6 phương pháp đặt câu hỏi phỏng vấn giúp đánh giá ứng viên một cách hiệu quả

Việc đặt câu hỏi phỏng vấn là một kỹ năng quan trọng mà mọi nhà tuyển dụng cần phải liên tục trau dồi. Không chỉ giúp nâng cao sự chuyên nghiệp mà còn là công cụ giúp HR lựa chọn được những ứng viên xuất sắc nhất. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc này, đừng bỏ qua bài viết dưới đây.

1. Chi tiết 6 phương pháp đặt câu hỏi phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên một cách chính xác và hiệu quả

Kỹ năng và phương pháp đặt câu hỏi của nhà tuyển dụng là yếu tố quan trọng giúp đánh giá chính xác năng lực, tính cách và sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc. Hãy cùng khám phá 6 cách đặt câu hỏi phỏng vấn được chia sẻ bởi những HR thành công nhất.

1.1 Phương pháp đặt câu hỏi mở

Câu hỏi mở cho phép ứng viên tự do trả lời mà không bị giới hạn trong một khuôn khổ cụ thể nào. Điều này kích thích tư duy của ứng viên, giúp họ thể hiện rõ ràng quan điểm và thái độ của mình. Mục tiêu chính của câu hỏi mở là giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về ứng viên, từ phong cách làm việc, mục tiêu nghề nghiệp đến định hướng phát triển cá nhân.

Ví dụ, khi đặt câu hỏi về hành vi, bạn có thể yêu cầu ứng viên dựa trên kinh nghiệm làm việc trước đây để giải quyết các tình huống mà họ có thể gặp phải trong công việc hoặc vị trí mới.

Nhà tuyển dụng có thể linh hoạt sử dụng nhiều câu hỏi mở trong quá trình phỏng vấn để khai thác toàn diện năng lực của ứng viên. Tuy nhiên, câu hỏi cần phải rõ ràng, dễ hiểu để tránh làm ứng viên hiểu sai hoặc trả lời không đúng trọng tâm.

Dưới đây là một số câu hỏi mẫu mà bạn có thể sử dụng khi áp dụng phương pháp câu hỏi mở trong phỏng vấn:

• Lý do bạn chọn ứng tuyển vào công ty này là gì?
• Hãy đưa ra một ví dụ cụ thể về cách bạn đã cải thiện hiệu quả công việc của mình.
• Thử thách lớn nhất mà bạn từng phải đối mặt trong công việc là gì?
• Điểm mạnh và điểm yếu của bạn là gì?
• Bạn có kế hoạch gì cho sự nghiệp của mình trong 5 năm tới?
• Bạn hình dung công việc lý tưởng của mình sẽ như thế nào?

1.2 Phương pháp đặt câu hỏi giả định

Câu hỏi giả định là một loại câu hỏi phổ biến trong phỏng vấn, đưa ra tình huống giả tưởng và yêu cầu ứng viên trình bày cách họ sẽ giải quyết hoặc phản ứng với tình huống đó.

Đặt câu hỏi giả định giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng ứng viên xử lý tình huống và khả năng phân tích vấn đề. Tuy nhiên, để có được những đánh giá chính xác, nhà tuyển dụng cần có kỹ năng phỏng vấn tốt để hiểu rõ cách ứng viên phản ứng và giải quyết tình huống.

Câu hỏi giả định này đặc biệt hiệu quả trong các tình huống công việc thực tế. Nhà tuyển dụng cần bám sát yêu cầu công việc để đưa ra câu hỏi phù hợp. Lưu ý rằng sự quan trọng không phải là hình thức câu hỏi hay câu trả lời giả định mà là cách ứng viên tiếp cận, phân tích và giải quyết vấn đề.

Dưới đây là một số câu hỏi giả định mà các nhà tuyển dụng có thể áp dụng trong các buổi phỏng vấn để kiểm tra khả năng giải quyết tình huống của ứng viên:

• Khi nhận thấy hiệu suất công việc giảm sút, bạn sẽ có những biện pháp gì?
• Nếu công việc mà bạn quản lý không đạt được các chỉ tiêu đề ra, bạn sẽ xử lý và ứng phó như thế nào?
• Giả sử bạn là nhà tuyển dụng cho vị trí này, bạn sẽ ưu tiên và tìm kiếm những kỹ năng nào ở ứng viên?
• Nếu có cơ hội làm lại, bạn có tiếp tục chọn công việc này hay chuyển sang một nghề khác?

1.3 Phương pháp đặt câu hỏi đuổi

Câu hỏi đuổi là một dạng câu hỏi không phổ biến trong phỏng vấn, thường được sử dụng để thử thách khả năng phản ứng nhanh nhạy của ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ đặt liên tiếp các câu hỏi xoáy vào vấn đề để kiểm tra khả năng ứng biến của họ.

