5 Hàm Excel cần thiết mà sinh viên mới ra trường nên biết

Trong Excel, các hàm về ngày tháng rất đa dạng, ví dụ như Nhóm hàm ngày tháng: DAYS, NOW, NETWORKDAYS. Những hàm này giúp hiển thị và tính toán ngày tháng năm một cách dễ dàng.

Hàm DAYS hỗ trợ tính số ngày giữa hai ngày cụ thể với cú pháp: DAYS(end_date, start_date). Trong đó:

• end_date: Ngày kết thúc để tính số ngày
• start_date: Ngày bắt đầu để tính số ngày

Hàm NOW rất hữu ích để hiển thị ngày và giờ hiện tại hoặc tính toán dựa trên ngày giờ hiện tại, đồng thời cập nhật giá trị mỗi khi mở trang tính. Ứng dụng hàm NOW trong Excel:

• Hiển thị ngày và giờ hiện tại.
• Hiển thị thời gian trong quá khứ.
• Hiển thị ngày và giờ trong tương lai.

Cú pháp hàm NOW:

• =NOW() và Enter: Ngày và giờ hiện tại.
• =NOW()-0.5 và Enter: Ngày và giờ cách đây 12 giờ.
• =NOW()+7 và Enter: Ngày và giờ sau 7 ngày.
• =NOW()-2,25 và Enter: Ngày và giờ cách đây 2 ngày và 6 giờ.
• Chú ý: hàm NOW không có đối số nào.

Hàm NETWORKDAYS: tính tổng số ngày làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, loại trừ ngày cuối tuần và ngày nghỉ lễ đã xác định, với công thức: =NETWORKDAYS(start_day; end_day; holidays). Trong đó:

• start_day: Ngày bắt đầu làm việc, là tham số bắt buộc.
• end_day: Ngày kết thúc, là tham số bắt buộc.
• [holidays]: Danh sách các ngày nghỉ cần loại trừ.

Việc sử dụng các hàm có sẵn trong Excel sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý số liệu trong công việc. Bên cạnh các hàm cơ bản mà Mytour đã trình bày, còn có nhiều hàm hữu ích khác như IF, LEFT/RIGHT, PROPER/UPPER/LOWER mà bạn nên nắm vững để nâng cao hiệu quả làm việc trên bảng tính Excel, đặc biệt trong các lĩnh vực như kế toán hay nhân sự.

Hàm IF là một trong những hàm quan trọng nhất trong Excel. Hàm IF dùng để kiểm tra điều kiện và trả về giá trị dựa trên kết quả của phép kiểm tra đó. Cấu trúc của Hàm IF như sau:

=IF(Logical_test;Value_if_true;Value_if_false). Trong đó:

• Logical_test: Điều kiện kiểm tra.
• Value_if_true: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
• Value_if_false: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
• Lưu ý: Nếu bỏ trống Value_if_true và Value_if_false, giá trị trả về sẽ là 0 nếu điều kiện đúng và FALSE nếu điều kiện sai.

Hàm LEFT/RIGHT dùng để tách một số ký tự từ chuỗi văn bản từ bên trái hoặc bên phải. Đây là các hàm phổ biến trong Excel, đặc biệt hữu ích trong công việc kế toán.

• Hàm LEFT trích ra “n” ký tự từ phía bên trái của chuỗi với cú pháp: LEFT(text, n). Trong đó: Text là chuỗi ký tự và n là số ký tự cần lấy.
• Hàm RIGHT trích ra “n” ký tự từ phía bên phải của chuỗi với cú pháp: RIGHT(text, n). Trong đó: Text là chuỗi ký tự và n là số ký tự cần lấy.

Hàm PROPER/UPPER/LOWER dùng để chuyển đổi chữ cái trong chuỗi thành dạng viết hoa hoặc viết thường. Cụ thể:

• Hàm PROPER chuyển tất cả chữ cái đầu từ thành chữ hoa với cú pháp PROPER(String) hoặc PROPER(SingleColumnTable).
• Hàm UPPER chuyển toàn bộ chữ cái trong chuỗi thành chữ hoa với cú pháp UPPER(String) hoặc UPPER(SingleColumnTable).
• Hàm LOWER chuyển toàn bộ chữ cái trong chuỗi thành chữ thường với cú pháp LOWER(String) hoặc LOWER(SingleColumnTable).

Trong đó:

• String: Chuỗi văn bản cần chuyển đổi.
• SingleColumnTable: Bảng có một cột chứa các chuỗi cần chuyển đổi.

