50 MẪU VIẾT EMAIL SANG CHẢNH BẰNG TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP!

Chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về bố cục các phần cần có trong một bức email. Sau đó, chúng ta sẽ đi sâu vào từng phần và cách viết chi tiết. Để xem các mẫu email, mọi người có thể tua nhanh tới phần cuối và nắm bắt ngay nhé.

1. Phân tích cách viết email bằng tiếng Anh và bố cục chung của email.

1. Bố cục chung của một email bằng tiếng Anh

Để viết email đúng chuẩn, bạn cần hiểu rõ bố cục trước tiên nhé. Về cơ bản, viết email bằng tiếng Anh gồm 3 phần chính: phần mở đầu, nội dung chính, và kết thúc kèm tên người gửi.

• Lời chào đầu thư

– Dear Mr/Mrs + (họ tên người nhận) 

(Kính gửi Ông/Bà/Anh/Chị …)

– Dear Sir/Madam …

(Kính gửi Ngài/Ông/Bà)

• Nội dung bắt đầu

– I am writing (this email) to you regarding …

(Tôi viết thư này để thông báo với bạn về …)

– I’m reaching out to inform you about …

(Tôi liên hệ để thông báo với bạn về …)

– I am writing to discuss …

(Tôi viết thư này vì các thông tin có liên quan tới …)

• Nội dung kết thúc

– I anticipate hearing back from you soon/ASAP. 

(Mong sớm nhận được hồi âm từ anh/chị/ông/bà/…)

– For more details, please feel free to contact/reach me at + SĐT

(Để biết thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ với tôi qua SĐT …)

• Ký tên

– Best regards (Trân trọng)

– Yours sincerely (nếu bắt đầu thư bạn viết Dear Sir/Madam)

(Trân trọng/Chân thành) 

– Yours sincerely (nếu bắt đầu thư bằng Dear Mr/Mrs/Ms + họ)

(Trân trọng/Chân thành) 

Bố cục cơ bản sẽ bao gồm những phần này, hãy cùng xem cách viết email bằng tiếng Anh chi tiết theo từng bước nhé!

1.1. Cách viết email tiếng Anh, phần mở đầu 

• Lời chào

– Dear Ms. Walker

(Kính thưa/Kính gửi bà/cô Walker)

• Lời mở đầu thư (không bắt buộc)

– I trust this email finds you in good health = I hope you’re doing well

(Tôi hy vọng rằng email này tìm thấy cô/bà trong tình trạng sức khỏe tốt)

1.2. Cách viết email tiếng Anh, phần nội dung chính

Trong phần này, bạn cần nhắc lại tên và đơn vị công tác của mình để người nhận nhớ ra bạn trong trường hợp chưa thân quen. Với những email trao đổi thường xuyên, bạn có thể bỏ qua phần này.

• Mục đích viết email

– Referring to our previous discussion, I am sending you details about our online courses.

– The attached quotation includes the class numbers and schedules for the available English courses.

(Số lớp và lịch học của các khóa học tiếng Anh còn chỗ đã được nêu trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.)

1.3. Cách viết email tiếng Anh, phần kết thúc email

– For any additional details, please reach out via email admin@Mytour or call 03468671xx.

(Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua email admin@Mytour hoặc số 03468671xx.)

– I look forward to your reply.

(Mong sớm nhận được phản hồi của bạn/bà/ông.)

• Lời cảm ơn người đọc và ký tên cuối cùng

– Appreciate your time!

– Best regards/Yours faithfully,...

(Chân thành cảm ơn và trân trọng!)

2. Hướng dẫn viết email tiếng Anh đúng chuẩn

2.1. Cách viết lời chào mở đầu

Trong môi trường công việc, nên sử dụng “Dear” ở phần chào đầu thư. Nếu người nhận là bạn bè hoặc đồng nghiệp thân thiết, bạn có thể sử dụng Hello, Hi hoặc những lời chào khác.