Thông thường, những ứng viên tự tin và phản ứng nhanh chóng sẽ thể hiện rõ ưu thế khi đối mặt với câu hỏi đuổi. Ngược lại, những người thiếu kinh nghiệm sẽ dễ bị bối rối và rơi vào bẫy câu hỏi, dẫn đến khó khăn trong việc trả lời.

Nhà tuyển dụng nên cân nhắc đặt câu hỏi đuổi vào giữa hoặc cuối buổi phỏng vấn để tránh tạo ra bầu không khí căng thẳng, giúp ứng viên không bị áp lực quá mức và vẫn có thể thể hiện khả năng của mình.

Khi đặt câu hỏi đuổi, tránh sử dụng ngữ điệu quá mạnh mẽ hay liên tục truy vấn. Cần để ứng viên có thời gian suy nghĩ và phản ứng. Dưới đây là một số ví dụ về câu hỏi đuổi bạn có thể áp dụng:

• Bạn đã đề cập đến mục tiêu đạt được vị trí trưởng phòng trong vòng 2 năm, bạn nghĩ mục tiêu này có khả thi không? Vì sao?
• Bạn đã xây dựng lộ trình cụ thể để đạt được vị trí này chưa? Hãy chia sẻ với chúng tôi chi tiết.
• Vì sao bạn tự tin mình có thể đạt được điều này?

1.4 Phương pháp đặt câu hỏi thăm dò

Câu hỏi thăm dò là công cụ hữu hiệu khi nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu chi tiết hơn về một vấn đề nào đó. Phương pháp này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và toàn diện hơn về thông tin cần khai thác. Để đặt câu hỏi thăm dò hiệu quả, bạn có thể áp dụng phương pháp 5W, bao gồm: What (Cái gì), When (Khi nào), Where (Ở đâu), Why (Tại sao), Who (Ai).

Phương pháp đặt câu hỏi thăm dò thường được áp dụng khi nhận thấy ứng viên không muốn tiết lộ thông tin hoặc cố tình tránh né. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng cần lưu ý chỉ sử dụng câu hỏi này để khai thác thông tin quan trọng liên quan đến công việc, không nên xâm phạm quyền riêng tư của ứng viên.

Ví dụ như:

• Bạn đã tìm thấy thông tin tuyển dụng ở đâu? Ai là người đã giới thiệu cơ hội việc làm này cho bạn?
• Nếu cần làm thêm giờ, bạn có sẵn sàng không? Khoảng thời gian nào trong ngày bạn cảm thấy thoải mái để tăng ca?
• Lý do bạn rời bỏ công ty cũ là gì? Có liên quan đến công việc bạn đang làm không?

1.5 Phương pháp đặt câu hỏi dạng phễu

Câu hỏi dạng phễu tập trung vào việc khai thác chi tiết từ một vấn đề lớn. Để áp dụng phương pháp này, nhà tuyển dụng cần bắt đầu với những câu hỏi tổng quát, sau đó tiếp tục hỏi những câu hỏi cụ thể, chi tiết hơn liên quan đến vấn đề đó.

Câu hỏi dạng phễu thường được sử dụng khi nhà tuyển dụng muốn đào sâu vào một vấn đề cụ thể của ứng viên, ví dụ như kinh nghiệm làm việc. Cần chú ý rằng câu hỏi chỉ nên xoay quanh các yêu cầu và tiêu chí của công việc, tránh đưa ra câu hỏi không liên quan làm khó ứng viên.

• Bạn đã từng tham gia vào các hoạt động nhóm nào chưa?
• Nhóm làm việc của bạn thường xuyên thực hiện những dự án gì và số lượng thành viên trong mỗi nhóm là bao nhiêu?
• Vị trí bạn thường đảm nhận khi làm việc trong nhóm là gì?
• Bạn có gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm không?
• Bạn tự đánh giá khả năng làm việc nhóm của mình như thế nào?
• Các đồng nghiệp trong nhóm có nhận xét gì về bạn?

1.6 Phương pháp đặt câu hỏi theo mô hình STAR

Mô hình STAR là phương pháp phổ biến để phỏng vấn hành vi của ứng viên trong tuyển dụng. STAR là viết tắt của Tình huống (Situation), Nhiệm vụ (Task), Hành động (Action) và Kết quả (Result). Các câu hỏi theo mô hình này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá cách ứng viên xử lý các tình huống thực tế liên quan đến công việc.

Ngoài ra, loại câu hỏi này còn giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về các kỹ năng cần thiết của ứng viên, từ khả năng làm việc nhóm, lãnh đạo, giao tiếp cho đến các kỹ năng quan trọng khác giúp ứng viên thực hiện công việc hiệu quả.

