6 hàm Excel mới giúp tăng cường hiệu suất công việc

Sử dụng các hàm TEXTJOIN và CONCAT để kết hợp danh sách hoặc vùng chuỗi văn bản, MAXIFS và MINIFS để tính giá trị lớn nhất và nhỏ nhất với điều kiện, cùng với các hàm IFS và SWITCH để giảm rối khi sử dụng hàm IF lồng nhau. Đây là 6 hàm Excel mới giúp công việc trở nên hiệu quả hơn, hãy cùng khám phá chi tiết trong bài viết.

6 Hàm Excel mới giúp tối ưu công việc

Nối chuỗi văn bản một cách sáng tạo với TEXTJOIN và CONCAT

Việc kết hợp chuỗi văn bản là công việc phổ biến trong bảng tính. Tuy nhiên, đến nay, để kết hợp các chuỗi từ tham chiếu vùng của các ô, bạn phải chỉ định từng ô riêng lẻ. Với mẹo Excel sử dụng hai hàm TEXTJOIN và CONCAT, quá trình kết hợp chuỗi trở nên đơn giản hơn.

Sử dụng hàm TEXTJOIN và CONCAT mới để kết hợp chuỗi từ tham chiếu vùng của các ô, có hoặc không sử dụng dấu phân tách như dấu phẩy để phân tách từng mục. Chỉ cần tham chiếu vùng và chỉ định phân cách một lần, Excel sẽ thực hiện phần còn lại cho bạn.

Giải pháp truyền thống:

=LIÊN_KẾT (A3, ',', B3, ',', C3, ',', D3, ',', E3)

Sử dụng hàm TEXTJOIN mới để nối chuỗi văn bản:

=TEXTJOIN(“, “, ĐÚNG, A3:E3)

Giả sử bạn muốn kết hợp các phần của một địa chỉ thành một chuỗi văn bản duy nhất. Sử dụng giải pháp truyền thống sẽ yêu cầu bạn chỉ định từng ô và lặp lại dấu phẩy để phân tách từng phần:

Giải pháp mới đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần xác định dấu phẩy hoặc bất kỳ dấu phân cách nào bạn muốn, bỏ qua các ô trống và chỉ định vùng.

Để hiểu sâu về các hàm TEXTJOIN và CONCAT, bạn có thể tìm kiếm thêm thông tin và ví dụ trên Internet.

Hàm IFS và hàm SWITCH giúp xác định nhiều điều kiện

Các hàm IFS và SWITCH mới cung cấp lựa chọn thay thế cho việc sử dụng nhiều hàm IF lồng nhau, giả sử 'IF (IF (IF ())' khi có nhiều điều kiện cần kiểm tra để tìm kết quả tương ứng.

Hàm IF là một trong những công cụ Excel được ưa chuộng nhất và việc kết hợp nó với hàm IF lồng nhau thường xuyên xảy ra, tạo sự nhầm lẫn cho người dùng.

Ưu điểm của hàm IFS mới là bạn có thể đặt nhiều điều kiện trong một hàm duy nhất. Mỗi điều kiện được kết hợp với kết quả tương ứng nếu điều kiện đúng. Ví dụ, để tính điểm chữ dựa trên điểm số, bạn có thể sử dụng hàm IFS với công thức:

=IFS(C1>=90, “A”, C1>=80, “B”, C1>= 70, “C”, C1>=60, “D”, C1<60, “F”)

Trong công thức trên, nếu C1 lớn hơn hoặc bằng 90, đạt điểm A. Nếu lớn hơn hoặc bằng 80, đạt điểm B. Nếu lớn hơn hoặc bằng 70, đạt điểm C.

Hàm SWITCH có khả năng xử lý nhiều điều kiện. Điều đặc biệt ở hàm SWITCH là bạn chỉ cần chỉ định một biểu thức và một loạt các giá trị cùng với kết quả tương ứng.

Các giá trị sẽ được so sánh với biểu thức, và khi tìm thấy giá trị chính xác đầu tiên, kết quả tương ứng sẽ được áp dụng. Hàm cũng cho phép bạn xác định một kết quả mặc định nếu không có giá trị nào khớp với biểu thức. Ưu điểm của hàm SWITCH là giảm thiểu lặp lại biểu thức, một vấn đề thường gặp khi sử dụng hàm IF lồng nhau.

Trong ví dụ dưới đây, công thức trích mã kích thước (ví dụ: XS, M, G) từ mục giữa cột B. Sử dụng hàm SWITCH giúp viết công thức ngắn gọn hơn, tiết kiệm công sức so với việc sử dụng nhiều hàm IF.

Dưới đây là một cách giải thích ví dụ:

Trích mã kích thước từ mục trong cột B. Nếu là 'XS', kết quả sẽ là 'Extra Small'. Đối với 'S', kết quả là 'Small'. Trong trường hợp không có kết quả, sẽ trả về 'Không xác định (Not Specified)'.

Kết quả tương tự có thể đạt được bằng cách sử dụng hàm IF lồng nhau, tuy nhiên, công thức sẽ trở nên dài và phức tạp hơn nhiều, như minh họa bên dưới:

Sử dụng hàm MAXIFS và MINIFS để lọc và tính toán dữ liệu

Nếu bạn quen thuộc với các hàm như COUNTIFS, SUMIF và AVERAGE, không cần giải thích nhiều về MAXIFS và MINIFS. Các hàm MAX và MIN cơ bản tính giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một phạm vi. Trong khi AVERAGE hỗ trợ tính trung bình cộng, SUMIF tính tổng có điều kiện, nhưng nếu bạn muốn áp dụng điều kiện để lọc dữ liệu của mình, đây là lúc các hàm MAXIFS và MINIFS nảy vào giúp đỡ.

Có thể xác định điều kiện lọc trước khi tính giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất cho dữ liệu. Điều kiện áp dụng cho các vùng cụ thể hoặc phạm vi giá trị. Ví dụ, một nhà bán lẻ có thể sử dụng MAXIFS và MINIFS để tính doanh số bán hàng cao nhất và thấp nhất cho một mặt hàng trong các cửa hàng thuộc khu vực nhất định.

Trong ví dụ này, MINIFS và MAXIFS được sử dụng để tính doanh thu tối thiểu và tối đa từ bảng, chỉ tính giá trị từ cột Sales nếu Retailer là 'BigMart', Brand là 'Longlast' và Sales lớn hơn 0.

Dưới đây là 6 hàm Excel mới giúp tăng hiệu suất công việc, áp dụng rộng rãi trên nhiều lĩnh vực. Excel thực sự là một công cụ hỗ trợ tuyệt vời và rất mạnh mẽ.