7 Mẹo Làm Việc Thông Minh Trên Google Docs

Đối với hàng trăm triệu người dùng, Google Docs thường xuyên được sử dụng, thậm chí là liên tục. Đằng sau sự đơn giản rõ ràng của nó - chỉ cần mở nó lên và bắt đầu gõ - có hàng loạt tính năng và công cụ để khám phá, nhiều trong số đó giúp bạn điều chỉnh ứng dụng theo nhu cầu của bạn và có thể cải thiện năng suất làm việc và quy trình làm việc của bạn.

Chúng tôi đã chọn ra một số mục ưa thích của chúng tôi - và ít nhất một số trong số đó sẽ giúp bạn làm nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn bên trong Google Docs.

Thu âm Văn Bản của Bạn

Thu âm tài liệu không phải là phương pháp phù hợp với mọi người, nhưng bạn có thể thử nghiệm trong Google Docs: Mở menu Công cụ và chọn Gõ bằng giọng nói để bắt đầu. Nếu bạn thấy dễ dàng hơn, hãy sử dụng phím tắt bàn phím, Ctrl+Shift+S trên Windows hoặc Cmd+Shift+S trên macOS.

Nhấp vào biểu tượng micro xuất hiện trên màn hình và bắt đầu nói. Bạn sẽ thấy từng từ của mình được viết ra khi bạn nói chúng, và bạn có thể tiếp tục gõ nếu bạn cần chỉnh sửa và làm rõ. Nhấp vào nút mic một lần nữa để tắt chế độ phát biểu.

Bạn có thể làm nhiều hơn với giọng của mình hơn bạn nghĩ: Các lệnh như "chọn đoạn văn" và "đi đến cuối dòng" được hỗ trợ, ví dụ. Hãy thử nghiệm với các lệnh khác nhau để định dạng và tham khảo danh sách đầy đủ các cụm từ tại đây.

Tạo Tài Liệu Mới Nhanh Chóng

Nếu bạn muốn tạo tài liệu Google Docs mới nhanh chóng, chỉ cần gõ "docs.new" vào thanh địa chỉ trình duyệt của bạn và nhấn Enter. Để làm quá trình này nhanh hơn, bạn có thể tạo biểu tượng trên desktop hoặc đánh dấu trang web trong trình duyệt đến liên kết ngắn này.

Thiết Lập Thay Thế Cá Nhân Của Bạn

Mở menu Công cụ trong Google Docs, chọn Thiết đặt, sau đó chuyển sang Thay Thế: Bạn sẽ thấy một danh sách các kết hợp ký tự mà Google Docs sẽ tự động thay thế bằng cái khác khi bạn gõ chúng (định dạng đúng phân số, ví dụ).

Để tạo thay thế cá nhân của bạn, chỉ cần sử dụng các ô Thay Thế và Bằng ở đầu danh sách. Bạn cũng có thể chỉnh sửa các thay thế hiện có, xóa các thay thế bằng cách sử dụng các nút tại phía bên phải hoặc vô hiệu hóa và kích hoạt thay thế bằng cách sử dụng các ô đánh dấu ở bên trái.

Cách bạn sử dụng thay thế là quyền của bạn: thay thế "--" bằng dấu gạch nối thực sự (—), sửa chính tả sai mà bạn thường mắc phải, gõ viết tắt ngắn sau đó được thay thế bằng các cụm từ dài tiêu chuẩn; có nhiều cách sử dụng khác nhau.

Hợp Tác Trên Email

Google Docs chặt chẽ liên kết với ứng dụng email của Google, như bạn mong đợi, và bạn có thể sử dụng Docs để làm việc trên email cho Gmail cho đến khi chúng sẵn sàng. Từ bên trong Google Docs, chọn Chèn, sau đó Các khối xây dựng, và sau đó chọn Bản nháp Email để bắt đầu.

Bạn có thể @-đề cập người khác để điền địa chỉ email, và email có thể được viết trong trường văn bản chính—khi bạn sẵn sàng gửi nó đến Gmail, nhấp vào biểu tượng email màu xanh dương bên trái trong Google Docs và một bản nháp Gmail mới sẽ xuất hiện trên màn hình.

Thay Đổi Phông Chữ và Bố Cục

Bạn không cần phải chấp nhận giao diện mặc định mà Gmail cung cấp: Thiết lập các tùy chọn bố cục và định dạng văn bản để chúng hoạt động tốt nhất cho bạn. Phông chữ có thể là một phần của điều đó, và ngay trên đầu của danh sách thả xuống phông chữ, bạn có thể chọn Thêm phông chữ để nhập phông mới.

Ngoài phông chữ, còn có nhiều tùy chọn khác, như thả xuống thu phóng trên thanh công cụ. Trong khi đó, nếu bạn mở menu Tệp và chọn Thiết lập trang, bạn có thể chuyển sang chế độ xem Không có trang, một tài liệu dài liền mạch, không có phân trang.

Tận Dụng Mẫu

Đừng đánh giá thấp khả năng tiết kiệm thời gian của các mẫu. Mặc dù đôi khi chúng có thể hạn chế, gò bó, nhưng cũng có thể giúp bạn bắt đầu nhanh chóng với một tài liệu: Từ Google Drive, chọn Mới, Google Docs, và Từ mẫu để xem một số lựa chọn.

Nhảy Trực Tiếp Vào Cuộc Gọi Video

Một sản phẩm khác của Google mà Docs hoạt động tốt là Google Meet. Vì những lý do mà chúng ta đều quen thuộc, cuộc gọi video giờ đây phổ biến hơn rất nhiều so với trước, và Google đã phản ứng bằng cách thêm một nút Meet ở góc trên bên phải của giao diện Docs.

Bạn sẽ thấy nó khi bạn mở một tài liệu, và nếu bạn nhấp vào nó và chọn Bắt đầu cuộc họp mới, bạn có thể làm điều đó. Tuy nhiên, tài liệu của bạn không bị bỏ lại, và mọi người khác trong cuộc gọi cũng có thể xem tài liệu hiện tại trong khi bạn trò chuyện.

Những Câu Chuyện Tuyệt Vời Hơn từ MYTOUR

• 📩 Cập nhật mới nhất về công nghệ, khoa học và hơn thế nữa: Nhận bản tin của chúng tôi!
• Startup này muốn theo dõi não của bạn
• Phong cách dịu dàng, tinh tế trong dịch thuật pop hiện đại
• Netflix không cần siết chặt việc chia sẻ mật khẩu
• Làm thế nào để cải thiện luồng công việc của bạn với lịch trình khối
• Kết thúc của phi hành gia—và sự thăng tiến của robot
• 👁️ Khám phá Trí Tuệ Nhân Tạo như chưa từng thấy với cơ sở dữ liệu mới của chúng tôi
• ✨ Tối ưu hóa cuộc sống tại nhà của bạn với những lựa chọn tốt nhất từ đội ngũ Gear của chúng tôi, từ robot hút bụi đến đệm giường giá rẻ đến loa thông minh