Buzz
Không gì tồi tệ hơn khi bạn đang chuẩn bị trình bày trước đám đông và phát hiện ra rằng slide thuyết trình của bạn, mà bạn đã dành thời gian chuẩn bị, đang xuất hiện những dấu hiệu kỳ lạ.
Không chỉ đơn thuần là lỗi chính tả ở một hoặc vài trang slide, mà những lỗi này rất nghiêm trọng và có thể ảnh hưởng đến toàn bộ bài báo cáo của bạn. Sáu cách được nêu dưới đây là những cách nhằm giúp bạn tránh phải rơi vào những tình thế như vậy.
Không thể để chữ chạy xung quanh hình
Không rõ vì một lý do nào đó, việc định dạng chữ xen lẫn giữa hình ảnh của PowerPoint luôn khó khăn hơn người anh em Word rất nhiều lần. Tuy nhiên nếu bắt buộc phải thực hiện điều này, bạn phải chọn cách làm thủ công nhất có thể, đó là tạo khoảng cách giữa các chữ để đặt ảnh vào giữa.
Để thực hiện được việc này, bạn cần đặt chữ và hình vào cùng một slide, chỉnh kích thước hình tùy ý, click phải vào hình và chọn Send to Back. Sau đó, tăng khoảng cách giữa các từ đè lên hình cho đến khi nào hình ảnh của bạn không còn bị che bởi chữ nữa. Tuy đơn giản, nhưng cách làm thủ công này khá mất thời gian và có một nhược điểm rất lớn, đó là bạn phải làm bước này cuối cùng, vì chỉ cần thay đổi bất kỳ thông số nào của chữ, bạn sẽ phải thực hiện lại việc chỉnh sửa khoảng cách giữa các từ để tạo ra khoảng trống cho hình.
Thay đổi Font chữ hàng loạt
Bạn muốn thay đổi font chữ mà bạn đã chọn cho cả slide thuyết trình của mình mà không phải mất công thực hiện thao tác này cho từng trang? Tất cả những gì bạn phải làm là nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Replace ở tab
Home, chọn Replace Fonts và chọn font chữ mà bạn cần thay đổi.
Chọn phiên bản Powerpoint nào?
Một trong những tai nạn đáng tiếc nhất với những file PowerPoint nói riêng và Microsoft Office nói chung đó là việc bạn không thể mở file lên chỉ vì khác phiên bản. Như các bạn đều biết, giữa phiên bản Office 2003 về trước và 2007 về sau có rất nhiều sự thay đổi, mà thay đổi lớn nhất nằm ở định dạng của văn bản. Chúng ta có thể dễ dàng nhận ra điều này ở đuôi của file, chẳng hạn như file .doc và file .docx. Vấn đề nằm ở chỗ trong khi những phiên bản Office 2007 trở về sau có thể đọc được cả định dạng mới và cũ, thì những phiên bản từ 2003 trở về trước không thể đọc được những file mới.
Nhằm tránh xảy ra tình trạng đáng tiếc này, cách tốt nhất là bạn hãy cẩn thận lưu cả hai định dạng mới và cũ. Ngoài ra, để PowerPoint có thể lưu slide của bạn mặc định ở định dạng cũ, bạn có thể vào Option của PowerPoint (Office button > Powerpoint Option ở PowerPoint 2007 hoặc File > Option ở PowerPoint 2010), chọn Save. Ở dòng Save file in this format, bạn chọn PowerPoint 97 – 2003.
Màu chữ không rõ ràng khi dùng máy chiếu
Khi phải trình chiếu slide của bạn thông qua máy chiếu, đặc biệt là những máy chiếu có chất lượng thấp, điều bạn phải chấp nhận là màu sắc hiển thị không thể hoàn hảo như trên màn hình máy tính, chưa kể đến những tác động tiêu cực do ánh sáng môi trường. Chính những điều đó có thể gây ra tình trạng chữ khó đọc do hòa lẫn vào màu nền.
Để tránh tình trạng này xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên chọn những cặp màu font – nền có tính tương phản cao và dễ chịu cho mắt người xem. Tiêu biểu là bốn cặp màu: trắng – đen, đỏ - xanh da trời, xanh lá – hồng và xanh dương – vàng.
Font chữ bị đổi khi trình chiếu trên máy tính khác
Mất một thời gian lớn để chọn font và màu sắc phù hợp cho slide thuyết trình của bạn, nhưng khi mở trên máy tính khác, bạn bất ngờ nhận ra đó không phải là font bạn đã chọn. Điều này không chỉ làm ảnh hưởng đến thẩm mỹ của slide mà còn gây rắc rối về mặt trình bày, như việc đặt hình vào giữa chữ đã đề cập.
Để tránh trường hợp này, khi lưu slide thuyết trình, bạn nên nhúng font chữ bạn đã sử dụng vào slide bằng cách vào mục Option của PowerPoint, chọn Save và chọn Embed fonts in the file.
File âm thanh trên slide không phát được
Tương tự như font, file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng có thể mất đi khi bạn chuyển sang máy tính khác. Tuy nhiên, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ cần nhúng file âm thanh vào slide, mà còn phải xem xét cách chèn file âm thanh phù hợp với từng phiên bản PowerPoint.
Cách tốt nhất là liên kết trực tiếp đến file âm thanh thay vì nhúng vào slide. Để làm điều này, bạn cần tạo một thư mục chứa slide và file âm thanh, sau đó thực hiện các bước tương ứng với phiên bản PowerPoint bạn đang sử dụng.
Tham khảo: PCWorld