Câu hỏi phỏng vấn hành vi theo mô hình STAR có thể được bắt đầu với những yêu cầu như sau:

• Hãy chia sẻ với tôi một tình huống khó khăn nhất mà bạn gặp phải khi làm việc với khách hàng và cách bạn đã giải quyết nó như thế nào.
• Có thể đưa ra một ví dụ cụ thể về việc bạn đã vận dụng kỹ năng nào để giải quyết một tình huống trong công việc không?

Tiếp theo, để làm rõ hơn về tình huống đã nêu, nhà tuyển dụng sẽ hỏi ứng viên các câu hỏi cụ thể như sau:

• Tình huống đó diễn ra như thế nào? Hãy mô tả chi tiết các tình huống và diễn biến của sự việc.
• Trong tình huống đó, bạn có vai trò gì và nhiệm vụ cụ thể của bạn là gì?
• Bạn đã thực hiện những hành động nào để xử lý tình huống này?
• Kết quả cuối cùng bạn đạt được là gì? Có những tác động tích cực hay tiêu cực nào xảy ra không?

Thông qua mô hình STAR và các câu hỏi chi tiết, nhà tuyển dụng có thể đánh giá cách ứng viên phản ứng trong tình huống thực tế và xác định mức độ phù hợp của họ với công việc yêu cầu.

Dưới đây là một ví dụ về câu hỏi phỏng vấn hành vi và câu trả lời được đánh giá cao:

Câu hỏi: Bạn có thể chia sẻ một tình huống khó khăn trong công việc mà bạn đã gặp phải và cách bạn đã giải quyết nó không?

• Tình huống: Trong công việc trước, trưởng nhóm thiết kế đồ họa của tôi đột ngột nghỉ việc mà không báo trước. Vì cô ấy là người quản lý trực tiếp trong nhóm thiết kế, khi cô ấy vắng mặt, cả nhóm gặp khó khăn trong việc tiếp tục công việc một cách trơn tru.
• Nhiệm vụ: Là một nhà thiết kế đồ họa mới, tôi quyết định nhận trách nhiệm để đảm bảo các công việc tiếp tục đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn chất lượng mà khách hàng yêu cầu.
• Hành động: Tôi đã gặp giám đốc sáng tạo để đề xuất tôi được đào tạo về các công việc mà người trước đây đã phụ trách. Tôi làm việc ngoài giờ ăn trưa suốt một tuần để kịp hoàn thành các nhiệm vụ. Đồng thời, tôi phân chia công việc cho các thực tập sinh để giảm bớt áp lực cho nhóm.
• Kết quả: Khách hàng đánh giá cao chất lượng sản phẩm, và dự án hoàn thành sớm hơn một ngày. Giám đốc sáng tạo rất ấn tượng với những nỗ lực của tôi và đã đề xuất thăng chức cho tôi lên vị trí chuyên viên thiết kế đồ họa.

2. Những điều cần lưu ý để nhà tuyển dụng nâng cao kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn

Ngoài việc cải thiện khả năng đặt câu hỏi, nhà tuyển dụng cũng cần chú ý đến một số yếu tố quan trọng sau đây.

2.1 Luyện tập chuẩn bị trước khi phỏng vấn

Một trong những yếu tố hay bị bỏ qua trong quá trình tuyển dụng là sự chuẩn bị của nhà tuyển dụng. Mọi người thường chỉ nghĩ rằng ứng viên mới cần luyện tập, nhưng thực tế, phỏng vấn là một cuộc trao đổi hai chiều giữa nhà tuyển dụng và ứng viên.

Để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đảm bảo cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, nhà tuyển dụng cũng cần phải chuẩn bị kỹ càng. Một cách hiệu quả là tổ chức các buổi luyện tập với đồng nghiệp, nhờ họ góp ý và đưa ra những lời khuyên. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng hoàn thiện khả năng đặt câu hỏi và kỹ năng đàm phán, từ đó mang đến một buổi phỏng vấn đạt hiệu quả cao nhất.

2.2 Tìm hiểu về ứng viên trước buổi phỏng vấn

Trước khi bước vào buổi phỏng vấn, việc nghiên cứu kỹ thông tin về ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn toàn diện về năng lực và kinh nghiệm của họ, từ đó có thể chuẩn bị các câu hỏi phù hợp hơn.

Ngoài ra, việc nghiên cứu kỹ về ứng viên sẽ giúp tránh việc hỏi lại những thông tin đã có trong hồ sơ, tiết kiệm thời gian và tạo cơ hội để nhà tuyển dụng tập trung vào các câu hỏi chuyên sâu hơn liên quan đến công việc.