• “Dear + …”

– Mr - ông/ngài: dành cho nam giới

– Ms - cô/bà: dành cho phụ nữ

– Mrs - bà: dành cho phụ nữ đã có gia đình

Lưu ý:

– Người nhận là người Việt Nam, bạn dùng Dear + tên đệm + tên hoặc đầy đủ cả họ tên

(Dear Mr. Hồng Hải/ Dear Mr. Nguyễn Hồng Hải)

– Người nhận là người nước ngoài, bạn dùng Dear + họ hoặc tên đầy đủ

(Dear Mr. Decker/ Dear Ms. Anna Decker)

– Khi người nhận là một nhóm hoặc tập thể, cần dựa trên ngữ cảnh để xưng hô phù hợp. Ví dụ:

Dear SEO team, (Kính gửi đội SEO,)

Dear CnB Department, (Kính gửi phòng CnB,)

Dear HR and Marketing Teams, (Kính gửi đội Nhân sự và đội Thị trường,)

2.2. Hướng dẫn viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Lời mở đầu của email tiếng Anh không bắt buộc phải có. Sau khi chào hỏi, bạn có thể trình bày ngay mục đích của email này. Lời mở đầu thường có hai dạng chính.

– Hỏi thăm về tình trạng sức khỏe của người nhận.

– Cảm ơn người nhận vì đã gửi hoặc phản hồi email trước đó của bạn.

Ghi chú:

– Chỉ nên hỏi thăm sức khỏe với những người bạn có mối quan hệ thân thiết hoặc những người lớn tuổi và thích được hỏi thăm.

– Với các đối tượng công việc khác, hãy đi thẳng vào mục đích của email. Đảm bảo thông tin rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề để tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.

• Một số lời mở đầu email bằng tiếng Anh

– I hope this (email) finds you well. = I hope you’re doing great.

(Hy vọng rằng ông/bà vẫn khỏe mạnh/ Mọi việc đều tốt đẹp.)

– I hope you had a great weekend/week/vacation/...

(Tôi hy vọng ông/bà đã có một tuần/cuối tuần/kỳ nghỉ tuyệt vời.)

– I hope you all are doing well.

(Tôi mong mọi người đều ổn cả.)

– Thank you/Thanks for getting back to me.

(Cảm ơn vì đã phản hồi/trả lời tôi.)

– Thank you/Thanks for contacting me/us/tên công ty

(Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/chúng tôi/công ty.)

– I am/We’re happy to receive/get your email.

(Tôi/Chúng tôi rất vui khi nhận được email từ bạn/ông/bà/...)

2.3. Trình bày mục đích viết thư bằng tiếng Anh

2.3.1. Trả lời, phản hồi thư từ khách

– I’m writing to reply to your _____ (cụm danh từ/V-ing)

Ví dụ: I’m writing to reply to your concern about the opening day.

(Tôi viết email này để phản hồi thắc mắc của bạn về ngày mở cửa.)  

– I’m writing with/in regard to your _______ (cụm danh từ/V-ing)

Tôi viết email này để trả lời/phản hồi về ______ của bạn.

Ví dụ: I’m writing with regard to your request for a testing schedule.

(Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu lịch trình kiểm tra của bạn.)

2.3.2. Chủ động gửi thư cho người khác

– With reference to ______(cụm danh từ/V-ing), I would like to _____ (động từ)

Liên quan đến vấn đề _______, tôi muốn _______

Ví dụ: With reference to our last discussion, I would like to send you the list of interviewers.

(Liên quan đến cuộc trò chuyện gần đây nhất của chúng ta, tôi muốn gửi cho bạn danh sách những người phỏng vấn.)

– I’m writing to _____ (động từ)

Tôi viết email này để…

Ví dụ: I’m composing this email to request a refund.

Tôi viết email này để yêu cầu hoàn tiền.  

– I’m writing with/in regard to ______(cụm danh từ/V-ing)

Tôi viết email này vì có liên quan đến/để bàn về …

Ví dụ: I’m writing regarding our purchasing contract.

(Tôi viết email này để thảo luận về hợp đồng mua hàng của chúng ta.)

– I’m reaching (out) to _____ (động từ)

Tôi liên hệ để…

Ví dụ: I’m contacting to raise an issue about your COD shipping service.  

(Tôi liên lạc để phản ánh vấn đề về dịch vụ giao hàng COD của bạn.)

– I wish to draw your attention to ______ (cụm danh từ/V-ing)

Tôi hy vọng bạn sẽ dành thời gian tìm hiểu về …

Ví dụ: I want to bring to your attention the special offer we have for the washing machine you inquired about last week.

(Tôi mong bạn có thể dành thời gian xem xét về chương trình khuyến mãi đặc biệt cho máy giặt mà tuần trước bạn đã hỏi về.)

2.4. How to provide detailed information in English emails

2.4.1. Writing English emails to make requests or ask for information

– I would (highly/very) appreciate if you could _____ (động từ)

Tôi sẽ (rất) biết ơn nếu bạn có thể …

Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the list of online courses that Mytour offers before this Friday.

(Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể gửi cho tôi danh sách các khóa học online mà Mytour cung cấp trước thứ Sáu này.)

– I would be grateful if you could _____ (động từ)

Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể …

Ví dụ: I would greatly appreciate it if you could inform me of the number of students in our upcoming classes.

(Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể cung cấp thông tin liên lạc của Ms Liesel, giáo viên yêu thích của tôi.)

– It would be great if you could _____ (động từ)

Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể …

Ví dụ: It would be wonderful if you could assist us in obtaining Ms. Liesel's contact information, our favorite teacher.

(Sẽ thật tốt nếu bạn có thể giúp chúng tôi tìm ra thông tin liên lạc của Ms Liesel, giáo viên yêu thích của chúng tôi.)

– It would be a great support/help if you could _____ (động từ)

Nếu bạn có thể hỗ trợ tôi …

Ví dụ: It would be extremely helpful if you could forward us the minutes of our previous meeting.

(Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi biên bản cuộc họp trước đó thì thật tuyệt vời.)

2.4.2. Phản hồi yêu cầu hoặc cung cấp thông tin

– The ______ (tên thông tin) that you need is attached below

… cần được đính kèm dưới đây.

Ví dụ: The list you require is attached below.

(Thông tin chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có trong tệp đính kèm bên dưới.)

– The _____ (tên thông tin) that you’re looking for can be found in the ____ (tên file) attachment below.

… mà bạn cần có trong tài liệu đính kèm dưới đây.

Ví dụ: The specific contacts you seek are provided in the attachment below.

(Danh sách liên lạc cụ thể mà bạn muốn có thể được tìm thấy trong tài liệu đính kèm dưới đây.)

– We’re glad to inform you that I/we can _____ (động từ)

Chúng tôi rất hân hạnh thông báo với bạn rằng chúng tôi có thể…

Ví dụ: I’m pleased to let you know that I'll forward the details to you once they are available.

(Tôi rất vui khi thông báo với bạn rằng tôi sẽ chuyển tiếp thông tin cho bạn ngay khi có sẵn.)

2.4.3. Cách viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh

– _____ (tên thông tin) has negatively affected _____ (tên thông tin)

… đã và đang có tác động tiêu cực đến …

Ví dụ: The delay in your response has had a negative impact on our work. We require your prompt confirmation.

(Do việc bạn chưa phản hồi, công việc của chúng tôi đang bị ảnh hưởng. Chúng tôi cần xác nhận từ bạn ngay.)

– I found the quality/(tên sản phẩm) very/ quite ____ (tính từ chê bai tiêu cực)

Tôi cảm thấy chất lượng sản phẩm khá là thấp

Ví dụ:  We found the quality of the speaker quite subpar.

(Chúng tôi nhận thấy chất lượng của loa không được như mong đợi.)

– I would like to see your effort in _____ (Ving/Cụm danh từ)

Tôi mong bạn có thể xử lý vấn đề này một cách nhanh chóng …

Chúng tôi mong rằng bạn sẽ nỗ lực để cải thiện dịch vụ giao hàng.

(Chúng tôi mong muốn bạn nhanh chóng cải thiện dịch vụ giao hàng.)

– I/We want to know how your company can make up for _____ (Ving/cụm danh từ) I/ we have experienced.

Chúng tôi muốn biết cách mà công ty bạn có thể bồi thường cho sự bất tiện mà chúng tôi đã trải qua.

Ví dụ: We want to know how your company can compensate for the inconvenience we have experienced.

(Chúng tôi muốn biết cách công ty của bạn có thể đền bù cho sự bất tiện mà chúng tôi đã phải chịu.)

– Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unwantedly, we will have to take further action.

Nếu vấn đề này không được giải quyết một cách nhanh chóng và kỹ lưỡng, chúng tôi sẽ phải áp dụng những biện pháp quyết đoán hơn.

2.4.4. Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh

– I/ We sincerely apologized for ______ (cụm danh từ/Ving)

Chúng tôi chân thành xin lỗi về việc …

Ví dụ: We sincerely apologize for your unsatisfactory experience.

(Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không đạt yêu cầu của bạn.)

– Please allow me/us to apologize for ______ (cụm danh từ/Ving)

Tôi/chúng tôi muốn xin lỗi về …

Ví dụ: We seek your understanding as we apologize for the delay in delivering your parcel.

(Chúng tôi xin lỗi về sự trì hoãn trong việc giao gói hàng của quý vị.)

