Buzz
Gmail là một trong những dịch vụ email phổ biến nhất trên thế giới. Cùng với Outlook và Yahoo, nó tạo thành bộ ba dịch vụ kiểm soát hơn 90 phần trăm thị trường email trên toàn cầu.
Tải Gmail cho iOS
Tuy nhiên, với một ứng dụng có hàng triệu người sử dụng mỗi tháng, vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề gây phiền toái. Một số trong đó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Trong bài viết này, Mytour sẽ chỉ ra 5 vấn đề khiến bạn phiền lòng nhất khi sử dụng Gmail và cách khắc phục chúng.
1. Sắp xếp email
Hãy tưởng tượng bạn vừa trở về nhà sau một chuyến nghỉ dưỡng dài và bạn ngạc nhiên trước số lượng email mới trong hộp thư đến. Thay vì sắp xếp theo thời gian, có cách nào để nhanh chóng tổ chức danh sách theo người gửi, kích thước hoặc chủ đề không?
Vấn đề chính là Gmail không cung cấp cách nào để sắp xếp thư đến của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Giải pháp
Có một số phương pháp khác nhau, tùy thuộc vào tiêu chí bạn muốn sắp xếp:
- Sắp xếp theo người gửi: Muốn tìm kiếm email từ một người cụ thể, nhập From: [tên người gửi] vào ô tìm kiếm của Gmail.
Để giải quyết vấn đề phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng một script. Nó sẽ tự động sắp xếp mọi email trong trang hiện tại theo người gửi. Nếu bạn đang sử dụng Chrome, hãy mở hộp thư đến Gmail của bạn, nhấn F12
!function(){function e(e){var t,a,n,r,l=e.getElementsByTagName('td');for(n=0;n<l.length;n++){if('xY a4W'==l[n].className)for(t=l[n].getElementsByTagName('div'),r=0;r<t.length;r++)if('y6'==t[r].className&&(a=t[r].getElementsByTagName('span'),a.length))return a[0].innerHTML;if(l[n].hasAttribute('role')&&'link'==l[n].getAttribute('role'))for(t=l[n].getElementsByTagName('div'),r=0;r<t.length;r++)if('y6'==t[r].className&&(a=t[r].getElementsByTagName('span'),a.length))return a[0].innerHTML}return''}function t(e,t){return e=e[0].toLowerCase(),t=t[0].toLowerCase(),t>e?-1:e>t?1:0}function a(a){var n=Array.prototype.slice.call(a.getElementsByTagName('tr'),0);if(n.length){for(var r=n[0].parentNode,l=[],g=0;g<n.length;g++)l[g]=[e(n[g]),n[g]];for(l=l.sort(t),g=0;g<l.length;g++)r.appendChild(l[g][1])}}for(var n=document.getElementsByTagName('table'),r=0;r<n.length;r++)if('F cf zt'==n[r].className){a(n[r]);break}}();
- Sắp xếp theo kích thước: Để tìm kiếm email dựa trên kích thước, nhập Size: [kích thước tính bằng byte] vào ô tìm kiếm. Để tìm kiếm bằng megabyte, thêm M sau số. Ví dụ: Kích thước: 10 M sẽ hiển thị email lớn hơn 10 MB.
- Sắp xếp theo loại file: Nếu bạn muốn nhanh chóng tìm kiếm một loại file cụ thể, bạn có thể quay lại ô tìm kiếm của Gmail và nhập filetype:[phần mở rộng tập tin]. Ví dụ, filetype:PDF để tìm tệp PDF đính kèm.
2. Xóa email
Làm thế nào để bạn xóa các email từ hộp thư Gmail của bạn? Bạn chỉ cần đánh dấu vào ô kiểm cùng với email bạn muốn xóa, sau đó nhấp vào biểu tượng thùng rác. Bạn cũng có thể kéo và thả thư vào thư mục Thùng rác.
Tại sao tôi không thể chọn một email và nhấn phím Delete trên bàn phím giống như trên Outlook và Yahoo?. Đối với những người thường sử dụng phím tắt để quản lý công việc, việc không thể sử dụng phím Delete trên Gmail là một điều rất phiền toái.