2.3 Chuẩn bị bộ câu hỏi phù hợp trước khi phỏng vấn

Trước mỗi buổi phỏng vấn, việc chuẩn bị một bộ câu hỏi kỹ lưỡng là rất quan trọng để thu thập đầy đủ thông tin từ ứng viên. Bộ câu hỏi cần đa dạng, bao gồm các câu hỏi mở, câu hỏi tình huống và hành vi để đánh giá toàn diện năng lực của ứng viên.

2.4 Tính linh hoạt trong quá trình phỏng vấn

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần có sự linh hoạt, có thể điều chỉnh và thay đổi kế hoạch khi có những tình huống phát sinh bất ngờ. Bạn cần sẵn sàng thích ứng với những sai lệch so với dự định ban đầu để đảm bảo buổi phỏng vấn vẫn diễn ra hiệu quả và đúng mục tiêu.

2.5 Nói ít, lắng nghe nhiều trong phỏng vấn

Nhà tuyển dụng không chỉ cần đưa ra câu hỏi đúng đắn và tương tác hợp lý với ứng viên mà còn phải tạo ra không gian để ứng viên tự do thể hiện bản thân. Lắng nghe chăm chú và dùng các phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ như cử chỉ, ánh mắt sẽ giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn, từ đó có thể bộc lộ tốt nhất khả năng của mình trong cuộc trò chuyện.

3. Các nguyên tắc quan trọng khi đặt câu hỏi phỏng vấn

Khi phỏng vấn ứng viên, cách bạn đặt câu hỏi và tương tác với họ sẽ tạo nên ấn tượng ban đầu về công ty. Đã có những tình huống ứng viên cảm thấy không được đối xử công bằng hoặc thiếu tôn trọng trong quá trình phỏng vấn. Do đó, nhà tuyển dụng cần lưu ý các nguyên tắc sau để đảm bảo buổi phỏng vấn diễn ra một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp.

3.1 Tuân thủ phép lịch sự cơ bản trong phỏng vấn

Dù bạn là một chuyên gia nhân sự dày dặn kinh nghiệm, một người mới trong nghề hay một nhân viên mới, việc thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với ứng viên là một nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp quan trọng. Hãy sử dụng cách xưng hô phù hợp và tạo ra một không khí thân thiện, hòa hợp cho ứng viên trong suốt cuộc phỏng vấn.

Hãy tránh những câu hỏi quá đơn giản hoặc đã có trong hồ sơ của ứng viên. Thay vào đó, hãy đặt những câu hỏi thiết thực và tinh tế, mang tính chuyên môn. Các câu hỏi phỏng vấn không nên lặp lại những thông tin có sẵn trong CV như “Tên bạn là gì?” hay “Bạn bao nhiêu tuổi?”. Thay vào đó, hãy đặt các câu hỏi giúp khai thác thêm kiến thức và kinh nghiệm của ứng viên.

Việc tuân thủ những nguyên tắc này sẽ giúp tạo ra một môi trường phỏng vấn chuyên nghiệp và tôn trọng, đồng thời hỗ trợ nhà tuyển dụng thu thập thông tin chính xác, giúp họ đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác và phù hợp nhất.

3.2 Tránh các câu hỏi liên quan đến vấn đề cá nhân

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần tránh những câu hỏi liên quan đến các vấn đề cá nhân hoặc nhạy cảm, những điều không phục vụ cho việc đánh giá năng lực chuyên môn của ứng viên. Ví dụ, các câu hỏi về tình trạng hôn nhân, gia đình hay những vấn đề cá nhân khác không có liên quan đến công việc cần được loại bỏ.

Khi phỏng vấn, cần đảm bảo rằng mỗi câu hỏi đều có mục đích rõ ràng và được thể hiện một cách chuyên nghiệp, tránh việc trò chuyện không cần thiết hoặc chia sẻ thông tin không liên quan về công ty, điều này có thể làm giảm ấn tượng của ứng viên về buổi phỏng vấn.

3.3 Lắng nghe một cách chân thành và cởi mở

Ngoài việc hỏi đúng và chuyên nghiệp, nhà tuyển dụng cũng cần chú trọng đến việc lắng nghe ứng viên một cách thật sự và tôn trọng. Hãy tránh những nhận xét có thể làm tổn thương ứng viên, thay vào đó, đưa ra những góp ý tế nhị và lịch sự để tạo không gian thoải mái trong cuộc trò chuyện.

Bài viết trên đã cung cấp những phương pháp hỏi phỏng vấn giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng. Đừng quên cập nhật thêm những thông tin hữu ích trên chuyên trang Mytour, nơi cung cấp hàng ngàn cơ hội việc làm hấp dẫn và chất lượng nhất.