– Please accept my/our sincere apology for ______ (cụm danh từ/Ving)

Mong bạn/quý vị sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về …

Ví dụ: We sincerely apologize for any inconvenience caused.

Mong quý khách/vị chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.

– Please let us know what we can do to make up/compensate for ______ (cụm danh từ/Ving)

Mong quý khách/vị cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho …

Ví dụ: Please inform us of any actions we can take to compensate for your unsatisfactory experience.

(Mong quý khách/vị có thể cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của quý vị.)

2.4.5. Thư thông báo hoặc thắc mắc về tệp đính kèm trong email

– Kindly find the information (you need) in the attachment(s) below.

Xin vui lòng xem thông tin trong (những) tệp đính kèm dưới đây.  

– You can find _____ (tên thông tin) in the file(s) attached below.

Quý vị có thể đọc _____ trong (các) tệp được đính kèm ở dưới đây.

Ví dụ: Detailed contacts can be found in the attached files below.

(Quý vị có thể tìm thấy thông tin liên lạc chi tiết trong tệp đính kèm.) 

– Please accept my/our sincere apology for _____ (cụm danh từ/Ving)

Mong quý vị sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về…

Ví dụ:  We extend our (sincere) apologies for the inconvenience.

(Mong quý khách sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.)

– I’m sending you _____ (tên tệp/thông tin) as an attachment.

Tôi gửi cho bạn ______ trong tệp đính kèm.

Ví dụ: I’m sending you the course outline as an attachment.

(Tôi gửi cho bạn bản tóm tắt khóa học trong tệp đính kèm.)

– I’m afraid I can’t open/read the file/attachment(s). Could you please help me check it/them again?

Tôi không thể mở/đọc được (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra lại không?

– Could you please send ______ (tên thông tin/tên tệp) again in PDF format?

Bạn có thể gửi lại … cho tôi bằng định dạng PDF không?

Ví dụ: Could you please resend the details in PDF format?

(Bạn có thể gửi lại chi tiết bằng file PDF được không?)  

2.4.6. Thăm dò ý kiến hoặc yêu cầu thêm thông tin phản hồi

– For further information, please reach/contact me at ____ (email/SĐT)

Để biết thêm chi tiết, xin vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc số điện thoại là …  

Ví dụ: For additional information, please contact me at [email protected] or 0345672822.)

(Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua [email protected] or 0345672822.)

– If you have any questions, please let me know right away. I’m always eager/willing to answer.

(Nếu có thắc mắc, xin vui lòng để lại thông tin, tôi sẽ trả lời ngay.)

– If you need any help or support, please don’t hesitate to contact me (at + thông tin).

Nếu bạn cần sự hỗ trợ hoặc giúp đỡ nào, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi nhé.

– I/We look forward to hearing from you soon/as soon as possible.

Tôi/Chúng tôi mong nhận được hồi âm từ bạn sớm/nhanh chóng nhất có thể.  

2.5. Phần kết nội dung email trước khi ký tên

Best regards,

With appreciation,

Trân trọng,  

Chân thành,

Kính chào,

Chân thành,

Kính kính,

Thanks once more,  

→ Note down the sender's full name.

3. Tips for Writing Emails in English

When writing emails in English, it's essential to consider the following points to ensure accuracy and effectiveness.

3.1. Identify the Email Recipient and Formality Level

When composing work emails, whether in English or Vietnamese, it's crucial to pay attention to formality. When the recipient is a superior, client, or partner, the level of politeness should be emphasized.

At this point, your email requires a well-structured and polished layout along with serious language and a formal writing style.

If the recipient is a close friend, colleague, or even a loyal client, you can use more casual language in your email. The layout can be simplified by reducing formal greetings. This will make the conversation much lighter and more intimate.

3.2. Formal yet easy to understand

Many people often misunderstand that formal emails mean using difficult vocabulary, being 'fancy,' or using idioms like in an IELTS exam. In reality, trying to use 'sophisticated' words not only fails to add formality to an email but also makes it difficult for both the writer and the reader.

Therefore, all you need is to use concise sentences, a standard and well-structured format, and most importantly, to be clear and to the point to ensure the success of the conversation.

4. Common English Email Templates

4.1. English Job Application Email Template.

“Dear Mr. Tony Dzung,

Upon reviewing your job advertisement for the Viral Video Content Creator position, I am keenly interested. I am confident that my experience aligns well with this role, and I am delighted to submit my CV and portfolio for your consideration.

