5 mẹo để viết bản sao sản phẩm không chứa chút từ ngữ chuyên ngành nào

Bài viết này được xuất bản ban đầu trên trang Built In bởi Alexander Lewis. 

Jargon là gì thế? Theo nghĩa đen, jargon chỉ là một từ hoặc cụm từ đòi hỏi kiến thức chuyên sâu để độc giả hiểu. Đối với mục đích của chúng ta — bao gồm việc giúp những người ở các công ty công nghệ viết rõ ràng về sản phẩm của họ — định nghĩa đó không thực tế. Hầu hết chúng ta chỉ nghĩ về từ “jargon” ở một nghĩa tiêu cực. Đó là điều mà chúng ta nên tránh khi viết văn bản của mình za tất cả mọi giá.

Nhưng điều đó không hoàn toàn chính xác. Sau tất cả, viết tốt và viết kỹ thuật không phải là ngược nghĩa. Nếu khán giả trên trang web của bạn có kiến thức chuyên sâu, thì không có gì sai khi sử dụng một số thuật ngữ ngành để truyền đạt sản phẩm của bạn.

Vậy chúng ta nên đặt ranh giới ở đâu giữa từ ngữ chuyên ngành và ngôn ngữ cần thiết?

Tôi tin rằng điều chúng ta thực sự đang cố gắng giải quyết là cách viết về một sản phẩm kỹ thuật một cách ghi nhớ trong tâm độc giả. Chúng ta muốn bản sao của mình là đáng nhớ và rõ ràng, mà không bị đơn giản hóa quá mức. Đó là lý do tại sao trong bài viết này, tôi sẽ phân tích định nghĩa thực tế hơn của chính tôi về từ ngữ chuyên ngành và năm chiến thuật để tìm ra từ và cụm từ thay thế phù hợp nhất.

Định nghĩa về từ ngữ chuyên nghiệp từ góc độ của một người viết bản sao

Khi viết cho doanh nghiệp, tôi thấy hữu ích khi định nghĩa từ ngữ chuyên ngành như bất kỳ từ hoặc cụm từ kinh doanh nào thiếu thành phần hình ảnh để ghi nhớ trong tâm độc giả. Những từ không hình ảnh thường bị quên ngay sau khi đọc vì không có gì hình ảnh, cảm xúc hoặc cái gì khác để làm cho chúng bám lại.

Hãy xem xét một cụm từ như “giải pháp kinh doanh.” Khi sử dụng trong một câu (“Công ty ABC cung cấp giải pháp kinh doanh hàng đầu”), bạn làm mất độc giả. Không có gì về cụm từ đó để khiến nó bám lại trong tâm độc giả. Yêu cầu độc giả hình dung về một “giải pháp kinh doanh” giống như yêu cầu họ nắm bắt sương mù.

May mắn thay, có nhiều cách tiếp cận nhanh chóng bạn có thể sử dụng để tìm ra những từ rõ ràng, đơn giản và “bám vào” hơn.

Cách viết bản sao nhớ đậm, không chứa từ ngữ chuyên ngành

Chiến thuật #1: Đổi từ mơ hình thành hình ảnh

Rất nhiều từ ngữ chuyên ngành xuất phát từ việc nói chung chung thay vì cụ thể. Trạm rửa xe ngay góc đường không được quảng cáo là “một giải pháp biến đổi dựa trên nước cho phương tiện.” Hoạt động này được gọi là trạm rửa xe. Đó là từ ngữ rõ ràng, đơn giản và hình ảnh nhất để diễn đạt cái gì đang được cung cấp.

Khi bạn viết một câu về sản phẩm hoặc công ty của mình, hãy thực hiện thử nghiệm hình dung. Nhìn vào mỗi từ trong câu và xác định xem từ của bạn có đối tác hình ảnh hay không. Ngay khi bạn làm điều này, những từ như “tương hỗ,” “giải pháp,” hoặc “chiến lược” là những từ đầu tiên phải bị loại bỏ.

