọn từ mục Lệnh Phổ biến (các lệnh phổ biến) hoặc nhấp vào menu để hiển thị danh sách đầy đủ các hành động trong các tab của Word. Nhấp vào từng hành động từ phía trái và thêm vào phía phải. Khi hoàn tất, nhấp chọn Đồng ý (OK).

Để khôi phục lại các lệnh mặc định ban đầu, chỉ cần mở cửa sổ cài đặt Thanhs Quick Access Toolbar, tìm và nhấp chọn Đặt lại =>Chỉ đặt lại Thanhs Quick Access Toolbar ở mục Tùy chỉnh ở phía dưới cùng.

Trên Mac, nhấp vào nút Cài đặt (biểu tượng chiếc răng cưa), chọn Chỉ đặt lại Thanhs Quick Access Toolbar.

4. Tùy chỉnh thanh Ribbon

Để tùy chỉnh thanh Ribbon trên Word, bạn thực hiện theo các bước sau:

Trên Windows, lựa chọn Tệp =>Tùy chọn =>Tùy chỉnh Ribbon.

Trên Mac, click chọn Word =>Thiết lập =>Ribbon & Thanhs Công cụ => tìm và click chọn nút Ribbon nằm góc trên cùng cửa sổ.

Tương tự cửa sổ tùy chỉnh Thanhs Công cụ Quick Access Toolbar, cửa sổ tùy chỉnh Ribbon cũng bao gồm các lệnh ở khung bên trái và các hành động, thao tác ở khung bên phải. Để di chuyển các lệnh, thao tác này vào thanh Ribbon, chỉ cần sử dụng các nút Thêm và Xóa nằm ở khung giữa.

Để điều chỉnh các tab ở góc trên cùng cửa sổ Word, chỉ cần đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn các tab này ở khung bên phải.

Để xem các lệnh trong mỗi tab, chỉ cần nhấp biểu tượng dấu cộng (trên Word cho Windows) hoặc mũi tên (trên Mac).

Cuối cùng, để sắp xếp lại thứ tự các tab hoặc các lệnh, trên phiên bản cho Windows, chỉ cần chọn các tab này và nhấp biểu tượng mũi tên nằm phía bên phải để di chuyển lên, xuống trong danh sách. Trên phiên bản cho Mac, bạn có thể kéo và thả các mục để sắp xếp lại.

5. Tùy biến thanh Status Bar

Trên Windows, chuột phải vào thanh Status Bar. Trên Mac, chuột phải vào thanh Status Bar hoặc nhấn và giữ phím Control đồng thời click chọn Status Bar.

Bây giờ trên màn hình sẽ xuất hiện menu, ở đây bạn có thể đánh dấu chọn các mục bạn muốn hiển thị trên thanh trạng thái Status Bar.

Liên kết tải Word 2019 mới nhất:

Dưới đây là 5 tùy chọn trên Word mà bạn có thể tùy chỉnh để nâng cao hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, bạn đọc có thể tham khảo thêm một số bài viết đã xuất hiện trên Mytour để hiểu thêm về cách tạo flowchart trong Word và thực hiện theo hướng dẫn.

Kiểm tra thêm: Bí quyết tạo flowchart trong Word