In my most recent role at MMO System, I oversaw the production of instructional videos. I was involved in scriptwriting and collaborated closely with educators. Please find my portfolio attached below.

I trust that reviewing my videos will provide insight into my educational background, professional journey, and accomplishments.

Should you require any additional information or wish to discuss my past experiences further, please let me know. I eagerly await your response.

Thank you sincerely for considering my application.

Best regards,

Trix.

Translation into Vietnamese:

“Dear Mr. Tony Dzung,

I am highly interested in the Viral Video Content Producer position at your esteemed company. I believe my experience is a great fit for this role, and I am enclosing my CV and personal portfolio.

Recently, I worked at MMO system where I was responsible for producing educational videos. I participated in scriptwriting and collaborated with other teachers. I have attached a summary of this work below.

Through this summary, your company can gain a better understanding of my educational background, work experience, and other achievements. 

Please let me know if there is any additional information I should provide or if you would like further explanation about my previous work experiences. I look forward to hearing from you and your company soon.

Thank you and your company for considering my application!

Sincerely,

Trix.”

CÁCH VIẾT EMAIL GỬI CV XIN VIỆC CHUẨN, GÂY ẤN TƯỢNG VỚI NHÀ TUYỂN DỤNG

Mytour - TUYỂN DỤNG GIẢNG VIÊN TIẾNG ANH ONLINE

4.2. Mẫu email yêu cầu bằng tiếng Anh.

“Dear Ms. Quynh,

I’m reaching out to request the minutes from our meeting last Tuesday (October 11st, 2022). Our new campaign has just kicked off, and we all found the information shared during the meeting incredibly valuable. We collectively agree that it would be beneficial to carefully review the comprehensive report compiled by you, the minutes-taker for that day.

We would greatly appreciate it if you could share the file with us before this Saturday.

We are looking forward to your response. Thank you in advance!

Sincerely,

Nguyen Hong Quan.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Gửi chị Quỳnh,

Tôi viết email này để yêu cầu biên bản cuộc họp của chúng ta vào ngày thứ Ba tuần trước (ngày 11 tháng 10, năm 2022). Dự án mới của chúng ta đã bắt đầu, và chúng tôi thấy thông tin trong cuộc họp rất hữu ích.

Chúng tôi mong nhận được bản ghi chép chi tiết của bạn, người ghi lại biên bản cuộc họp ngày đó.

Rất mong nhận được file trước thứ Bảy này.

Trân trọng,

Nguyễn Hồng Quân.”

4.3. Mẫu thư phản hồi về tài liệu bằng tiếng Anh

“Dear Mr. White,

With reference to your request during our last meeting, I would like to provide you with the syllabus for our classes.

The prices and other details about all courses can be found in the file below. I hope this can assist you in selecting the course that suits your preferences.

For more information and assistance, please contact me at [email protected] or call 0345672822.

Looking forward to hearing from you soon. Thank you!

Yours truly,

Ngoc Huyen.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Thưa ông White,

Liên quan đến yêu cầu của ông trong cuộc họp gần nhất của chúng tôi, tôi xin gửi chương trình học của các lớp.

Mọi thông tin về giá cả và các khóa học khác cũng như file PDF đính kèm dưới đây. Hy vọng rằng đây sẽ giúp ông chọn được khóa học phù hợp nhất.

Để biết thêm chi tiết và nhận sự hỗ trợ, vui lòng liên hệ với tôi qua email [email protected] hoặc số điện thoại 0345672822.

Looking forward to hearing from you soon, thank you!

Best regards,

Ngoc Huyen.”

4.4. Invitation letter for English meeting

“Dear RnD Department,

I trust this message finds you all in good health. I am reaching out to inform you about our upcoming meeting scheduled for this Tuesday, November 1st, 2022.

The objective of this meeting is to discuss the strategy for our company’s anniversary celebration. Below are the specifics regarding the meeting:

Date: Tuesday, November 1st, 2022

Time: 9:30 am

Location: Meeting room, 3rd Floor

Given its significance, Ms. Niem would appreciate your presence at the meeting. Kindly confirm your attendance by responding to this email.

Thank you for your valuable time!

Warm regards,

Thu Ha.”

Lược dịch Tiếng Việt:

“Gửi phòng R&D,

Hy vọng mọi người đều khỏe. Tôi viết thư này để thông báo về buổi họp của chúng ta vào thứ Ba tuần này (1 tháng 11, năm 2022).

Mục đích của buổi họp này là để thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sinh nhật của công ty. Dưới đây là thông tin chi tiết về buổi họp.