Rất tiếc, không có giải pháp được cung cấp bởi Gmail ở đây. Lựa chọn duy nhất của bạn là sử dụng ứng dụng email từ bên thứ ba có hỗ trợ tính năng này.
3. Chữ ký email
Đúng vậy, Gmail cho phép bạn sử dụng chữ ký cho email. Vấn đề là gì ở đây? Đó là Gmail chỉ hỗ trợ một chữ ký duy nhất.
Đối với nhiều người dùng, điều này có thể không quá quan trọng. Nhưng nếu bạn có nhiều địa chỉ email liên kết với hộp thư Gmail và chỉ có thể sử dụng một chữ ký, điều này rất hạn chế. Bạn sẽ phải dành rất nhiều thời gian để sao chép và dán chữ ký chuẩn từ nơi khác.
Giải pháp
Bạn có hai cách giải quyết để lựa chọn. Hãy thử cả hai và xem loại nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Canned Responses: Nhiều người chuyển sang Canned Responses. Đó là một tính năng Labs. Bạn có thể kích hoạt tính năng này bằng cách vào Cài đặt > Bánh răng > Labs và nhấp Bật ở cạnh tên tính năng. Đừng quên nhấn Lưu Thay đổi trước khi quay lại hộp thư đến.
Canned Responses cho phép bạn lưu các mẫu email trả lời tự động đã định dạng trước. Bạn có thể sử dụng các mẫu này để tạo nhiều chữ ký. Để tạo một mẫu, chọn Soạn email sau đó nhấp Mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của cửa sổ email. Một menu mới sẽ xuất hiện. Nhấp vào Canned Responses > Mẫu Mới để tạo chữ ký.
Gorgias Templates: Gorgias Templates sử dụng nguyên tắc tương tự, nhưng bạn cần cài đặt nó từ Google Store. Khi đã cài đặt và kích hoạt, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng tiện ích trong cửa sổ soạn email để thiết lập chữ ký của mình.
4. Chữ ký bị ẩn
Vậy là, bạn đã dùng Canned Responses hoặc Gorgias Templates và giờ bạn đã có bộ mẫu chữ ký sẵn sàng, chỉ chờ được hiển thị rõ ràng hơn. Trừ khi bạn muốn sử dụng chúng, không dễ dàng để thấy chúng. Google đã ẩn chúng đi sau ba dấu chấm nhỏ ở cuối cửa sổ email của bạn.
Giải pháp
Điều làm nhiều người không biết là bạn thậm chí không cần một giải pháp cho vấn đề này. Chỉ cần một cài đặt đơn giản, vấn đề sẽ được giải quyết.
Bạn vào Cài đặt > Cơ bản > Chung và cuộn xuống phần chữ ký. Dưới ô nhập chữ ký, đánh dấu vào ô bên cạnh Chèn chữ ký này trước văn bản trích dẫn trong các trả lời và loại bỏ dòng “–” đi trước nó.
5. Thiết kế
Bạn cảm thấy thiết kế của Gmail khá nhàm chán phải không? Thực sự nói, Google ít khi thay đổi thiết kế của Gmail. Họ có vẻ nghĩ rằng với những người đã sử dụng dịch vụ của họ trong thời gian dài, dù thiết kế như thế nào thì người dùng cũng không muốn thay đổi sang dịch vụ khác chỉ vì thiết kế.
Giải pháp
Nếu bạn đã có một địa chỉ email từ nhà cung cấp chính thay thế, bạn gần như có thể thêm tài khoản Gmail của mình vào đó và sử dụng ứng dụng web của họ để quản lý email. Tính năng này có sẵn trong Outlook, Yahoo, GMX, Mail.com, và nhiều hơn nữa.
Ngoài ra, bạn cũng có thể thử đổi một giao diện khác. Vẫn giữ nguyên cấu trúc, nhưng không còn phải chịu đựng bức phông trắng không hồi kết nữa.
Để thay đổi giao diện, bạn vào Cài Đặt > Tùy Chọn > Chủ Đề và nhấn vào Đặt Giao Diện. Bạn có thể sử dụng một trong những dịch vụ được Google xác định sẵn hoặc tải lên hình nền riêng của mình.
Có phải những vấn đề đó làm bạn không thoải mái khi dùng Gmail? Nếu đúng, hãy thử áp dụng các giải pháp trong bài viết này!
