Buzz
Kết hợp khen thưởng và phản hồi xây dựng là một phần không thể thiếu trong vai trò lãnh đạo để thúc đẩy sự phát triển của đội nhóm. Đặc biệt, đưa ra phản hồi mang tính xây dựng là một kỹ năng quản lý thiết yếu giúp các nhà lãnh đạo xây dựng đội ngũ thành công và huấn luyện nhân viên. Tuy nhiên, để đưa ra phản hồi mà không tạo ra cảm giác khó chịu và tạo thêm động lực cho nhân viên cố gắng là một kỹ năng khó. Vậy làm thế nào để đưa ra phản hồi hiệu quả cho nhân viên? Hãy tham khảo ngay 5 tình huống thực tế và cách giải quyết dành cho lãnh đạo.
1. Nhân viên giảm hiệu suất trong công việc
Nếu phát hiện nhân viên có hiệu suất giảm, hãy xác định nguyên nhân và đề xuất giải pháp để họ cải thiện.
Gợi ý nội dung góp ý:
“Anh/chị đánh giá cao thành tích của em trong thời gian qua. Tuy nhiên, gần đây em có dấu hiệu giảm hiệu suất. Anh/chị muốn biết liệu có vấn đề gì đang xảy ra và có thể hỗ trợ em như thế nào để cải thiện tình hình.”
Tạo cảm giác sự đồng cảm và niềm tin trong nhân viên làm họ cảm thấy được động viên để nỗ lực và phục hồi nhanh chóng.
2. Xử lý tình huống nhân viên không hòa thuận
Khi phát hiện nhân viên không hòa thuận với đồng nghiệp, đòi hỏi sự khéo léo và sự thông cảm để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Gợi ý phản hồi:
“Nếu gặp khó khăn trong công việc, hãy chia sẻ để chúng ta cùng tìm giải pháp. Việc này sẽ giúp mọi người hiểu và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.”
Chúng ta sẽ phải hợp tác với nhau trong thời gian dài, vì vậy, việc kiểm soát cảm xúc trong công việc sẽ có ích cho mọi người.
Khi một nhân viên không hòa thuận, cần thời gian để giải quyết. Tuy nhiên, để tránh ảnh hưởng lâu dài đến nhóm, bạn nên chỉ ra vấn đề cho nhân viên đó, lắng nghe và đề xuất cách để họ thay đổi.
3. Nhân viên gặp sai lầm trong công việc
Khi nhân viên mắc phải lỗi, hãy tạo điều kiện để họ nhận ra và học từ sai lầm đó, thay vì chỉ trách mắng và khiển trách làm họ sợ hãi hơn.
Gợi ý nội dung góp ý:
“Anh/chị biết em luôn cố gắng hoàn thành công việc tốt nhất. Tuy nhiên, lỗi mà em gây ra đã có hậu quả không nhỏ, nhưng chúng ta muốn em sửa chữa và rút ra bài học từ sai lầm đó, phải không?”
Sau sự cố này, chúng tôi hy vọng em đã học được nhiều điều và sẵn lòng chuẩn bị tránh tái phạm. Em hãy đề xuất cách khắc phục, chúng tôi sẽ xem xét hỗ trợ em trong quá trình này.”
Thường xuyên chỉ trích và bỏ qua lỗi của nhân viên không đem lại kết quả tốt. Hãy tạo điều kiện cho họ sửa sai và hướng dẫn cách xử lý, từ đó thúc đẩy sự dũng cảm và sẵn lòng vượt qua sai lầm.
4. Nhân viên chậm hoàn thành deadline
Việc chậm hoàn thành deadline không phải là hiếm, nhưng nếu diễn ra thường xuyên sẽ gây hậu quả xấu cho đội nhóm. Hãy xác định nguyên nhân và hỗ trợ nhân viên giải quyết vấn đề một cách thích hợp.
Gợi ý nội dung góp ý:
“Em chưa từng trễ deadline trước đây, nguyên nhân lần này là gì? Hãy trao đổi với chúng ta để giải quyết vấn đề. Nếu không hoàn thành đúng hạn, sẽ ảnh hưởng đến cả nhóm.”
Lần sau, hãy trao đổi sớm nếu gặp khó khăn. Chúng tôi mong rằng vấn đề này sẽ không tái diễn. Hãy sắp xếp thời gian một cách hợp lý để hoàn thành công việc đúng hạn.”
Đa số mọi người đều nỗ lực để hoàn thành công việc đúng hạn, nhưng nếu nhân viên gặp khó khăn trong quản lý thời gian và khối lượng công việc, hãy hỗ trợ và hỏi thăm đội nhóm thường xuyên để tránh tình trạng trễ deadline. Tránh trách móc và phê bình quá mức sẽ khiến nhân viên cảm thấy thiếu sự thấu hiểu và lắng nghe từ người lãnh đạo.
5. Đặt mục tiêu không thực tế
Mục tiêu cần phải thiết thực để đảm bảo sự phát triển bền vững. Hãy giúp nhân viên đặt ra mục tiêu phù hợp với năng lực và tạo điều kiện cho họ đạt được thành công.
Gợi ý nội dung góp ý:
“Đánh giá cao sự nỗ lực của em trong việc đạt mục tiêu, nhưng cần điều chỉnh lại để phù hợp. Hãy đặt ra những mục tiêu nhỏ hơn để dễ kiểm soát và thúc đẩy bản thân tốt hơn.”
Một môi trường làm việc hiệu quả không chỉ khen ngợi mà còn hỗ trợ nhân viên học hỏi và phát triển kỹ năng quản lý thời gian và đặt mục tiêu.
Việc không đưa ra góp ý kịp thời có thể gây ra sự không hiệu quả trong làm việc của đội nhóm và lãng phí nguồn lực. Tuy nhiên, việc đưa ra góp ý xây dựng đòi hỏi sự khéo léo và định hướng đúng đắn từ người lãnh đạo. Hy vọng qua các tình huống thực tế đã được trình bày, bạn sẽ học được cách đưa ra góp ý một cách hiệu quả cho nhân viên và phát triển đội nhóm của mình.