Trong công việc hàng ngày, bạn thường phải xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ, nhiều khi dữ liệu không được tổ chức tốt và các công cụ hiện đại cũng khó cung cấp thông tin ngay lập tức để bạn đưa ra quyết định. Các hàm xử lý ký tự: TRIM, LEN, CONCATENATE sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn.

• Hàm TRIM: Xóa các khoảng trắng dư thừa trong văn bản với cú pháp: TRIM(text)
• Hàm LEN: Đếm số ký tự trong chuỗi văn bản với cú pháp: LEN(text)
• Hàm CONCATENATE: Nối nhiều chuỗi văn bản lại với nhau, tối đa 255 chuỗi, với cú pháp: CONCATENATE(text1, [text2],…)

Việc áp dụng các hàm xử lý ký tự: TRIM, LEN, CONCATENATE trong Excel rất quan trọng, đặc biệt khi làm việc với dữ liệu phức tạp. Hãy luyện tập sử dụng chúng để nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

Excel cung cấp một loạt các hàm tìm kiếm và tham chiếu giúp bạn khai thác dữ liệu trong trang tính hiện tại cũng như tìm kiếm các giá trị tương tự ở trang tính khác. Bộ hàm tham chiếu: VLOOKUP, HLOOKUP là hai hàm quan trọng và phổ biến trong việc tra cứu và tham chiếu dữ liệu.

Hàm VLOOKUP là hàm tra cứu theo cột, được dùng để trả về giá trị từ một bảng hoặc dải ô theo cột với cú pháp:

= VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]).

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị để tra cứu, phải nằm ở cột đầu tiên của table_array
• Table_array: bảng chứa giá trị tra cứu, cần sử dụng địa chỉ tuyệt đối (dùng $ trước các ký tự)
• Col_index_num: thứ tự của cột cần lấy dữ liệu trong table_array, bắt đầu từ 1 cho cột bên trái nhất của table_array
• Range_lookup (tuỳ chọn): chỉ định VLOOKUP tìm giá trị chính xác hay gần đúng. Mặc định là TRUE (tương đương với 1: giá trị gần đúng). Để tìm giá trị chính xác, sử dụng FALSE (tương đương với 0).

Hàm HLOOKUP là hàm tra cứu theo hàng, dùng để lấy giá trị từ một bảng hoặc dải ô theo hàng với cú pháp: = HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

Trong đó:

• Lookup_value: giá trị tra cứu, phải nằm ở hàng đầu tiên của table_array
• Table_array: bảng chứa giá trị tra cứu, cần sử dụng địa chỉ tuyệt đối (dùng $ trước các ký tự)
• Row_index_num: thứ tự của hàng cần lấy dữ liệu trong table_array, bắt đầu từ 1 cho hàng đầu tiên của table_array
• Range_lookup (tuỳ chọn): chỉ định HLOOKUP tìm giá trị chính xác hay gần đúng. Mặc định là TRUE (tương đương với 1: giá trị gần đúng). Để tìm giá trị chính xác, sử dụng FALSE (tương đương với 0).

Khi sử dụng Excel, việc làm việc với các hàm cơ bản là rất phổ biến. Các hàm này giúp tính toán dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả trên bảng tính. Các hàm đã được định nghĩa sẵn trong Excel, giúp tiết kiệm thời gian so với việc sử dụng biểu thức.

Bộ hàm số học: SUM, AVERAGE, MAX/MIN, COUNT/COUNTA là những công cụ quan trọng trong việc tính toán dữ liệu trong công việc văn phòng.

• Hàm SUM: Tính tổng giá trị số trong các ô của vùng dữ liệu cần tính với công thức: Sum (number 1, [number 2], …)
• Hàm COUNT: Đếm số ô chứa dữ liệu số trong vùng cần đếm với công thức: Count (value 1,[value 2],…)
• Hàm COUNTA: Đếm số ô có dữ liệu (không rỗng), bao gồm cả chuỗi và số với công thức: Counta (value 1, [value 2],…)
• Hàm MIN: Trả về giá trị nhỏ nhất trong các đối số hoặc vùng dữ liệu với công thức: Min (number 1,[number 2], …)
• Hàm MAX: Trả về giá trị lớn nhất trong các đối số hoặc vùng dữ liệu với công thức: Max (number 1,[number 2], …)
• Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình của các số hoặc trong vùng dữ liệu với công thức: Average (number 1,[number 2], …)