Ngày: Thứ Ba, ngày 1 tháng 11, năm 2022

Giờ: 9:30 sáng

Địa điểm: Phòng họp tầng 3

Vì sự quan trọng của cuộc họp này, Ms. Niềm mong muốn tất cả các bạn đều tham dự. Xin hãy xác nhận việc tham dự bằng cách trả lời email này.

Xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng,

Thu Hà.

4.5. Mẫu email khiếu nại bằng tiếng Anh

“Dear Sir/Madam,

I wish to bring to your attention an issue with your order (SPX22666683103). The cabinet we ordered was expected to arrive 5 days ago. However, as of now, we have not yet received it. We have attempted to contact customer service multiple times, but the line has always been busy.

We are extremely disappointed with your delivery service. We anticipate a response from you no later than 3 pm tomorrow, providing us with instructions on how to resolve this matter.

Unless this issue is resolved promptly and comprehensively, we will need to take further steps.

Sincerely,

Duy Le.”

Lược dịch tiếng Việt:

“Chào ông/ bà,

I am writing this email hoping that your side will pay attention to an issue with our order (SPX22666683103). The cabinet we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we have not received it.

I have also tried to contact the customer service hotline several times, but the line has always been busy.

We are very disappointed with the company's delivery service. We will wait until 3 pm tomorrow at the latest to receive an email addressing the issue from your side.

Unless this issue is resolved quickly and thoroughly, we will have to take more decisive action.

Yours sincerely,

Duy Lê.

4.6. Mẫu thư xin lỗi trang trọng bằng tiếng Anh)

“Dear Mr. Walker,

Firstly, we would like to extend our sincere apologies for the delay in delivering your order.

Due to the Covid-19 pandemic, the shipping process has become more complex. As a result, your order may have experienced delays in delivery.

However, we did not inform you of this delay at the time. We sincerely apologize for any inconvenience caused. Rest assured, we have taken all necessary steps to prevent such occurrences in the future.

Upon checking, I found that your package left our warehouse 2 days after the order was placed. It is currently at a transit facility just 1 day away from your location. We are making every effort to ensure that your product arrives within the next 2 days.

Additionally, we are offering you a 20% discount on your next purchase as compensation for any inconvenience you have experienced.

Once again, please accept our sincere apologies.

For further assistance and information, please reach out to me via email or call me at 0345672822.

Sincerely,

Hai Yen.

Lược dịch tiếng Việt:

“Dear Mr. Walker,

Firstly, allow us to apologize for the delayed delivery.

Due to the Covid-19 pandemic, the shipping process has become more complex. This is why your order was sent later than expected. However, we failed to inform you about the delay sooner.

Once again, please accept our apology for this oversight. We have reviewed the necessary procedures to ensure that this will not recur in the future.

As per my check, your ordered item left our warehouse 2 days after the order was placed. It is currently at a transit warehouse only 1 day away from your location. We are ensuring that the product will be delivered to you within the next 2 days.

Moreover, we are sending you a 20% discount voucher for your next purchase. This is considered as compensation for your unpleasant experience.

Once again, we hope you will accept our sincere apology.

For further information or additional support, please contact me via email or phone number: 0345672822.

Yours sincerely,

Hai Yen.”

5. Sample sentences for writing emails in English

5.1. How to write an English email to reconnect with old customers

1. Long time no see! So glad to hear from you again.

(Long time no see! It's great to hear from you again.)

2. So happy we got reconnected.

(I'm glad we have the opportunity to reconnect this time.)

3. It’s always nice to keep in touch with old friends!

(It's wonderful to stay in touch with old friends!)

4. So glad that we’re in touch again.

(It's great that we have the opportunity to talk again.)

5. Glad to have you back in our life!

(Welcome back!)

6. Can’t believe it’s been 2 months since we last spoke! Feels like yesterday.

(Can't believe it's been 2 months since we last talked! Feels like just yesterday.)

5.2. How to write an English email about a meeting

1. Let’s have a meeting to discuss this project/issue/plan.

(Let's meet to discuss this project/issue/plan.)

2. This issue was raised at the meeting we had on Friday.

(This issue was brought up in our meeting on Friday.)

3. I’d be glad to tell you more about this _____ at the meeting today.

(I'm delighted to discuss this matter further at today's meeting.)

4. Let’s discuss this at a meeting if you have the time.

(Let's discuss this issue in a meeting if you have time.)

5. Why don’t we work it out at a meeting?

(Why don't we organize a meeting to address this issue?)

