8 chiêu thức để định dạng bảng một cách hoàn hảo trên Microsoft Word

Bạn không thể tạo ra một tài liệu Word đẹp mắt nếu không sử dụng các định dạng cơ bản của bảng biểu. Trên Microsoft Word, bảng là một công cụ định dạng không thể thiếu. Rất may mắn là Microsoft Office cho phép bạn dễ dàng tạo và định dạng cơ bản các bảng biểu trong Word, trên các phiên bản Office 365, Word 2019, Word 2016 và Word 2013.

Bài viết dưới đây sẽ chỉ cho bạn 8 mẹo căn bản nhất khi làm việc với các bảng biểu trên Microsoft Word. Hãy tập trung để tham khảo nhé!

1. Phương pháp tạo bảng trong Word

Đây là bước căn bản nhưng cực kỳ quan trọng đối với những người chưa từng tiếp xúc với bảng biểu trên Microsoft Word. Với giao diện mới thân thiện trên Word 2016, Word 2019 và Office 365, việc tạo bảng trở nên đơn giản chỉ cần: vào tab Insert > Table > Insert Table.

Tại đây bạn có thể lựa chọn số hàng và cột phù hợp với dữ liệu bảng của bạn. Bạn cũng có thể chọn một mẫu bảng nhanh trong phần Bảng Nhanh, sau đó chỉnh sửa tên cột/dòng để phản ánh đúng dữ liệu của bạn.

Tạo bảng nhiều dòng trong Word nhanh chóng bằng tính năng Chèn Điều Khiển. Bạn chỉ cần một cú click chuột để tạo ngay một dòng hoặc một cột mới. Dễ dàng chỉ cần di chuột vào đầu hoặc cuối dòng/cột hiện có, một thanh màu xanh với dấu ⊕ sẽ hiện ra để cho phép bạn chèn thêm vào giữa.

Cách nhanh nhất để thêm dòng mới là di chuyển đến ô cuối cùng của dòng cuối cùng trong bảng, sau đó nhấn Tab trên bàn phím để tạo một dòng mới dưới cùng của bảng.

Muốn di chuyển một hàng lên hoặc xuống, chỉ cần đặt con trỏ chuột vào hàng cần di chuyển, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Mũi tên lên/xuống. Để di chuyển nhiều hàng liền nhau, bạn có thể chọn tất cả các hàng rồi thực hiện tổ hợp phím tương ứng.

Điều chỉnh vị trí của bảng trên trang

Click chuột phải vào bảng và chọn Thuộc tính Bảng…, sẽ hiện ra hộp thoại Các thuộc tính của bảng, giúp bạn kiểm soát chi tiết về kích thước, căn chỉnh, và thụt lề của bảng.

Mặc định, bảng trong Word sẽ được căn chỉnh ở phía trái và không có văn bản nào nằm sát bên cạnh bảng (Bọc Văn bản = Không). Nếu muốn căn giữa bảng, trong phần Căn chỉnh chọn Giữa.

Nếu muốn đặt bảng ở phía trái (hoặc phải) và phía còn lại là văn bản, bạn có thể chọn Bọc Văn bản thành Xung Quanh, sau đó nhấn vào nút Vị trí… để điều chỉnh khoảng trống xung quanh bảng.

Chọn Di chuyển cùng văn bản nếu văn bản liên quan trực tiếp đến dữ liệu trong bảng. Bảng sẽ được căn chỉnh theo chiều dọc với văn bản xung quanh. Nếu dữ liệu bảng áp dụng cho toàn bộ tài liệu, bạn không cần chọn tùy chọn này.

2. Sử dụng thước để điều chỉnh độ rộng cột

Việc điều chỉnh kích thước đúng đắn của hàng/cột là một nghệ thuật sắp xếp không hề đơn giản. Nhưng trên Word 2019, bạn có thể thực hiện điều này một cách dễ dàng, với việc nhìn thấy rõ kích thước các hàng/cột trên phần thước kẻ.

Trước khi bắt đầu phần này, hãy chắc chắn bạn đã bật thước kẻ bằng cách vào Xem và chọn Thước kẻ.

Di chuột qua đường biên của dòng/cột, khi con trỏ biến thành mũi tên kép, hãy nhấp vào đường viền, giữ phím Alt và kéo sang trái hoặc phải theo kích thước mong muốn.

3. Chuyển văn bản thành bảng và ngược lại

Khi dữ liệu được trình bày trên bảng biểu, nó sẽ trở nên rõ ràng và dễ hiểu hơn. Nếu bạn đã có dữ liệu nhưng chưa chuyển sang bảng, Word cung cấp tính năng chuyển đổi dữ liệu văn bản thành bảng nếu chúng có cùng cấu trúc. Cấu trúc giống nhau nghĩa là mỗi dòng văn bản sẽ trở thành một dòng trong bảng, và các dữ liệu cột sẽ dựa trên một yếu tố chung để phân tách. Dưới đây là cách thực hiện:

Bước 1: Chọn dữ liệu muốn chuyển vào bảng, vào tab Chèn > Bảng > Chuyển Văn bản thành Bảng

Bước 2: Trong hộp thoại Chuyển Text thành Bảng, bạn cần lựa chọn các thông số sau:

• Kích thước Bảng: chọn số dòng, số cột
• Thái độ tự động điều chỉnh: chỉ định độ rộng của cột, của bảng.
• Tách văn bản tại: phần này bạn cần chỉ định cách Word sẽ phân tách dữ liệu thành các cột, cụ thể như sau:
  • Đoạn Văn: phân tách cột bằng các đoạn văn độc lập
  • Dấu phẩy: phân tách cột bằng dấu phẩy
  • Tab: phân tách cột bằng Tab
  • Khác: phân tách cột bằng các ký tự khác như dấu gạch ngang (-), dấu chấm phẩy (;), dấu chấm hỏi (?)... hoặc bất kỳ ký tự nào mà dữ liệu của bạn sử dụng.