Chiến thuật #2: 1 điểm mỗi câu

Đừng cố gắng gây ấn tượng với những câu dài, chứa nhiều dấu phẩy. Nếu bạn có nhiều điểm cần đề cập, để mỗi điểm trong một câu riêng biệt. Việc nhớ chi tiết của điều gì đó trở nên dễ dàng hơn khi các chi tiết tinh tế được chia thành từng câu riêng biệt.

Hãy nghĩ về điều này: Những câu dài thường chứa đựng thông tin thừa thãi, và chúng kéo độc giả mãi mãi, đến khi họ chỉ đang lướt qua từ của bạn, đọc nhanh bản sao của bạn, hoặc bỏ qua phần tiếp theo để tránh sự rối bời dài dòng trước khi chúng mệt mỏi.

Thay vào đó, hãy giảm tốc độ. Giữ câu ngắn. Sự đơn giản là điều dễ nhớ nhất.

Chiến thuật #3: Viết trong email, không phải trong văn bản

Ngay cả đối với những người viết có kinh nghiệm, một tài liệu trắng với dấu nháy nhấp nháy có thể khiến chúng ta cảm thấy rất đe dọa. Word và Google Docs khiến nhiều người viết như những giáo sư tự phụ, chỉ nghĩ đến những từ cao quý thay vì những từ ngắn gọn.

Chỉ cần thay đổi bối cảnh của bạn. Bắt đầu viết về sản phẩm của bạn trong thân email hoặc trong sổ tay vật lý. Điều này có thể thậm chí giúp bạn bắt đầu với một lời giới thiệu như “Chào Mẹ” để giúp bạn đối mặt với mọi thứ ít nghiêm trọng hơn. Thực hành này giúp bạn thoát khỏi suy nghĩ của chính mình. Nó đưa tâm trí của bạn vào thế giới, cho phép bạn viết bằng một ngôn ngữ nói chuyện hơn.

Chiến thuật #4: Đọc đánh giá về sản phẩm của bạn

Bạn biết ai gần như không bao giờ sử dụng từ ngữ chuyên ngành khi nói hoặc viết về sản phẩm của bạn không? Khách hàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm nguồn cảm hứng cho từ và cụm từ dễ hiểu trong bản sao của mình, chỉ cần đọc một số đánh giá trực tuyến. Hay hơn hết, hãy gọi điện thoại với một trong những khách hàng tốt nhất của bạn.

Đây là nơi đầu tiên tôi chuyển đến khi bắt đầu một dự án viết bản sao cho trang web mới. Khách hàng sở hữu ngôn ngữ tốt nhất để nói về sản phẩm của bạn vì họ chưa bao giờ bị ảnh hưởng bởi tất cả các thông số kỹ thuật, nhiều năm phát triển sản phẩm tỉ mỉ và những từ ngữ tiếp thị mà bạn có.

Đọc ngôn ngữ của khách hàng giúp bạn tiết kiệm thời gian và chín lần trên mười sẽ tạo ra bản sao tốt hơn bất cứ điều gì bạn có thể viết một mình.

Chiến thuật #5: Trả lời 'Điều gì trong đó cho tôi?'

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của từ ngữ chuyên ngành là viết về những chi tiết mà khách hàng của bạn không quan tâm. Điều này liên quan đến điều mà nhiều nhà tiếp thị gọi là sự khác biệt giữa đặc điểm và lợi ích. Đặc điểm là các thông số kỹ thuật. Lợi ích là cách mà đặc điểm của bạn ảnh hưởng tích cực đến khách hàng.

Đây là khẩu hiệu nổi tiếng của iPod, “1,000 bài hát trong túi bạn,” đang hoạt động. Trong khi các máy nghe nhạc khác nói về gigabyte và bộ nhớ, Apple đi thẳng vào vấn đề. Họ đặt tên cho những điều quan trọng đối với khách hàng của họ: có thể nghe tất cả những bài hát yêu thích, bất cứ nơi nào họ đi.

Vậy nên, lần sau khi bạn viết một câu hoặc đoạn văn về sản phẩm của mình, hãy tưởng tượng khách hàng tốt nhất của bạn có thể đọc dòng đó. Họ có thể hào hứng với điều bạn vừa viết không? Hoặc họ có thể nhăn nhó và hỏi, 'Điều gì trong đó cho tôi?'