6. At our last meeting, we talked about ...

(In our previous meeting, we talked about...)

7. We’d like to have a meeting about _____ next Thursday.

(We would like to schedule a meeting about ____ next Thursday.)

8. At the meeting, we agreed to ...

(During the meeting, we agreed upon...)

9. Let’s have a meeting sometime this week.

(Please join a meeting at some point this week.)

5.3. How to write a thank-you email in English

1. Thank you for your time.

(Thank you for your time.)

2. Thank you for your consideration.

(Thank you for your concern.)

3. Thank you for …

(Thank you for...)

4. Thank you for taking the time to ….

(Thank you for taking the time to...)

5. I appreciate that you took the time to ...

(I appreciate you taking the time to...)

5.4. Cách thông báo tin tốt qua email

1. Sure you will be pleased to learn that …

(Chắc chắn bạn sẽ rất hạnh phúc khi biết rằng …)

2. We are pleased to announce that …

(Chúng tôi rất vinh dự thông báo với bạn rằng…)

3. I just wanted to let you know that …

(Tôi chỉ muốn thông báo cho bạn biết rằng …)

4. I’m glad to tell you that …

(Tôi rất vui khi được thông báo với bạn rằng…)

5. It is my pleasure to let you know that …

(Tôi rất vinh dự khi được thông báo cho bạn biết rằng ...)

6. We have some good news for you …

(Chúng tôi có một số thông tin quan trọng muốn chia sẻ với bạn …)

5.5. Cách viết email bằng tiếng Anh thông báo tin xấu

1. That’s not really possible.

(Điều đó thật không thể được.)

2. We regret to inform you that …

(Chúng tôi rất tiếc phải thông báo cho bạn biết rằng …)

3. I’m afraid that we can’t ...

(Tôi lo rằng không thể ...)

4. I regret to inform you that due to a mistake in our system, …

(Rất tiếc, chúng tôi phải thông báo với bạn rằng do sự cố hệ thống,…)

5. Unfortunately, I have to tell you that…

(Xin lỗi, tôi phải nói với bạn rằng …)

6. Unfortunately, we cannot/we are unable to …

(Xin lỗi, chúng tôi không thể …)

7. I’m afraid it would not be possible to …

(Tôi e rằng không thể …)

8. After careful consideration, we have decided (not) to …

(Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ (không)…)

9. I’m afraid I’ve got some bad news for you.

(Tôi e rằng có một số tin không may cho bạn.)

10. Despite my best efforts, it has proved to be impossible to…

(Dù tôi đã cố gắng hết sức, nhưng không thể …)

5.6. Cách viết email nói về kỳ nghỉ và ngày lễ

1. Our company is celebrating Christmas and New Year’s Eve from Dec 30 until Jan 4th.

(Công ty của chúng tôi sẽ đóng cửa trong thời gian kỳ nghỉ Giáng Sinh và Năm Mới từ ngày 30 tháng 12 đến ngày 4 tháng 1.)

2. I’m planning on a vacation in July, would that be all right with you?

(Tôi đang lên kế hoạch nghỉ vào tháng 7. Bạn có thể tổ chức thời gian để gặp mặt không?)

3. I’m currently on vacation. If you have questions about …, please write to … at (địa chỉ email).

(Hiện tại, tôi đang nghỉ. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về ... xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ email…)

4. We have a national holiday in our country on ... Therefore, our office will not be working on these days.

(Chúng tôi nghỉ lễ, do đó công ty sẽ không làm việc trong những ngày này.)

5.7. Viết email bằng tiếng Anh yêu cầu làm rõ một vấn đề

1. Could you please clarify what you’d like us to do?

(Xin vui lòng làm rõ yêu cầu của bạn về …?)

2. I don’t fully understand section A, could you please explain that again?

(Tôi chưa hoàn toàn hiểu rõ về phần A, bạn có thể giải thích thêm một lần nữa không?)

3. When exactly are you expecting to have this assignment?

(Bạn mong đợi tính năng này sẽ có sẵn vào thời điểm nào chính xác?)

4. I didn’t quite get your point about chart B, could you be more specific?

(Tôi không thể hiểu rõ về bảng B, bạn có thể giải thích cụ thể hơn không?)

5. Could you please clarify this paragraph?

(Xin vui lòng làm rõ thông tin này được không?)

6. If you could please shed some light on this pie chart, I would really appreciate it.

(Nếu bạn có thể làm rõ thêm về bảng này, tôi rất biết ơn.)