Trong ví dụ trên, tôi sử dụng dấu phẩy nên tôi sẽ lựa chọn Dấu phẩy:

Chuyển bảng thành văn bản

Nếu bảng của bạn không phù hợp trong một số trường hợp, bạn có thể chuyển nó trở lại thành văn bản như sau:

Chọn toàn bộ bảng bằng cách nhấn vào nút mũi tên 4 hướng ở góc trên bên trái của bảng.

Trên thanh Ribbon, chọn Công cụ Bảng > Bố cục, trong mục Dữ liệu > Chuyển đổi thành Văn bản. Bảng chuyển đổi sẽ hiển thị và bạn có thể chọn cách phân tách dữ liệu cột:

4. Tự động đánh số thứ tự cho dòng/cột

Trong Microsoft Excel, việc tự động đánh số cột rất đơn giản, nhưng trong Word, việc này cần một số mẹo nhỏ, tuy nhiên không quá phức tạp.

Để đánh số thứ tự cho một dòng hoặc cột, hoặc bạn có thể sử dụng dữ liệu hiện có. Hãy bôi đen số ô bạn muốn đánh số thứ tự, sau đó vào tab Home > Paragraph > Numbering

Kết quả sẽ như thế này:

5. Đóng kích thước bảng

Thường thì kích thước của bảng trong Word sẽ tự động thay đổi dựa trên dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy điều này gây phiền toái, bạn có thể đóng kích thước của các ô trong bảng.

Để đặt kích thước chính xác cho các ô, bạn cần vào phần Thuộc tính bảng (chuột phải vào bảng, chọn Table Properties), trong phần Row, chọn Specify height và nhập chiều cao của dòng, trong phần Row height is, chọn Exactly.

Trong cửa sổ Thuộc tính bảng, chuyển sang tab Table, chọn Options… và bỏ chọn ở phần Automatically resize to fit contents.

Ấn OK 2 lần để thoát hộp thoại Thuộc tính bảng.

Với cài đặt này, bạn cũng có thể giải quyết vấn đề chèn hình ảnh vào ô mà không bị ô co lại. Nếu hình ảnh lớn hơn không gian trong ô, nó sẽ bị cắt để vừa với ô.

6. Chuyển đổi hàng thành cột trong bảng

Có nhiều trường hợp bạn cần chuyển các hàng thành cột (hoặc ngược lại), ví dụ như khi số cột quá nhiều và vượt ra ngoài chiều rộng của trang. Tuy nhiên, Word không cung cấp tính năng này, bạn chỉ có thể thực hiện điều này thông qua Excel. Cách thực hiện như sau:

• Sao chép toàn bộ bảng từ Word.
• Mở một tập tin Excel mới, dán bảng vào đó.
• Sao chép lại bảng đã dán trong Excel.
• Nhấp chuột phải vào một ô trống, trong phần Paste Options, chọn Transpose (T).
• Sao chép bảng đã chuyển đổi từ Excel và dán lại vào Word.

7. Dán bảng Excel vào Gmail một cách hoàn hảo

Mặc định, Gmail không giữ lại định dạng bảng tính khi bạn dán trực tiếp từ Microsoft Excel vào email. Để gửi dữ liệu bảng trong email mà không cần đính kèm file, bạn có thể sử dụng Microsoft Word làm cầu nối trung gian.

Thao tác rất đơn giản, chỉ cần chọn và sao chép bảng Excel, sau đó dán vào tài liệu Word với định dạng gốc. Tiếp theo, sao chép bảng từ Word vào Gmail. Xong! Bạn có thể cần điều chỉnh một chút nhưng định dạng sẽ được giữ nguyên.

8. Tận dụng lại bảng để tiết kiệm thời gian và công sức

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng lại các bảng đã tạo. Chỉ cần lưu lại bảng trống với tiêu đề cột/dòng và chèn dữ liệu mới. Cách làm rất đơn giản!

Chọn bảng bạn muốn lưu cấu trúc, vào phần Insert > trong Text chọn Quick Parts > Lưu Lựa Chọn vào Thư Viện Phần Nhanh…

Nhập tên cho cấu trúc bảng và nhấn OK.

Sau khi đã lưu, bạn có thể nhanh chóng gọi lại cấu trúc bảng này trong phần Quick Parts:

Đối với phần bảng biểu trong Word, có nhiều chủ đề để khám phá và đây chỉ là một trong những mẹo hay mà tôi muốn chia sẻ với các bạn. Nếu bạn có kỹ năng khác tốt hơn, hãy chia sẻ ngay với chúng tôi và cộng đồng trên Mytour nhé!