7. Could you please clarify when we should finish this?

(Bạn có thể nói rõ lúc nào chúng tôi cần hoàn thiện điều này không?)

5.8. Cách viết email nói về những vấn đề và giải pháp

1. Here’s how we would take care of this issue.

(Đây là cách chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề này.)

2. There seems to be a problem with the new gadget.

(Dường như có vấn đề xảy ra với thiết bị mới.)

3. We’ve found an error on page 12.

(Chúng tôi phát hiện một lỗi trên trang số 12.)

4. Which option would you want us to work on?

(Bạn muốn chúng tôi thực hiện phương án nào?)

5. We’d like to research this problem a bit more so that we can give you a more detailed list of options.

(Chúng tôi đang tiến hành nghiên cứu để cung cấp cho bạn danh sách các lựa chọn chi tiết hơn.)

6. However, the second option will take much longer than expected.

(Tuy nhiên, giải pháp thứ hai sẽ mất nhiều thời gian hơn dự kiến.)

7. If we implement the first solution, we may have delivery problems in the future.

(Nếu thực hiện giải pháp thứ nhất, có khả năng chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc giao hàng trong tương lai.)

8. The first solution will take about 13 days, and the second may take up to 17 days.

(Giải pháp đầu tiên mất khoảng 13 ngày và giải pháp thứ hai có thể mất đến 17 ngày.)

5.9. Cách viết email bằng tiếng Anh về thông tin đơn hàng.

We’re glad that you chose us!

(Chúng tôi rất vui vì bạn đã đặt hàng tại cửa hàng của chúng tôi!)

I’d like to cancel the order I placed on Oct 31st, 2022.

(Tôi muốn hủy đơn hàng mà tôi đã đặt vào ngày 31 tháng 10 năm 2022.)

Your order shouldn’t take more than 2.5 days to arrive.

(Đơn hàng của bạn sẽ giao trong vòng không quá 2.5 ngày.)

I’d like to place an order for a printer.

(Tôi muốn đặt mua một chiếc máy in.)

Thank you for your order.

(Xin cảm ơn bạn đã đặt hàng.)

Please confirm that you’ve received our order.

(Vui lòng xác nhận việc bạn đã nhận được đơn đặt hàng từ chúng tôi.)

We’re processing your order and we’ll get back to you as soon as we can.

(Chúng tôi đang tiến hành xử lý đơn đặt hàng của bạn và sẽ liên hệ với bạn ngay khi có thể.)

Your order will be processed as quickly as possible.

(Chúng tôi cam kết xử lý đơn hàng của bạn một cách nhanh nhất có thể.)

Please confirm your order at your earliest.

(Vui lòng xác nhận đơn đặt hàng sớm để chúng tôi có thể xử lý ngay.)

We’ve received your order #SPX22666683103

(Chúng tôi đã nhận được đơn đặt hàng của bạn có mã số #SPX22666683103)

5.10. Cách viết email bằng tiếng Anh kết thúc thư

1. Thank you for spending time.

(Chúng tôi rất biết ơn bạn đã dành thời gian.)

2. If we can be of any further assistance, please let us know.

(Nếu quý khách cần hỗ trợ thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi.)

3. Please let me know what you think of our services.

(Xin vui lòng chia sẻ nhận xét của bạn về dịch vụ của chúng tôi.)

4. Thank you for taking our services into consideration.

(Cảm ơn bạn đã xem xét dịch vụ của chúng tôi.)

5. If there’s anything I can do to help you, just drop me a line/a text.

(Nếu có gì tôi có thể giúp bạn, hãy liên hệ với tôi ngay lập tức.)

6. We hope you are happy with this arrangement.

(Chúng tôi mong rằng bạn hài lòng với sắp xếp này.)

7. If I can help in any way, please do not hesitate to contact me.

(Nếu có gì tôi có thể hỗ trợ quý khách, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi.)

8. Thank you once more for your help in this matter.

(Cảm ơn bạn một lần nữa vì sự giúp đỡ lần này.)

9. Let me know if you need any help.

(Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ nào.)

10. Looking forward to hearing from you,

(Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn.)

11. If you require any further information, do let me know.

(Nếu bạn cần thông tin bổ sung, xin vui lòng cho tôi biết.)

Dưới đây là toàn bộ cách viết email chuyên nghiệp và đúng chuẩn nhất bằng tiếng Anh. Mytour hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng hơn khi soạn thảo email hàng ngày. Chúng tôi mong sẽ có dịp gặp bạn trong những bài học tiếp theo!